反響電話を取り逃さない電話応対の仕組とは？
反響を取り逃す機会損失を減らす方法をまとめてみました！
電話反響で、実はとんでもない機会損失が起きている？
業種にもよると思いますが、新規の反響獲得には、広告を使ったり、ＨＰを作って維持管理をしたりして、実はけっこうなお金がかかります。
不動産業ですと、1件の電話反響に5000円～50000円くらいかかっていると思います。反響獲得コストは馬鹿にならない金額ですよね。
でも、もしこの反響電話を取り逃していたら、もったいない機会損失だと思いますが、御社の体制は、反響電話をきちんととれるようになっているでしょうか？
休み関係なく応対できる電話秘書サービスの活用
1番わかりやすいのは、休日の対応です。
休日だから、電話のアナウンスを流すのは簡単です。留守番電話で対応されているところもあると思います。
ただ、お客様によっては、土日しか電話ができず、メールは面倒というケースもありますよね。
そこで検討したいのが、電話秘書サービスです。
その中でも、土日等の通常は休みの日も対応してくれる会社がおススメです。
弊社でも活用してみてわかったのが、電話秘書に２万円程度はらうことで、毎月３～４件の反響を取り逃さず対応ができるようになりました。
うちの場合、反響1件に2万円程度払っておりますので、毎月３～４件も獲得できたので、電話秘書料金は安いものでした。
御社の休みの日にも、反響電話が実はけっこう鳴っているのかもしれませんので、是非検討してみて下さい。
外出先でも電話を受け、外から代表電話番号で発着信できる仕組み
こちらは、クラウドＰＢＸというサービスを活用することで、
社外でも、代表電話でやり取りができるようになるものです。
メリット１ 外からでも０３等の代表番号で電話が可能に
営業が社外にいるときに、お客様から代表電話に着信が入ると、通常折り返しにしますよね。
これ、数分のタイムラグでも、折り返すと、電話がつながらなくなることありませんか？
このクラウドＰＢＸサービスでは、外出先の人にも内線転送が可能なので、お客様の電話を切らずに、そのままつなぐことが可能です。
メリット２ 代表番号からすぐの返信で話ができる確率アップ
業種にもよるとは思いますが、特にＢtoCの業態で、お客様から携帯で問い合わせがあったとき、
折り返しで外出先から携帯でかけると、知らない番号なので、お客様が電話に出ないケースがありますよね。
だからといって会社に戻ってからかけると、タイムラグがあって、つながる確率が減ってしまいます。
クラウドPBXでは、すぐに外出先から代表番号で返信ができるので、せっかく頂いた大事な反響電話がつながらなくなる確率を格段に減らせます。
メリット３ 誰も出れないときに、電話秘書に転送可能
クラウドPBXでは、コールルーティングと言って、通話のルールを自由に設定ができます。
まず、社内にいるスタッフのＰＣを鳴らし、誰でも出れない場合に、全員のスマホを鳴らすというような設定です。
弊社では、誰も出れないときに、電話秘書に転送を行って、電話の取り逃しを防ぐようにしています。
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まとめ
電話秘書やクラウドＰＢＸを活用することで、せっかく頂いた反響電話を取り逃す機会損失を減らすことができます。是非一度検討してみて下さい。
また、弊社で導入にあたり、いくつか試してみて、各サービス選定にあたり、以下のポイントがありました。
「電話秘書サービス」
〇キーボードの打音がわかる会社だと、お客様に電話秘書だとすぐにわかってしまう。
〇安いところは、接客の内容も、ほんとに電話の取次ぎだけで、クレームになりやすい。
⇒結果、電話秘書会社も、いろいろでした。
「クラウドＰＢＸ」
〇音質が会社によって全然違う。悪いところは、ひどいレベル。
〇料金や使い勝手も、けっこう違う。
⇒ＮＴＴ東日本のクラウドＰＢＸは、10人単位でしか導入できず、
大企業以外は、不便でした。
弊社では現在７社のクラウドＰＢＸサービスの代理店を行っておりまして、料金や評判、機能、音質などから最適なサービスをご提案可能です。また、クラウドPBXは社内のネットワーク環境によっては、音質が劣化してしまいますが、私たちは、音質を高めるために光ファイバーや携帯についてもトータルでアドバイスさせて頂きます。
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株式会社アーデント 代表取締役。2006年にオフィス専門不動産会社アーデントを創業。その後、オフィス賃貸仲介、ワークプレイス作りに10年以上携わり、合計500社以上のオフィス移転をサポート。2018年よりクラウドＰＢＸを中心にネットワーク、通信分野を専門に400社以上の電話、ネット環境づくりをサポート。2022年より100以上のクラウドサービスの販売を開始。
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