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士業の事務所の電話としてNTTより圧倒的にクラウドPBXが向いている理由9選

<この記事を書いた人>

弁護士、税理士、司法書士、行政書士、弁理士さん向けの電話サービス、クラウドPBXのメリットをまとめてみました!

クラウドPBXとは

クラウドPBXとは、オフィスの電話でよく使う「ビジネスホン」をの機能をクラウド上のサーバーが提供するサービスのことです。 つまりオフィス内にPBXという機械を置く必要がなくなりクラウド上にPBX(主装置)があるビジネスホンだと思ってください。

基本的にはスマホか専用の電話機を購入して導入します。つまり、外でもスマホで03や06番号等代表番号での発着信が可能なんです!

それによって、たくさんのメリットを受けることができる新しいサービスです!

 

詳しくはこちらから↓

 

クラウドPBXが士業のオフィスの電話に向いている理由

1.少人数のオフィスで、外出時にも電話が受けられる

 

弁護士、社会保険労務士、行政書士、弁理士、弁護士、税理士等の士業のオフィスは、比較的10人以下くらいの規模が多いです。

もっと言うと、1人から2人で運営されているところも多いですが、こういう少人数のオフィスでは全員外出をするケースが出てきます。NTTの電話でもボイスワープをつけて、携帯に転送することもできますが、これは一人にしか転送できません。その人が電車に乗っていれば、結局電話に出れないことに。

クラウドPBXであれば、人数分全員で携帯を鳴らすことができ、よりきちんと電話応対ができる体制が作れます。。

 

 

2.通話録音機能をつけられる

NTTの電話には通話録音機能がないため、ビジネスホンを購入し、そこに通話録音機能を付ける必要がありますが、初期投資がかなり高額になってきます。クラウドPBXであれば、気軽に通話録音機能を追加でき、もめそうな電話を録音したりすることが可能です。しかも、サービスによっては無料で通話録音機能がついてくるクラウドPBXもあります!

 

 

3.FAXも外で受信できる

士業のオフィスでは、どうしても紙のやりとりがまだあり、FAXを無くすまで至っていないと思います。クラウドPBXであれば、インターネットFAXがつけられるので、外からFAXの受信を確認したり、外からFAXを送信したりすることも可能です。

また、送受信履歴は、6カ月間記録が残りますので、前やりとりしたFAXを後から取り出すことも可能です。記録がきちんと残るのはありがたいですよね!

 

 

4.電話帳に入れることで、ホスピタリティ対応が可能。

 

NTTの電話では、通常電話帳にお客様の名前を入れられませんが、クラウドPBXでは、電話帳機能がついています。そのため、リピートをしてくれるお客様の名前を登録しておくことで、最初に電話を出るときから、「いつもありがとうございます!〇〇様!」とホスピタリティある応対が可能です。
また、ごひいきのお客様については、時間外でも予約の電話応対をするなどの使い分けも可能です。

 

 

5.時間での自動ルール設定が可能

営業時間外等のアナウンスへの切り替えを時間で自動的に変更することが可能です。オンオフをきっちり分けたい場合にも便利です。また、誰も電話を取れなかった場合に、7秒後に電話秘書に転送するといったルールの細かい作りこみも可能です。

6.お客様に代表番号から電話をした場合に、通話料がNTTより安い。

電話の折り返し等、何か連絡をお客様の携帯にかける場合、03でかけないと出てくれないことが多いですよね。この通話料がNTTの電話だと、17円/分くらいなのですが、クラウドPBXでは、13.6円/分と割安になります。このコストはばかにできませんね!!

 

 

 

 

 

7.将来引っ越しをしてもずっと同じ番号が使える

将来的に、もう少し広くしたいとか、ビル側の理由で引っ越しをせざるを得ないケースもあると思います。

せっかくお客様がついてきたのに、引っ越しで番号が変わってしまうのは痛いですよね。

クラウドPBXでは、03なら03エリア内、06なら06のエリア内ならどこに移転してもずっと同じ番号を使い続けることが可能です。

たとえば、渋谷から秋葉原に移転しても、大丈夫!

一度ついたお客様との関係を維持し続けられます!

 

 

8.広告を出したときにどこからの反響か計測ができる

どこから反響電話が来たか、サイトごとに番号を用意することで、自動的に記録します。

いちいち何を見たんですが?とお客様に聞いても、正確な答えが得られるとも限りません。

しかし、クラウドPBXであれば、HPごとに番号を追加しておけば、それがHPなのか、faceboook等のSNS広告なのか、チラシなのか士業のデータベースなどのサイトなのか、お客様に聞かなくても、システム側が自動的に記録を行います。

電話を受けるスタッフさんもいちいち「何を見ましたか?」など聞かなくてもよくなりますし、なにより正確に記録されますので、広告の効果もきちんと把握できるようになります!

詳細はこちら↓

9.テレワークとして、在宅ワーカーの活用にも便利!

実際にあったのですが、税理士さんで、スタッフさんが出産等で出勤が難しくなってしまった場合に、クラウドPBXであれば、自宅から会社の電話として発着信が可能です。そのため、お客様に担当が退職したと伝えなくても自宅で継続して仕事をすることが可能になります。人材採用が難しくなっている中、特に女性の採用には大きな効果を発揮しますし、離職率も下げることができます。お客さまにも担当がコロコロ変わることなくサービスを継続でき、喜ばれます。

 

 

まとめ

あまりご存知なかったかもしれませんが、固定電話は廃止が予定されていまして、今は電話もクラウドで提供される時代になってきています。

ぜひ、開業や移転のタイミングで電話を選ぶ際には、クラウドPBXを検討してみましょう!!

 

また、弊社では現在7社のクラウドPBXサービスの代理店を行っておりまして、

御社に最適なサービスをご提案可能です。

ご興味があれば、まずはお電話にてお問い合わせくださいませ。

株式会社アーデント 03-5468-6097

 

士業向けのクラウドPBXサービスはこちらです↓

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