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オリンピック対策でテレワークするなら、固定電話をクラウドPBX化すべし!

<この記事を書いた人>

「オリンピック対策にテレワークを!」
本当によく聞くフレーズかと思いますが、オリンピックに向けてどのようなテレワークが有効なのか、中でも大事になってくる固定電話対策について、今回は取り上げようと思います。

テレワークってそもそも何?

テレワークとは、離れて(テレ)働く(ワーク)こと。つまり、自宅など会社以外の場所で働くことを指します。テレワーカーもインターネットでいつでも会社とつながれるようにしておくことが、全ての企業で共通したポイントといえるでしょう。

また国はテレワークの方法を、以下の大きく3つに分類しています。

参考:総務省HP「ICT利活用の促進」より(https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/joho_tsusin/telework/)

この3種類のテレワーク導入率は以下の通りです


参考:総務省HP「テレワークの動向と課題について」※平成30年度(https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/joho_tsusin/telework/

導入率は、外出先で業務するモバイルワークが目立ちますが移動が難しくなるオリンピックでは、在宅勤務やサテライトオフィス勤務の需要の拡大が予想されます。
それぞれの種類でどのようなテレワークの仕方が有効なのか、事前準備しておくことが必要になりそうですね。

ではこれらのテレワークをした時のメリットは、一体どんなものがあるのでしょうか。

テレワークのメリット

オリンピック期間は通勤が困難とされていますが、自宅近くや都外の施設でテレワークすれば、オリンピックの影響はほぼなくなることは大きなメリットといえるでしょう。

またオリンピックだけでなく、今回の新型コロナウイルスや大地震など大きな危機がおこった時にも、テレワークを導入しておけば事業を継続しやすくなります状況に応じてテレワークを増減して調整すればよいのです。

加えてテレワークはオリンピックなどの特別な機会にだけ役立つわけではありません。
出勤準備や通勤の時間が削れること、満員電車のストレスがなくなることはやはり魅力です。

企業が活用できる人材の幅が広がることも見逃せません。
遠い地方にいる人も、外国在住の人も採用できるますし、病気などでオフィス勤務が難しい人や、介護・育児で自宅にいなければならない人でも大丈夫です。都合に合わせて能力を活用してもらえるわけですね。

オリンピック期間に限らず、テレワークでは以下のようなメリットが魅力です。


メリット図 参照先:総務省HP「ICT利活用の促進」

 

テレワークの課題

メリットの多いテレワークですが、離ればなれの人材をどう有機的につなげるかは重要なポイント。とくに課題が大きいのが労務管理す。

また、テレワークでは直に対面してコミュニケーションができず、つねに通信を介してやり取りすることになります。
コミュニケーションを補いながら、どうやってチームとして円滑にタスクを遂行していくかも問題です。さいわい近年ではクラウド環境で使えるツールが豊富になり、この問題は解消されてきています。

オフィスに出勤しない状態でどうやって出退勤や休憩・休暇を正確に把握し、従業員の働きを評価するかというのは、テレワークにとって鬼門ともいえる課題です。これについても、リアルタイムに勤怠管理をするツールや、働きぶりをチェックするツールなどが開発され、広く利用されるようになっています。

テレワークでは、コミュニケーションと労務管理の機能を持つツールの導入は必須でしょう
あとで紹介するクラウドPBXというサービスには、そうした側面を大きくサポートできる機能があります。

 

オリンピック時はこんなに混雑する!?特にテレワークを導入すべき駅とは

午前の競技を観戦しようとする観客の移動と朝の通勤ラッシュはちょうど重なります。ただでさえすし詰め状態の電車・駅に観光客までが加わったらどうなってしまうのでしょう?

公式見解によると、オリンピック期間を通して東京の鉄道利用は平均で10%増加するそうです。全期間・全車両に均して10%ですから、相当な増加です。朝8時から9時台のラッシュ時には、駅によっては通常の4倍近く混雑するという予想も! もっとも、これは何ら対策をしなかった場合の話です。

東京都オリンピック・パラリンピック準備局の公式HPでは、開催する競技場を公開しています。
競技場最寄り駅は特に混雑が予想されますのでぜひチェックしてみてください↓
東京都オリンピック・パラリンピック準備局公式HP 競技場紹介

では競技場からも近く、特にテレワークを推奨されている駅をピックアップして見ていきましょう!

①渋谷

渋谷駅はターミナル駅としてさらに混雑することはもちろん、渋谷駅から徒歩15分の位置に競技会場となる「国立代々木競技場(収容人数約1万人)」があることから、一層の混雑が予想されています。

また、新宿・代々木方面へ向かう客や、反対にお台場などのベイゾーンに向かう客で、渋谷を通る電車はかなり混むでしょうね。

②原宿

渋谷駅からは徒歩15分の国立代々木競技場ですが、JR原宿駅と東京メトロ明治神宮前〈原宿〉は代々木競技場から徒歩5分の最寄り駅なことと、オリンピックではハンドボール、パラリンピックではバトミントン等観客が多い競技内容なため、当然混雑予想が出ています。入る東京メトロの公式予想では、明治神宮前〈原宿〉の連絡通路(副都心線と千代田線の間)が非常に混みそうとのこと。

③外苑前

外苑前駅はオリンピックスタジアムの南側の最寄り駅です。お隣の青山一丁目駅と合わせてもっとも注意すべき駅に含まれます。オリンピックスタジアムは収容観客数68,000人と大人数である分、競技内容も陸上競技にサッカー、パラリンピックでは陸上競技と、花形競技が予定されています。閉会式も予定されてますので、こちらの周辺企業は通常通勤は非常に困難が予想されます。

④お台場

お台場は競技場が集中する東京ベイゾーンの一角お台場海浜公園では、トライアスロン、ビーチバレーなどが行われます。最寄り駅の台場駅、お台場海浜公園駅、東京テレポート駅は混雑が予想されます。駅によっては大きな影響を受けそうですね。

テレワークを導入するために、まず見直すべきは電話!


テレワークは一般的には導入のハードルが大きいとされますが、幅広い業種でメリットが期待できる制度と言えます。
オリンピック対策にしてはコストが大きすぎると感じる方もいらっしゃるかもしれませんが、コロナ対策やオリンピックをきっかけにして、その先を見据えてテレワークを導入するというのが現実的な考え方ですね。
テレワーク導入の補助金制度も拡充されていますので、導入するなら今が好機です。

「とはいえどこから手を付けたら・・」
そんな方に声を大にしてお伝えしたい。電話はまず見直すべきです。
ビジネスフォンを活用されている企業の方には特にですが、スマホだけで電話をする企業の方でも、オリンピックでテレワークする際には、電話を見直すことをおすすめします。

理由は多数ありますが、ここからはその一部をご紹介します。

テレワークの電話なら、クラウドPBXがベスト

既存のビジネスフォンのままだとオリンピックでは困ってしまう?!

テレワークをしていてもビジネスフォンのままにしておくと、電話をとるために社内に誰かいてもらうか、転送オプションを入れて、携帯で受信する必要がでてきます
しかしそういった対応をしたとしても、転送電話では転送中は電話料金の負担が生じたり、「確認して折り返し」することが求められるなどいくつかの不都合があり、それが度重なればさらにコストがかかることはもちろん、反響さえも取り逃しかねません

さらに、テレワーカーから顧客・見込み客に発信するときには自宅電話やスマホを使うことになるので、通常のままでは相手先に携帯番号等が通知されてしまいます。携帯番号からの電話に出てもらえないこともあり、スムーズな営業が成立しにくいです。個人の電話番号を顧客に教えるというのも、トラブルのもとですね。

その解決先の一つが、クラウドPBXです。
※クラウドPBXの基本内容は、こちらのページがわかりやすいのでをご参照ください

では実際にクラウドPBXにすると、テレワークでどのような利点があるのかをここからご紹介します。

オリンピック対策のテレワークに有効なクラウドPBX機能 ~実録編~

ここからはクラウドPBXを実際に使った上でテレワークに活かせると感じた機能をご紹介します。

①スマホで家や外出先から代表番号の発信・着信が可能

クラウドPBXは、自宅からでもカフェにいても、インターネットにつながっていれば、代表電話の発信・着信ができます
もちろん、かかってきた電話を社内の内線電話に転送するのと同じようにしてスマホにも転送できます。
しかもその内線通話料は無料です!
転送電話だと転送中の通話料が負担となるので、これはうれしいですね。

②細かな着信設定ができる

クラウドPBXでは着信のタイミングを個別に設定ができます。驚きですね!
電話がかかってきたら全員同時に着信させることもできることはもちろん、反対に特定メンバーに先に着信させたり、曜日や時間帯によって別の着信ルールを作ることができるため、これまで以上に電話応対の流れをスムーズにすることが可能になります。

全社員の在籍状況を一目で把握できる

在籍状況を確認できる機能を備えたクラウドPBXもあります。
この機能があると、電話を受けたメンバーが、転送先のスケジュールを別途チェックする手間がありません
例えば外出するスタッフはステータスを「外出中」にするだけで電話帳で外出表示されるので、転送しようと電話帳を見たメンバーは、必ずステータスを確認することができ、無駄に転送することを防げるのです。


↑このように「連絡可能」などのステータスも表示されます

内線機能と併用すれば、テレワーカーとの連携を非常にスームズに運ぶことができます。
テレワークによるクラウドPBXのメリットをもっと知りたい方はこちらの記事をどうぞ↓

また、テレワーク対策での「電話」に関してはクラウドPBXがおすすめですが、クラウドPBXの取り扱い企業が多く、どの企業のサービスがよいのか比較が難しいこともあります
そんな時はクラウドPBXの比較記事をチェックされることをおすすめします
※下記は7社比較の記事です、参考にしてみてください

以上は、クラウドPBXにはテレワーク対策向きの機能の一部です。
オリンピックをきっかけに電話を検討してみることは、有効なテレワーク対策となりそうです。

まとめ

オリンピック対策のテレワークに有効な対策、いかがでしたでしょうか。
オリンピック時は競技場に近い駅はもちろん、その周辺も混雑が予想されますので、早めのテレワーク対策は必須です。
中でも電話はテレワークにも上手に対応できるクラウドPBXにしてあるかどうかで、業務に大きく影響がでてくるのではないでしょうか。
ぜひ、オリンピックが始まる前に!電話のテレワーク対策をご検討してみてください。

 

弊社では現在7社のクラウドPBXサービスの代理店を行っておりまして、御社に料金や評判、機能などから最適なサービスをご提案可能です。また、音質を高めるために光ファイバーや携帯についてのトータルでアドバイスをさせて頂いておりますし、電話番号が今の番号そのままに導入できるかなどもその場で回答できす。

ご興味があれば、まずはお電話にてお問い合わせくださいませ。

電話:株式会社アーデント 03-5468-6097 ※「クラウドPBXの記事を見た」とお伝えください。

または、おすすめのクラウドPBX7社比較サービスの詳細こちらから↓以下ご覧下さい!

クラウドPBX

 

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