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テレワークの電話ならクラウドPBXが最適!役立つ7つの効果をまとめました!

<この記事を書いた人>

クラウドPBXとは

クラウドPBXとは、インターネット回線を使った電話サービスのことで、既存でお持ちの代表番号そのままに、電話機、スマートフォン等で発着信ができるようになります。

詳細はこちらの記事をご覧ください↓

 

テレワークで役立つ7つの機能

1.外出先でも、自宅でも代表番号で発着信が可能

テレワークで最も重要なのが、外出先や自宅で、代表番号の発着信ができることでしょう。クラウドPBXであれば、お客様にはまるで会社にいるかのように、電話の応対が可能になります。なお、会社にかかってきた電話を、切らずにそのままテレワーカーにつないだりすることも可能です。

 

2.プレゼンス機能で電話に出れるかどうかがわかる

テレワーク導入時に必須な機能として、プレゼンス機能があります。これは今、電話に出れる状態かどうかを表示する機能です。同じオフィスにいないので、電話を取り次いでいいのかがテレワークではわかりません。テレワークでは、このプレゼンス機能は必須と言えるでしょう。マイクロソフトのteams等であれば、その機能を持っていますが、導入していない企業の場合、別途プレゼンス表示ができるサービスが必要です。

クラウドPBXでは、このプレゼンス表示ができますので、別途費用をかけてプレゼンス表示ができるサービスの導入は不要となります。また、クラウドPBXのプレゼンス表示は設定すると、電話も鳴らなくなりますので、これからお客様との打ち合わせでプレゼンスを変えておけば、電話が鳴らなくなって、仕事しやすくなるというメリットも。他のプレゼンスサービスでは電話連携ではないので、プレゼンス表示を変えて、電話もオフにする必要がありますよね。

 

3.着信ルール設定で、シフトや営業時間外に鳴らさない

テレワークのクラウドPBXでは、PCかスマホでの導入が多いと思います。この場合、自宅に帰っても、電話が鳴り続けることに。しかし、着信ルールで営業時間を設定しておけば、たとえば19時以降は電話を着信させないなどの設定も可能です。

また、在宅ワーク等で、変則的な働き方をする場合にも、そのテレワーカーのみ、9時~15時しか着信させない。月曜日は着信させない。などのルールを組むことが可能です。

 

4.FAXはインターネットFAXで外でも受発信可能

オフィスにいないのですから、FAXの受信を確認するのが難しくなります。いくつかのクラウドPBXではインターネットFAX連携を行っており、こちらをセットで導入することで、届いたFAXはメールにPDFで添付されたものが届くようになります。また、FAX送信もPCから行いますので、自宅に居ながら、FAX送信も可能になってきます。

 

5.通話録音機能で、きちんと仕事しているか、後でチェック可能

テレワークで、気になるのがきちんと仕事しているかどうかですよね。ま特に電話応対では、横にいられませんので、会話を聞くこともできませんから指導が難しくなります。

クラウドPBXであれば、通話録音機能がありますので、会話を全て録音して、後で一緒に聞きながら指導に活用したり、きちんと仕事しているかのチェックに使うことができます。

 

6.複数人での電話会議

社内でのちょっとした会話や打ち合わせってありますよね。本格的な会議というほどではないけども、3人でしゃべった方が早いようなケース。クラウドPBXでは、複数人通話ができますので、3人、4人といっぺんに会話ができます。ちょっとした日程調整や、短時間の打ち合わせに便利です。

個人的にはきちんとした会議は専用のWEBミーティングツールの方がいいとは思いますが、もちろん、きちんとした会議にも使えます。

 

7.共有電話帳による顧客名表示で、電話応対する人を判断

クラウドPBXには、共有電話帳機能がついてきます。ここに登録すると、全員の電話機、スマホに反映され、着信時には顧客名が表示されるようになります。自分が応対しているお客様であれば、その担当者が出れば、取次も減ってスムーズですよね。そのテレワーカーが対応している顧客だとわかれば、その人が積極的に電話に出ることで、取次を減らすことも可能です。

 

まとめ

色々とメリットを並べましたが、企業ごとに、必要な機能は異なると思います。実はクラウドPBXサービスも各サービスごとに、通話録音が付けられないとか、プレゼンス機能があるけれども、使いづらいなど、様々な違いがありますので注意が必要です。

 

弊社では現在7社のクラウドPBXサービスの代理店を行っておりまして、御社に最適なサービスをご提案可能です。また、音質を高めるために光ファイバー、ルーター設定や携帯電話についてのトータルでアドバイスをさせて頂いております。電話番号が今の番号そのままに導入できるかなどもその場で回答できまして、ご興味があれば、まずはお電話にてお問い合わせくださいませ。

 

電話  :株式会社アーデント 03-5468-6097   

     ※「クラウドPBXの記事を見た」とお伝えください。

 

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