テレワークの電話ならクラウドPBXが最適！役立つ７つの効果をまとめました！
「テレワークを導入したけど、電話対応が課題」「自宅から会社の代表電話を取れない」とお悩みの担当者向けに、本記事では テレワークで役立つクラウドPBXの7つの機能を解説します。コロナ禍以降、多くの企業がクラウドPBXに切り替えてテレワークの電話課題を解決しています。
結論を3行で言うと、クラウドPBXは 代表番号での発着信・プレゼンス・着信ルール・インターネットFAX・通話録音・電話会議・共有電話帳の7機能で、テレワーク特有の電話課題（自宅からの対応／業務管理／時間外の負担）を構造的に解決できます。テレワーク全般の制度設計は厚生労働省の テレワーク総合ポータルサイト も参考になります。
クラウドPBXとは何ですか？
クラウドPBXとは、インターネット回線を使った電話サービスのことで、既存でお持ちの代表番号そのままに、電話機・スマートフォン・PCで発着信ができるようになります。オフィスの主装置（PBX）の代わりに、クラウドサーバー側で電話制御を行います。
テレワークとの相性が良いのは、「インターネットさえあればどこでも会社の電話として動く」という特性のためです。詳細はこちら↓
テレワークで役立つクラウドPBXの7つの機能とは？
テレワーク導入企業がクラウドPBXに切り替えると得られる効果を、「代表番号発着信・プレゼンス・着信ルール・インターネットFAX・通話録音・電話会議・共有電話帳」の7機能で順に解説します。
機能① 外出先でも自宅でも代表番号で発着信が可能
テレワークで最も重要なのが、外出先や自宅で代表番号の発着信ができることです。クラウドPBXであれば、お客様にはまるで会社にいるかのように電話の応対が可能になります。会社にかかってきた電話を、切らずにそのままテレワーカーにつなぐこともできます。
機能② プレゼンス機能で電話に出れるかどうかがわかる
テレワーク導入時に必須な機能として プレゼンス機能があります。これは 今、電話に出れる状態かどうかを表示する機能です。同じオフィスにいないので、電話を取り次いでいいのかがテレワークではわかりません。テレワークでは、このプレゼンス機能は必須と言えるでしょう。
Microsoft Teams等にもプレゼンス機能がありますが、導入していない企業の場合、別途プレゼンス表示ができるサービスが必要です。クラウドPBXであれば、このプレゼンス表示が標準機能のため、別途費用をかけてプレゼンスサービスを導入する必要がありません。
クラウドPBXのプレゼンス表示は 電話と連動しており、プレゼンスを「対応不可」にすると電話自体が鳴らなくなります。打ち合わせ前にプレゼンスを変えておけば、電話が鳴らずに集中できるというメリットも。他のプレゼンスサービスは電話と非連携のため、プレゼンス変更＋電話オフを別々に行う必要があります。
機能③ 着信ルール設定で、シフトや営業時間外に鳴らさない
テレワークではPC・スマホでクラウドPBXを使うため、自宅に帰っても電話が鳴り続けることに。着信ルールで営業時間を設定しておけば、たとえば19時以降は電話を着信させない、といった設定が可能です。
在宅ワークなど変則的な働き方をする場合にも、「このテレワーカーのみ9時〜15時に着信、月曜は着信させない」などのルールを組めます。テレワーカーのメンタル健康を守るために必須の機能です。
機能④ インターネットFAXで外でも受発信可能
オフィスにいないと、FAXの受信確認が難しくなります。いくつかのクラウドPBXはインターネットFAX連携を提供しており、これをセットで導入すると、受信FAXがPDFになってメールに添付されて届きます。FAX送信もPCから行えるため、自宅にいながらFAX送受信が完結します。
機能⑤ 通話録音機能で、業務状況を後でチェック可能
テレワークで気になるのが、きちんと仕事しているかどうか。特に電話応対では、横にいられないので会話を聞くことができず、指導が難しくなります。
クラウドPBXの 通話録音機能があれば、会話を全て録音して、後で一緒に聞きながら指導に活用できます。きちんと業務しているかのチェック、クレーム対応のレビュー、トラブル時の証跡としても活用可能です。
機能⑥ 複数人での電話会議
社内でのちょっとした会話や打ち合わせは「本格的な会議というほどではないが、3人で話した方が早い」ケースが多くあります。クラウドPBXでは複数人通話ができるため、3人・4人で一度に会話できます。ちょっとした日程調整や、短時間の打ち合わせに便利です。
本格的な会議は専用のWebミーティングツール（Zoom / Teams等）の方が適していますが、音声だけのクイック会議はクラウドPBXの電話会議が手軽です。
機能⑦ 共有電話帳で顧客名表示・取次の判断
クラウドPBXには 共有電話帳機能がついてきます。ここに登録すると、全員の電話機・スマホに反映され、着信時には顧客名が表示されます。自分が応対している顧客なら担当者が直接出れば取次が不要になり、テレワーク中の業務がスムーズになります。
テレワーク導入時のクラウドPBXの選び方は？
テレワーク向けクラウドPBXを選ぶ際は、「プレゼンス機能」「着信ルール柔軟性」「インターネットFAX対応」「通話録音」の4機能を必ずチェックしましょう。クラウドPBXサービスごとに対応状況が大きく異なります。
- プレゼンス機能：未搭載のサービスは避ける。電話連動型かどうかも確認。
- 着信ルール柔軟性：時間帯・曜日・部署別の組合せが可能か。Web画面からユーザー自身が変更できると運用が楽。
- インターネットFAX対応：FAX運用が残っている企業は必須。
- 通話録音：データ保存先（国内/海外）と保存期間を確認。
音質改善・回線最適化の観点では以下の記事もご参考ください。
テレワーク×クラウドPBXのよくある質問は？
テレワーク導入時にクラウドPBXを検討する際によく寄せられる質問をまとめました。
Q. テレワークで一番大事な電話機能は何ですか？
A. 代表番号で外出先・自宅から発着信できることと プレゼンス機能の2つです。代表番号での発着信は顧客対応の継続性を担保し、プレゼンス機能は離れた場所のメンバーが対応可能かを瞬時に判別できる仕組みです。テレワーク導入時にはこの2つが必須要件です。
Q. クラウドPBXのプレゼンス機能とは何ですか？
A. メンバーの状態（在席・通話中・離席・対応不可）を一覧で確認できる機能です。Microsoft Teams等にも類似機能がありますが、クラウドPBXのプレゼンスは電話と連動するため、プレゼンスを「対応不可」にすると電話自体が鳴らなくなります。打合せ中の集中時間を確保できる便利な機能です。
Q. テレワーカーの夜間電話を防ぐにはどうすればよいですか？
A. クラウドPBXの着信ルール設定で、19時以降は着信しない、特定メンバーのみ9〜15時に着信させる、といった時間帯ルールを組めます。テレワーカーのメンタル健康を守るうえで非常に有効な機能です。
Q. テレワーク中のFAX対応はどうすればよいですか？
A. インターネットFAX対応のクラウドPBXを選ぶと、受信FAXがPDFになってメール送信され、自宅でも内容確認・送信ができます。複合機への物理アクセスが不要になるため、テレワーク継続の障害が一つ消えます。
Q. テレワーカーがきちんと電話対応しているかチェックする方法は？
A. 通話録音機能で全通話を録音し、後から内容を確認できます。新人教育・クレーム対応のレビュー・トラブル時の証跡として活用可能。録音データの保存先・保存期間はサービスにより異なるため、選定時に確認しましょう。
まとめ：テレワークの電話はクラウドPBX一択？
テレワークの電話対応にクラウドPBXを使うメリットは、企業ごとに必要な機能が異なるものの、「代表番号での発着信・プレゼンス・着信ルール」の3点はほぼ全企業で効果が出ます。
テレワークで役立つ7つの機能まとめ
- 外出先・自宅で代表番号で発着信が可能
- プレゼンス機能で対応可否を即時共有
- 着信ルールで営業時間外を制御
- インターネットFAXで外でもFAX対応
- 通話録音で業務チェック・教育に活用
- 複数人電話会議でクイック相談
- 共有電話帳で顧客名表示・取次削減
クラウドPBXサービスごとに 通話録音が付けられない、プレゼンス機能が使いづらいなどの違いがあるため、選定には注意が必要です。当社（株式会社アーデント）では 7社のクラウドPBXサービスの代理店を行っており、テレワーク要件にマッチしたサービスをご提案できます。
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株式会社アーデント 代表取締役。2006年にオフィス専門不動産会社アーデントを創業。その後、オフィス賃貸仲介、ワークプレイス作りに10年以上携わり、合計500社以上のオフィス移転をサポート。2018年よりクラウドＰＢＸを中心にネットワーク、通信分野を専門に400社以上の電話、ネット環境づくりをサポート。2022年より100以上のクラウドサービスの販売を開始。
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