クラウドPBXのFAX接続方法が実は４種類ある？！
株式会社アーデント 代表取締役。2006年にオフィス専門不動産会社アーデントを創業。その後、オフィス賃貸仲介、ワークプレイス作りに10年以上携わり、合計500社以上のオフィス移転をサポートしてきた実績あり。2018年よりクラウドＰＢＸを中心にネットワーク、通信分野を専門に150社以上の電話、ネット環境づくりをサポート。
ＦＡＸは、実はアナログデータで、やりとりをするものになりまして、クラウドＰＢＸのようにデジタルデータでやり取りするサービスとの連携が簡単ではありません。今回は、クラウドＰＢＸとＦＡＸを連携する方法をご紹介します。なお、こちらのサービスは基本的にはどのサービスでも使える方法ですが、サービスによっては対応していないこともありますので、ご注意下さいませ。
１．ネットＦＡＸに接続する
少人数企業では非常に人気のネットＦＡＸを提供しているクラウドＰＢＸがいくつかあります。これらのサービスでは、そのままネットFAXと連携が可能です。
メリット
この場合、受信したＦＡＸは、基本的には管理画面に取りに行くか、指定したメールアドレスにＰＤＦで受けるようになります。また、送受信とも、外出先でも行えるのが便利です。なれると、スマートフォンからFAX送信も行えます。さらに、送受信履歴は、自動的に記録されていきますので、以前送ったFAXを後から取り出すことも可能です。
デメリット
使い方が、今までのFaxと変わりますので、慣れるまでが少し大変です。特に、ＩＴを苦手とする方からすると、鳴れている複合機に差し込んでボタンを押せば飛んでいく方がいいかもしれません。紙を送信する場合は、一度スキャンをして、ＰＣに戻ってから送信操作を行います。また、大量にＦＡＸの送受信があると、メールもその分大量に来たりするので、ちょっと向いていないかもしれません。
２．変換アダプターを接続する
これは、アナログデータをデジタルデータに変換するアダプターを間に挟むことで、今まで通り、複合機をクラウドＰＢＸに接続する方法です。
メリット
このメリットは今までと操作方法が何も変わらないことです。
デメリット
この方法では、インターネット環境がどうしても、パケット通信中にほかの方が使うなどの影響で、遅延が発生し、うまくデータを送受信できないケースが発生する可能性があります。これは、ネット環境が悪いほど、影響が出ます。フレッツ光などの光ファイバーなどの場合、ipv6対応にするなど、対策をとっておくべきでしょう。
３．ＮＴＴ等で新しく取得した番号に転送する
移転先等で新しくＮＴＴで番号を一つ取得し、それを通常通り複合機に接続。既存のFAX番号はポータビリティをし、そこに来たFAXをセンター側で、新しく取ったFAX番号に転送する方法です。
メリット
この方法は、信頼度も高く、また複合機等の使い方も今までと全く一緒です。
デメリット
FAXを送信するときは、新しく取得したFAX番号での送信になります。また、Faxを受信するごとに転送を行うので、転送通話料がかかります。1回8円程度ですが、今まではFAX受信は無料だったのが、有料になります。
４．FAX番号もIP電話になっている場合、FAX番号のみアナログ回線に戻し複合機に接続
メリット
この方法は、信頼度も高く、また複合機等の使い方も今までと全く一緒です。
デメリット
この方法は、使える条件があります。まず、アナログ回線で取得した電話番号であることが条件です。最初から光電話等のIP電話でとった番号は、アナログ回線に戻せません。ですので、一番最初に発番したときに、アナログ回線もしくはISDN回線で契約したかどうかですね。
まとめ
意外と、大事なFAXの接続方法。こちらは現在のFAXの使用量や、大事な注文書等のやりとりがあるかどうかによって、選ぶ方法が異なってきます。また、ネットFAXなどはそもそも対応していないクラウドPBXの方が多いです。そもそもクラウドPBXを選ぶ際に、FAXは忘れがちですが、これによって選びサービスが変わってきたりもしますので、ご注意下さい。
弊社では現在７社のクラウドＰＢＸサービスの代理店を行っておりまして、御社に最適なサービスをご提案可能です。また、音質を高めるために光ファイバーや携帯についてのトータルでアドバイスをさせて頂いております。電話番号が今の番号そのままに導入できるかなどもその場で回答できまして、ご興味があれば、まずはお電話にてお問い合わせくださいませ。
電話 ：株式会社アーデント 03-5468-6097
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