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クラウドPBXのFAX機能とは?番号そのまま接続する4つの方法 詳細解説!

導入したクラウドPBXにFAX機能を付けられるか気になる人は多いのではないでしょうか?クラウドPBXが最先端技術を使っているのに対し、FAXはアナログな面があるため、クラウドPBXではFAX機能が利用できないと勘違いしてしまうことがあります。

実際は、変換アダプターや従来のFAXの代替であるインターネットFAXを導入すれば、クラウドPBXとFAXの連携が可能です。

この記事では、FAXとクラウドPBXの連携方法やメリットについて解説しています。記事の後半では、FAX機能を搭載したクラウドPBXの選び方も解説しているため、ぜひ参考にしてください。

クラウドPBXのFAX機能とは

インターネット回線を利用するクラウドPBXにFAX機能が付いている場合は、同様にインターネット回線を用いてFAXをやり取りできます。従来のFAXのように紙は印刷せず、専用のサーバーに受信したデータを保存し、送信する際はスマートフォンやPCからデータを送る形式です。

この技術は、インターネットFAXと呼ばれ、従来のFAX機よりも紙、インク、メンテナンスといったコストがカットできるため、近年注目を集めています。インターネットFAXは、お手持ちのスマートフォン、PCを使ってサービスが利用できるクラウドPBXと相性がよいです。業務での使用頻度が高い、通話とFAXをより効率化できます。

インターネットFAXではなく、今のFAX複合機を継続利用したい場合も、後述する変換アダプターを使用することで、FAX番号を変えることなく利用できます。

FAXとクラウドPBXの連携方法について

FAXは、実はアナログデータで、やりとりをするものになりまして、クラウドPBXのようにデジタルデータでやり取りするサービスとの連携が簡単ではありません。

FAXが電話回線を使うのに対し、クラウドPBXはインターネットを利用するといった差異もあります。

ここでは、クラウドPBXとFAXを連携する方法を4つご紹介します。いずれの方法も基本的にはどのサービスでも使える方法ですが、サービスによっては対応していないこともありますので、ご注意下さいませ。

クラウドPBXとFAXの接続方法4選

1.インターネットFAXに接続する

最初に解説する連携方法は、インターネットFAXを利用する方法です。クラウドPBXの事業者が提供しているインターネットFAXとセットで申し込むことで、探す手間が省けるためスムーズに導入できます。FAX専用の機械を置く必要がなく、コストカット、ペーパーレス化ができるのでおすすめです。

サービスを提供する事業者によって、FAX番号を継続利用できる場合と、新規取得の必要な場合があるため注意が必要です。

メリット

インターネットFAXは電子データを送受信します。紙を使わないため、ペーパーレス化が促進されるほか、紙、インク代の節約も可能です。FAX複合機がない場合でも、スマートフォン・PCから操作ができるので、オフィスが狭く、設置スペースのない企業や、FAX複合機を設置する余裕のなかったスタートアップ企業には、とくにおすすめです。

従来のFAXと違ってFAX機の側にいなくても、FAXの送受信環境、内容を把握できます。インターネット環境さえあれば、いつでもどこでも利用できるため、出張やテレワークにも対応可能です。

この場合、受信したFAXは基本的には管理画面に取りに行くか、指定したメールアドレスにPDFで送ることができます。従来のFAXでは紙を印刷する関係上、大量に受信すると紛失や破棄のリスクがありました。

しかし、インターネットFAXは電子データを受信するため破棄のリスクが減ります。データの所在をわかりやすくするための自動フォルダ分け機能もあるため、紛失対策も可能です。送受信履歴は自動的に記録されていきますので、以前送ったFAXを後から取り出すことも可能です。

デメリット

使い方が、今までのFaxと変わりますので、慣れるまでが少し大変です。特に、ITを苦手とする方からすると、慣れている複合機に差し込んでボタンを押せば飛んでいく方がいいかもしれません。紙を送信する場合は、一度スキャンをして、PCに戻ってから送信操作を行います。また、大量にFAXの送受信があると、メールもその分大量に来たりするので、ちょっと向いていないかもしれません。

なお、インターネットFAXは機能が様々です。こちらはクラウドPBX circleのネットFAXの部分の機能等詳細説明です↓

 

2.変換アダプターを接続する

重ねての説明になりますが、FAXは電話回線を、クラウドPBXはインターネット回線を使用してデータをやり取りするため、そのままでは連携できません。そこで利用するのが変換アダプターです。

アナログデータ(FAX)をデジタルデータに変換するアダプターを間に挟むことで、複合機をクラウドPBXに接続して、今まで通りの作業ができます。

メリット

変換アダプターを利用すると慣れ親しんだ複合機をそのまま使い続けられるため、新たな操作を覚えなくてよくなります。FAX番号を変える必要がないため、番号変更の通知が面倒な場合や、社員の多くがFAXを使っている場合は、変換アダプターを接続する方法もおすすめです。

デメリット

変換アダプターを接続する方法では、インターネットの接続状況が悪いと遅延が発生し、画像が乱れることがあります。スムーズなやり取りが妨げられるほか、うまくデータを送受信できない可能性があります。これはネット環境が悪いほど影響が出ます。フレッツ光などの光ファイバーなどの場合、IPv6対応やフレッツ光クロス(10G回線)にするなど対策をとっておくべきでしょう。

 

3.NTT等で新しく取得した番号に転送する

FAXの番号を変えずにクラウドと接続したい場合は、新しい番号を取得する方法もおすすめです。移転先等で新しくNTTで番号を1つ取得し、古いFAXで受信したデータを、新しく契約した番号に転送するのです。

メリット

この方法は、アダプターを使用しないため、信頼度も高く、データの品質劣化を防げます。また複合機等の使い方も今までと変わらないため、新しく操作を覚える手間が不要です。

デメリット

FAXの受信は古い番号で行われますが、こちらから送信するときは新しく取得したFAX番号での送信になります。また、FAXを受信するごとに転送作業が発生するため、転送通話料がかかります。1回8円程度ではあるものの、今まで無料だったFAX受信が有料になる点がデメリットです。

 

4.FAX番号もIP電話になっている場合、FAX番号のみアナログ回線に戻し複合機に接続

アナログ戻しと呼ばれるこの方法は、文字通り、IP電話やひかり電話といったデジタル回線のうち、FAX番号だけをアナログ回線に戻すことを指します。

メリット

この方法は、新規番号取得と同様、送受信されるデータが劣化しにくく、複合機等の使い方も今までとまったく一緒である点がメリットです。

デメリット

アナログ戻しは条件が多い点がデメリットに挙げられます。アナログ回線で取得した電話番号であることが条件です。最初から光電話等のIP電話で取った番号はアナログ回線に戻せません。最初に発番したときに、アナログ回線もしくはISDN回線で契約したかどうか確認する必要があります。

クラウドPBXでFAX機能を利用するメリット

ここでは、クラウドPBXでFAX機能を利用するメリットを6つ解説します。メリットは下記の6つです。

・場所を問わずFAXを送受信できる
・コストを削減できる
・複数の拠点間でデータを共有できる
・新規営業の幅を広げられる
・ペーパーレス化につながる
・災害時のBCP対策になる

場所を問わずFAXを送受信できる

クラウドPBXでFAX機能を使うと、いつでもどこでもFAXを送受信できるようになります。インターネット環境さえあれば、スマートフォンやPCから自由に操作が可能です。

従来の複合機では、誰かが機械の側に立っている必要がありましたが、クラウドPBXではその工程が不要になります。出張が多く、外出先でFAXを確認したい、テレワーク導入のためにFAX業務を効率化したい企業はとくにおすすめです。

コストを削減できる

従来のFAXは、回線工事や複合機の購入といった初期費用や、紙・インク・メンテナンス・電気代などのランニングコストが発生します。とくにFAX複合機は高価で、100万円 ほどかかる機種もあります。

クラウドPBXで FAX機能を利用すると、それらのコストを大きく削減できる点がメリットです。インターネット回線を利用するため回線工事が不要になり、複合機の購入も不要になります。初期費用は業者による環境構築費用のみなので、コストを抑えられます。

ランニングコストも月額料金と電気代だけになります。電子データをやり取りすることから、紙、インク代は不要です。複合機などの専用ハードウェアが存在しないため、修理・メンテナンス費用もかかりません。ハードウェアの取り寄せ・設置が不要なため、利用開始までの工数もクラウドPBXの方が早いです。

複数の拠点間でデータを共有できる

支社が複数ある企業で従来のFAXを使用していると、転送作業が発生するため内容を共有するまで時間がかかります。クラウドPBXでは、送受信されたデータがサーバーに保存されているため転送作業が不要です。インターネット環境さえあれば、どこからでもスマートフォンやPCでFAXの送受信や内容の確認ができます。瞬時にほかの支店の情報を確認できるため、経営陣、管理職にとっては、とくに便利な機能です。

新規営業の幅を広げられる

テレアポでは1回の電話で1社にしか営業をかけられませんが、FAXを使えば一斉に複数の企業へ営業をかけられます。これを同報送信といいます。電話では伝わりにくい説明も、FAXでは文字や画像で詳しい説明ができるため非常に効率的です。企業や業界によっては、メールよりもFAXを中心に業務が行われています。営業の幅を広げるためにも、FAXの利用はおすすめです。

ペーパーレス化につながる

クラウドPBXでFAXを利用する際は、紙を使わないためペーパーレス化が促進されます。また、サーバー上にデータが保管されるため、FAXをまとめておくスペースが不要になります。オフィスが小さい企業や、省スペース化を進めたい企業にはとくにおすすめです。

災害時のBCP対策になる

BCPとはBusinessContinuityPlan の略称で、事業継続計画のことを指します。地震や津波といった自然災害、火災、テロ、疫病といった要因によって事業の継続が困難になったときのために、企業は根幹の事業を守るための対策を練らなければなりません。

クラウドPBXとインターネットFAXの併用は、BCP対策に有効です。たとえば、大規模な地震によりオフィスが倒壊しても、FAXの送受信や内容の確認は各社員のスマートフォン、PCで行えます。通話も同様で、本社へ電話がかかってきた場合、社員各自の携帯電話で対応できます。

FAX機能を搭載したクラウドPBXの選び方

ここでは、FAX機能を搭載したクラウドPBXの選び方を4つ解説します。選ぶ際のポイントは、下記の4つです。

・光回線型かどうか
・送受信できるデータはどれほどか
・インターネットFAXに対応しているか
・最新のモバイル端末に対応しているか

送信、受信料金はいくらか?

インターネットfaxにしても、転送方式やアダプター接続にしても、FAX送信では料金がかかります。また、転送方式の場合はfax受信でも料金がかかります。いくらかかるかは、クラウドPBX会社によって大きく異なります。以下インターネットFAXを持っている3社の送信料金事例をご紹介します。

インターネットFAX送信料金 circle INNOVERAPBX clocall
通話料 6.18円/3分 4.6円/90秒 8円/3分

一概には言えませんが、FAX送信は90秒あれば済むことが多いと思いますので、INNOVERAPBXが送信料金は一番お得になります。

 

送受信できるデータはどれほどか

事業者によって、1カ月間で送受信できるFAXの枚数やデータ量が変わります。とくに契約書などページがかさむ資料を取り扱う場合は、すぐに上限に達してしまいます。業者ごとに、300枚まで〇〇円、1,000枚まで〇〇円といったプランがあるため、比較・検討が必要です。自社で毎月どれくらいのFAXを送受信するのか分析して、適切なプランが用意されている事業者を選びましょう。

インターネットFAXに対応しているか

インターネットFAXに対応しているかは非常に重要な項目です。クラウドPBXとインターネットFAXを併用しなければ、インターネット回線を利用した通話とFAXの利便性を発揮できないからです。

アダプター接続やアナログ戻しといった連携方法は、従来のFAXの利用方法に過ぎません。通話の際は時間と場所に縛られませんが、FAXを送受信する際は複合機の側にいる必要があります。テレワーク主体の企業や、出張の多い企業には適していないのです。時間や場所に縛られずFAXの送受信を行いたい場合は、インターネットFAXに対応しているかで選びましょう。

また、多くのクラウドPBXでは、インターネットFAXに対応していないサービスが多いですので、要注意です。

最新のモバイル端末に対応しているか

クラウドPBXを選ぶ際は、どのモバイル端末に対応しているか確認してから導入するのがおすすめです。クラウドPBXは、お手持ちのスマートフォンを利用できることがメリットですが、対応端末が少ない場合、その機能を活かせるチャンスは限られてしまいます。とくに社用の携帯電話を従業員に貸与する企業は、社用の携帯電話が導入予定のクラウドPBXとFAXに対応しているか必ず確認しましょう。

FAX機能を搭載したクラウドPBX2社を紹介

ここでは、FAX機能を搭載したクラウドPBXを2つ紹介します。

UNIVOICE

UNIVOICEは、高い満足度が特徴のクラウドPBXサービスです。これまで500社、1.2万人の導入実績があります。これほどユーザーが多いのにもかかわらず、充実したサポート体制により、継続利用率は98%を誇ります。

UNIVOICEでは、既存の電話番号を継続利用でき、応答代理、転送といった従来のPBXの機能も利用可能です。また、不正アクセス対策にも力を入れているため、顧客情報の流出が心配な企業におすすめです。

UNIVOICEはリモートワークに完全対応しており、インターネットFAXにも対応しています。全通話の録音機能が備わっているため、時間・場所に縛られず、通話内容の確認が可能です。問い合わせから導入まで、平均1カ月程度 と考えておきましょう。

MOTTEL

MOTTELは定額制が特徴的なクラウドPBXサービスです。人数分の料金を支払うのではなく、20内線までは月額3,980円(税抜)、50内線まで8,500円(税抜)といった利用規模に応じた定額制を採用しています。

今使っている電話番号をそのまま利用でき、03や06といった 市外局番の新規取得も可能です。もちろん、インターネットFAXも利用できます。

日本全国7カ所にデータセンターが置かれているため、高音質で安定した音質が特徴です。また、MOTTELはUIにも力を入れており、日本人に合った画面設計になっています。FAX複合機からインターネットFAXに転換しても直感的に操作可能です。

まとめ

クラウドPBXとFAXを連携するには、下記の4つの方法があります。

・インターネットFAX
・変換アダプター
・新規回線追加
・アナログ戻し

最もおすすめの連携方法は、インターネットFAXを導入することです。テレワーク、出張に強く、いつでもどこでもスマートフォン、PCからFAXの送受信ができます。従来の複合機からインターネットFAXへ転換することで、コストカット、ペーパーレス化、複数拠点間のFAX共有、BCP対策といった豊富なメリットがあります。

FAX連携を前提にクラウドPBXを選ぶ際は、光回線型かどうか、送受信できるデータ量、インターネットFAXに対応しているか、モバイル端末にどのくらい対応しているかをチェックしておきましょう。

 

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