CRMに入れた顧客の電話番号をスマホに自動反映。クラウドPBXで着信時に相手先名を表示させる方法
CRMに顧客の電話番号を入れたとしても、それがスマホとリンクせず、着信時に誰からかかってきたか、分からない事が多いですよね。
今回は、ZOHO CRMを例にして、顧客登録した電話番号をスマホに自動でリンクさせ、着信時に相手の名前が表示される方法をご紹介します！
顧客情報をCRMに登録しよう！
まずは、普段お使いのCRMに顧客情報を登録しましょう！ここでは、zohocrmに架空の上野さんなる人物名で登録を行いました。
ZOHOCRMとgoogleコンタクトを連係する
今回は、googleアカウントを使った連携をご紹介します。ZOHOCRMの場合ですが、設定＞マーケットプレイス内のgoogleにアクセスすると、googleとの連携画面になります。office365をお使いの方は、ここでmicrosoftを選びましょう。
ここでは、同期オプションをZOHOCRMからgoogle連絡先への一方向同期にしています。googleコンタクトの情報をzohoに入れたい場合は、双方向にしましょう。
また、同期頻度は毎日にしました。
iphoneの同期設定はこちら
設定＞メール＞アカウントを開きます。
いつも使っているgoogleアカウントが表示されてますでしょうか？同期設定していな人はまずそこから行いましょう。
アカウントがある場合はそこをタップします。
その先の画面で、連絡先がオンにします。なっていない場合はオンにしておきましょう。それ以外の項目は、ご自由に。
自動的にiphoneの電話帳に、反映されます。
翌日iphoneを見てみると、なんと、電話帳に自動で登録されています！
ということで、該当の電話番号から電話をかけてみます。
着信時に相手先名が表示されます！
さらに、クラウドPBXだと、代表にかかってきた場合も表示されます！
そもそもクラウドPBXとはこちらです↓
クラウドPBXの場合、スマホに会社の代表番号が着信しますので、これは便利です。代表番号にかかってきた電話が自分宛てということがわかるので、自分でとってもいいですし、繋いでもらっているまでの間に通話の準備でCRMを開いておくといったことも可能です。
grandwireアプリの事例
多くのクラウドPBXでは、市販のアプリを購入して使うのですが、多くのアプリでは、iphoneのデフォルト電話帳と自動的に同期されるので、ここまでの設定をすれば、自動的に使えます。
ただ、この場合スマホの電話帳も含めて全部、クラウドPBXアプリの電話帳に入ってしまいます。プライベートスマホでBYODをしている場合などは、ちょっと困る事がありますよね。
そんなときは、grandwireというアプリのみ、googlecontactの電話帳を、iphoneの設定を通らずして、連携が可能です。
なお、事前にCRMとgoogleの連携はしておいて、CRMの顧客情報がgooglecontactに入っている状態にしておきましょう！
１．まずは設定画面を開きます。
そして、真ん中くらいにある環境設定をタップします。
その後、下の方にあるcontact sourcesをタップ。
googleを画面上の「ENABLED CONTACT SOURCES」へ移動させましょう。
右側の3本線を長押しすると移動できるようになります。なお、office365ユーザーの方はそちらを選びましょう！
そうすると、おなじみのgoogleの許可していいかという画面がでますので、許可をしていきましょう！
これで、完了です！
以後は、代表番号にかかってきた電話に対して、CRMに登録した顧客名が表示されるようになります！
着信時に顧客名を表示するとどう変わる？
電話がかかってきた瞬間に相手が誰か分からないと、名乗りを聞き、担当を探し、履歴を確認する数十秒が毎回発生します。CRMとクラウドPBXをCTI連携し、着信時に発信者の会社名・担当者名・取引履歴を画面に自動表示すると、この待ち時間がゼロになります。
具体的な変化は次のとおりです。
| ポイント |
|---|
| 着信と同時に相手が特定でき、第一声から名前で応対できる |
| 過去のやり取り・対応履歴をその場で参照でき、聞き直しが不要になる |
| 担当者の不在時も、誰からの何の用件かが分かり取り次ぎが速い |
| 着信履歴がCRMに自動記録され、対応漏れと二重対応を防げる |
結果として、一次対応の品質と解決率が上がり、顧客は「自分を分かってくれている」と感じます。電話対応は属人化しやすい業務ですが、CTI連携は誰が出ても一定品質を出せる仕組みであり、少人数の中小企業ほど効果が大きく表れます。
中小企業はどう導入すればいい？
CTI連携は大企業の専用システムというイメージがありますが、クラウドPBXと主要CRMの標準連携を使えば、中小企業でも段階的に導入できます。失敗しない進め方は次のとおりです。
| ポイント |
|---|
| まず連携対象を決める。利用中のCRM／顧客台帳とクラウドPBXがCTI連携に対応しているか確認する |
| 電話番号データを整備する。CRM側の番号表記（ハイフン有無・市外局番）を統一しないと名寄せが効かない |
| 小さく試す。特定部署・特定回線で先行導入し、表示精度と現場の使い勝手を検証する |
| 運用ルールを決める。着信履歴の入力ルールと、表示情報の閲覧権限を整理する |
最大のつまずきは、電話番号データの不整合で顧客が特定できないことです。連携機能そのものより、CRM側データの品質が成否を分けます。当社はクラウドPBXとCRMのCTI連携を、対応可否の確認からデータ整備・運用定着まで伴走支援しています。
CTI連携チェック
CTI連携とは、電話システムと顧客管理システム（CRM）を連携し、着信・発信に顧客情報を結びつける仕組み（Computer Telephony Integration）のことです。
クラウドPBXとCRMをCTI連携すると、着信と同時に発信者の会社名・担当者名・取引履歴が画面に自動表示され、名乗りや履歴確認の手間がなくなります。
専用電話機は不要で、スマホアプリやPCソフトフォンで実現でき、着信履歴のCRM自動記録により対応漏れも防げます。
属人化しやすい電話対応を、誰が出ても一定品質にする仕組みであり、少人数の中小企業ほど効果が大きい一方、CRM側の電話番号データの表記が不統一だと顧客を特定できないため、連携機能よりデータ整備が導入成否を分ける要点となります。
以下に、押さえるべき要点とその内容を整理します。
| 項目 | ポイント | 解説 |
|---|---|---|
| 表示 | 着信時に顧客情報 | 会社名・担当者・履歴を自動表示する |
| 端末 | アプリ/ソフトフォン | 専用機不要で既存PC・スマホで実現 |
| 前提 | 番号データの整備 | 表記不統一だと名寄せが効かない |
| 記録 | 着信をCRMに自動保存 | 対応漏れ・二重対応を防ぐ |
| 導入 | 小さく試す | 特定部署で検証してから拡大する |
この記事のよくある質問（FAQ）
本記事に関して、よく寄せられる質問をまとめました。
Q. 着信時に顧客名を表示できますか？
A. 顧客データと連携できるサービスなら、着信時に発信者名や情報を表示できます。誰からの電話か分かり、応対品質と取次の速さが向上します。
Q. 特別な電話機は必要ですか？
A. 専用機が必須とは限らず、PCやスマホアプリで表示できる構成が一般的です。利用環境に合う方式かを事前に確認することが重要です。
Q. どんな効果がありますか？
A. 発信者が即座に分かり、名指し対応や事前準備ができ、取次のミスや待たせを減らせます。応対品質と顧客満足の向上につながります。
Q. 中小企業でも導入できますか？
A. できます。クラウド型なら大がかりな設備不要で始められます。顧客データ連携の範囲と運用ルールを決めると効果が出やすくなります。
まとめ
かかってきた相手先がわかるだけでも、仕事はだいぶはかどるようになります。ちょっとした設定でできることですので、ぜひやってみてください！なお、クラウドPBXを導入されている方は、ご相談いただければ、設定のお手伝いも可能です。
弊社では現在７社のクラウドＰＢＸサービスの代理店を行っておりまして、料金や評判、機能、音質などから最適なサービスをご提案可能です。また、クラウドPBXは社内のネットワーク環境によっては、音質が劣化してしまいますが、私たちは、音質を高めるために光ファイバーや携帯についてもトータルでアドバイスさせて頂きます。
そして、電話番号が今の番号そのままに導入できるかなどもその場で回答できます！
ご興味があれば、まずはお電話にてお問い合わせくださいませ。
電話：株式会社アーデント 03-5468-6097 ※「クラウドＰＢＸの記事を見た」とお伝えください。
または、おすすめのクラウドPBX7社比較サービスの詳細はこちらから↓以下ご覧下さい！
関連記事
・オススメのクラウドPBX ７社を一括比較！価格、機能が簡単に比べられます！
・格安コールセンターシステムの導入ならクラウドPBXが驚きの安さだった！
・クラウドPBXは個人事業主、sohoワーカーに最適な理由6選！
・飲食店舗の電話には、断然クラウドＰＢＸが向いている理由9選
・士業の事務所の電話としてNTTより圧倒的にクラウドPBXが向いている理由9選
・NTT局外でも固定電話番号をそのまま変えずオフィス移転する方法！
・レンタルオフィスの電話番号や転送電話を使ってはいけない！？
・これから独立開業するなら、電話はだんぜんNTTよりクラウドPBXがいい理由7個
・バーチャルオフィスの転送電話よりクラウドPBXがいい理由4つ
・引越、事務所移転で電話番号を変えたくないときに見てほしい厳選情報2019！
・CRMに入れた顧客の電話番号をスマホに自動反映。クラウドPBXで着信時に相手先名を表示させる方法
・CRMとクラウドPBX連携によるCTI機能がすごかった！（zoho CRMの場合）
・テレワークの電話ならクラウドPBXが最適！役立つ７つの効果をまとめました！
・フリーダイヤル料金はどこの会社が安い？！大手４社比較とさらにコストを削減する方法
株式会社アーデントは、デジタル化・AI導入補助金の支援事業者を行っております！
アーデントからデジタル化・AI導入補助金を使ってクラウドツールを導入するメリットは以下の通りです。
メリット①対象ツールを２年間、半額、もしくは１／４で利用可！
メリット②会計、経費精算、請求書処理、受発注ツール導入なら、PCやタブレットの購入も補助が受けられ半額！
メリット③補助期間終了後は、公式価格よりお値引き！
メリット④各種IT活用、DX、保守サポートでより貴社のIT化を促進、生産性を向上します！
【弊社取り扱いクラウドツール】
🔹オフィスソフト・グループウェア: Google Workspace※、Microsoft365、desk'nets NEO※
🔹ノーコード業務改善：kintone、Zoho※、楽楽販売、JUST.DB※、サスケworks
🔹コミュニケーション: サイボウズオフィス、Chatwork、LINE WORKS、zoom
🔹会計・経費管理: マネーフォワード、freee、楽楽精算、楽楽明細、楽楽請求、invox
🔹電子契約・文書管理: freeeサイン、クラウドサイン、GMOサイン、Adobe Acrobat
🔹セキュリティ対策: sophos、SentinelOne、ESET、ウイルスバスタークラウド
🔹バックアップ: syscloud、Avepoint
🔹RPA・自動化: RoboTANGO、DX-Suite、Yoom※、バクラクシリーズ
🔹勤怠・労務管理: 勤革時、楽楽勤怠、マネーフォワード
🔹物流・在庫管理: ロジザードZERO
🔹教育・マニュアル作成管理: iTutor、NotePM、leaf
🔹PBX・電話システム: INNOVERAPBX※、MOTTEL※
🔹端末管理：LANSCOPE、clomo
🔹リモートデスクトップ：RemoteOperator在宅
🔹受付ipad：ラクネコ※
🔹タスク管理、その他：Adobe creative cloud、Noota、JOSYS、backlog※
など
※こちらのツールは補助期間終了後の値引不可
また、上記以外のツールも取り扱いできるものが多々ありますので、一度ご相談ください。
デジタル化・AI導入補助金2026の詳細、お問合せはお電話頂くか、以下の記事を御覧ください↓
デジタル化・AI導入補助金お問合せ：03-5468-6097
以下の動画では、採択のポイントや申請にあたっての注意点などを詳しく解説していますので、
あわせてご覧ください！
株式会社アーデント 代表取締役。2006年にオフィス専門不動産会社アーデントを創業。その後、オフィス賃貸仲介、ワークプレイス作りに10年以上携わり、合計500社以上のオフィス移転をサポート。2018年よりクラウドＰＢＸを中心にネットワーク、通信分野を専門に400社以上の電話、ネット環境づくりをサポート。2022年より100以上のクラウドサービスの販売を開始。
IT導入補助金を使って、50社以上にクラウドツールを提供。IT活用による業務改善のDXコンサルを提供。ノーコードツールを使ったExcelやAccessからの基幹システム移行によるDX実績多数。
アマゾンで出版している書籍はこちら！
「AppSheetで作る中小企業の基幹システム」 ～Excel限界からの脱出。GoogleWorkspaceを使って、失敗しない業務アプリ導入を解説～
「Google Workspace完全活用マニュアル」 ～Google Workspaceをフル活用する方法を徹底解説！～
amzn.to/3w5zWfT
「中小法人向け サイバーセキュリティ完全ガイド」～サイバーセキュリティ対策で、特に中小企業が 守るべきポイントを網羅！～
amzn.to/3Y9Nm5n
ぜひチェックしてください！
