バーチャルオフィスの転送電話番号よりクラウドPBXがいい３つの理由
バーチャルオフィスやコワーキングスペースで代表番号を取得するなら、いくつかデメリットがありますので、そこを把握しておきましょう！その解決策として、クラウドPBXもご説明しています。
【要注意！】2021年11月に総務省で答申案が発表されています。
今後、バーチャルオフィス提供の電話番号は継続して利用ができなくなる可能性が高くなっています。
以下、総務省HP掲載資料の抜粋です。
【バーチャルオフィスへの対応について】
答申案／総務省 情報通信審議会 電気通信事業政策部会 電気通信番号政策委員会（第32回）配付資料・議事録より⇒
バーチャルオフィス・コワーキングスペース提供の電話番号、電話転送サービスとは？
バーチャルオフィスやコワーキングスペースを契約すると、電話番号や電話転送を施設側で提供しています。どんなものかというと、バーチャルオフィスの電話サービスは主に以下の3タイプに分かれます。
１．バーチャフオフィスが契約した番号を使う電話
このケースは電話の契約はバーチャルオフィス・コワーキングスペース側で持っていて、その業者がNTT等と契約した番号を提供されます。転送ではなく、発信も可能です。
電話機も、指定されたものをオフィス内に設置するのですが、1台10000円～20000円くらいとります。そのため、通常のオフィスを借りて、自分でNTTと契約するよりもかなり高額な負担となります。
２．外部の電話転送だけのサービス
実際には、そのバーチャルオフィス・コワーキングスペースのサービスではなく、外部の業者さんの転送電話サービスを自社サービスとして提供しているパターンです。
この場合、転送だけになりますので、発信ができません。また、携帯に転送して使いますので、
2人、3人同時に電話を受けることができません。転送先の人が、電車に乗っていれば、結局は電話を受けることはできなくなってしまいます。
バーチャルオフィスでは、このパターンが一番多いと思います。
３．外部の発信、着信可能な電話サービス
アプリを提供しているケースもあるのですが、このケースの場合、発信、着信両方が可能です。
できれば、こちらだと理想的ですね。
この3パターン、どれもが、そもそもバーチャルオフィス事業者が電気通信事業の許認可を受け、そのルールに基づいた電話番号の提供を行っていないことがほとんどです。
バーチャルオフィス・コワーキングスペース提供の電話番号、電話転送サービスの欠点、デメリット
欠点１ 通話料が高い
バーチャルオフィス提供の電話番号で、発信もできる場合、かなり通話料が高額なケースが多いです。
一例ですが、以下のような料金設定が多いです。
NTTの光電話 バーチャルオフィス・コワーキングスペース提供電話
8円／3分 → 20円／3分
約2.5倍の料金設定ですね。
また、この通話料は高いので、どこの会社もＨＰに掲載をしておりません。通話料部分を先にデポジットで預ける方式のところも多いです。
欠点２ 将来住所を移転して番号をもっていくことができない
将来オフィス移転をして、そのバーチャルオフィス・コワーキングスペースから出る場合は、使っていた電話番号は必ず変わってしまいます。
お客様への説明はかなり面倒ですよね。
欠点３ 全員で電話を受けられない
これも、地味にデメリットです。
転送先に携帯に転送する場合ですが、一人にしか転送ができません。
そのため、転送先の人が電車に乗っているなど、電話に出れない状況になると、鳴りっぱなしで、結局は留守番電話や外部の電話秘書に転送することに。
欠点４ ＦＡＸについては基本対応外。もしくは、受信のみ
いまだにＦＡＸは使っている企業様も多いと思いますが、バーチャルオフィス・コワーキングスペース提供サービスでは、
ＦＡＸは、対象外かもしくは送信ができないことがあります。
ただ、こちらは施設によっては送信ができるサービスを提供しているケースもあります。その場合でも、電話番号は、電話番号と1番違いなどにはできず、局番から全然違う番号になってしまいます。
解決策は、直接クラウドＰＢＸ・クラウド電話サービスを契約！
バーチャルオフィス・コワーキングスペース提供の電話では、上記の問題が付いてきてしまいます。
それを解決するには、クラウドPBXの導入を検討しましょう。
こちらであれば、以下の対応が可能です。
１．将来移転しても使い続けられので、移転時の手間がなくなります。
２．通話料は、NTTの光電話よりも安く、コストダウンに。
３．電話は全員で外でも受けることができて、お客様からの電話を逃さないですみます。
４．ＦＡＸもセットで契約ができるので、連番も用意が可能
クラウドＰＢＸの詳細はこちら↓
クラウドＰＢＸとＮＴＴ光電話のコスト比較
以下料金を比較してみました。
まず、光ファイバーがなくても使えるので、NTTで契約するよりもかなりお得です。
また、通話料も安いのと、転送費用が外でもスマホで受けられるため、削減できるので、かなりのコストダウンになります。
バーチャルオフィスの転送電話は何が課題？
バーチャルオフィスやコワーキングで代表番号を取得し転送で受ける方式は手軽ですが、運用とコストに課題があります。確認の観点は次のとおりです。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 転送費 | 着信を携帯等へ転送するたびにコストが発生し、件数が多いほど積み上がる |
| 取次の制約 | 転送・取次の仕組みがサービス前提で、自社運用に合わないことがある |
| 番号依存 | 番号がサービスに紐づき、解約・変更で番号が使えなくなることがある |
| コストの見えにくさ | 転送費・取次費が月額に分散し、総額が把握しにくい |
ポイントは、転送電話は「その場では便利だが番号と運用がサービスに依存する」という点です。解約・変更で番号が変われば取引先周知をやり直すことになり、転送費も積み上がります。手軽さの裏で番号・運用・コストが外部依存になる点を理解することが、
電話方式を考える出発点になります。
クラウドPBXはどう優位で、どう選ぶ？
バーチャルオフィス利用でも、クラウドPBXで自社番号を持てば転送電話の課題を回避できます。利点と進め方は次のとおりです。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 自社番号 | 自社契約の番号をクラウドPBXで運用し、サービス解約・変更でも番号を維持できる |
| 場所自由 | スマホ/PCで会社番号を発着信でき、転送に頼らず直接受けられる |
| コスト見通し | 転送費でなく月額として把握でき、件数増でも見通しやすい |
| 選定確認 | 必要な市外局番の取得可否・既存番号の継続可否・通話品質を事前に確認する |
最大のつまずきは、転送電話を使い続け、転送費の増加や解約時の番号変更で損をすることです。番号と運用を自社に持てるのがクラウドPBXの価値です。当社はバーチャルオフィス利用時の電話・番号の整理を伴走支援しています。
番号・運用・コストを外部依存にしない設計を起点に選ぶことが要点になります。
転送電話比較チェック
バーチャルオフィスの電話とクラウドPBXとは、バーチャルオフィスやコワーキングで代表番号を取得し転送で受ける方式の課題と、クラウドPBXで自社番号を持つ利点のことです。
転送電話は手軽な反面、着信転送のたびに発生し件数で積み上がる転送費、サービス前提で自社運用に合わない取次、番号がサービスに紐づき解約・変更で使えなくなる依存、転送費・取次費が分散し総額が把握しにくいといった課題があります。
クラウドPBXで自社契約の番号を運用すれば、サービス解約・変更でも番号を維持でき、スマホ/PCで会社番号を直接発着信でき、コストも月額として把握しやすくなります。
必要な市外局番の取得可否・既存番号の継続可否・通話品質を事前確認し、転送電話を使い続け転送費増加や解約時の番号変更で損をする失敗を避け、番号・運用・コストを外部依存にしない設計を起点に選ぶことが要点となります。
以下に、押さえるべき要点とその内容を整理します。
| 項目 | ポイント | 解説 |
|---|---|---|
| 転送費 | 件数で増加 | 転送のたびにコスト発生 |
| 取次 | 自社運用に不適 | サービス前提の仕組み |
| 番号依存 | 解約で不可 | 番号がサービスに紐づく |
| PBX活用 | 自社番号維持 | 解約・変更でも同番号 |
| コスト | 月額で把握 | 転送費でなく見通しやすい |
この記事のよくある質問（FAQ）
本記事に関して、よく寄せられる質問をまとめました。
Q. バーチャルオフィスの転送電話の課題は？
A. 転送のみだと折り返しや発信で別番号になり、応対品質や信用面で不利になりがちです。着信設計の自由度が低く、機会損失につながる場合があります。
Q. クラウドPBXとの違いは？
A. クラウドPBXは会社番号での発着信・着信振り分け・スマホ内線などができ、転送のみの運用より応対の自由度と一貫性が高い点が違いです。
Q. 信用面はどうですか？
A. 市外局番の固定電話番号を取得・運用できるクラウドPBXなら、発着信が同一番号となり信用面の不利を避けやすいです。番号種別の確認が重要です。
Q. 注意点はありますか？
A. 通話品質はネット回線に依存します。番号の引き継ぎ可否や緊急通報の扱い、総額を確認し、回線環境を整えた上で導入することが重要です。
まとめ
これからバーチャルオフィスコワーキングスペースの契約をお考えなら、電話については、施設提供電話を契約する前に、一度クラウドＰＢＸを比較してみましょう！！
弊社では現在７社のクラウドＰＢＸサービスの代理店を行っておりまして、料金や評判、機能、音質などから最適なサービスをご提案可能です。また、クラウドPBXは社内のネットワーク環境によっては、音質が劣化してしまいますが、私たちは、音質を高めるために光ファイバーや携帯についてもトータルでアドバイスさせて頂きます。
そして、電話番号が今の番号そのままに導入できるかなどもその場で回答できます！
ご興味があれば、まずはお電話にてお問い合わせくださいませ。
電話：株式会社アーデント 03-5468-6097 ※「クラウドＰＢＸの記事を見た」とお伝えください。
または、おすすめのクラウドPBX7社比較サービスの詳細はこちらから↓以下ご覧下さい！
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🔹電子契約・文書管理: freeeサイン、クラウドサイン、GMOサイン、Adobe Acrobat
🔹セキュリティ対策: sophos、SentinelOne、ESET、ウイルスバスタークラウド
🔹バックアップ: syscloud、Avepoint
🔹RPA・自動化: RoboTANGO、DX-Suite、Yoom※、バクラクシリーズ
🔹勤怠・労務管理: 勤革時、楽楽勤怠、マネーフォワード
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🔹PBX・電話システム: INNOVERAPBX※、MOTTEL※
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