レンタルオフィス、シェアオフィスの電話を使ってはいけない！？

レンタルオフィス、シェアオフィスに入居予定なら、レンタルオフィス・バーチャルオフィス等が提供する固定電話回線には５つの大きな欠点がありますので、契約する前に一度確認しておきましょう！

【要注意！】2021年11月に総務省で答申案が発表されています。

今後、バーチャルオフィス、レンタルオフィス提供の電話番号は継続して利用ができなくなる可能性が高くなっています。

以下、総務省HP掲載資料の抜粋です。

答申案／総務省　情報通信審議会　電気通信事業政策部会　電気通信番号政策委員会（第32回）配付資料・議事録より⇒

 

レンタルオフィス、バーチャルオフィス事業者さんの多くが、総務省の定める本人確認義務を行っていなかったり、電気通信番号の使用計画などの認定を受けずに、提供しているケースが多数で、固定電話番号利用のルールを満たしていない状況です。

これにより直近だと、toonesという電話転送を行っていた事業者さんは電話サービスの停止を2022年6月に行い、サービス利用者は番号の継続利用ができなくなるという事態になりました。

レンタルオフィス、シェアオフィス提供の電話番号、転送電話サービスとは？

レンタルオフィス、サービスオフィス、バーチャルオフィスに入居すると、電話番号や転送電話を施設側で提供しています。どんなものかというと、レンタルオフィスの電話サービスは主に以下の４タイプに分かれます。

１．レンタルオフィス・シェアオフィスがNTTと契約した番号を使う電話

このケースは、サービスオフィスに多いのですが、電話の契約はレンタルオフィス側で持っていて、その業者がNTT等と契約した番号を提供されます。転送ではなく、発信も可能です。

電話機も、指定されたものをオフィス内に設置するのですが、1台10000円～20000円くらいとります。そのため、通常のオフィスを借りて、自分でNTTと契約するよりもかなり高額な負担となります。

このケースでは、外で電話を受ける場合は、携帯に転送することになるので、通話料負担が多いです。また、携帯から発信はできません。オフィスに戻ってからかけることに。

２．外部の転送電話だけのサービス

実際には、そのレンタルオフィスのサービスではなく、外部業者の転送電話サービスを自社サービスとして提供しているパターンです。

この場合、転送だけになりますので、発信ができません。また、携帯に転送して使いますので、2人、3人同時に電話を受けることができません。転送先の人が、電車に乗っていれば、結局は電話を受けることはできなくなってしまいます。

３．外部の発信、着信可能な電話サービス

専用のアプリを提供しているケースもあるのですが、このケースの場合、発信、着信両方が可能です。

できれば、こちらだと理想的ですね。

４．レンタルオフィス・シェアオフィス側では提供がなく、自分でNTTと契約する

この場合、普通のオフィスを借りる場合と一緒ですから、メリットも、デメリットもありませんが、

ただ、光ファイバーをご自身で契約する必要があります。多くのレンタルオフィス、シェアオフィスでは、光ファイバーを無料で提供しています。それなのに光ファイバーをひくと、無駄な負担が増えてしまいます。電話単体としては、NTTの光電話はお得ですが、光ファイバー代金まで考えると割高になってしまいます。

レンタルオフィス、シェアオフィス提供の電話番号、転送サービスの欠点、デメリット

欠点１　通話料が高い

レンタルオフィス提供の電話番号で、発信もできる場合、かなり通話料が高額なケースが多いです。

一例ですが、以下のような料金設定が多いです。

NTTの光電話　　　レンタルオフィス提供電話
8円／3分　　　→　　　　20円／3分

約2.5倍の料金設定ですね。

また、この通話料は高いので、どこの会社もＨＰに掲載をしておりません。

また、通話料部分を先にデポジットで預ける方式のところも多いです。

欠点２　将来オフィス移転して番号をもっていくことができない

将来オフィス移転をして、そのレンタルオフィスから出る場合は、使っていた電話番号は必ず変わってしまいます。

お客様への説明はかなり面倒ですよね。

欠点3　ＩＰ電話（光電話）が割高になってしまう

多くのレンタルオフィス・シェアオフィスでは、光ファイバーについては、無料提供になっています。

一見これは、いいお話に見えるのですが、実は光ファイバーを自社で契約できないとなると、

電話については、NTTの固定電話を契約するか、レンタルオフィス提供電話を使うかの2択になってしまいます。

レンタルオフィス提供の電話を使わない場合、NTTの固定電話は、通話料も基本料も高く、今はあまり契約されないサービスですが、こちらを使わざるを得なくなってしまうんですね。

また、仮に光ファイバーを自社で引き込みができた場合でも、本来不要な光ファイバー代を払う必要がでてきますので、光電話が実は割高になってしまいます。

欠点４　全員で電話を受けられない。取次ができない。

これも、地味にデメリットです。発信できる電話で、レンタルオフィス側で提供している電話機を使用する場合ですが、料金が高いので、１つしか電話を契約しないと、オフィス内にある１つの電話機でしか電話に出れず、他の人に電話をつなぐには、その電話機のところまで、来てもらう一つ用があります。

また、転送電話で携帯に転送する場合ですが、一人にしか転送ができません。

そのため、転送先の人が電車に乗っているなど、電話に出れない状況になると、鳴りっぱなしで、結局は留守番電話や外部の電話秘書に転送することに。

もちろん、Ａさんが受けた電話をＢさんに取り次ぐということができません。基本、いつも折り返しの対応になってしまいます。

欠点５　ＦＡＸについては基本対応外。もしくは、受信のみ

いまだにＦＡＸは使っている企業様も多いと思いますが、レンタルオフィス提供サービスでは、

ＦＡＸは、対象外かもしくは送信ができないことがあります。

ただ、こちらは施設によっては送信ができるサービスを提供しているケースもあります。

その場合でも、電話番号は、電話番号と1番違いなどにはできず、局番から全然違う番号になってしまいます。

解決策は、施設提供ではないクラウドＰＢＸ！

レンタルオフィスに入居されるのであれば、ここまで説明した問題が付いてきてしまいます。

それを解決するには、電気通信事業者として認定を受けたクラウドPBXの導入を検討しましょう。

こちらであれば、以下の対応が可能です。

１．将来移転しても使い続けられるので、移転時の手間がなくなります。

２．通話料は、NTTの光電話よりも安く、コストダウンに。

３．電話は全員で外でも受けることができて、お客様からの電話を逃さないですみます。

４．ＦＡＸもセットで契約ができるので、連番も用意が可能

５．光電話と異なり、光ファイバーがなくても使える

６．電話に出れないときに、別支店に転送するなど細かい設定も可能

７．今持っている番号を変えずに移行できる

クラウドＰＢＸの詳細はこちら↓

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クラウドＰＢＸとＮＴＴ光電話のコスト比較

以下1人で電話を発着信する場合の料金を比較した事例です。

まず、光ファイバーがなくても使えるので、NTTで契約するよりもかなりお得です。

また、通話料も安いのと、転送費用が外でもスマホで受けられるため、削減できるので、かなりのコストダウンになります。

レンタルオフィスの電話は何に注意すべき？

レンタルオフィス・シェアオフィス備え付けの電話は手軽ですが、後で困る注意点があります。確認の観点は次のとおりです。

 ポイントは、備え付け電話は「その場では便利だが、番号がオフィスに縛られる」という点です。退去・移転で番号が変われば、名刺・Web・取引先周知をやり直すことになります。手軽さの裏で番号がオフィス依存になる点を理解することが、

電話の選び方を考える出発点になります。備え付け電話は契約前に番号の継続可否を必ず確認し、移転リスクを把握しておくことが重要です。

クラウドPBXで自社番号を持つ利点は？

レンタルオフィスでも、クラウドPBXで自社番号を持てば備え付け電話の制約を回避できます。利点と進め方は次のとおりです。

 最大のつまずきは、備え付け電話を使い続け、退去時に番号変更で取引先周知をやり直すことです。番号がオフィスに縛られない状態にできるのがクラウドPBXの価値です。当社はレンタルオフィス利用時の電話・番号の整理を伴走支援しています。

番号をオフィス依存にしない設計を起点に選ぶことが、移転に強い体制の要点になります。

レンタルオフィス電話チェック

レンタルオフィスの電話とクラウドPBXとは、レンタルオフィス・シェアオフィス備え付けの電話の注意点と、クラウドPBXで自社番号を持つ利点のことです。

備え付け電話は手軽な反面、退去時にその番号を継続利用できないことが多く移転で番号が変わり、取次や受電が共用前提で自社運用に合わない、携帯転送費など見えにくいコストが発生する、番号がオフィスに紐づき移転のたびに周知し直すコストが生じるといった注意点があります。

クラウドPBXで自社契約の番号を運用すれば、退去・移転しても同番号を使い続けられ、スマホ/PCで会社番号を発着信でき共用設備に依存せず、コストも月額として把握しやすくなります。

レンタルオフィス契約での電話・通信の扱いと番号継続可否を事前確認し、備え付け電話を使い続け退去時に番号変更で周知をやり直す失敗を避け、番号をオフィス依存にしない設計を起点に選ぶことが要点となります。

 以下に、押さえるべき要点とその内容を整理します。

この記事のよくある質問（FAQ）

本記事に関して、よく寄せられる質問をまとめました。

Q. レンタルオフィスの電話はそのまま使えますか？

A. 共用設備や提供サービスに依存し、退去時に番号を継続できない場合があります。事業の番号を安定運用したいなら、依存しない仕組みの検討が必要です。

Q. 何が問題になりますか？

A. 退去・移転で番号が使えなくなる、転送品質や機能が限定される、信用面の番号種別などが問題になり得ます。番号を事業資産として維持できるかが論点です。

Q. クラウドPBXの利点は？

A. 拠点に依存せず同じ番号を使い続けられ、移転・退去でも番号を維持しやすい点が利点です。スマホ活用や着信設計の柔軟さも得られます。

Q. 注意点はありますか？

A. 通話品質はネット回線に依存します。番号の引き継ぎ可否や緊急通報の扱い、総額を契約前に確認し、回線環境を整えてから導入することが重要です。

関連情報・お問い合わせ

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まとめ

これからレンタルオフィス、サービスオフィスに入居をお考えなら、電話については、施設提供電話を契約する前に、一度クラウドＰＢＸを比較してみましょう！！

また、弊社では現在７社のクラウドＰＢＸサービスの代理店を行っておりまして、御社に最適なサービスをご提案可能です。

ご興味があれば、まずはお電話にてお問い合わせくださいませ。

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