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クラウドPBXとは?メリット、デメリット徹底まとめ解説!

<この記事を書いた人>

そもそもPBXって何?


PBXとは、オフィス内にビジネスフォンを設置するときに導入する機械のことで、主装置とも言います。

ビジネスフォンが、転送保留をしたり、留守番電話機能を持たせたり、複数の電話回線をまとめて利用したりするときに必要となり、基本的にビジネスホンを使う場合にはPBXは必須です。

 

クラウドPBX(クラウドピービ―エックス)、クラウドフォンとは


クラウドPBX(cloud pbx)・クラウドフォンとは、今まで装置をオフィスに設置して提供していたビジネスフォンの機能をクラウド上のサーバーが提供するサービスのことを言います。

つまりオフィス内にPBXという機械を置く必要がなくないクラウド電話です。

仕組みとしては、クラウド上にPBX(主装置)があるクラウド型のビジネスフォン、クラウド化したビジネスホンだと思ってください。

それによって、離れた場所でも内線で電話をつないだりと、たくさんのメリットを受けることができ、今通常のビジネスホンよりも市場シェアが伸びてきています。

 

 

クラウドPBXのメリット

1.ビジネスホンを買う必要がない。スマホアプリかPCソフトフォンが電話機になる!

ビジネスホンを買う場合、導入時に数十万円かかりますよね。さらにオフィス移転のたびに移設工事費用が数万円。

社員が増えるたびに、追加購入と工事費用が数万円。これらの費用が全部なくなります。

オフィス移転でも、ビジネスホンと比較すると、コストは基本的にかかりません。社員が増えても、クラウドPBX用のスマホアプリを携帯に導入するだけ!非常にフレキシブル。

社内の会議室に電話機を置く必要もなくなりますし、フリーアドレス制にもばっちり。

また、社内での席替えもしやすくなります。PCもしくはスマホを持っていけば、席替え完了!

ビジネスホンの導入をしているなら、ぜひこちらの記事がおすすめ!

 

2.社外でも、代表電話で通話ができる

・営業が外出中に外から代表電話をかけたい。

・在宅ワーカーが在宅で仕事をしていることを知られたくないので、外から代表電話番号で電話を掛けたい。

・電話営業を外注している。

などのケースで有効!

スマホであれば、社外から、代表電話番号で発信が可能です。もちろん着信もできます。

また、BtoCビジネスだと、反響に対して、営業が外から携帯電話でかけなおすと、知らない携帯番号だからと、電話してもお客様が出ないケースがありますが、クラウドPBXでは、外から、すぐに代表番号で発信ができるので、つながりやすさが上がります!

 

BtoBでも、通常のビジネスホンや電話機では、担当が外出中にかかってきた電話は、伝言を受けて、折り返しになると思います。

担当者が外から電話をかけても、時間が数分ずれるだけで、お客様が外出してしまったり、つながらなくなることありますよね。

クラウドPBXでは、外出中の担当者にそのまま、内線転送が無料で行えます。お客様には、担当が社内にいるかのように、そのまま電話をつなげられますので、お客様の満足度も上がりますし、担当も折り返したのにつながらないということで手間を減らすことができます。

また、違う支店がある場合。例えば、大阪支店が全員外出中に、東京からあたかも大阪支店に人がいるかのように、発信することも可能です。なお、これは海外でも同じように使えます。韓国出張中に東京の取引先に市内通話で電話をかけるということも可能に!

 

3.今の番号そのままに移行できる

NTTの固定電話で発番した番号(一番最初にNTTの固定電話でとった番号)とNTTの光電話でとった番号であれば、そのままナンバーポータビリティで番号を引き継ぐことができます。

※ソフトバンクや、KDDI、各種CATV会社等で発番した特殊な電話番号はできません。

 

4.FAXをクラウド上で管理可能

届いたFAXをクラウド上で、管理して、必要ないものはそのまま印刷せずに破棄したり、外出中でも、届いたFAXはメールに転送されるので、外でFAXを確認することも可能です。

また、スマホのメールから、特定のメールアドレスにメールを送ることで、外からFAX送信もできるようになります!

 

 

5.プライベート携帯を会社の電話にして、大幅コスト削減に

クラウドPBXのアプリをプライベート携帯にインストールすることで、会社の電話になります。

以下法人携帯との比較例です。

法人携帯 クラウドPBX
月額料金 1人5000円前後 1人1300円程度

 

法人携帯の導入をまだしていない企業様でも、テレワーク等で外で電話をとってもらいたいときに、クラウドPBXなら、コストを抑えつつ、通話料も会社負担にできるので、スタッフさんの満足度アップにつながります。

 

6.細かいコールルーティングが可能

「最初に総務部を鳴らして、その後誰も取れない場合に、全員鳴らす」とか、

「最初に、東京支社を鳴らし、誰も出れない場合に、大阪本社の番号を鳴らす」

「最初に全員の電話を鳴らし、誰も出れない場合に、電話秘書を鳴らす」などの、

細かいルールが設定可能ですし、転送費用も無料です。

 

また、良くかかっている営業の電話番号をブロックしたりして、無駄な電話応対を減らすこともできます。

さらに、IVRという機能で、「〇〇にご用の方は、1を押してください」などのアナウンスを流し、お客様の用件によっての鳴らしわけも可能です。

使い方によっては、大幅に生産性を上げることができますよ!

 

7. 通話料も下がる

電話料金も、基本的にNTTの固定電話やIP電話よりもさらに下がります。

一例ですが、弊社が導入しているアイネオさんとNTTの比較

circle NTT ひかり電話
市内通話 6.18円/3分 8円/3分
県外市内通話 6.47円/3分 8円/3分
県外通話 7.77円/3分 8円/3分
携帯電話 12.94円/1分 17円前後/1分
アメリカへ 7.02円/1分 9円/1分
中国へ 7.02~18.72円/1分 30円/1分

たくさん電話をかける会社の場合、コスト削減にもなります!なお、通話課金分数を短くすることもできまして、電話営業や不動産業の物件確認など1分くらいの通話を多くする業種には大幅なコスト削減につながります。

 

8.オフィスを移転しても以後電話番号が変わらなくなる

通常のNTTの電話番号では、NTTの局外へオフィスを移転すると、電話番号が変わってしまいます。

しかし、クラウドPBXでは、局外へ移転しても、今の番号を持っていくことが可能です。

詳細はこちらの記事をご覧ください↓

引越の手間も減りますし、古いお客様からの反響の取り逃しを防げます。

9.共有電話帳が無料で使える

通常、取引先との電話帳を会社で用意するには、別途お金を払う必要がありますよね。クラウドPBXでは、それが標準でついていることが多いです。

取引先の電話を、個人の携帯で管理すると、修正がその都度全員が作業する必要がありますし、担当者の登録も、全員がしなければいけません。会社共通の電話帳なら、だれか一人が登録した内容を全員で確認できます!

こういった共有電話帳は通常有料ですが、無料でついてきます。

もちろん、登録したお客様からの電話は、相手の社名が出るようになりますので、お客様への印象アップにも!

 

 

10.内線通話は世界中どこにいても無料

よく、海外出張がある企業様で、急ぎの場合、会社の代表番号から電話をして、けっこうな通話料がかかることがあると思いますが、
クラウドPBXなら、内線通話は世界中、また日本のどこにいても無料です。

音質も、先日アメリカと東京でやり取りをしましたが、日本にいるのと、変わらない音質でした!

 

11.先端的なイメージでかっこいい

社内のデスクをフリーアドレス制にしたりして、お客様へのイメージ作りでも、かなり先端的なイメージを与えることができます。机の上からは電話がなくなり快適に!

また、PCソフトフォンや、クラウドPBXのスマホ用アプリは常にバージョンアップしていきますので、定期的に機能が追加されたりします。

ビジネスホンでは、PBXのメンテナンスに時間とお金がかかりますが、そういったものは不要になります。

 

12.コールトラッキングができる

クラウドPBXでは、細かい着信履歴をシステムが記録していきます。そのため、複数の番号を取得すれば、HPには番号A,ホットペッパーには番号B、google広告には番号Cのように使い分けをすると、お客様に「何を見たんですか?」と聞かなくても、簡単にコールトラッキングが可能となります。通常だと、月額1万程度のサービスを番号代の数百円で実現可能です!

詳細はこちらから↓

 

13.コールセンター用のアナウンス、IVRや通話録音、モニタリングもできる

クラウドPBX,クラウド電話では、NTTの電話にない機能が多くついています。

代表的な機能が以下の4つです。

①アナウンス・・・指定した時間帯にアナウンスを流せます。(例)「本日の営業は終了致しました。明日〇時以降におかけ直し下さい・・・」

②IVR・・・電話番号をお客様に選択し、着信先を振り分ける機能です。(例)「〇〇に用件の方は、1を押してください。□□にご用件の方は、2を押してください・・・」

③通話録音・・・通話を全部自動で録音しておきます。トラブルになりそうな電話を後で聞き返すことも可能です。

④モニタリング・・・新人の電話を上司が聞くことができます。新人にだけ聞こえるようにアドバイスを送ることも可能です。

これにより20人くらいまでの小規模コールセンターを作る場合には、かなりの低コストでコールセンターを作ることができます。

 

14.ipad受付と連携しやすい

最近増えてきているipad受付ですが、クラウドPBXであれば、連携がしやすいです。

通常のビジネスホンに連携させるものですと、初期投資で数十万円かかりますが、クラウドPBXであれば、初期投資で、3~5万円程度で導入可能に。受付にipadがあるだけで、先端的なイメージをお客様に持ってもらえます。

また、担当者を直接呼び出しますので、事務スタッフの生産性アップにも!

 

15.CRM・CTIと連動できる

電話帳やセールスフォースやキントーン、サイボウズ、zoho等連携し、CRMに登録した顧客からの着信時に、そのお客様のデータがポップアップできたり、CRMの顧客データからクリックトゥコールができるなど、お客様へのサービス向上や営業スタッフの生産性向上につながります。

こちらはzoho crmと連携した事例で、着信時に電話に出る前に電話番号に紐づいた顧客データを表示しています。

詳細はこちらから↓

 

クラウドPBXのデメリット

会社によっては音質が悪い。また音質が、ネット環境で左右される

いくつか試しましたが、音質の悪い会社もありました。

また、社外で電話を受けるときに、3G回線だと、音質が下がります。

社内のwifi環境でも、クラウドPBXサービスによっては音質が悪いものがありますので、音質のいいサービスを選ばないと、けっこう大変です。

ちなみに、光ファイバーの回線、ルーターを変えること等よっては大きく改善しますので、光ファイバーをNURO等のスピードの速い会社に変更したり、ルーターをいいものに変えるなどの対策が必要になる可能性があります。

 

毎月のコストがかかる

クラウドPBXサービスの問題点として、毎月コストがかかります。目安ですが、一人1000円~1300円かかってきます。

外出が多いとか、在宅さんがいるとか、何か導入のメリットが強ければいいでしょうし、ビジネスホンを買う数十万円がなくなることを考えるとお得ですが、逆に、引越はまずしない。もしくは人数も3人以下でビジネスホンを買うほどではない場合、家庭用電話機を数千円で買ってきて、IP電話にした方がコストは下がります。

FAXの連携が少し難しい

通常の複合機をFAXに接続する場合、少し複雑になります。詳細はこちらから↓

 

 

まとめ

ということで、以下に当てはまる法人様にはクラウドPBXがおすすめです。

1.外出する社員が多い。

2.ビジネスホンを買っていて、数年ごとに移転予定

3.在宅ワーカーがいる

4.オフィス移転の予定があって、電話番号を変えたくない

5.複数拠点がある

6.オフィスがフリーアドレス制

7.海外とのやり取りがある

8.ビジネスホンのリースが切れるタイミング

9.コールセンターをこれから作る予定がある

10.CRMを導入している

クラウドPBXのメリットが合致する場合には、本当におすすめです!

弊社では現在7社のクラウドPBXサービスの代理店を行っておりまして、御社に料金や評判、機能などから最適なサービスをご提案可能です。また、音質を高めるために光ファイバーや携帯についてのトータルでアドバイスをさせて頂いておりますし、電話番号が今の番号そのままに導入できるかなどもその場で回答できす。

ご興味があれば、まずはお電話にてお問い合わせくださいませ。

電話:株式会社アーデント 03-5468-6097 ※「クラウドPBXの記事を見た」とお伝えください。

または、おすすめのクラウドPBX7社比較サービスの詳細こちらから↓以下ご覧下さい!

クラウドPBX

 

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