クラウドPBXとは？仕組みから導入メリット、デメリットまで徹底解説！

顧客や取引先などの電話対応に便利なPBXを活用している企業は多いのではないでしょうか。
最近はより利便性の高いクラウドPBXというシステムの導入も増えています。

クラウドPBXはPBXの進化系で、インターネットで電話回線を構築できるサービスです。

そこでこの記事では、次の項目を解説します。

クラウドＰＢＸ・クラウド電話とは

PBXは「Private Branch eXchang」の略で、電話交換機という意味です。PBXは企業などで主に導入されています。企業に電話したときに、音声自動案内のあと担当部署につながれた経験があるのではないでしょうか。それは、電話が一度PBXに接続され、必要に応じて担当部署につながれるという仕組みです。

クラウドPBXは、PBXをクラウド化したシステムです。クラウド化することで、インターネット上で通話・通信を行えるようになり、従来の電話環境を改善できます。

クラウドPBXには場所を選ばずに電話環境を構築できる、設定はブラウザやアプリ上で行える、コスト削減など、企業にとって複数のメリットがあります。

そもそもクラウドとは？

クラウドとは、多くのサーバー群にファイルやシステムをアップして、インターネットを通して、それらを利用することを言います。今までの１つのサーバーにファイルをアップするのとを異なり、バックアップが充実していたり、災害時でも、他のサーバーを通してサービスを受けられる冗長性（継続してサービスを受けられる品質）が上がっているのが特徴です。

クラウドPBXは、複数の地域が離れたクラウドサーバーを使って提供されていますので、例えば東京で大災害が起きた場合でも、大阪のサーバーから継続利用できるようになっています。

 

ＰＢＸの種類

PBXは、時代の流れとともにさまざまな進化を果たしてきました。その過程で、PBXには他にIP-PBX、クラウドPBXといった種類があります。それぞれどのような特徴があるのか解説します。

PBXの種類比較表

左右にスクロールしますので、動かしながら御覧ください！

 

 

 

 

 

 

PBX

電話交換機として最初に開発されたのが、PBXです。

従来、社内の内線は外線を一度通す必要があり、不便に感じていた人も多くいました。
その不便を解決するためにできたのがPBXです。

PBXの登場によって、内線どうしの通話が無料で行えるようになったのです。また、外線からの着信も複数の内線につなげられるようになりました。

しかし、PBXは電話回線を使用するため電話機が必要となり、拠点ごとにPBXを導入すると費用がかかるのがデメリットでした。

回線の増減や設定が自社で行えず、業者への依頼コストがかかるうえに耐用年数もあり、ランニングコストがかさんでしまうという点が難点です。

IP-PBX

IP-PBXは、IP電話で外線と内線を中継するPBXです。IP電話のIPとはInternetProtocolの略ですので、IP電話とは音声をパケットに変換し、インターネット網を使って通話する電話のことを言います。

IP-PBXは、従来の電話回線からネットワーク回線に変更となったことで、電話機の増設や設定をいちいち業者に依頼する必要がなくなり、手間もランニングコストも抑えられます。LANケーブルを電話機につなげば使えるようになりますので、座席変更にも簡単に対応ができるのが特徴です。デメリットは、IP-PBXのハードウェア購入と設置コストがかかってしまうという点です。

クラウドPBX

クラウドPBXは、インターネットを介して利用できます。インターネットにつながってさえいれば利用できるので、PBXやIP-PBXのようにハードウェアを社内に設置する必要がなく設置工事のコストがかかりません。

メンテナンスもクラウドPBXサービス提供者が行うので、気にする必要がないのもメリットです。

 

クラウドPBXを導入したいケース

１．開業時

独立開業時は、少人数で全員外出が多くなりがちです。こういうケースでは、携帯に転送するのですが、そのときの転送通話料がかなりの金額になってしまいます。それであれば、転送ではなく、直接スマートフォンに着信するクラウドPBXで番号を取得したほうがコスト削減につながります。

また、NTTだと、番号取得に時間がかかるケースもありますが、クラウドPBXであれば、すぐ番号を確保できるので、許認可や銀行に提出する書類にすぐ電話番号を書くこともできます。

２．テレワークをしている

テレワークをしていると、出社した人ばかりが代表電話をとることになり、負担が集中。誰が代表電話を取るのかで、若干微妙な空気になることも。クラウドPBXなら、会社にいる人、自宅にいる人関係なく、電話を出られるので、そういう懸念はなくなります。

また、全員出社しない日があったとしても、会社の電話を受けられるのもメリットです。

３．多くの番号利用している

１つの管理画面、各番号ごとに留守電や時間外アナウンス、転送などを設定できるのがクラウドPBXの強みです。複数拠点を持っていたり、部署ごとの番号がある場合に、管理画面で各番号ごとに細かく管理できるのは、非常に便利です。

 

 

 

クラウドＰＢＸの主な機能

クラウドPBXは、従来のPBXに比べてランニングコストも手間もかからず、とても便利なものになりました。

クラウドPBXの機能について、詳しく見ていきましょう。

場所を問わず行える内線通話。海外でも利用可

クラウドPBXは場所を問わず、内線として通話することができます。

専用アプリをインストールしたスマホやPCどうしであれば、なんとテレワークや出張などオフィスにいなくても内線として通話可能です。クラウドＰＢＸ・クラウド電話なら、内線通話は日本のどこにいても無料です。また、クラウドPBXサービスによっては海外でも使うことが可能です。

音質も、先日アメリカと東京でやり取りをしましたが、日本にいるのと、変わらない音質でした！

ＦＡＸをクラウド上で管理可能

届いたＦＡＸをクラウド上で、管理して、必要ないものはそのまま印刷せずに破棄したり、外出中でも、届いたＦＡＸはメールに転送されるので、外でＦＡＸを確認することも可能です。

また、スマホのメールから、特定のメールアドレスにメールを送ることで、外からＦＡＸ送信もできるようになります！

効率化を図れる便利機能多数！営業時間外のアナウンス、ＩＶＲや通話録音、モニタリング等

クラウドPBXには、顧客応対を効率化する便利機能が備わっています。

代表的な機能が以下の４つです。

①アナウンス・・・指定した時間帯にアナウンスを流せます。（例）「本日の営業は終了致しました。明日〇時以降におかけ直し下さい・・・」

②ＩＶＲ・・・電話番号をお客様に選択し、着信先を振り分ける機能です。（例）「〇〇に用件の方は、１を押してください。□□にご用件の方は、２を押してください・・・」

③通話録音・・・通話を全部自動で録音しておきます。トラブルになりそうな電話を後で聞き返すことも可能です。

④モニタリング・・・新人の電話を上司が聞くことができます。新人にだけ聞こえるようにアドバイスを送ることも可能です。

これにより20人くらいまでの小規模コールセンターを作る場合には、かなり低コストでコールセンターを作ることができます。

 

コンピューター上で完結するCTI機能

クラウドPBXでは、セールスフォースやキントーン、サイボウズ、zoho等連携し、CRMに登録した顧客電話番号から着信時に、そのお客様のデータがポップアップできるCTI機能があります。CTI機能は、電話番号をもとに顧客を割り出し、コンピューターに表示します。電話をとる前にどの顧客からの着信かわかるので、すぐに顧客に合わせた対応がとれるのも魅力です。また、ＣＲＭの顧客データからクリックトゥコールができるなど、お客様へのサービス向上や営業スタッフの生産性向上につながります。

こちらはkintoneと連携した事例で、着信時に電話に出る前に電話番号に紐づいた顧客データを表示しています。

詳細はこちらから↓

 

細かいコールルーティング可。管理画面でスムーズな設定変更

クラウドＰＢＸ・クラウド電話なら、「最初に総務部を鳴らして、その後誰も取れない場合に、全員鳴らす」とか、

「最初に、東京支社を鳴らし、誰も出れない場合に、大阪本社の番号を鳴らす」、「最初に全員の電話を鳴らし、誰も出れない場合に、電話秘書を鳴らす」などの細かいルールが設定可能ですし、転送費用も無料です。

また、良くかかっている営業の電話番号をブロックできるサービスもあるので、無駄な電話応対を減らすこともできます。

こういった設定をクラウドPBXは、設定もブラウザ上から行えるので業者に依頼する手間がかかりません。設定変更は、事業所の移転や部署のレイアウト変更時に必要となります。

従来のPBXでは業者に設定変更の依頼をしなくてはいけませんでしたが、手軽にブラウザにて行えるので便利です。ブラウザ上で番号の追加・削除・変更ができます。

 

通話料が下がることも

クラウドPBXなら、電話料金も、基本的にＮＴＴの固定電話やＩＰ電話よりもさらに下がります。

一例ですが、弊社が導入しているcloudpbxサービスのアイネオ社とＮＴＴの比較は以下の通りです。

通話先	circle	NTT ひかり電話
市内通話	6.18円／3分	8円／3分
県外市内通話	6.47円／3分	8円／3分
県外通話	7.77円／3分	8円／3分
携帯電話	12.94円／1分	17円前後／1分
アメリカへ	7.02円／1分	9円／1分
中国へ	7.02～18.72円/1分	30円／1分

たくさん電話をかける会社の場合、コスト削減にもなります！なお、通話課金分数を短くすることもできまして、電話営業や不動産業の物件確認など1分くらいの通話を多くする業種には大幅なコスト削減につながります。

 

クラウドPBXを導入すると得られるメリット

クラウドPBXを導入すると、企業にとってうれしいメリットがあります。どのようなメリットがあるのか、見ていきましょう。

大幅コストにコストを削減できる

ビジネスホンを買う場合、導入時に数十万円かかります。さらにオフィス移転のたびに移設工事費用が数万円。

社員が増えるたびに、追加購入と工事費用が数万円。これらの費用が全部なくなります。

さらに、社員が増えても、クラウドＰＢＸ・クラウド電話用のスマホアプリを携帯に導入するだけ！工事はいらず、アカウントを増やせば使えるようになり、非常にフレキシブル。

社内の会議室に電話機を置く必要もなくなりますし、フリーアドレス制にもばっちり。

また、社内での席替えもしやすくなります。ＰＣもしくはスマホを持っていけば、席替え完了です。

ビジネスホンを導入しているなら、こちらの記事がおすすめ！

 

場所を問わず代表番号で通話ができる

・営業が外出中に外から代表電話をかけたい。

・在宅ワーカーが在宅で仕事をしていることを知られたくないので、外から代表電話番号で電話を掛けたい。

・電話営業を外注している。

などのケースで有効です。

スマホであれば、社外から、代表電話番号で発信が可能です。もちろん着信もできます。

また、ＢtoＣビジネスだと、反響に対して、営業が外から携帯電話でかけなおすと、知らない携帯番号だからと、電話してもお客様が出ないケースがありますが、クラウドＰＢＸでは、外から、すぐに代表番号で発信ができるので、つながりやすさが上がります！

 

ＢtoBでも、通常のビジネスホンや電話機では、担当が外出中にかかってきた電話は、伝言を受けて、折り返しになると思います。

担当者が外から電話をかけても、時間が数分ずれるだけで、お客様が外出してしまったり、つながらなくなることありますよね。

クラウドＰＢＸ・クラウド電話では、外出中の担当者にそのまま、内線転送が無料で行えます。お客様には、担当が社内にいるかのように、そのまま電話をつなげられますので、お客様の満足度も上がりますし、担当も折り返したのにつながらないということで手間を減らすことができます。

また、違う支店がある場合。例えば、大阪支店が全員外出中に、東京からあたかも大阪支店に人がいるかのように、発信することも可能です。なお、これは海外でも同じように使えます。韓国出張中に東京の取引先に市内通話で電話をかけるということも可能に！

 

今の番号変えずにそのまま移行できる

ＮＴＴの固定電話で発番した番号（一番最初にＮＴＴの固定電話でとった番号）とＮＴＴの光電話でとった番号であれば、そのままナンバーポータビリティで番号を引き継ぎクラウドPBXで使う事ができます。

※ソフトバンクや、ＫＤＤＩ、各種ＣＡＴＶ会社等で発番した特殊な電話番号はできません。

 

 

プライベート携帯を会社の電話にして、大幅コスト削減に

クラウドＰＢＸ（cloudpbx）・クラウド電話のアプリをプライベート携帯にインストールすることで、会社の電話になります。

以下法人携帯との比較例です。

	法人携帯	クラウドＰＢＸ
月額料金	1人5000円前後	1人1200円程度

 

法人携帯の導入をまだしていない企業様でも、テレワーク等で外で電話をとってもらいたいときに、クラウドＰＢＸなら、コストを抑えつつ、通話料も会社負担にできるので、スタッフさんの満足度アップにつながります。

 

オフィスを移転しても以後電話番号が変わらなくなる

通常のＮＴＴの電話番号では、ＮＴＴの局外へオフィスを移転すると、電話番号が変わってしまいます。

しかし、クラウドＰＢＸでは、局外へ移転しても、今の番号を持っていくことが可能です。

詳細はこちらの記事をご覧ください↓

引越の手間も減りますし、古いお客様からの反響の取り逃しを防げます。

 

トラブルを回避できる

クラウドPBXの通話録音機能を使用すれば、通話を録音して事後に確認できます。

顧客や取引先とのやりとりにおいて、聞き間違いの有無や言った・言わないの確認、理不尽なクレームや悪質な業務妨害への対処が可能です。

その他にも、営業トークの振り返りや電話対応のサービス向上に活かすこともできます。

事業の状況に合わせた運用が行える

PBXは事務所の開設や移設時、オフィスのレイアウト変更でも電話機の設置や配線、PBXの設定が必要です。従来のPBXはその都度業者に依頼しなくてはいけませんでした。

しかし、クラウドPBXであれば、ネット上の管理画面から簡単に設定の編集が可能ですし、業者に依頼する手間もコストもかかりません。また、社員が減ればその分アカウントを減らしたり、一時的にイベント利用でアカウントを２か月だけ増やすなども可能です。

 

クラウドＰＢＸのデメリット

クラウドPBXサービスを提供する会社ごとに特徴も異なり、人によってはデメリットと考えられる点もあります。

会社によっては通話品質、音質が悪い。また音質が、ネット環境で左右される

クラウドPBXのサービスを提供するベンダーや利用環境によって、音質が安定しないこともあります。

Wi-Fi環境下で、通話の内容がクレーム処理や金融商材などを扱う場合はとくに注意しましょう。常に高品質な音声レベルを求めるなら、通話品質の高さをウリにしている会社のクラウドPBXサービスを選ぶのがおすすめです。

 

毎月のコストがかかる

クラウドPBXは内線として使う通話料は無料ですが、月額料金がかかります。また、クラウドPBXサービスを提供する会社によって料金形態はさまざまです。

社員一人につき、さらに料金がかかったり、社員の人数規模によって料金が変わったりする場合もあります。クラウドPBXサービスを導入するには、しっかりと各社の料金形態を確認しましょう。

FAXの連携が少し難しい

クラウドPBXを導入した場合、複合機の種類や導入するクラウドPBXによって複合機でのFAX機能が使えなくなることがあります。

これは、複合機のFAX機能はアナログ回線、クラウドPBXはインターネット回線と通信形式が違うためです。FAX機能をどうしても残したい場合は、アナログ回線を残しておくか、ネットFAXに切り替えましょう。

クラウドPBXのサービスの中には、FAX機能がある会社もあります。

通常の複合機をFAXに接続する場合、少し複雑になります。詳細はこちらから↓

 

 

クラウドPBX導入時にアーデントが選ばれる理由

音質が良いものを厳選！

代理店として、クラウドPBXを取り扱いをするうえで、数多くの商品について音質をテスト。
一定の音質が低かった商品については外し、
音質の良かった７商品を厳選して、代理店として扱っております。

料金を一括で比較可！

継続したい番号、電話番号数、人数、利用端末、オプションなどのご要望に応じて、
７社分の料金を表で一括比較して、ご提案が可能です。
料金や機能からみて、総合的に最適な商品をおすすめ致します。

どんな要望にも対応可！

「番号を変えたくない」「FAXはPCで送受信したい」「CRMと連携したい」
などの様々なご要望に対して、クラウドPBX7社を扱っていますので、
大抵のご要望には対応が可能です。

ネットワーク環境も含めてサポート

クラウドPBXは、光ファイバー、WIFI環境、携帯のキャリアなどもすべて関わってきます。
弊社では、光ファイバー、法人携帯や社内ネットワークの最適化や通信費の削減なども
お手伝いができますので、快適なネット環境にするところまでサポートします。

その他クラウド商品も販売

google workspaceやmicrosoft365、kintone、マネーフォワード、
仮想オフィスツール、電子サインツール、セキュリティソフトなどクラウドサービスを100以上取り扱っております。
クラウドPBX導入企業様には、定価から割引してご提供可能です。
IT全般をアーデントがサポート致します。

 

 

まとめ

ここまで、クラウドPBXについてやPBXの種類、クラウドPBXの主な機能やクラウドPBXを導入するメリットとデメリットについて網羅的に解説してきました。

クラウドPBXは、テレワークにも活用でき、昨今の状況にとてもふさわしいPBXです。
従来のPBXと比べ、初期費用やランニングコストが抑えられるなどの進化を遂げてきました。

デメリットと捉えられる点もありますが、それを上回るほどのメリットがあります。

会社の電話環境をクラウドPBXに変更し、社員どうしはもちろん、顧客とのコミュニケーションも円滑に行える環境を築きましょう。

 

弊社では現在７社のクラウドＰＢＸサービスの代理店を行っておりまして、料金や評判、機能、音質などから最適なサービスをご提案可能です。また、クラウドPBXは社内のネットワーク環境によっては、音質が劣化してしまいますが、私たちは、音質を高めるために光ファイバーや携帯についてもトータルでアドバイスさせて頂きます。

そして、電話番号が今の番号そのままに導入できるかなどもその場で回答できます！

ご興味があれば、まずはお電話にてお問い合わせくださいませ。

電話：株式会社アーデント　03-5468-6097　※「クラウドＰＢＸの記事を見た」とお伝えください。

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