IVRで店舗、支店への問い合わせを本社で一括対応が簡単。コストも大幅削減！

IVRとは

IVRとは、電話が着信した際に、アナウンスを流し、お客様に番号を押してもらい、着信先を変更できるサービスのことを言います。

よく問い合わせ窓口に電話をすると、「〇〇に用件の方は、１を教えてください。■■に用件の方は、２を押して下さい」というアナウンスを聞いたことありますよね。あれば、IVRです。

 

本社、支店、各店舗での対応窓口を1本化できる？！

IVRを使えば、いくつかある拠点の窓口を一本化することができます。例えば、飲食店や美容院で、予約を現場の店舗が受けていることがあると思いますが、IVR機能を使って、

「予約の方は１を押してください。店舗にご用の方は２を押してください」というアナウンスを流すことで、予約受付の電話と現場の店舗に用の電話を振り分け、対応窓口を変えることが可能になります。

これによって、現場の業務負荷を減らし、予約受付窓口を一本化することで業務効率を上げることが可能になります。

また、IVRは時間帯によって、オンオフを切り替えできますので、たとえば飲食店で忙しい17時以降の時間帯は、本社で予約を受ける。それ以外の時間帯は各店舗で予約を受けるといった使い分けも可能です。

もちろん、オンオフだけでなく、アナウンスの中身を時間帯によって変更も可能です。

 

コールセンターを1か所にまとめられる！

お客様からのトラブルの対応を各拠点のスタッフが対応していたのを、IVRを使って、本社に振り分けて、本社コールセンタースタッフが対応するといったことも可能です。これにより、各支店のスタッフは、営業に集中してもらい、本社の業務に熟知したスタッフがトラブル対応をすることで、より生産性を上げることもできるようになります。

コールセンターを作るのも大変ですが、これを各拠点ごとに小規模で作るよりも、1か所で作ることでコストを抑え、教育をしっかりと行うことで、対応品質を上げるということも可能になります。場合によっては、コールセンターを人件費の安い地方で設置ということもありかもしれません。

 

コストも大幅削減？！

これは飲食店や美容室などの店舗系に多いのですが、IVRを使って、各現場で予約電話を受けなくてよくなると、

実は各店舗に電話が必要なくなります。IVRの飛ばし先には携帯電話も設定できますので、携帯電話が１つあれば、事足りるんですね。

各店舗ごとに光ファイバーを引いて、電話を引いて毎月6000円～8000円くらいかかっていたコストをカットして、法人用携帯を１つ置いておけばよくなります。

法人用携帯は、安いもので月額2000円～3000円でかけ放題のものがありますので、それでよければ、コストを1拠点ごとに半分以下に削減が可能です。

なお、もしスマートフォンで代表番号で発信したければ、クラウドPBXの導入をすることで、０３や０６などの代表番号で発着信も可能になります。

 

外国語によって振り分けもできる！

最近では、言語によっての振り分けをすることで、外国人の方向け応対を振り分けることも可能です。これによって、英語対応ができるスタッフに電話を着信させたり、中国語ができるスタッフに電話を着信させたりも可能になります。

 

IVR導入にはクラウドPBXがお得！

IVRを導入には以下の方法があります。

①ビジネスホンの機能で設定

現在、通常のビジネスホンを導入している企業であれば、IVRの設定ができる機器を追加することで、IVRが使えるようになります。現在ビジネスホンを入れているなら、これが便利です。ただし、拠点ごとの連携が少し難しくなります。着信したお客様の電話番号を引き継ぐためには、拠点ごとにVPNを組んで、拠点ごとに同じビジネスホンをいれて、設定する必要があり、初期導入コストが大きくなります。

②クラウド型IVRサービスの導入

専用のIVRサービスでは、お客様に電話番号をいれてもらったり、カード番号をいれてもらったりと、さらなる業務効率化も可能です。ただし、現在の電話システムとは別にIVRサービスとして追加費用がかかりますので、ランニングコストが月に100000円～かかります。

 

③クラウドPBXを導入し、オプションでIVRを設定

クラウドPBXは、現在のビジネスホンの代わりになるサービスですが、オプションで月額1000円程度でIVR機能を追加が可能です。低コストで導入するのであれば、クラウドPBXは向いています。

 

 

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