反響電話を取り逃さない電話応対の仕組とは？
反響を取り逃す機会損失を減らす方法をまとめてみました！
電話反響で、実はとんでもない機会損失が起きている？
業種にもよると思いますが、新規の反響獲得には、広告を使ったり、ＨＰを作って維持管理をしたりして、実はけっこうなお金がかかります。
不動産業ですと、1件の電話反響に5000円～50000円くらいかかっていると思います。反響獲得コストは馬鹿にならない金額ですよね。
でも、もしこの反響電話を取り逃していたら、もったいない機会損失だと思いますが、御社の体制は、反響電話をきちんととれるようになっているでしょうか？
休み関係なく応対できる電話秘書サービスの活用
1番わかりやすいのは、休日の対応です。
休日だから、電話のアナウンスを流すのは簡単です。留守番電話で対応されているところもあると思います。
ただ、お客様によっては、土日しか電話ができず、メールは面倒というケースもありますよね。
そこで検討したいのが、電話秘書サービスです。
その中でも、土日等の通常は休みの日も対応してくれる会社がおススメです。
弊社でも活用してみてわかったのが、電話秘書に２万円程度はらうことで、毎月３～４件の反響を取り逃さず対応ができるようになりました。
うちの場合、反響1件に2万円程度払っておりますので、毎月３～４件も獲得できたので、電話秘書料金は安いものでした。
御社の休みの日にも、反響電話が実はけっこう鳴っているのかもしれませんので、是非検討してみて下さい。
外出先でも電話を受け、外から代表電話番号で発着信できる仕組み
こちらは、クラウドＰＢＸというサービスを活用することで、
社外でも、代表電話でやり取りができるようになるものです。
メリット１ 外からでも０３等の代表番号で電話が可能に
営業が社外にいるときに、お客様から代表電話に着信が入ると、通常折り返しにしますよね。
これ、数分のタイムラグでも、折り返すと、電話がつながらなくなることありませんか？
このクラウドＰＢＸサービスでは、外出先の人にも内線転送が可能なので、お客様の電話を切らずに、そのままつなぐことが可能です。
メリット２ 代表番号からすぐの返信で話ができる確率アップ
業種にもよるとは思いますが、特にＢtoCの業態で、お客様から携帯で問い合わせがあったとき、
折り返しで外出先から携帯でかけると、知らない番号なので、お客様が電話に出ないケースがありますよね。
だからといって会社に戻ってからかけると、タイムラグがあって、つながる確率が減ってしまいます。
クラウドPBXでは、すぐに外出先から代表番号で返信ができるので、せっかく頂いた大事な反響電話がつながらなくなる確率を格段に減らせます。
メリット３ 誰も出れないときに、電話秘書に転送可能
クラウドPBXでは、コールルーティングと言って、通話のルールを自由に設定ができます。
まず、社内にいるスタッフのＰＣを鳴らし、誰でも出れない場合に、全員のスマホを鳴らすというような設定です。
弊社では、誰も出れないときに、電話秘書に転送を行って、電話の取り逃しを防ぐようにしています。
関連記事
反響電話はなぜ取り逃すのか？
広告や紹介で生まれた反響電話は成約に直結しますが、応対の仕組みが弱いと気づかないうちに取りこぼしています。主な原因は次のとおりです。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 話中 | 回線数を超えた着信が話中になり、相手は再電話せず他社へ流れる |
| 不在・時間外 | 担当不在や営業時間外の着信を受けられず機会を逃す |
| 取次の停滞 | 取次や折返しが属人的で、対応漏れ・遅れが生じる |
| 記録なし | 取り逃した電話は記録に残らず、損失が見えないため改善されない |
ポイントは、反響電話の損失は「鳴る前・出られない時」に発生し、数値に表れにくいという点です。広告費をかけて生んだ反響を入口で取りこぼせば、費用対効果も悪化します。取りこぼしを個人の頑張りに頼らず、出られない時でも受けられる仕組みに変えることが、
機会損失を減らす出発点になります。焦って決めず、ここで挙げた観点を一つずつ確認・比較してから判断することが、結果的に手戻りやコストの無駄を防ぐ近道になります。
取り逃さない仕組みはどう作る？
反響電話を取りこぼさないには、応対を属人対応から仕組みへ変えることが重要です。押さえる進め方は次のとおりです。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 着信振り分け | 複数担当・拠点へ自動で振り分け、一カ所に集中させない |
| スマホ転送 | 外出・不在時も担当のスマホで受けられるようにする |
| 時間外導線 | 営業時間外はガイダンス・折返し予約で機会を拾う |
| 履歴と改善 | 着信・対応履歴を残し、取りこぼし状況を見える化して改善する |
最大のつまずきは、取りこぼしを「仕方ない」と放置し、損失が見えないまま広告費を無駄にすることです。クラウドPBXは着信振り分け・転送・履歴を仕組みとして実現でき、取りこぼしを構造的に減らせます。当社は反響を逃さない電話応対設計を、
着信設計から履歴活用まで伴走支援しています。出られない時にどう受けるかを仕組み化することが、機会損失削減の要点になります。自社だけで判断が難しい場合は、専門家や第三者の視点も取り入れ、総額と要件・将来計画の両面から総合的に判断することをおすすめします。
反響取りこぼし対策チェック
反響電話の取りこぼし対策とは、広告や紹介で生まれた反響電話を取り逃さないための電話応対の仕組みづくりのことです。
話中による他社流出、担当不在や営業時間外での未応答、属人的な取次の停滞、取り逃した電話が記録に残らず損失が見えないことが主な取りこぼし原因で、損失は鳴る前・出られない時に発生し数値に表れにくいため、広告費をかけた反響を入口で失い費用対効果も悪化します。
対策は個人の頑張りに頼らず、複数担当・拠点への着信振り分け、外出・不在時のスマホ転送、営業時間外のガイダンス・折返し導線、着信・対応履歴の見える化と改善という仕組み化が要点です。
クラウドPBXはこれらを仕組みとして実現でき取りこぼしを構造的に減らせ、取りこぼしを仕方ないと放置し損失が見えないまま広告費を無駄にする失敗を避け、出られない時にどう受けるかを仕組み化することが機会損失削減の要点となります。
以下に、押さえるべき要点とその内容を整理します。
| 項目 | ポイント | 解説 |
|---|---|---|
| 話中 | 他社へ流出 | 回線超過の着信を取りこぼす |
| 不在/時間外 | 未応答 | 担当不在・営業時間外を拾う |
| 振り分け | 集中させない | 複数担当・拠点へ自動振り分け |
| 時間外導線 | 折返しで拾う | ガイダンス・折返し予約 |
| 履歴 | 見える化 | 取りこぼし状況を改善に使う |
この記事のよくある質問（FAQ）
本記事に関して、よく寄せられる質問をまとめました。
Q. 反響電話の取りこぼしは大きいですか？
A. 広告・反響からの電話は売上に直結するため、つながらない・折り返せないことは大きな機会損失です。特に営業時間外や担当不在時の取りこぼしは見えにくく深刻です。
Q. 取り逃さない方法は？
A. 着信の振り分け・順番待ち・時間外アナウンス・折り返し導線、スマホ転送などを設計します。誰が・いつ・どう対応するかを仕組み化することが取りこぼし防止の要点です。
Q. 仕組み化が必要ですか？
A. 必要です。個人対応に任せると不在時に漏れます。着信ルールと対応者・折り返し手順を仕組みにし、対応状況を可視化することで、安定して取りこぼしを減らせます。
Q. 既存番号は使えますか？
A. 番号の種類や条件で引き継ぎ可否が分かれます。広告に掲載した番号を変えると反響に影響するため、契約前に必ず引き継ぎ可否と条件を確認することが重要です。
まとめ
電話秘書やクラウドＰＢＸを活用することで、せっかく頂いた反響電話を取り逃す機会損失を減らすことができます。是非一度検討してみて下さい。
また、弊社で導入にあたり、いくつか試してみて、各サービス選定にあたり、以下のポイントがありました。
「電話秘書サービス」
〇キーボードの打音がわかる会社だと、お客様に電話秘書だとすぐにわかってしまう。
〇安いところは、接客の内容も、ほんとに電話の取次ぎだけで、クレームになりやすい。
⇒結果、電話秘書会社も、いろいろでした。
「クラウドＰＢＸ」
〇音質が会社によって全然違う。悪いところは、ひどいレベル。
〇料金や使い勝手も、けっこう違う。
⇒ＮＴＴ東日本のクラウドＰＢＸは、10人単位でしか導入できず、
大企業以外は、不便でした。
弊社では現在７社のクラウドＰＢＸサービスの代理店を行っておりまして、料金や評判、機能、音質などから最適なサービスをご提案可能です。また、クラウドPBXは社内のネットワーク環境によっては、音質が劣化してしまいますが、私たちは、音質を高めるために光ファイバーや携帯についてもトータルでアドバイスさせて頂きます。
そして、電話番号が今の番号そのままに導入できるかなどもその場で回答できます！
ご興味があれば、まずはお電話にてお問い合わせくださいませ。
電話：株式会社アーデント 03-5468-6097 ※「クラウドＰＢＸの記事を見た」とお伝えください。
または、おすすめのクラウドPBX7社比較サービスの詳細はこちらから↓以下ご覧下さい！
関連記事
・オススメのクラウドPBX ７社を一括比較！価格、機能が簡単に比べられます！
・格安コールセンターシステムの導入ならクラウドPBXが驚きの安さだった！
・クラウドPBXは個人事業主、sohoワーカーに最適な理由6選！
・飲食店舗の電話には、断然クラウドＰＢＸが向いている理由9選
・士業の事務所の電話としてNTTより圧倒的にクラウドPBXが向いている理由9選
・NTT局外でも固定電話番号をそのまま変えずオフィス移転する方法！
・レンタルオフィスの電話番号や転送電話を使ってはいけない！？
・これから独立開業するなら、電話はだんぜんNTTよりクラウドPBXがいい理由7個
・バーチャルオフィスの転送電話よりクラウドPBXがいい理由4つ
・引越、事務所移転で電話番号を変えたくないときに見てほしい厳選情報2019！
・CRMに入れた顧客の電話番号をスマホに自動反映。クラウドPBXで着信時に相手先名を表示させる方法
・CRMとクラウドPBX連携によるCTI機能がすごかった！（zoho CRMの場合）
・テレワークの電話ならクラウドPBXが最適！役立つ７つの効果をまとめました！
株式会社アーデントは、デジタル化・AI導入補助金の支援事業者を行っております！
アーデントからデジタル化・AI導入補助金を使ってクラウドツールを導入するメリットは以下の通りです。
メリット①対象ツールを２年間、半額、もしくは１／４で利用可！
メリット②会計、経費精算、請求書処理、受発注ツール導入なら、PCやタブレットの購入も補助が受けられ半額！
メリット③補助期間終了後は、公式価格よりお値引き！
メリット④各種IT活用、DX、保守サポートでより貴社のIT化を促進、生産性を向上します！
【弊社取り扱いクラウドツール】
🔹オフィスソフト・グループウェア: Google Workspace※、Microsoft365、desk'nets NEO※
🔹ノーコード業務改善：kintone、Zoho※、楽楽販売、JUST.DB※、サスケworks
🔹コミュニケーション: サイボウズオフィス、Chatwork、LINE WORKS、zoom
🔹会計・経費管理: マネーフォワード、freee、楽楽精算、楽楽明細、楽楽請求、invox
🔹電子契約・文書管理: freeeサイン、クラウドサイン、GMOサイン、Adobe Acrobat
🔹セキュリティ対策: sophos、SentinelOne、ESET、ウイルスバスタークラウド
🔹バックアップ: syscloud、Avepoint
🔹RPA・自動化: RoboTANGO、DX-Suite、Yoom※、バクラクシリーズ
🔹勤怠・労務管理: 勤革時、楽楽勤怠、マネーフォワード
🔹物流・在庫管理: ロジザードZERO
🔹教育・マニュアル作成管理: iTutor、NotePM、leaf
🔹PBX・電話システム: INNOVERAPBX※、MOTTEL※
🔹端末管理：LANSCOPE、clomo
🔹リモートデスクトップ：RemoteOperator在宅
🔹受付ipad：ラクネコ※
🔹タスク管理、その他：Adobe creative cloud、Noota、JOSYS、backlog※
など
※こちらのツールは補助期間終了後の値引不可
また、上記以外のツールも取り扱いできるものが多々ありますので、一度ご相談ください。
デジタル化・AI導入補助金2026の詳細、お問合せはお電話頂くか、以下の記事を御覧ください↓
デジタル化・AI導入補助金お問合せ：03-5468-6097
以下の動画では、採択のポイントや申請にあたっての注意点などを詳しく解説していますので、
あわせてご覧ください！
株式会社アーデント 代表取締役。2006年にオフィス専門不動産会社アーデントを創業。その後、オフィス賃貸仲介、ワークプレイス作りに10年以上携わり、合計500社以上のオフィス移転をサポート。2018年よりクラウドＰＢＸを中心にネットワーク、通信分野を専門に400社以上の電話、ネット環境づくりをサポート。2022年より100以上のクラウドサービスの販売を開始。
IT導入補助金を使って、50社以上にクラウドツールを提供。IT活用による業務改善のDXコンサルを提供。ノーコードツールを使ったExcelやAccessからの基幹システム移行によるDX実績多数。
アマゾンで出版している書籍はこちら！
「AppSheetで作る中小企業の基幹システム」 ～Excel限界からの脱出。GoogleWorkspaceを使って、失敗しない業務アプリ導入を解説～
「Google Workspace完全活用マニュアル」 ～Google Workspaceをフル活用する方法を徹底解説！～
amzn.to/3w5zWfT
「中小法人向け サイバーセキュリティ完全ガイド」～サイバーセキュリティ対策で、特に中小企業が 守るべきポイントを網羅！～
amzn.to/3Y9Nm5n
ぜひチェックしてください！
