クラウドPBXの導入方法を詳しく解説！主な機能も紹介！

自宅や出先で快適なテレワーク環境が欲しいと感じたことはありませんか？とくに、出張先やテレワーク環境においては、データ速度の安定性や品質をはじめとした通信環境の良し悪しがとても重要になります。

このような問題に対して、快適に通話品質を向上できるのがクラウドPBXです。そこで今回は、クラウドPBXの導入方法やその機能について詳しく紹介します。

クラウドPBXを導入するメリットは？

クラウドPBXを導入するメリットはいくつかあります。代表的なものとしてクラウドPBXでは、電話機能を始めとした多くの機能を使用できる点が挙げられますが、通話面以外でもその導入することのメリットは多いです。

まず、導入にあたって工事や設定などの手続きが不要のため、多くの工事日数や工事費用をかけることなく使用できるという点です。簡単な初期設定のみで利用できるため、難しい操作や入力は必要ありません。

また、初期費用やランニングコストが安い点も魅力です。初期設定のみで利用できるクラウドPBXの初期費用は、設置費用や回線工事費のかかるビジネスフォンと比べてかなり安く抑えられます。さらに内線電話や拠点間での通話も無料なため、ランニングコストも安くすむのでおすすめです。

このほかにも、場所を選ばずに従来のビジネスフォンのように活用できるという点もメリットです。内線や出勤・退勤に関する勤怠管理、スケジュール管理など、社内でしか扱えないようなデータも自宅や出張先などから使用できるようになります。

テレワーク時や出張先でも気軽に管理できるため、仕事環境や業務効率の改善が期待できるでしょう。

クラウドPBXの導入方法

クラウドPBXは便利な機能がたくさんありますが、導入方法や使い方がわからず迷っている人も多いのではないでしょうか？クラウドPBXは、スマートフォンやタブレットにアプリをインストールするだけで簡単に導入できます。

では具体的に、どのようにクラウドPBXを導入して使い始めれば良いのでしょうか？ここでは、クラウドPBXの導入方法について紹介します。

クラウドPBXを導入する流れ

基本的には以下のような流れになります。

１．問い合わせ

クラウドPBXの代表的なツールであるOFFICE PHONEを例にして紹介します。まず、OFFICE PHONEを提供しているOFFICE110のお問い合わせフォームから申し込みしてください。

２．見積もり確認

その後、担当のスタッフからおすすめの料金プランや見積もりの提示があります。

３．申し込み

自社に最適なプランの申し込みを行います。

４．番号選択

候補番号を渡されますので、希望の番号を選びます。なお、今使っている電話番号をポータビリティする場合は、ポータビリティに約3週間ほどかかります。

５．利用開始

基本的には機器設置がない場合、スマホアプリをインストールし、そこにアカウント情報を入力すれば利用開始となります。

なお、ゲートウェイという機器を設置する場合は、技術者が訪問して設置をすることが多いです。

 

クラウドPBXの使用方法

まず、クラウドPBXの使用するために、電話番号をアプリ内の社員共通の電話帳に登録してください。電話番号を登録しておけば、いつでもかけたい番号を検索して発信できます。反対に受信する際には、応答のボタンをタップするだけで電話に出られます。

また、通話の保留や転送も可能です。通話の保留や転送をする場合は、通話中に保留ボタンをタップして保留状態にして、転送先の番号をタップします。その後、転送先の人が応答して転送する旨を伝えて転送実行ボタンをタップすることで転送できます。

クラウドPBXの主な機能

クラウドPBXには、通話機能以外にも便利に使用できる代表的な機能がいくつかあります。テレワーク時や出張先でも役立つ機能が豊富なので、積極的に活用するのがおすすめです。

ここでは、クラウドPBXの主な機能について紹介します。

スマホで代表番号の発着信

テレワーク時に、自宅でスマホで、代表番号の発着信が可能になります。もちろん、電話取り次ぎもできますので、自宅で出た電話を、会社にいる担当者に取り次ぐこともできます。

顧客情報表示

顧客情報表示の機能は、着信があった場合に個人情報や要望などの顧客情報を見ながら通話ができるというものです。顧客情報は、着信と同時にパソコン上に顧客情報が表示される仕組みになっているため、相手を待たせることもありません。

留守電、時間外音声

時間や曜日ごとに指定したルールで、留守番電話に切り替えたり、営業時間外のアナウンスを流すことができます。

 

クラウドPBX導入はどう進める？

導入は思いつきで進めず、要件と前提を固める順序が重要です。基本の進め方は次のとおりです。

項目	内容
要件定義	拠点・人数・通話量・必要番号・着信フロー・必要機能を洗い出す
回線確認	通話品質を支える回線・LAN/Wi-Fi条件を自社環境が満たすか確認する
番号確定	使用中番号の引き継ぎ可否・条件を契約前に確定する
検証展開	設定後に一部部門で試験運用し、音質・運用・端末を確認してから全社展開する

 ポイントは、機能の豊富さでなく『要件・回線・番号・運用』を順に固めることが成否を分ける点です。順序を飛ばすと、音質トラブルや番号の想定外、現場混乱を招きます。前提を固めてから進めることが、失敗しない導入の出発点になります。なお最終的には、

評判や機能数でなく自社の現状と業務に優先順位を付け、無理なく続けられる体制に落とし込むことが、投資を成果へ結びつける近道になります。

中小企業はどう失敗を防ぐ？

導入失敗の多くは、要件定義と検証で防げます。押さえる進め方は次のとおりです。

項目	内容
要件の明確化	通話実態と必須要件（番号・着信・機能）を具体化する
回線・LAN是正	通話に耐える品質を確保し、必要なら是正してから導入する
総額比較	初期＋月額＋通話料＋端末を同条件で比較し、見かけの安さで選ばない
段階展開	一部部門で検証し、問題を解消してから全社へ広げる

 最大のつまずきは、要件・回線を詰めず一斉導入して混乱することです。当社は中小企業のクラウドPBX導入を、要件定義から回線確認・検証導入・運用設計まで伴走支援しています。順序を踏んで前提を固めることが、失敗しない要点になります。なお最終的には、

評判や機能数でなく自社の現状と業務に優先順位を付け、無理なく続けられる体制に落とし込むことが、投資を成果へ結びつける近道になります。

クラウドPBX導入チェック

クラウドPBXの導入方法とは、クラウドPBXの導入方法と主な機能のことで、思いつきで進めず要件と前提を固める順序が重要です。

拠点・人数・通話量・必要番号・着信フロー・必要機能の要件定義、通話品質を支える回線・LAN/Wi-Fi条件の確認、使用中番号の引き継ぎ可否・条件の契約前確定、設定後の一部部門での試験運用と確認を経た全社展開が基本で、

機能の豊富さでなく要件・回線・番号・運用を順に固めることが成否を分けます。

順序を飛ばすと音質トラブルや番号の想定外、現場混乱を招きます。

通話実態と必須要件の具体化、通話に耐える回線・LANの確保と是正、初期＋月額＋通話料＋端末の同条件比較、一部部門での検証後の段階展開が要点で、要件・回線を詰めず一斉導入して混乱する失敗を避け、順序を踏んで前提を固めることが要点となります。

スマホ内線・着信振り分け・IVR・録音・拠点横断内線などの機能は必要に応じ選びます。

 以下に、押さえるべき要点とその内容を整理します。

項目	ポイント	解説
要件	最初に定義	拠点・通話量・番号・機能
回線	品質確認	LAN/Wi-Fi条件を満たすか
番号	事前確定	引き継ぎ可否・条件
総額	同条件比較	初期＋月額＋通話料
展開	検証から	一部部門で試す

この記事のよくある質問（FAQ）

本記事に関して、よく寄せられる質問をまとめました。

Q. 導入の手順は？

A. 要件定義→回線/LAN確認→番号引き継ぎ可否確定→サービス選定→設定→検証導入→本番展開、が基本です。各段階を飛ばすと失敗の原因になります。

Q. 主な機能は何ですか？

A. スマホ内線、着信の振り分け・転送、IVR、通話録音、拠点横断の内線、外出先での会社番号発着信などです。必要機能はサービスで異なります。

Q. 既存番号は引き継げますか？

A. 番号の種類や条件で可否が分かれます。取引・集客に使う番号を変えると影響が大きいため、契約前に必ず自社番号で可否を確認することが重要です。

Q. 導入で失敗しないコツは？

A. 月額や知名度で決めず、回線・番号・運用を事前確認し、一部部門で検証してから全社展開することが、失敗を避ける最大のコツです。

まとめ

この記事では、クラウドPBXの導入方法やその機能について詳しく紹介しました。クラウドPBXは持っている電話番号をそのまま使用できるため、新たに番号を取得する必要がありません。

社員の業務管理や通話に関する煩わしさを解消させたい場合は、クラウドPBXを導入して業務の改善を検討しましょう。

 

 

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