Googleスプレッドシートで在庫管理表を作る方法｜無料テンプレ・発注点アラート・棚卸まで

「在庫を数えるたびに帳簿と合わない」「発注のタイミングを担当者の勘に頼っている」「Excelの在庫表を各自が持っていて最新版が分からない」——中小企業の現場でよくあるお悩みです。結論から言うと、在庫管理は、まず無料のGoogleスプレッドシートで十分に始められます。商品マスタと入出庫の記録さえ作れば、現在庫は自動で計算され、在庫が減ったら自動で「発注のサイン」を出すところまで作り込めます。

この記事では、テンプレートを使う一番かんたんな方法から、競合サイトがほとんど載せていない実際に動く数式（コピペ可）、発注点・安全在庫の考え方、情シス視点の共有・権限の注意点、そして専用ツールへ乗り換える「卒業ライン」までを、中小企業の経営者・情シス担当・現場の在庫担当者に向けて整理します。 

なぜ在庫管理はスプレッドシートで始めるのがよいのか？

いきなり有料の在庫管理システムを導入する前に、まずスプレッドシートで仕組み化することをおすすめする理由は3つあります。中小企業の「小さく始めて、必要になったら乗り換える」に最も合うからです。 

1つ目は無料で、Googleアカウントさえあればすぐ使えること。2つ目は全員がリアルタイムで同じ1枚を見られること。Excelファイルをメールでやり取りすると「どれが最新か」問題が必ず起きますが、スプレッドシートなら常に最新版が1つです。3つ目は関数で自動計算・自動アラートができること。入庫と出庫を記録するだけで現在庫が自動で更新され、在庫が発注点を下回ると色が変わる——ここまでできれば、多くの中小企業には十分です。 

私たちICTオフィス相談室でも、まずはスプレッドシートで在庫を「見える化」し、商品数や拠点、担当者が増えて限界が来たタイミングで、ノーコードや専用ツールへ段階的に移行することをご提案しています。 

スプレッドシートの在庫管理表とは？2つの型のどちらを選ぶ？

在庫管理表とは、商品ごとの「入ってきた数（入庫）」「出ていった数（出庫）」「今ある数（現在庫）」を記録し、いつでも正しい在庫数を把握できるようにした表のことです。作り方には大きく2つの型があり、自社の商品数や運用に合わせて選びます。 

型	特徴	向いているケース
単票（商品台帳）型	商品1つに1行。現在庫だけをシンプルに管理	商品数が少ない／まず在庫数だけ把握したい
在庫移動表（入出庫履歴）型	入庫・出庫を1件ずつ記録し、現在庫は数式で自動集計	「いつ・誰が・何を」動かしたか履歴を残したい

おすすめは「在庫移動表型」です。紙の在庫台帳に近く直感的で、あとから「なぜ在庫が合わないのか」をたどれます。この記事では、この型を前提に作り方と数式を解説します。 

在庫管理表の作り方3ステップ（項目設計とテンプレート）

「まず早く形にしたい」という方は、次の3ステップで骨組みができます。シートは「商品マスタ」「入出庫記録」「在庫一覧」の3枚に分けるのがコツです。 

ステップ1：商品マスタを作る

1枚目のシートに、商品の基本情報をまとめた「商品マスタ」を用意します。商品コード・商品名・保管場所・仕入単価・発注点（後述）などを、商品1つにつき1行で登録します。ここが在庫管理の土台になります。 

ステップ2：入出庫を記録するシートを作る

2枚目に、日々の入庫・出庫を1件ずつ記録するシートを作ります。日付・商品コード・区分（入庫／出庫）・数量・担当者を入力します。区分や商品コードはプルダウンにしておくと、入力ミスと表記ゆれを防げます。 

ステップ3：在庫一覧で現在庫を自動計算する

3枚目に商品ごとの現在庫を並べ、後述の数式で「入庫合計－出庫合計」を自動計算させます。ここまで作れば、入出庫を記録するだけで在庫が自動更新される表の完成です。 

下に、最低限そろえたい項目をまとめました。 

シート	主な項目（列）
商品マスタ	商品コード／商品名／保管場所／仕入単価／発注点／発注ロット
入出庫記録	日付／商品コード／区分（入庫・出庫）／数量／担当者
在庫一覧	商品コード／商品名／現在庫／発注点／発注アラート

ゼロから作るのが手間なら、スプレッドシートのテンプレートギャラリーや、ネット上で無料配布されている在庫管理表テンプレートを土台にして、自社の項目に合わせて手直しするのも近道です。 

数式で「在庫が減ったら自動で気づく」在庫管理表にするには？

ここが競合記事といちばん違うところ——実際に動く数式をすべて公開します。以下は「入出庫記録」シートのB列に商品コード、C列に区分（入庫／出庫）、D列に数量が入っている前提です。 

現在庫を自動計算する（入庫合計 － 出庫合計）

「在庫一覧」シートで、商品コード（例：A2）ごとに、入庫の合計から出庫の合計を引きます。これで入出庫を記録するだけで現在庫が自動更新されます。 

=SUMIFS(入出庫記録!D:D, 入出庫記録!B:B, A2, 入出庫記録!C:C, “入庫”) – SUMIFS(入出庫記録!D:D, 入出庫記録!B:B, A2, 入出庫記録!C:C, “出庫”)

商品コードから商品名・発注点を自動で取り出す

商品コードを入れれば、商品マスタから商品名などを自動表示します。価格改定や名称変更も、マスタ1か所を直すだけで全体に反映されます。 

=VLOOKUP(A2, 商品マスタ!A:F, 2, FALSE)

在庫が発注点を下回ったら「発注！」と出す

現在庫（C列）が発注点（D列）以下になったら、自動でアラート文字を表示します。目視でのチェックがいらなくなります。 

=IF(C2<=D2, “発注！”, “”)

発注点を下回った行を赤く光らせる

さらに条件付き書式の「カスタム数式」に次を入れると、発注が必要な行が自動で赤くなり、対応漏れが目に飛び込んできます。 

=$C2<=$D2

下の早見表にまとめました。目的の数式をコピーして貼るだけです。 

やりたいこと	数式
現在庫を自動計算	=SUMIFS(…,”入庫”) – SUMIFS(…,”出庫”)
商品名・発注点を取り出す	=VLOOKUP(A2, 商品マスタ!A:F, 2, FALSE)
発注アラートを出す	=IF(C2<=D2, “発注！”, “”)
発注点割れを赤くする	=$C2<=$D2（条件付き書式）
特定期間の出庫数を集計	=SUMIFS(数量, 商品, A2, 区分,”出庫”, 日付,”>=”&開始日)

「発注点」はどう決める？

発注点とは、「これを下回ったら発注する」という在庫の目安ラインのことです。中小企業でも使えるシンプルな考え方は次のとおりです。 

発注点 ＝ 1日あたりの平均出庫数 × 入荷までにかかる日数 ＋ 安全在庫

たとえば1日平均10個出て、発注してから入荷まで5日かかり、念のための安全在庫を20個持つなら、発注点は「10×5＋20＝70個」。現在庫が70個を下回ったら発注する、という運用になります。この発注点を商品マスタに入れておけば、先ほどのアラートが自動で効きます。 

情シス視点：共有・権限・同時編集でつまずかない注意点は？

在庫管理表は「作って終わり」ではなく「みんなで更新し続ける」もの。ここで運用がつまずくと、結局Excel時代の「合わない在庫」に逆戻りします。情報システム担当としておさえたいポイントを整理します。 

つまずき	対策
誰かが数式や商品マスタを壊す	数式・マスタの列は「範囲を保護」、入力は担当者のみ編集可に
同時入力で数がズレる・上書きされる	在庫数を直接書き換えず、必ず入出庫を1行ずつ追記する運用に
仕入価格などが社外に見えてしまう	「リンクを知る全員」ではなく、宛先を指定して共有する
退職者のマイドライブに置かれ消える	個人のマイドライブではなく「共有ドライブ」に保管する

特に「共有ドライブに置く」は重要です。担当者個人のマイドライブに在庫表があると、その人が退職してアカウントを削除した瞬間にファイルごと消えてしまう事故が実際に起きます。会社の資産として残すなら、Google Workspaceの共有ドライブでの一元管理を強くおすすめします。 

Google Workspace を見る ➡

スプレッドシート在庫管理の「卒業ライン」は？

スプレッドシートは万能ではありません。以下のサインが出てきたら、ノーコードや専用ツールへの移行を検討するタイミングです。 

段階	向いている規模・状況	代表例
スプレッドシート在庫管理	商品数が数百件まで／少人数で共有	Googleスプレッドシート
ノーコードで自社仕様に	スマホ・バーコード入力、通知、複数拠点が欲しい	AppSheet／kintone
専用の在庫・販売管理システム	受発注・会計連携・ロット/賞味期限を厳密に管理	在庫管理SaaS／販売管理システム

「現場のスマホやバーコードで入出庫を入れたい」「在庫が減ったら自動で通知やメールを飛ばしたい」と感じ始めたら、ノーコードのAppSheetやkintoneへの移行が現実的です。スプレッドシートの在庫表をそのままデータ源として、スマホアプリ化できるのが強みです。 

こうしたクラウドツールやノーコード開発の導入費用は、デジタル化・AI導入補助金の対象になりうるため、コストを抑えて移行できる場合があります。補助金の要件・対象は年度で変わるため、公募要領の確認や専門家への相談が必要です。 

Geminiで在庫管理表づくりはどう楽になる？

Google WorkspaceのAI「Gemini」をスプレッドシートで使うと、「入庫の合計から出庫の合計を引いて現在庫を出す数式を作って」「発注点を下回ったら赤くする条件付き書式の数式を教えて」といった依頼を日本語で伝えるだけで、数式のたたき台を提案してくれます。数式に不慣れな担当者でも、在庫管理の自動化に取り組みやすくなりました。 

まずは本文の数式で仕組みを理解しておき、応用や微調整をGeminiに任せる——この使い分けが、失敗の少ない進め方です。 

SUMIFなど関数の詳しい使い方は、Googleの公式ヘルプもあわせてご確認ください。 

SUMIFS関数 公式ヘルプ ➡

よくある質問（FAQ）

Q. スプレッドシートで在庫管理をするのは無料ですか？

A. はい。個人のGoogleアカウントがあれば無料で使えます。ただし会社の資産として共有ドライブで安全に一元管理したい場合は、有料のGoogle Workspaceの利用をおすすめします。 

Q. 現在庫が自動で計算される仕組みはどう作りますか？

A. 入庫・出庫を1件ずつ記録するシートを用意し、SUMIFS関数で「入庫の合計－出庫の合計」を計算します。本文の早見表の数式をコピーして貼るだけで作れます。 

Q. 在庫が少なくなったら自動で知らせることはできますか？

A. できます。IF関数で「発注！」と表示させたり、条件付き書式で発注点を下回った商品を赤くしたりできます。メールやスマホ通知まで自動化したい場合は、AppSheetなどのノーコードツールへの移行が向いています。 

Q. Excelの在庫表とどちらがよいですか？

A. 関数はほぼ共通ですが、複数人でリアルタイムに共有・更新するならスプレッドシートが有利です。1人で作り込むだけならExcelでも問題ありません。 

まとめ

Googleスプレッドシートは、中小企業の在庫管理を無料で始められる十分な選択肢です。商品マスタと入出庫記録を作り、SUMIFSで現在庫を自動計算し、発注点を下回ったら自動で色が変わる仕組みにすれば、「在庫が合わない」「発注が遅れる」といった悩みが大きく減ります。共有ドライブでの一元管理と権限設計を忘れずに運用し、スマホ入力やバーコード、複数拠点管理が必要になったら、ノーコードや専用ツールへ段階的に移行しましょう。 

「自社の在庫管理をどう仕組み化すればよいか」「補助金を使ってツール移行できないか」など、ICT・DXのご相談はICTオフィス相談室までお気軽にどうぞ。 

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