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従業員全員のGmailをバックアップする方法2選

はじめに

今や企業のコミュニケーションの中心となっているGmailですが、データの紛失や誤削除を防ぐために、従業員全員のGmailをバックアップすることが重要です。この記事では、効率的なGmailバックアップ方法を2つ紹介し、企業におけるメールデータ保護を支援します。

企業におけるメールデータ保護の必要性

例えば、退職した従業員が過去にやり取りした記録を見たいと思っても、通常メールの内容は、その本人しか見れませんよね。また、万が一削除してしまったけれども、数年後どうしても閲覧する必要が出てきた場合も、メールのバックアップがないと、もう見ることはできません。

ということで、メールのバックアップは重要です。

方法1 バックアップ用のアカウントを1つ追加する

business starter、もしくはbusiness standardプランをご利用中の場合はこちらの方法になります。

Gmailのルーティング設定で、全員のメール送受信をすべてバックアップ用に追加でもう1つバックアップ専用ユーザーを増やし、そのユーザーのメールアドレスに転送する方法です。

 

方法2  Google Workspaceのvault機能を利用する

Google Workspaceのbusiness plus以上のプランでは、Gmailバックアップのための便利なvaultという機能を提供しています。有料プランには、Gmailデータ保護のための強力なセキュリティ対策も含まれています。

Google WorkspaceのGmailは特に設定をしなくても、自動的に全従業員の送受信履歴を閲覧することが可能です。

 

メールのバックアップは、Google Workspace(旧G Suite)の利用が必要

無料のGmailでは、vaultは使えませんし、メールのルーティング設定もできません。代替手段として1ユーザーごとに転送設定をかけておくことはできますが、従業員が増えたときに、メールアドレスが増えたときにきちんと対応できるかが課題です。

また、転送設定の手間も結構ありますので。

ということで、Google workspaceの導入がおすすめです。無料のGmailで仕事をしている場合、この機会にGoogle Workspaceの導入を検討してみましょう。

Google Workspaceのプランごとの料金、機能詳細はこちらから↓

 

ここから具体的なやり方のご紹介します。

 

方法1Gmailで全員の送受信メールをバックアップ用メールに転送(ルーティング設定)

1.管理画面にログイン

部下のGmailをチェックする方法①

googleの画面右上にある点9つのマークを押して、その後出てくる「管理」というアイコンをクリックし、Google Workspaceの管理画面にログインします。

2.Gmailの設定画面へ移動

部下のGmailをチェックする方法2

画面左側にあるメニューから アプリ > Google Workspace  > Gmailの順番に選択していきます。

 

3.ルーティングを選択

部下のGmailをチェックする方法3

Gmailの設定画面に移動したら、画面を一番下までスクロールさせましょう。

そこにでてきたルーティングをクリックします。

4.ルールを追加

部下のgmailをチェックする方法

次の画面では、まずこのルールの名前を入れましょう。ここでは、「〇〇さんのメールを受信」という名前にしましたが、「全従業員バックアップ用」などの方がわかりやすいかもしれません。

次に影響をうけるメールを選択します。

選択肢の意味は以下の通りです。

受信 外部からの受信メール
送信 外部への送信メール
内部-送信 同じ社内宛の送信メール
内部-受信 同じ社内からの受信メール

バックアップするものにチェックマークを入れましょう。

部下のメールをチェックする

次に、「その他の配信先」を選択します。

部下のメールをチェックする方法

その後、「受信者欄の追加」を押して、受け取る側の上司メールアドレスを入力します。ここでは、backupという名前のアドレスにしてみました。

 

部下のメールを上司がチェックする方法

受信者が追加できたら、次に「オプションを表示」を押します。

gmailバックアップ

次の画面で、ユーザーにチェックを入れます。なお、グループにチェックを入れるgoogleグループのメールアドレスも対象にできます。

その次のエンベロープフィルタでは、特定のエンベロープ送信者にのみ適用する。特定のエンベロープ受信者のにのみ適用するの両方にチェックを入れましょう。

なお、送信メールしかバックアップしないとか、受信メールしかしない場合が、バックアップ取りたい方だけのチェックで大丈夫です。

それぞれに、パターン一致を選び以下の正規表現を入力ください。

正規表現例

^[a-zA-Z0-9._%+-]+(\.[a-zA-Z0-9._%+-]+)*@自社ドメイン\.jp$

@の後ろは、自社の独自ドメインをご入力ください。

例えば、test.comの場合、以下の正規表現になります。

^[a-zA-Z0-9._%+-]+(\.[a-zA-Z0-9._%+-]+)*@test\.com$

正規表現を入力後「表現をテスト」からテストができますので、きちんと正しい正規表現か、確認をしましょう。

なお、全社員全員参加しているgoogleグループがある場合(info@など)、

パターン一致ではなく、「グループメンバー」を選択し、該当のグループ選択でも大丈夫です。

最後に保存をして完了です。

 

 

方法2:VaultでGmailをすべてバックアップする方法(メールログから確認)

こちらは、Google Workspace Business plus、Enterpriseプランの場合に行える方法です。

部下のメールを上司がチェックする方法

Google Workspaceの管理画面左側のメニューから「レポート > メールログ検索」をクリックします。

部下のメールを上司がチェックする方法

次の画面で、受信者や送信者に調べたいメールアドレスを入力し、検索をしてみましょう。すべてのやり取りをここから確認ができます。

ルーティング設定していないメールもすべて確認ができます!

 

バックアップの運用と管理

バックアップデータは定期的に確認し、適切に保管されていることを確認することが重要です。特にvaultが使えないbusiness starter、business standardプランの場合、きちんとバックアップ用メールに転送できているか、確認すべきでしょう。バックアップ内容を定期的に確認することで、万が一の際に迅速に対応できます。

また、社内でのバックアップポリシーを整備し、従業員にも理解してもらうことで、データ保護意識を高めることができます。定期的なバックアップの実施や、バックアップデータのアクセス制限など、適切な管理を行うことが重要です。

まとめ

企業におけるGmailバックアップは、データの紛失や誤削除によるリスクを軽減し、ビジネスの安定性を維持する上で欠かせないものです。Google Workspaceのバックアップ機能を利用する方法と、サードパーティのバックアップツールを使用する方法の2つを紹介しました。

business plus以上の場合は、迷わずvaultの活用。そうでない場合は、今回のルーティング設定になると思います。

また、バックアップは継続的に見直すことが重要です。定期的にバックアップデータを確認し、運用方法やツールの選択を見直すことで、より効果的なデータ保護を実現できます。企業の成長と共に、適切なGmailバックアップを継続的に行うことが大切です。

 

 

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