無料のスプレッドシートで有給管理を効率化！テンプレートを配布します！
有給休暇の管理は、従業員の満足度や業績に大きく影響する重要な要素です。しかし、エクセル等での手作業での管理は時間と労力を要しますし、ミスが起こりがちです。今日は、無料のスプレッドシートテンプレートを使用して、このプロセスを効率化する方法を紹介します。
有給管理を無料スプレッドシートテンプレートで
私たちが作成したこのスプレッドシートのテンプレートは、有給休暇の管理を自動化するのに役立ちます。データ入力から有給残の管理、毎月の給与明細への転記などにも活用でき、業務負荷を削減します。
また、基本的には無料のgoogleスプレッドシートとgoogleフォームを使いますので、お金はかかりません。創業期で、少しでもコストを削りたい場合などにおすすめです。
有給の申請は、Googleフォーム
まず、有給の申請をどうするかをご紹介します。こちらはgoogleフォームというものを使います。以下のような画面になります。
・基本googleアカウントを持っている人用に作ってありますが、メール欄に、チェックを入れると、その人のメールアドレスが自動で記録されます。もし、googleアカウントを会社で使っていない場合は、ここをメールアドレスを選択式で選ぶようにするといいと思います。
・次に部署で所属を選びます。
その下で、自分の名前を選択肢から選び、有給取得日を選び、前日か、午前か、午後を選んで送信をすれば申請が完了となります。
申請後の承認操作
先ほどの申請されると、上長に上記の承認メールが届きます。
このとき、スプレッドシートは上のように、status欄が、申請中になっています。
先ほどのメールで、承認のリンクをクリックすると、上記の画面が表示されます。
こちらは承認後のスプレッドシートです。status欄が、自動的に「承認」に書き換わっています。
最後に、承認されたことを従業員側に通知がこのように届きます。
有給休暇の集計、管理
ここからは日々申請してもらった有給の期限や取得数の管理についてご説明します。
こちらがそのスプレッドシートの画面です。
以下説明です。
①有給取得の反映
先ほどの山田次郎さんですが、1月5日入社で、この事例では、入社後半年後に付与基準日を設定しています。そのため、この2023年5月5日に申請があった分ですが、これは、前期（2022年7月4日に付与）した分を消費したということになります。
O列で前期有給消化数に１が加わって1.5になっているのがわかります。
②新人の付与について
徳川慶喜さんは、Q列をみると、有給の付与数が０になっています。これはなぜかというと、C列の入社日をみてらもうと、2023年3月15日入社ですので、まだ半年経過していないので、付与されていないからですね。
③毎年の付与について
山田太郎さんですが、今期の有給付与がこの処理日欄が、2023年5月18日で、この時点では付与されていません。これは、付与日基準の2023年6月1日になっていないからですね。
ということで、処理日を2023年6月1日に変更してみます。
そうすると、山田太郎さんに有給が付与されました！
④有給休暇の期限切れ削除
続いて、有給休暇を使わないまま、2年間経過した場合の処理です。
処理日をすすめて、2024年6月1日に変更してみました。すると、山田太郎さんの残存有給日数が20になっています。これは、2022年5月31日に付与された分の期限がきれたからですね。
有給休暇の管理は、このように人によって、基準日が違う。また、2年等、一定期間経過すると、削除するという処理が、エクセル等で管理するのがかなり難しくなっています。このスプレッドシートを使えば、簡単に管理が可能です。
初期設定もろもろ
従業員のメールアドレス、上席設定
こちらは、別のmail_address_masterというシートに移動したのですが、こちらで従業員名と、部署、上席とその上席のメールアドレスを設定します。
ここの上席メールアドレス欄に、承認するかどうかの通知が飛びます。
会社ごとの初期設定
こちらは、「設定」シートの画面です。B列、C列に有給の付与日数が法定通りに入っています。もし、これよりも多く付与する場合は、ここの数字を変更してもらえれば、自動的に変更になります。
有給休暇付与日の設定
また、「有給付与ルール」欄では、入社6か月日か、全員一斉の付与日かを選択できます。もし、毎年4月1日などの一斉付与日が決まっている場合は、一斉付与日を選択し、その下にある一斉付与月、一斉付与日を入力すると、自動的に有給の付与日が変更になります。
こちら、有給の付与日を8月1日で設定した場合ですが、L列が自動的に変更になります。
締め日の設定
それから、有給の消化分と残存分を給与明細等で通知する場合、給与の締め日が会社ごとに異なります。
ここでは、締め日が25日の設定をしてみました。
ちょっと小さくて見えづらいのですが、山田次郎さんが、5月に0.5日。6月に1日有給を取得していることになっていますね。
元データを見てみると、山田次郎さんは、5月5日に0.5日。26日に1日取得しています。しかし、25日締めに設定してあるので、5月26日～6月25日に取得した分は、6月に入るようになっています。
期の開始日設定
最後になりますが、各社で異なる決算期の開始日をここで設定します。
そうすると、自動的に「月別取得状況」欄の開始月が7月～6月に入れ替わりました。
前期有給残の設定
今後スプレッドシートで有給の管理をしていくときに、
「前期の有給残から先に有給を消化する」という計算が必要になり、さらに、2年間経つと使っていない分は削除するという処理が必要となります。
こちらは関数では難しいので、プログラムを使って処理を行います。
具体的には、有給休暇の基準日が明日という場合に、現在の有給残でかつ有効期限が残っている分を前期有給残に転記します。
詳しくは以下の設置設定の欄で詳しくやり方を解説します。
Google Apps Script (GAS)の役割
私たちはGoogleフォームを使って有給休暇の申請を収集し、それをスプレッドシートに自動的に記録します。また、Google Apps Script (GAS)を使用して自動的にメールで取得申請の通知を行います。
また、メールの本文中のリンクを押すことで、さらにプログラムが起動して、承認に書き換えるということをしています。
こういったGASは無料で使うことができまして、こちらを活用することで、より高度なこともできるようになります。
なお、今回の有給管理スプレッドシートを使うには、初期設定でこのGASの一定の知識が必要となります。
もし、GASはわからないが、この有給管理シートを使いたいという場合は、弊社までご相談くださいませ。
以下GASの承認操作部分をご紹介します。
スプレッドシート、googleフォーム取得方法
googleアカウントにログインした状態で、以下のリンクから、申請いただけたら、即自動返信でスプレッドシートURLを送ります。
その後、左上の「ファイル」 ＞ 「コピーを作成」からコピーして使ってください。
そうすると、自動的に「コピー～有給申請管理 最新」というgoogleフォームが自動で生成されていると思います。
あとは、そのフォームの部署、名前等を修正して、お使いください。
アクセス権設定
次に、スプレッドシート上の拡張機能からApps Scriptを選択します。
次の画面で、画面上にある「実行」をクリック。すると、承認が必要ですと聞かれるので、「権限を確認」を押します。
次の画面はびっくりされると思いますが、左下の「詳細を表示」をクリックし、そのあとに「有給申請（安全ではないページ）に移動」をクリックします。
次に、googleのよくある許可画面がでますので、「許可」をクリックします。
スプレッドシートIDを変更する
スクリプト内に2か所あるスプレッドシートIDを入れ替えます。
スプレッドシートIDは、スプレッドシートのURL欄にある赤枠部分を言います。d/の後ろから/editの前までですね。
申請機能でトリガーの設定
次にトリガーを追加します。画面左側の時計マークを押した後に、右下の「トリガーを追加」をクリックします。
次の画面では、「イベントの種類を選択」で「フォーム送信時」に変更して、保存します。
有給付与基準日前日に、有給残をタイマー起動で計算
スクリプトはこちらです。
同じくスプレッドシートのID欄を書き換えてください。
その後、再度トリガーメニューに移動
トリガーを追加を押して、次の画面で上のように設定してください。
そして、保存します。
設定が終わったら、以下のデプロイ作業にすすみます。
再度スクリプトの画面にもどって、右上の「デプロイ」から「新しいデプロイ」を選択します。
次の画面では、次のユーザーとして実行で「自分」を選択。アクセスできるユーザーは、「全員」を選んで、「デプロイ」というボタンを押します。
次の画面出てきた、「ウェブアプリ」欄のURLをコピーします。
次のスクリプト画面の赤枠で囲った部分を今コピーしたウェブアプリURLに入れ替えます。
入れ替え後、保存して、もう一度デプロイをすれば完了です。
実際にgoogleフォームから有給申請のテストをしてみて下さませ。
上手くいかない等ありましたら、下のフォームからご相談くださいませ。
動画も作成しましたので、よければこちらもあわせてご確認ください↓
応用編
googleが提供するLooker studioを使うと、スプレッドシートやGoogle workspace上のデータを簡単にグラフ化が可能です。
以下参考までに、有給休暇の取得日数グラフです。
年間最低5日の取得ラインをグラフ内に基準線として書いてあるので、だれが最低取得日数を満たしていないかがすぐに判別できます。
こちらの設定については、以下の書籍にて詳しく解説しています↓
まとめ
有給管理をgoogleスプレッドシートとgoogleフォームを使って、お金をかけずに管理するテンプレートとその使い方をご紹介させて頂きました。スプレッドシートなど、無料で使えるツールでも、できることは十分にあるものですね。
今後も、googleworkspaceの活用方法を発信していきたいと思います。
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