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進化したGoogleスプレッドシートのプルダウンメニューを追加する方法

Webサイトの入力フォームでよく使われている「プルダウンメニュー」は、入力する内容の候補を事前に選択できる便利な機能です。「Google スプレッドシート」では複数人でシートを共有する機会が多いため、プルダウンメニューを設定することにより、スムーズな入力作業が可能になります。また、誤入力なども同時に防止できるでしょう。

なお、企業だと、エクセルやワードの代わりとして、google workspaceを契約しているところも多いかと思います。

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本記事では、Google スプレッドシートでプルダウンメニューを追加する方法をご紹介します

Google スプレッドシートでプルダウンメニューを追加する方法

プルダウンメニューを追加する方法は下記の通りです。

①「挿入」のタブから「プルダウン」をクリックします。

スプレッドシート 操作画面

②「オプション1」「オプション2」の欄に表示させたいリストの項目を入力します。

下の「別のアイテムを追加」をクリックすれば、入力項目を増やせます。

スプレッドシート 操作画面

③リスト項目の入力が終わったら「完了」をクリックします。

スプレッドシート 操作画面

④プルダウンメニューが作成されます。

スプレッドシート 入力画面

スプレッドシート 入力画面

 

プルダウンメニューの作成方法の手順は以上となります。

なお、この新しくなったプルダウンでは、選択肢を入力する画面で、色のついた〇をクリックすると、カラー選択ができます。

以下のように選択肢に色をつけることもできます!!

選択肢に色をつける

プルダウンを前のようにセル全体の四角にする方法

詳細設定

このセル全体ではなく、中に丸く入るプルダウンではなく、元の四角にしたい場合は、詳細オプションを選ぶと上記の画面が出てきます。

ここで、矢印を選ぶと以前のようなスタイルに変更できます。

以下表示スタイル3パターンの実際設定したものです。

プルダウン3パターンの説明

Google スプレッドシートのメリット

Google スプレッドシートは、Excelに近い操作感で利用できます。Google スプレッドシートとExcelの違いについては下記の記事で詳しく解説しています。

 

 

ここでは、Google スプレッドシートの主なメリットについて解説します。

 

メリット①作業履歴が自動保存される

一つ目のメリットは、作業履歴が自動保存される点です。Googleスプレッドシートは、作業履歴が自動保存される仕組みになっています。そのため、Excelとは異なり手動で保存する手間は掛かりません。

さらに、Googleスプレッドシートの場合、編集履歴を遡って簡単に復元できます。「最終編集」にカーソルを合わせると「変更履歴を開く」と表示されるので、そこから変更履歴の確認が可能です。

スプレッドシート 操作画面

メリット②複数のユーザーでの共有・編集ができる

二つ目のメリットは、複数のユーザーでの共有・編集ができる点です。Googleスプレッドシートでは、ユーザーごとの編集はリアルタイムで反映されるため、メールやExcelでのファイルのやり取りよりもよりスピーディーに作業を進められます。

また、Googleスプレッドシートは、スマートフォンでも編集できる点も魅力です。スマートフォン用のアプリを利用すれば、スマートフォンからでもファイルの閲覧や編集を行えます。

メリット③閲覧・編集等の権限設定も可能

三つ目のメリットは、閲覧・編集等の権限設定も簡単に行える点です。スプレッドシートではアクセスするユーザーを制限でき、ユーザーによって編集作業を可能にしたり、閲覧だけに制限したりなど、柔軟に権限を変更できます。

アクセス制限があることによって、企業のセキュリティ強化や機密情報・個人情報漏洩の防止にもつながるでしょう。

Google スプレッドシートのデメリット

非常に使いやすく、メリットが多いGoogle スプレッドシートですが、デメリットもいくつかあります。

ここでは、Google スプレッドシートのデメリットについて解説します。

デメリット①基本的にオフラインでは利用できない

一つ目のデメリットは、Google スプレッドシートは基本的にオフラインでは利用できない点です。仮に通信障害等の影響でインターネットが一時的に利用できなかったり、インターネット環境がない場所にいたりする場合、Googleスプレッドシードにアクセスすること自体ができなくなります。

アクセスできなければ当然ファイルの閲覧・編集ができなくなるため、利用する場所の通信環境については特に注意する必要があるといえるでしょう。

デメリット②通信環境によって動作が不安定になるときもある

二つ目のデメリットは、通信環境によって動作が不安定になるときもある点です。Googleスプレッドシードの動作・パフォーマンスは、通信環境に依存しています。通信環境が不安定だと、ファイルを開くのに時間が掛かったり、動作が不安定になったりするケースもあるでしょう。

まとめ

今回は、Google スプレッドシートでプルダウンメニューを追加する方法を紹介しました

事前にプルダウンメニューを設定しておくことで、複数人での入力がよりスムーズになり、さらに誤入力なども防げるでしょう。Google スプレッドシートは複数人で共有するケースが多いため、プルダウンメニューなどを設定しておき、ファイルにアクセスするメンバー全員が利用しやすい状態にしておきましょう。

Google スプレッドシートは、アクセスするユーザーによって編集作業を可能にしたり、閲覧だけに制限したりなど、柔軟に権限を変更できる点も大きな魅力です。

また、高いセキュリティレベルの下でファイルの共有・共同編集が行えるテレワークに最適なツールです。ぜひ導入を検討してみてください。

 

 

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