Google Keepとは？メリット・デメリット徹底解説
近年、便利なメモアプリが増加し、仕事・プライベートどちらのシーンにおいてもスマートフォンを活用して気軽にメモを取れるようになりました。例えば、外出先でアイデアが思い浮かんだときにスマートフォンでメモできるので非常に便利ですよね。
メモアプリとして有名なのが、EvernoteやStockなどですが、「Google Keep」も非常に人気があり、多くの方が利用しています。本記事では、Google Keepのメリット・デメリットについて解説します。
Google Keepとは
はじめにGoogle Keepの概要、搭載機能について解説します。
Google Keepとは
Google Keepとは、Googleが提供しているメモアプリです。
画像引用元：Google Keep 公式ページ
Google Keepは、Google Workspaceに搭載されており、パソコンやスマートフォン、タブレットなどから利用できます。自身のメモとして利用するだけではなく、リマインダーとして利用したり、チームメンバーと共有したりなど、様々な用途で利用できるのが特徴です。
Google Workspaceについては下記の記事で詳しく解説しています。
Google Keepを利用するためには、Googleアカウントが必要です。Googleアカウントを準備する手間が掛かりますが、誰でも無料で利用できるのが大きな魅力だといえるでしょう。
Google Keepの主な搭載機能
Google Keepは多彩な搭載機能も魅力です。主な機能は下記の通りです。
- 手書きメモの作成
- 音声メモの作成
- チェックボックスの作成
- リマインダーの設定
- アーカイブやラベルでの整理
- メモの共有・共同編集
- 画像内のテキスト抽出
- Google ドキュメントへのコピー
これだけの豊富な機能も魅力ですが、Google Keepはシンプルな操作で使いやすいといった声も多く聞かれます。メモアプリは仕事だけではなくプライベートでも活用するケースが多いため、操作のしやすさも大切なポイントです。
Google Keepのメリット
Google Keepは搭載機能が多い分、上手く使いこなせれば様々なメリットを得られます。
ここでは、Google Keepのメリットについて解説します。
メリット①どのデバイスからでも接続できる
1つ目のメリットは、パソコンやスマートフォン、タブレットなどどのデバイスからでも接続できる点です。例えば、外出先などでアイデアを思いついたり、一時的にメモをしておきたい場合などにスマートフォンでメモしておき、帰宅後にパソコンでゆっくり確認するといった便利なやり方が可能になります。
Google Keepは、デバイスを問わず、どの場所でも手軽にメモできるのが大きな魅力です。
メリット②ストレージ容量を気にせず利用できる
2つ目のメリットは、ストレージ容量を気にすることなく利用できる点です。他のメモアプリのように「〇枚以上から料金が発生する」「〇GB以上は料金が発生する」といったことはなく、どんなに大量の枚数のメモであっても、ずっと無料で保存できます。
追加料金等を気にせず利用できるので、非常に便利です。
メリット③リマインダーの設定もできる
3つ目のメリットは、リマインダーの設定もできる点です。Google Keepのリマインダー機能は、日付・時間の他にも午前・午後・夕方のといったパターンでも設定できます。デフォルドでは午前が8時で午後が13時、夕方が18時となっていますが、任意の時間に変更することも可能です。また、「メモしてから時間を設定する」といったシンプルな操作で完結できるのも魅力だと言えます。
Google Keepでは、特定の場所に到着した際のリマインドも行えます。例えば、自宅を設定しておき、自宅に着いた瞬間に事前に設定したやるべきことが通知されるといったやり方が可能です。
メリット④すぐ開く
メモアプリで、意外とすごく重要なのが、すぐ書き込みができるということではないでしょうか。
以前別のノートアプリを使っていた時に、高機能なため、メモをできるまでの時間が1分くらいかかってしまっていました。
google keepは、アプリを開いて、即メモを開始できるのですが、体感で5秒くらいで利用開始が可能です。
Google Keepのデメリット
メリットが多いGoogle Keepですが、下記のようなデメリットもあります。
デメリット①オフラインでは利用できない
1つ目のデメリットは、オフラインでは利用できない点です。例えば、外出先などでパソコンでGoogle Keepを利用する場合、Wi-Fi環境が必要となります。オンラインの環境下でしか使えない点は実際に利用する上で考慮しておくべき点の一つだと言えるでしょう。
デメリット②PDFの保存ができない
2つ目のデメリットは、PDFの保存ができない点です。
例えば、Googleドキュメントのように作成したメモをPDFに変換して保存することができません。作成したメモをPDF化したいときは、1度Googleドキュメントにコピーし、コピーしたドキュメントをPDF化するといった流れで行えます。
デメリット③容量制限はないが文字数の制限はある
3つ目のデメリットは、文字数の制限がある点です。ストレージ容量に制限はありませんが、メモに入力できる文字数に関しては制限があります。文字数に関しては19000文字程度が上限となっていますが、これほどの文字数をメモするといった機会も普段そこまでないため、文字数に関しては特に気にせずとも利用できるでしょう。
デメリット④画像配置変更や文字の装飾はできない
高機能エディタでは当たり前の、文字を太字にする。文字の色を変えるなどの装飾はできません。また画像も1枚のみ貼り付けられるだけで、画像の配置場所を自由に移動させるなどもできません。潔いほど、メモ専用アプリとなっています。
Google Keepの活用法 応用編（タスク管理）
google keepで、「人に依頼したタスク」を管理することが可能です。依頼したものの、依頼したこちら側がそれを忘れてしまうことってありますよね？この方法ならそれをなくせます！
もちろん、自分のタスク管理にも使えますよ！
タスク管理のやり方
①タスクをメモする
②依頼したタスクは、依頼した相手に共有
③依頼した人の名前をラベルに設定して、ラベルを付ける。
④期限の数日前に、リマインダーを設定
この方法で、依頼したことを忘れずに、どんなことを依頼したのかを管理できます。完了したものは、アーカイブしておくと、後で見返せて便利ですよ！
自分のタスク管理では、②をなくして、③をマイタスクなどのラベルで設定するといいと思います。
ぜひkeepでタスク管理をしてみてくださいね！
keepによるタスク管理のメリット。
依頼した内容を口頭で伝えただけだと、後でこちらも相手も忘れてしまうことが発生します。すぐタスクに取り掛かる場合はまだいいのですが、期限が１週間以内とかだと、すっかり忘れてしまうことに。keepはメモツールなので、例えば以下の様に、細かく依頼した内容を記録して共有することで、後で認識違いを防ぐことができます。
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【タスク依頼】
期限：２０２２年１２月末まで
依頼内容：①他社のチラシからよさそうなものを１０枚ピックアップ
その１０枚から、いいと思ったポイントを箇条書きにして、
スプレッドシートにリストとして並べておく。⇒会議で話し合うもとの資料としてつくる。
②チラシ印刷会社２社から見積もりを取得
・見積もりでは、枚数が１０００枚、３０００枚で料金がどう変わるかを確認。
・依頼時のデザイン原稿はもらえるのか、もらえるとしたらデータ形式を確認
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※ここまでの指示って、抜けがでそうじゃないですか。このkeepで依頼に変えてからは、それがなくなりました！
Google Keepは何に向くのか？
Keepは万能ノートでなく、軽量・即時のメモに特化した道具として捉えることが重要です。観点は次のとおりです。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 即時性 | 思いついた内容を素早く残せ、入力の手間が小さい |
| チェックリスト | 作業・買い物リストなど短い手順管理に向く |
| 共有・連携 | 共有メモやリマインド、他Googleツール連携が容易 |
| 限界 | 長文・体系的なナレッジや文書管理には不向き |
ポイントは、用途を取り違えると情報が散在する点で、体系管理はドキュメント等、軽量メモはKeep、と役割を分けることです。何でもKeepに入れると後で探せません。向く用途に絞って使うことが、活用の出発点になります。なお最終的には、
評判や機能数でなく自社の現状と業務に優先順位を付け、無理なく続けられる体制に落とし込むことが、投資を成果へ結びつける近道になります。
中小企業はどう活用すべき？
活用は、用途の線引きと共有ルールを決めることが重要です。押さえる進め方は次のとおりです。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 役割分担 | 軽量メモはKeep、体系的な文書・ナレッジはドキュメント等と決める |
| 共有ルール | 共有メモの範囲・権限と、個人メモとの線引きを定める |
| 連携活用 | リマインドやカレンダー連携で、抜け漏れ防止に活かす |
| 棚卸し | 古いメモの整理ルールを決め、散在・陳腐化を防ぐ |
最大のつまずきは、何でもKeepに入れ、後で探せない・体系化されない情報になることです。当社は中小企業の情報整理・運用ルールづくりを、用途整理から役割分担・共有ルール整備まで伴走支援しています。向く用途に絞り役割を分けることが、定着の要点になります。
なお最終的には、評判や機能数でなく自社の現状と業務に優先順位を付け、無理なく続けられる体制に落とし込むことが、投資を成果へ結びつける近道になります。
Google Keep活用チェック
Google Keepの活用とは、Googleの軽量メモアプリGoogle Keepの活用のことで、万能ノートでなく軽量・即時のメモに特化した道具として捉えることが重要です。
思いついた内容を素早く残せ入力の手間が小さく、作業・買い物リストなど短い手順管理に向き、共有メモやリマインド・他Googleツール連携が容易な一方、長文・体系的なナレッジや文書管理には不向きです。
用途を取り違えると情報が散在し、体系管理はドキュメント等・軽量メモはKeepと役割を分け、何でもKeepに入れると後で探せません。
軽量メモはKeep・体系文書はドキュメント等の役割分担、共有メモの範囲・権限と個人メモの線引き、リマインドやカレンダー連携での抜け漏れ防止活用、古いメモの整理ルールでの散在・陳腐化防止が要点で、
何でもKeepに入れ後で探せない・体系化されない情報になる失敗を避け、向く用途に絞り役割を分けることが要点となります。
以下に、押さえるべき要点とその内容を整理します。
| 項目 | ポイント | 解説 |
|---|---|---|
| 即時性 | 素早く | 思いつきを即メモ |
| リスト | 手順管理 | 作業・買い物リスト |
| 連携 | 抜け漏れ防止 | リマインド・連携 |
| 限界 | 役割分担 | 体系管理は別ツール |
| 棚卸し | 整理ルール | 散在・陳腐化防止 |
より詳しい一次情報は公式の解説もあわせてご確認ください。
この記事のよくある質問（FAQ）
本記事に関して、よく寄せられる質問をまとめました。
Q. Google Keepとは？
A. Googleの軽量メモアプリです。テキスト・チェックリスト・画像メモを素早く残し、検索・共有・リマインドができ、他Googleツールと連携します。
Q. どんな用途に向きますか？
A. 思いつきの即メモ、買い物/作業のチェックリスト、共有メモなど軽量な用途に向きます。体系的な文書・ナレッジ管理には不向きです。
Q. メリット・デメリットは？
A. 素早く軽快に使え共有・連携が容易な一方、構造化や長文・体系管理には弱いです。用途を取り違えると情報が散在します。
Q. 組織で使う注意点は？
A. 共有範囲の管理と、用途の線引き（体系管理はドキュメント/Keepは軽量メモ）を決めないと、情報が分散し探せなくなります。
関連サービス
アーデントでは本サービスの導入支援・お見積りに対応しています。詳細は商品ページをご覧ください。
クラウドサービスは安全？Microsoft 365・Google Workspaceのセキュリティ設定チェックリスト
法人向けセキュリティ比較サイト c-compe.com の関連解説で、背景・選び方・注意点の詳細が確認できます。
まとめ
今回は、Google Keepのメリット・デメリットについて解説しました。
Google Keepのメリット・デメリットは下記の通りです。
【メリット】
- どのデバイスからでも接続できる
- ストレージ容量を気にせず利用できる
- リマインダーの設定もできる
【デメリット】
- オフラインでは利用できない
- PDFの保存ができない
- 容量制限はないが文字数の制限はある
Google Keepはシンプルな操作で使いやすいため、メモアプリに対して多くのことを求めない方、シンプルな機能でも十分と考える方などに特におすすめです。Googleアカウントさえあれば無料で利用できますので、気になった方はぜひ試してみてください。
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