Google Keepとは？メリット・デメリット徹底解説
近年、便利なメモアプリが増加し、仕事・プライベートどちらのシーンにおいてもスマートフォンを活用して気軽にメモを取れるようになりました。例えば、外出先でアイデアが思い浮かんだときにスマートフォンでメモできるので非常に便利ですよね。
メモアプリとして有名なのが、EvernoteやStockなどですが、「Google Keep」も非常に人気があり、多くの方が利用しています。本記事では、Google Keepのメリット・デメリットについて解説します。
Google Keepとは
はじめにGoogle Keepの概要、搭載機能について解説します。
Google Keepとは
Google Keepとは、Googleが提供しているメモアプリです。
画像引用元：Google Keep 公式ページ
Google Keepは、Google Workspaceに搭載されており、パソコンやスマートフォン、タブレットなどから利用できます。自身のメモとして利用するだけではなく、リマインダーとして利用したり、チームメンバーと共有したりなど、様々な用途で利用できるのが特徴です。
Google Workspaceについては下記の記事で詳しく解説しています。
Google Keepを利用するためには、Googleアカウントが必要です。Googleアカウントを準備する手間が掛かりますが、誰でも無料で利用できるのが大きな魅力だといえるでしょう。
Google Keepの主な搭載機能
Google Keepは多彩な搭載機能も魅力です。主な機能は下記の通りです。
- 手書きメモの作成
- 音声メモの作成
- チェックボックスの作成
- リマインダーの設定
- アーカイブやラベルでの整理
- メモの共有・共同編集
- 画像内のテキスト抽出
- Google ドキュメントへのコピー
これだけの豊富な機能も魅力ですが、Google Keepはシンプルな操作で使いやすいといった声も多く聞かれます。メモアプリは仕事だけではなくプライベートでも活用するケースが多いため、操作のしやすさも大切なポイントです。
Google Keepのメリット
Google Keepは搭載機能が多い分、上手く使いこなせれば様々なメリットを得られます。
ここでは、Google Keepのメリットについて解説します。
メリット①どのデバイスからでも接続できる
1つ目のメリットは、パソコンやスマートフォン、タブレットなどどのデバイスからでも接続できる点です。例えば、外出先などでアイデアを思いついたり、一時的にメモをしておきたい場合などにスマートフォンでメモしておき、帰宅後にパソコンでゆっくり確認するといった便利なやり方が可能になります。
Google Keepは、デバイスを問わず、どの場所でも手軽にメモできるのが大きな魅力です。
メリット②ストレージ容量を気にせず利用できる
2つ目のメリットは、ストレージ容量を気にすることなく利用できる点です。他のメモアプリのように「〇枚以上から料金が発生する」「〇GB以上は料金が発生する」といったことはなく、どんなに大量の枚数のメモであっても、ずっと無料で保存できます。
追加料金等を気にせず利用できるので、非常に便利です。
メリット③リマインダーの設定もできる
3つ目のメリットは、リマインダーの設定もできる点です。Google Keepのリマインダー機能は、日付・時間の他にも午前・午後・夕方のといったパターンでも設定できます。デフォルドでは午前が8時で午後が13時、夕方が18時となっていますが、任意の時間に変更することも可能です。また、「メモしてから時間を設定する」といったシンプルな操作で完結できるのも魅力だと言えます。
Google Keepでは、特定の場所に到着した際のリマインドも行えます。例えば、自宅を設定しておき、自宅に着いた瞬間に事前に設定したやるべきことが通知されるといったやり方が可能です。
メリット④すぐ開く
メモアプリで、意外とすごく重要なのが、すぐ書き込みができるということではないでしょうか。
以前別のノートアプリを使っていた時に、高機能なため、メモをできるまでの時間が1分くらいかかってしまっていました。
google keepは、アプリを開いて、即メモを開始できるのですが、体感で5秒くらいで利用開始が可能です。
Google Keepのデメリット
メリットが多いGoogle Keepですが、下記のようなデメリットもあります。
デメリット①オフラインでは利用できない
1つ目のデメリットは、オフラインでは利用できない点です。例えば、外出先などでパソコンでGoogle Keepを利用する場合、Wi-Fi環境が必要となります。オンラインの環境下でしか使えない点は実際に利用する上で考慮しておくべき点の一つだと言えるでしょう。
デメリット②PDFの保存ができない
2つ目のデメリットは、PDFの保存ができない点です。
例えば、Googleドキュメントのように作成したメモをPDFに変換して保存することができません。作成したメモをPDF化したいときは、1度Googleドキュメントにコピーし、コピーしたドキュメントをPDF化するといった流れで行えます。
デメリット③容量制限はないが文字数の制限はある
3つ目のデメリットは、文字数の制限がある点です。ストレージ容量に制限はありませんが、メモに入力できる文字数に関しては制限があります。文字数に関しては19000文字程度が上限となっていますが、これほどの文字数をメモするといった機会も普段そこまでないため、文字数に関しては特に気にせずとも利用できるでしょう。
デメリット④画像配置変更や文字の装飾はできない
高機能エディタでは当たり前の、文字を太字にする。文字の色を変えるなどの装飾はできません。また画像も1枚のみ貼り付けられるだけで、画像の配置場所を自由に移動させるなどもできません。潔いほど、メモ専用アプリとなっています。
Google Keepの活用法 応用編（タスク管理）
google keepで、「人に依頼したタスク」を管理することが可能です。依頼したものの、依頼したこちら側がそれを忘れてしまうことってありますよね？この方法ならそれをなくせます！
もちろん、自分のタスク管理にも使えますよ！
タスク管理のやり方
①タスクをメモする
②依頼したタスクは、依頼した相手に共有
③依頼した人の名前をラベルに設定して、ラベルを付ける。
④期限の数日前に、リマインダーを設定
この方法で、依頼したことを忘れずに、どんなことを依頼したのかを管理できます。完了したものは、アーカイブしておくと、後で見返せて便利ですよ！
自分のタスク管理では、②をなくして、③をマイタスクなどのラベルで設定するといいと思います。
ぜひkeepでタスク管理をしてみてくださいね！
keepによるタスク管理のメリット。
依頼した内容を口頭で伝えただけだと、後でこちらも相手も忘れてしまうことが発生します。すぐタスクに取り掛かる場合はまだいいのですが、期限が１週間以内とかだと、すっかり忘れてしまうことに。keepはメモツールなので、例えば以下の様に、細かく依頼した内容を記録して共有することで、後で認識違いを防ぐことができます。
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【タスク依頼】
期限：２０２２年１２月末まで
依頼内容：①他社のチラシからよさそうなものを１０枚ピックアップ
その１０枚から、いいと思ったポイントを箇条書きにして、
スプレッドシートにリストとして並べておく。⇒会議で話し合うもとの資料としてつくる。
②チラシ印刷会社２社から見積もりを取得
・見積もりでは、枚数が１０００枚、３０００枚で料金がどう変わるかを確認。
・依頼時のデザイン原稿はもらえるのか、もらえるとしたらデータ形式を確認
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※ここまでの指示って、抜けがでそうじゃないですか。このkeepで依頼に変えてからは、それがなくなりました！
Google Keepの容量・保存上限はどれくらい？
結論、テキストメモは容量をほとんど気にせず使え、無料でも十分実用的です。ただし1つのメモに入力できる文字数などには上限があります。
「google keep 容量」「容量制限」で調べる方が多いのですが、Google Keepのメモ本体はGoogleドライブのストレージをほとんど消費しないと案内されており、メモの件数を気にして使う必要はほぼありません。日々の思いつきや買い物リストを何百件ためても料金が発生することはなく、この「気軽さ」がKeep最大の魅力です。
一方で、次のような”1メモあたり”の上限は存在します。実務で上限に達することはまれですが、長文の議事録や大量の画像を1つのメモに詰め込む用途には向かない、という目安として押さえておくと安心です。
| 項目 | 目安・上限 | 補足 |
|---|---|---|
| 1メモの文字数 | 約19,999文字 | タイトルは別枠で約1,000文字 |
| リストの項目数 | 数百〜1,000項目程度 | 長い手順はメモを分けると安定 |
| 画像の添付 | 1メモに複数可 | 画像は保存容量に含まれる場合あり |
| メモの総数 | 実質ほぼ無制限 | 公式に上限の明記なし |
なお正確な上限や仕様は変更されることがあるため、大量のデータを扱う前に公式ヘルプで最新情報を確認してください。長文や体系的な文書は、後述の使い分けのとおりGoogleドキュメントなど別ツールに切り分けるのがおすすめです。
Google Keepに危険性はある？安全に使うための注意点は？
結論、Google Keep自体は通信・保存データが暗号化された安全なサービスですが、”使い方”を誤ると情報漏えいにつながります。
Google公式のヘルプによると、Keepのデータは転送中も保管時も暗号化され、ユーザーが明示的に共有しない限り他の人は閲覧できません。つまり「Google Keepは危険」なのではなく、リスクの多くは人的な設定ミスや運用にあります。中小企業でありがちな注意点と対策を整理すると、次のとおりです。
| リスク | 起こりやすい状況 | 対策 |
|---|---|---|
| 個人アカウント利用 | 私用のKeepに業務情報を保存 | 会社のWorkspaceアカウントに統一 |
| 共有設定のミス | 共有範囲の誤りで社外に露出 | 共有相手を都度確認・不要な共有は解除 |
| 退職者の情報残存 | 退職者のメモが残ったまま | 管理者がアカウント停止・データ移管 |
| 端末の紛失 | 通知画面にメモ内容が表示 | 画面ロック・通知非表示・2段階認証 |
| 機密情報の保存 | パスワードやカード番号をメモ | 重要情報はKeepに保存しない |
特にパスワードなどの重要情報をKeepにメモするのは避けてください。万一アカウントを乗っ取られた場合、直接的な被害につながります。業務利用は会社のGoogle Workspaceアカウントに統一し、2段階認証を有効化したうえで、共有範囲を定期的に見直すことが基本の対策です。より詳しい設定は公式のプライバシー解説もあわせてご確認ください。
Google Keep 公式：プライバシー保護（一次情報） ➡
法人（Google Workspace版）で使うと何が変わる？
結論、個人利用との最大の違いは「管理者による一元管理」ができる点です。全社ルールをかけられ、ガバナンスが効きます。
無料の個人版でもKeepの基本機能はほぼ同じですが、中小企業が業務で使うなら Google Workspace版が安心です。管理者は管理コンソールから組織外への共有を制限したり、アクセスの透明性ログを確認したり、退職者アカウントのデータを移管・停止したりできます。「誰が・何を・どこまで共有できるか」を会社としてコントロールできるのが、業務利用における決定的な違いです。
| 項目 | Workspace版でできること |
|---|---|
| 共有の制御 | 組織外への共有を管理者が制限 |
| 監査・可視化 | アクセスの透明性ログを確認 |
| 退職者対応 | アカウント停止・データ移管 |
| 全社展開 | 他のGoogleツールと合わせて一括運用 |
アーデントでは、中小企業のGoogle Workspace導入や、Keepを含む情報整理・共有ルールづくりを、用途の棚卸しから権限設計・運用定着まで伴走支援しています。導入費用はデジタル化・AI導入補助金の対象になる場合もあります（補助金の要件は年度ごとに変わるため、公募要領の確認や専門家への相談が必要です）。まずは自社の使い方に合うプランから、無理なく始めるのがおすすめです。
Google Workspace の詳細・ご相談はこちら ➡
他のGoogleツールとどう連携できる？
結論、KeepはGmail・カレンダー・ドキュメント・ToDoリストと連携し、メモを”次の行動”につなげられます。
Google Keepの本当の強みは、単体のメモ帳で終わらず、他のGoogleツールと行き来できる点にあります。中小企業でよく使う連携は次のとおりです。
- Googleドキュメント：Keepのメモをワンクリックでドキュメントにコピー。走り書きはKeep、清書・長文はドキュメント、と役割分担できます。
- Googleカレンダー：サイドパネルからKeepを開き、その予定に紐づくメモをその場で確認・追記できます。
- ToDoリスト（Google Tasks）との使い分け：ちょっとした「思いつき」はKeep、期限付きの「やること」はToDoリスト、と分けると抜け漏れが減ります。
- Gmail：受信メールを見ながら関連メモをすぐ作成し、対応漏れを防げます。
このように「メモして終わり」ではなく、ドキュメント化・予定化・タスク化まで一気通貫でつなげられるのが、Google Workspace全体で使う最大のメリットです。タスク管理の使い分けは下記の記事もあわせてご覧ください。
Google Keepは何に向くのか？
Keepは万能ノートでなく、軽量・即時のメモに特化した道具として捉えることが重要です。観点は次のとおりです。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 即時性 | 思いついた内容を素早く残せ、入力の手間が小さい |
| チェックリスト | 作業・買い物リストなど短い手順管理に向く |
| 共有・連携 | 共有メモやリマインド、他Googleツール連携が容易 |
| 限界 | 長文・体系的なナレッジや文書管理には不向き |
ポイントは、用途を取り違えると情報が散在する点で、体系管理はドキュメント等、軽量メモはKeep、と役割を分けることです。何でもKeepに入れると後で探せません。向く用途に絞って使うことが、活用の出発点になります。なお最終的には、
評判や機能数でなく自社の現状と業務に優先順位を付け、無理なく続けられる体制に落とし込むことが、投資を成果へ結びつける近道になります。
中小企業はどう活用すべき？
活用は、用途の線引きと共有ルールを決めることが重要です。押さえる進め方は次のとおりです。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 役割分担 | 軽量メモはKeep、体系的な文書・ナレッジはドキュメント等と決める |
| 共有ルール | 共有メモの範囲・権限と、個人メモとの線引きを定める |
| 連携活用 | リマインドやカレンダー連携で、抜け漏れ防止に活かす |
| 棚卸し | 古いメモの整理ルールを決め、散在・陳腐化を防ぐ |
最大のつまずきは、何でもKeepに入れ、後で探せない・体系化されない情報になることです。当社は中小企業の情報整理・運用ルールづくりを、用途整理から役割分担・共有ルール整備まで伴走支援しています。向く用途に絞り役割を分けることが、定着の要点になります。
なお最終的には、評判や機能数でなく自社の現状と業務に優先順位を付け、無理なく続けられる体制に落とし込むことが、投資を成果へ結びつける近道になります。
Google Keep活用チェック
Google Keepの活用とは、Googleの軽量メモアプリGoogle Keepの活用のことで、万能ノートでなく軽量・即時のメモに特化した道具として捉えることが重要です。
思いついた内容を素早く残せ入力の手間が小さく、作業・買い物リストなど短い手順管理に向き、共有メモやリマインド・他Googleツール連携が容易な一方、長文・体系的なナレッジや文書管理には不向きです。
用途を取り違えると情報が散在し、体系管理はドキュメント等・軽量メモはKeepと役割を分け、何でもKeepに入れると後で探せません。
軽量メモはKeep・体系文書はドキュメント等の役割分担、共有メモの範囲・権限と個人メモの線引き、リマインドやカレンダー連携での抜け漏れ防止活用、古いメモの整理ルールでの散在・陳腐化防止が要点で、
何でもKeepに入れ後で探せない・体系化されない情報になる失敗を避け、向く用途に絞り役割を分けることが要点となります。
以下に、押さえるべき要点とその内容を整理します。
| 項目 | ポイント | 解説 |
|---|---|---|
| 即時性 | 素早く | 思いつきを即メモ |
| リスト | 手順管理 | 作業・買い物リスト |
| 連携 | 抜け漏れ防止 | リマインド・連携 |
| 限界 | 役割分担 | 体系管理は別ツール |
| 棚卸し | 整理ルール | 散在・陳腐化防止 |
より詳しい一次情報は公式の解説もあわせてご確認ください。
この記事のよくある質問（FAQ）
本記事に関して、よく寄せられる質問をまとめました。
Q. Google Keepとは？
A. Googleが提供する無料の軽量メモアプリです。テキスト・チェックリスト・画像・音声メモを素早く残し、検索・共有・リマインドができ、Gmailやカレンダーなど他のGoogleツールと連携します。Googleアカウントがあれば誰でも使えます。
Q. Google Keepの容量に制限はありますか？
A. テキストメモはドライブ容量をほとんど消費せず、件数を気にせず使えます。ただし1メモあたり約19,999文字といった上限はあります。長文や大量画像には不向きなので、その場合はGoogleドキュメントなどに切り分けるのがおすすめです。
Q. Google Keepに危険性はありますか？
A. データは暗号化され、共有しない限り他人は見られないため、サービス自体は安全です。リスクは主に設定ミスや運用面にあります。パスワード等の重要情報は保存せず、2段階認証と共有範囲の見直しを習慣にすると安心です。
Q. 法人（Google Workspace）で使う注意点は？
A. 業務では私用アカウントを避け、会社のWorkspaceアカウントに統一しましょう。管理者が組織外共有の制限やアクセスログの確認、退職者アカウントの管理を行えるため、情報ガバナンスを効かせた安全な運用ができます。
関連サービス
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クラウドサービスは安全？Microsoft 365・Google Workspaceのセキュリティ設定チェックリスト
法人向けセキュリティ比較サイト c-compe.com の関連解説で、背景・選び方・注意点の詳細が確認できます。
まとめ
今回は、Google Keepのメリット・デメリットについて解説しました。
Google Keepのメリット・デメリットは下記の通りです。
【メリット】
- どのデバイスからでも接続できる
- ストレージ容量を気にせず利用できる
- リマインダーの設定もできる
【デメリット】
- オフラインでは利用できない
- PDFの保存ができない
- 容量制限はないが文字数の制限はある
Google Keepはシンプルな操作で使いやすいため、メモアプリに対して多くのことを求めない方、シンプルな機能でも十分と考える方などに特におすすめです。Googleアカウントさえあれば無料で利用できますので、気になった方はぜひ試してみてください。
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🔹会計・経費管理: マネーフォワード、freee、楽楽精算、楽楽明細、楽楽請求、invox
🔹電子契約・文書管理: freeeサイン、クラウドサイン、GMOサイン、Adobe Acrobat、box
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🔹バックアップ: syscloud、Avepoint、veeam
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🔹PBX・電話システム: INNOVERAPBX※、MOTTEL※、ZoomPhone※
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