Gmailで部下のメールを上司がチェックできるようにする方法２選

はじめに：Gmailで部下の送受信メールをチェックする意義

例えば、失礼な文面になっていたり、そもそも間違ったメールの内容になってしまっていたりというときのため、またそもそも教育という意味でも部下のメールチェックは重要です。

以下にその意義をまとめました。

業務の進捗管理

部下の送受信メールをチェックすることで、業務の進捗状況や問題点を把握し、適切な指示やサポートを行うことができます。これにより、業務効率が向上し、チーム全体の生産性が向上するでしょう。

コミュニケーションの質向上

部下のメールの内容を確認することで、コミュニケーションの質や問題点を把握し、改善策を提案することができます。また、適切なメールマナーや表現の指導も行うことができるため、社内外のコミュニケーションが円滑になります。

情報漏洩防止

不正な情報漏洩や内部不正が発生しないよう、部下のメールの内容を確認して、早期に問題を発見・対処することができます。これにより、企業のリスク管理が強化され、安全な経営が実現できます。

法令遵守・企業ポリシーの徹底

部下のメールを監視することで、企業ポリシーや法令に違反する行為がないか確認し、適切な対応を行うことができます。これにより、企業の法令遵守意識が高まり、信頼性が向上します。

以上の理由から、Gmailで部下の送受信メールをチェックすることは、企業の業績向上やリスク管理に大きく貢献すると言えるでしょう。ただし、部下のプライバシーを尊重し、法的な問題に配慮しながら適切に監視を行うことが重要です。特に、従業員の同意や適切な範囲内での監視を心掛けることが求められます。これにより、企業の業務効率化やコミュニケーションの質向上、情報漏洩防止、法令遵守などの目的を達成しつつ、働く環境を良好に保つことが可能となります。

このような背景と意義をはじめに説明することで、読者はなぜ部下の送受信メールをチェックすることが重要かを理解しやすくなるでしょう。また、注意事項や法的な観点からの配慮も明確にし、適切な方法でメール監視を行うことができるようになります。

メールチェックには、Google Workspace（旧G Suite）の利用が必要

無料のGmailでは、部下のメールチェックを行うことはできません。

必ずGoogle workspaceが必要となります。無料のGmailで仕事をしている場合、この機会にGoogle Workspaceの導入を検討してみましょう。

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また、プランによってチェック方法が異なります。

A:Google Workspace　Business Starter、Business Standard　⇒　ルーティングで設定をします。

B:Google Workspace　Business plus、Enterpriseプラン　⇒　メールログから確認を行います。

 

A：Gmailで部下の送受信メールを上司が見れるようにする方法（ルーティング設定）

１．管理画面にログイン

googleの画面右上にある点９つのマークを押して、その後出てくる「管理」というアイコンをクリックし、Google Workspaceの管理画面にログインします。

２．Gmailの設定画面へ移動

画面左側にあるメニューから　アプリ　＞　Google Workspace 　＞　Gmailの順番に選択していきます。

 

３．ルーティングを選択

Gmailの設定画面に移動したら、画面を一番下までスクロールさせましょう。

そこにでてきたルーティングをクリックします。

４．ルールを追加

次の画面では、まずこのルールの名前を入れましょう。ここでは、「〇〇さんのメールを受信」という名前にしました。

次に影響をうけるメールを選択します。

選択肢の意味は以下の通りです。

受信	外部からの受信メール
送信	外部への送信メール
内部-送信	同じ社内宛の送信メール
内部-受信	同じ社内からの受信メール

チェックしないものにチェックマークを入れましょう。

次に、「その他の配信先」を選択します。

その後、「受信者欄の追加」を押して、受け取る側の上司メールアドレスを入力します。ここでは、backupという名前のアドレスにしてみました。

 

受信者が追加できたら、次に「オプションを表示」を押します。

次にチェックした部下の設定を行います。

B．影響を受けるアカウントの種類で「ユーザー」をチェック。もし、部署を一括で適用したい場合は、「グループ」を選びます。

その後、C.エンベロープフィルタで、「特定のエンベロープ受信者にのみ適用する」を選択し、今回チェックしたい部下のメールアドレスを入力して保存を押せば完了となります。

 

B：Gmailで部下の送受信メールを上司が見れるようにする方法（メールログから確認）

こちらは、Google Workspace　Business plus、Enterpriseプランの場合に行える方法です。

Google Workspaceの管理画面左側のメニューから「レポート　＞　メールログ検索」をクリックします。

次の画面で、受信者や送信者に該当の部下のメールアドレスを入力し、検索をしてみましょう。すべてのやり取りをここから確認ができます。

ただし、こちらの方法は都度この画面まで来て、検索をする必要があり、タイムリーにメールの文面をチェックして、部下の指導等で使うには使いづらいといですね。

ただ、ルーティング設定していないメールもすべて確認ができますので、チェックしたい内容で使い分けをするといいでしょう。

 

プライバシーと法的な観点からの注意事項

部下の送受信メールを監視する際には、プライバシーの侵害や法的な問題が生じる可能性があります。従業員に対してメール監視が行われることを事前に通知し、同意を得ることが重要です。また、監視対象となるメールの範囲や目的を明確にし、不必要な監視は避けましょう。企業の規定や法律に則って適切な対応を行ってください。

 

部下メールのチェックはなぜ要る？

メールのチェック運用は監視目的でなく、情報統制と事故対応の備えとして捉えることが重要です。観点は次のとおりです。

項目	内容
誤送信対策	宛先誤り・添付ミスを早期に把握し、被害拡大前に対処できる
事実確認	トラブル・退職時にやり取りの事実を確認できる
内部統制	取引や承認に関わる外部送信を組織として把握できる
適正運用	目的・範囲・権限を定め、従業員に周知した上で運用する必要がある

 ポイントは、技術設定だけでなく、目的と運用ルール（範囲・保存・権限・周知）を整えて初めて適正に機能する点です。無断の常時監視は信頼・法務リスクになります。情報統制の目的を明確にし、適正な運用設計を伴うことが出発点になります。なお最終的には、

評判や機能数でなく自社の現状と業務に優先順位を付け、無理なく続けられる体制に落とし込むことが、投資を成果へ結びつける近道になります。

中小企業はどう運用すべき？

運用は、目的の明確化と適正ルール整備が前提です。押さえる進め方は次のとおりです。

項目	内容
目的定義	誤送信対策・統制・事実確認など、何のために行うかを明確にする
範囲設定	対象部門・対象メール・保存期間・閲覧権限を必要最小限で定める
周知	就業規則やガイドラインで目的・範囲を従業員に周知し合意形成する
管理	目的外利用の禁止、アクセス記録、定期的な範囲見直しを運用に組み込む

 最大のつまずきは、目的や周知なく常時監視的に運用し、信頼低下や法務問題を招くことです。当社は中小企業のメール運用・情報統制の設計を伴走支援しています。目的を明確にし、範囲・権限・周知を整えた適正運用にすることが、失敗しない要点になります。なお最終的には、

評判や機能数でなく自社の現状と業務に優先順位を付け、無理なく続けられる体制に落とし込むことが、投資を成果へ結びつける近道になります。

メールチェック運用チェック

部下メールのチェック運用とは、Gmailで部下のメールを上司がチェックする運用のことで、監視目的でなく情報統制と事故対応の備えとして捉えることが重要です。

宛先誤り・添付ミスの早期把握、トラブル・退職時の事実確認、取引や承認に関わる外部送信の組織的把握ができ、目的・範囲・権限を定め従業員に周知した上で運用する必要があります。

技術設定だけでなく目的と運用ルール（範囲・保存・権限・周知）を整えて初めて適正に機能し、無断の常時監視は信頼・法務リスクになります。

誤送信対策・統制・事実確認など目的の明確化、対象部門・対象メール・保存期間・権限の最小限設定、就業規則等での周知と合意形成、目的外利用禁止・アクセス記録・定期見直しの管理が要点で、目的や周知なく監視的に運用し信頼低下や法務問題を招く失敗を避け、

目的を明確にし範囲・権限・周知を整えた適正運用にすることが要点となります。

 以下に、押さえるべき要点とその内容を整理します。

項目	ポイント	解説
目的	明確化	誤送信対策/統制/事実確認
範囲	最小限	対象・保存期間・権限
周知	合意形成	就業規則等で従業員へ
管理	目的外禁止	アクセス記録と見直し
適正	信頼確保	無断常時監視を避ける

より詳しい一次情報は公式の解説もあわせてご確認ください。

Google Workspace 公式（一次情報） ➡

この記事のよくある質問（FAQ）

本記事に関して、よく寄せられる質問をまとめました。

Q. どんな方法がありますか？

A. 上司宛にメールを自動で配信する経路設定や、共有のラベル・フィルタを使う方法があります。目的と運用に合う方法を選ぶことが重要です。

Q. なぜこの運用が必要ですか？

A. 誤送信や情報漏えいの早期発見、トラブル時の事実確認、内部統制のために、業務メールを組織として把握する必要がある場面があります。

Q. プライバシー面の注意は？

A. 従業員の通信を扱うため、目的の明確化と就業規則等での周知、アクセス制限が前提です。無断の常時監視は信頼や法務面の問題になり得ます。

Q. 運用の注意点は？

A. 対象範囲・保存期間・閲覧権限・廃棄ルールを定め、目的外利用を防ぐ管理が必要です。設定だけでなく運用ルールの整備が前提になります。

関連情報・お問い合わせ

お問合せはこちら➡

まとめ

今回は、Gmailで部下の送受信メールを上司がチェックできるようにする方法について解説しました。Google Workspaceを利用し、管理者アカウントでログインして設定を行うことで、部下のメールの監視が可能になります。ただし、プライバシーや法的な問題に注意し、適切な対応を行ってください。

 

 

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