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Gmailで部下のメールを上司がチェックできるようにする方法2選

はじめに:Gmailで部下の送受信メールをチェックする意義

例えば、失礼な文面になっていたり、そもそも間違ったメールの内容になってしまっていたりというときのため、またそもそも教育という意味でも部下のメールチェックは重要です。

以下にその意義をまとめました。

業務の進捗管理

部下の送受信メールをチェックすることで、業務の進捗状況や問題点を把握し、適切な指示やサポートを行うことができます。これにより、業務効率が向上し、チーム全体の生産性が向上するでしょう。

コミュニケーションの質向上

部下のメールの内容を確認することで、コミュニケーションの質や問題点を把握し、改善策を提案することができます。また、適切なメールマナーや表現の指導も行うことができるため、社内外のコミュニケーションが円滑になります。

情報漏洩防止

不正な情報漏洩や内部不正が発生しないよう、部下のメールの内容を確認して、早期に問題を発見・対処することができます。これにより、企業のリスク管理が強化され、安全な経営が実現できます。

法令遵守・企業ポリシーの徹底

部下のメールを監視することで、企業ポリシーや法令に違反する行為がないか確認し、適切な対応を行うことができます。これにより、企業の法令遵守意識が高まり、信頼性が向上します。

以上の理由から、Gmailで部下の送受信メールをチェックすることは、企業の業績向上やリスク管理に大きく貢献すると言えるでしょう。ただし、部下のプライバシーを尊重し、法的な問題に配慮しながら適切に監視を行うことが重要です。特に、従業員の同意や適切な範囲内での監視を心掛けることが求められます。これにより、企業の業務効率化やコミュニケーションの質向上、情報漏洩防止、法令遵守などの目的を達成しつつ、働く環境を良好に保つことが可能となります。

このような背景と意義をはじめに説明することで、読者はなぜ部下の送受信メールをチェックすることが重要かを理解しやすくなるでしょう。また、注意事項や法的な観点からの配慮も明確にし、適切な方法でメール監視を行うことができるようになります。

メールチェックには、Google Workspace(旧G Suite)の利用が必要

無料のGmailでは、部下のメールチェックを行うことはできません。

必ずGoogle workspaceが必要となります。無料のGmailで仕事をしている場合、この機会にGoogle Workspaceの導入を検討してみましょう。

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また、プランによってチェック方法が異なります。

A:Google Workspace Business Starter、Business Standard ⇒ ルーティングで設定をします。

B:Google Workspace Business plus、Enterpriseプラン ⇒ メールログから確認を行います。

 

A:Gmailで部下の送受信メールを上司が見れるようにする方法(ルーティング設定)

1.管理画面にログイン

部下のGmailをチェックする方法①

googleの画面右上にある点9つのマークを押して、その後出てくる「管理」というアイコンをクリックし、Google Workspaceの管理画面にログインします。

2.Gmailの設定画面へ移動

部下のGmailをチェックする方法2

画面左側にあるメニューから アプリ > Google Workspace  > Gmailの順番に選択していきます。

 

3.ルーティングを選択

部下のGmailをチェックする方法3

Gmailの設定画面に移動したら、画面を一番下までスクロールさせましょう。

そこにでてきたルーティングをクリックします。

4.ルールを追加

部下のgmailをチェックする方法

次の画面では、まずこのルールの名前を入れましょう。ここでは、「〇〇さんのメールを受信」という名前にしました。

次に影響をうけるメールを選択します。

選択肢の意味は以下の通りです。

受信 外部からの受信メール
送信 外部への送信メール
内部-送信 同じ社内宛の送信メール
内部-受信 同じ社内からの受信メール

チェックしないものにチェックマークを入れましょう。

部下のメールをチェックする

次に、「その他の配信先」を選択します。

部下のメールをチェックする方法

その後、「受信者欄の追加」を押して、受け取る側の上司メールアドレスを入力します。ここでは、backupという名前のアドレスにしてみました。

 

部下のメールを上司がチェックする方法

受信者が追加できたら、次に「オプションを表示」を押します。

部下のメールを上司がチェックする方法

次にチェックした部下の設定を行います。

B.影響を受けるアカウントの種類で「ユーザー」をチェック。もし、部署を一括で適用したい場合は、「グループ」を選びます。

その後、C.エンベロープフィルタで、「特定のエンベロープ受信者にのみ適用する」を選択し、今回チェックしたい部下のメールアドレスを入力して保存を押せば完了となります。

 

B:Gmailで部下の送受信メールを上司が見れるようにする方法(メールログから確認)

こちらは、Google Workspace Business plus、Enterpriseプランの場合に行える方法です。

部下のメールを上司がチェックする方法

Google Workspaceの管理画面左側のメニューから「レポート > メールログ検索」をクリックします。

部下のメールを上司がチェックする方法

次の画面で、受信者や送信者に該当の部下のメールアドレスを入力し、検索をしてみましょう。すべてのやり取りをここから確認ができます。

ただし、こちらの方法は都度この画面まで来て、検索をする必要があり、タイムリーにメールの文面をチェックして、部下の指導等で使うには使いづらいといですね。

ただ、ルーティング設定していないメールもすべて確認ができますので、チェックしたい内容で使い分けをするといいでしょう。

 

プライバシーと法的な観点からの注意事項

部下の送受信メールを監視する際には、プライバシーの侵害や法的な問題が生じる可能性があります。従業員に対してメール監視が行われることを事前に通知し、同意を得ることが重要です。また、監視対象となるメールの範囲や目的を明確にし、不必要な監視は避けましょう。企業の規定や法律に則って適切な対応を行ってください。

 

まとめ

今回は、Gmailで部下の送受信メールを上司がチェックできるようにする方法について解説しました。Google Workspaceを利用し、管理者アカウントでログインして設定を行うことで、部下のメールの監視が可能になります。ただし、プライバシーや法的な問題に注意し、適切な対応を行ってください。

 

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