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Microsoft365のエクセルでPDF変換のショートカットを設定する方法

「エクセルで顧客リストや請求書などを作成してPDFに変換する」この一連の作業はビジネスシーンでよく見られます。特別手間がかかる作業ではありませんが、同じ操作を繰り返し行うため面倒に感じることも多いのではないでしょうか。

エクセルのクイックアクセスツールバーに「PDF保存」のボタンを事前に設定しておけば、より短時間で業務を効率的に進められるようになります。

本記事では、エクセルでPDF変換のショートカットを設定する方法を紹介します

エクセルでPDF変換のショートカットを設定する方法

エクセルの画面左上にある「クイックアクセスツールバー」はご存知でしょうか。

クイックアクセスツールバーに「PDF変換」のボタンを設定することで、1クリックでPDF変換を即座に行えるようになります。

また、クイックアクセスツールバーは自由にカスタマイズできるため、よく使う機能を登録しておくのもおすすめです。クイックアクセスツールバーにPDF変換ボダンを追加する手順は下記のとおりです。

クイックアクセスツールバーにPDF変換ボダンを追加する手順

①「▼マーク」を開いて「その他コマンド」をクリックする。

 

PDF変換ボタン 作成画面

②「すべてのコマンド」から「PDFまたはXPS形式で発行」を選んで「追加」をクリックする。

PDF変換ボタン 作成画面

 

③右下の「OK」をクリックする。

PDF変換ボタン 作成画面

 

④クイックアクセスツールバーにボタンが追加されます。

PDF変換ボタン 作成画面

⑤ボタンをクリックすれば、すぐにPDF形式で保存できます。

PDF変換ボタン 作成画面

通常の操作の場合

ショートカットボタンを設定しないで、エクセルファイルをPDFに変換する方法は下記のとおりです。

①「ファイル」タブをクリックする。

PDF変換 操作画面

②「名前を付けて保存」をクリックする。

PDF変換 操作画面

③[ファイルの種類]でPDFを選択する

PDF変換 操作画面

「エクスポート」→ 「PDF/XPSの作成」でもPDF化は可能です!

①「エクスポート」をクリックする。

PDF変換 操作画面

②「PDF/XPSの作成」をクリックする。

 

クイックアクセスツールバー 操作画面

いずれにしても手順自体はシンプルですが、一日に何回もこの操作を行うとしたら手間になります。ボタンを1クリックして行えるようにした方が時短に繋がるでしょう。

登録した機能を「Alt」+数字で呼び出すことも可能

1クリックで登録した作業を瞬時に行えるようになりましたが、クイックアクセスツールバーに登録した機能を「Alt」+数字で呼び出すことも可能です

クイックアクセスツールバー 操作画面

クイックアクセスツールバー 操作画面

左から順に①~⑤までの数字が自動的に割り振りされているので、「Alt」+「1」の操作を行った場合は①に該当する「上書き保存」を行えます。

よく使う機能のショートカットをクイックアクセスツールバーに並べておくことで、作業時間を短縮できます!ぜひ試してみてください。

まだまだある!よく使われるエクセルのショートカットキー・関数

エクセルは業務で使われることが多いため、ショートカットや関数を知っておけば作業時間を短縮することも可能です。

ここでは、エクセルの基本的なショートカットキーと関数をまとめて紹介します。

身につけておきたいショートカットキー

身につけておきたいショートカットキーを以下の表にまとめました。

名前を付けて保存 F12
セルの書式設定を開く Ctrl+1
印刷 Ctrl+P
セルの挿入 Ctrl+Shift++
セルの削除 Ctrl+
Sum関数を挿入 Shift+Alt+
時刻を挿入する Ctrl+:
日付を挿入する Ctrl+
検索 Ctrl+F
置換 Ctrl+H
上のセルをコピペする Ctrl+D
左のセルをコピペする Ctrl+R

普段行っている業務で表の作成や入力が多いときにショートカットキーは役に立ちます。知らないものがあったらぜひ試してみてください。

身につけておきたいエクセル関数

エクセル関数も使いこなすことができれば、業務をより効率化することも可能です。

身につけておきたいエクセル関数は以下のとおりです。

SUM関数 数値を合計する
SUMIF関数 条件に合う数値を合計する
AVERAGE関数 平均値を求める
COUNT関数 値の個数を求める
COUNTA関数 空白ではないセルの個数を求める
COUNTIF関数 条件に合ったデータの個数を求める
IF関数 指定した条件に合った値を表示する
ROUND関数 指定した桁数で四捨五入する
LEN関数 文字数を求める
RIGHT関数 文字列の右側から指定の文字数だけ抜き出す
LEFT関数 文字列の左側から指定の文字数だけ抜き出す

エクセル関数は使いこなすまでに時間はかかりますが、身につけておけば大量のデータから特定のデータを抜き出したりなど、手間がかかる作業も一瞬でできるようになります。ぜひ身につけておきましょう!

まとめ

今回は、エクセルでPDF変換のショートカットを設定する方法を紹介しました

エクセルのクイックアクセスツールバーに「PDF保存」のボタンを事前に設定しておけば、より短時間で業務を効率的に進められるようになります。また、ショートカットや関数を知っておけば、作業時間を短縮することも可能です。

時間がかかる単調な業務ほど効率化できる可能性を秘めています。本記事で紹介したもので気になるものがあれば、ぜひ試してみてください。

 

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