スプレッドシートとGASによる業務自動化の例を紹介
業務を効率化・自動化する方法は非常に多く、企業によってやり方は様々です。便利なITツールが増えている中で、どのようなやり方で業務の効率化・自動化を行うべきか迷っている方も多いのではないでしょうか？
そこで本記事では、スプレッドシートとGASを活用した業務自動化の例をご紹介します。
今回紹介する自動化の内容は、様々な業務で応用できます！業務を効率化したい、自動化したいと考えている方は、ぜひ最後までご覧ください。
アーデントが行っている業務自動化の例
商取引は以下の流れで行うのが一般的です。
今回紹介する自動化の例は、見積作成から請求書までの工程を自動化したものとなっています。
弊社ではクラウドPBXという商品を販売していますので、今回はクラウドPBXでの見積もり作成から請求書送付までの流れを説明します。
※クラウドPBXの詳細は、以下の記事をご覧ください。
①原本の自動作成
はじめに原本のヒアリングシートにお客様の情報、案件名を入力します。
同じシートを使いまわしていると、人的なミスにつながりやすくなります。そこで活用するのが「複製ボタン」です。
この「複製ボタン」は、原本のヒアリングシートが自動でコピーされる仕組みになっています。
コピーが完了すると、複製後URLにコピーされたシートのURLが載ります。
URLをクリックすると、先ほど入力したお客様の情報や案件名、今日の日付が入った新しいシートが自動生成されます。
②見積書の自動作成
ヒアリングシートには、スマホや電話機の台数、FAX連携方式などの情報を入力します。
これらの情報を入力すると、見積書が自動で作成される仕組みとなっています。
この仕組みは関数を使えば、簡単に作ることが可能です。
見積書をお客様に送る場合、通常であれば作成した見積書をPDFにし、そのPDFをメールに添付する流れになります。
今回紹介する内容は、時間が掛かるこの一連の作業をプログラムで自動化したものとなっています。
メール2社自動のシートには、すでにメールのテンプレートが作られています。
今回は、提案するサービスを以下の2つに設定します。
次に「追加メニュー」を押して「見積もりPDF＆下書き」をクリックします。
クリックすると、Gmailの下書きに先ほど設定したお客様の宛先、メールの件名が入ったメールが作られています。
メールの本文にも入力した情報が反映されています。
※空白部分は修正する必要があります
下までスクロールすると、作成した見積書が添付されています。
一通り確認して「送信」をクリックすれば、お客様に見積書を送ることができます。
弊社では、お問い合わせから見積書を送付するまで10分以内で完了しています。
③請求書の自動作成
また、送付した見積書で受注が決まった場合、請求書も既に作成されています。
すでに完成されている請求書をお客様に送付するだけで請求業務が完了します。
また、請求書を保存したい場合、「追加メニュー」の「請求書自動作成保存」をクリックします。
これで指定したフォルダに請求書を保存することが可能です。
下記のようにGoogleドライブの経理フォルダの中に請求書が保存されています。
請求書を送付した後は、送付した本人が指定のフォルダにドラッグ＆ドロップで保存する必要がありますが、「追加メニュー」→「請求書自動作成保存」という流れで行えば、指定のフォルダに自動で保存することが可能です。
④入力情報の一括削除
お客様にヒアリングするときは、メモを残す方が多いかと思います。
大元のファイルにメモが残っていると非常に使いにくくなりますが「クリアボタン」を押すことで、残したメモをスピーディーに消すことができます。
メモだけでなく、入力したお客様の情報などもまとめて消すことが可能です。
シートを使う流れ
シートを使う流れは以下の通りです。
①法人名・名前・メールアドレスなどのお客様情報を入力して「複製ボタン」をクリックする。
※裏側でプログラムが動作してファイルをコピーされています。
②「複製後URL」にコピーしたファイルのURLが載るのでクリックします。
③「見積」と書かれているシートに金額を入れます
※「請求書」のシートに記載した金額が反映されていればOKです！
④見積もりを見て問題がなかったら「メール2社自動」のシートで、提案するサービスを選択します。
※商品数は一つでも問題ありません
⑤「追加メニュー」→「見積もりPDF＆下書き」をクリックします。
⑥Gmailの下書きにメールが作成されますので、内容を確認しつつ、空白部分を修正します。
上記の流れでお客様に見積書を送付します。
GASはなぜ業務に効くのか？
Google Workspaceに統合されているため『既存業務の延長で自動化を作れる』点が本質です。観点は次のとおりです。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 統合 | Sheets/Gmail/Drive/Calendar等と直接連携 |
| 範囲 | 定型集計・通知・他サービスAPI連携 |
| 試行 | 少量データから小さく試作できる |
| 限界 | 複雑な業務ロジックや大量処理は別基盤が必要 |
ポイントは、何でも自動化するのでなく『定型反復に絞って効果を出す』点が肝という点です。仕様は更新されるため公式確認が前提です。対象業務を起点に整えることが出発点になります。なお最終的には、評判や機能数でなく自社の現状と業務に優先順位を付け、
無理なく続けられる体制に落とし込むことが、投資を成果へ結びつける近道になります。加えて運用開始後も定期的に見直しを行い、現場の声をもとに小さく改善していく姿勢が、効果を持続させ無理のない定着を実現する鍵となります。
中小企業はどう活用すべきか？
活用は、対象業務と運用ルールを整えて段階で進めることが重要です。押さえる進め方は次のとおりです。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 対象 | 定型集計/通知/連携など効果が出やすい業務 |
| 試作 | 少量データで動作を検証する |
| 運用 | 保守担当・改修ルール・障害対応の整備 |
| 拡張 | 大量処理や複雑要件は別基盤を併用 |
最大のつまずきは、属人的なスクリプトが乱立し保守不能になることです。当社は中小企業のGoogle Workspace/GAS活用を伴走支援しています。対象と運用を先に固めることが、定着の要点になります。なお最終的には、
評判や機能数でなく自社の現状と業務に優先順位を付け、無理なく続けられる体制に落とし込むことが、投資を成果へ結びつける近道になります。加えて運用開始後も定期的に見直しを行い、現場の声をもとに小さく改善していく姿勢が、
効果を持続させ無理のない定着を実現する鍵となります。
GAS活用チェック
GAS業務自動化とは、Google Apps Script（GAS）はGoogle Workspaceに統合されたスクリプト実行環境のことで、スプレッドシートやGmail等の自動化に向きます。
Google Workspaceに統合されているため既存業務の延長で自動化を作れる点が本質で、Sheets/Gmail/Drive/Calendar等と直接連携、定型集計・通知・他サービスAPI連携、少量データから小さく試作できる、
複雑な業務ロジックや大量処理は別基盤が必要が観点で、何でも自動化するのでなく定型反復に絞って効果を出す点が肝で仕様は更新されるため公式確認が前提です。
定型集計/通知/連携など効果が出やすい業務の選定、少量データでの動作検証、保守担当・改修ルール・障害対応の整備、大量処理や複雑要件は別基盤を併用が要点で、属人的なスクリプトが乱立し保守不能になる失敗を避け、対象と運用を先に固めることが要点となります。
以下に、押さえるべき要点とその内容を整理します。
| 項目 | ポイント | 解説 |
|---|---|---|
| 対象 | 定型 | 集計/通知/連携 |
| 試作 | 少量 | 動作を検証 |
| 運用 | 保守 | 担当と改修 |
| 拡張 | 別基盤 | 大量/複雑要件 |
| 最新 | 公式確認 | 仕様/制限 |
より詳しい一次情報は公式の解説もあわせてご確認ください。
この記事のよくある質問（FAQ）
本記事に関して、よく寄せられる質問をまとめました。
Q. GASとは？
A. Google Workspaceに統合されたスクリプト実行環境です。スプレッドシートやGmail等の自動化に向きます。
Q. どんな業務に向きますか？
A. 定型集計・メール送信・他サービスAPI連携など、Google Workspace系業務の自動化と効率化に向きます。
Q. 中小企業に向きますか？
A. Excelマクロ脱却や属人化解消を進めたい中小企業に向きます。対象を絞り運用ルールを整えれば負担少なく導入できます。
Q. 最新の機能はどう確認しますか？
A. GASの仕様・API・制限は更新されるため、必ずGoogle公式の最新情報で確認することが重要です。
関連情報・お問い合わせ
まとめ
今回は、スプレッドシートとGASを活用した業務自動化の例を紹介しました。
今回紹介したシートのテンプレートもございますので、興味がある方はお問い合わせください！テンプレートをコピーして、メールの文面などを自社の形に合わせればすぐにお使いいただけます。
今回紹介した内容についてご不明点があれば、お問い合わせフォームからお気軽にお問い合わせください。
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