googleドライブで電子帳簿保存に対応する方法をわかりやすく解説

電子帳簿保存とは

2024年1月から、すべての事業者、個人事業主は電子帳簿保存法に基づいた請求書や領収書の保存が求められます。

特にデータで受け取った請求書や領収書はデータのまま保存が義務になりまして、その保存についても、以下の要件が求められます。

 

電子取引の電子帳簿保存するための要件

項目	説明
「可視性」電子計算機処理システムの概要書の備え付け	会計ソフト等のシステムのマニュアル等を備え付ける。基本はソフト側のマニュアルで構わないです。
「可視性」見読可能装置の備え付け等	見読可能装置とはPCのディスプレイ等を指します。
「可視性」検索機能の確保	取引年月日、取引金額、取引先の３つの条件で検索が最低条件です。また、優良な電子帳簿を満たすには、さらに日付または金額の範囲指定検索ができること。２つ以上の項目での組み合わせ検索ができることが必要です。
「真実性」以下のどれかの措置を行う A:タイムスタンプが付与された後の授受 B:速やかにタイムスタンプを付与する（事務処理規定が必要） C:データの訂正、削除を行った場合に、その記録が残るシステムまたは訂正削除ができないシステムを利用する D:訂正削除の防止に関する事務処理規定の備え付け	Aについては相手が行う事ですので、現実的ではないかと思います。 Bはシステムが必要です。 Cですが、個人情報保護法においての削除要求があった場合に削除できないシステムはこの法律に抵触する恐れがありますので、要注意です。 Dの事務処理規定はこの後のコラム部分で説明します。

 

その他電子帳簿保存法とその対応についての詳細はこちらを御覧ください⇒

 

電子取引の電子帳簿保存を動画で確認した方はこちら↓

googledriveで電子帳簿保存対応する方法

１．プランはgoogle worksapce business plus以上

googleドライブでは、タイムスタンプを押す機能がないため、訂正、削除の履歴が残るようにする必要があります。

そのため、valut機能が使えるgoogle workspace business plusプランもしくは、enterpriseプランが必要となります。

google workspaceのプランごとの料金詳細、プラン選定のポイントはこちら⇒

２．共有ドライブ内に電子帳簿保存フォルダを作成

business standard以上で利用できる共有ドライブを作成します。

作成したフォルダを右クリック　＞　メンバー管理を選びます。

管理者以外は、アクセス権を「投稿者」に設定します。これにより、投稿者は、ファイルのアップロードはできますが、削除、訂正ができなくなります。

このフォルダに、各担当者が請求書や領収書、注文書等をアップしていくようになります。

 

２．年月ごとのフォルダを作成

今後の検索性を高めるために、年や月ごとのフォルダ構成にしていきます。

アクセス権限は１．で設定した後、配下のフォルダごとに設定は不要です。

 

3．valutを設定

google workspaceのvalutでは、例えば従業員が送ったメールの送受信履歴を管理者がチェックしたり、今回電子帳簿保存で使うgoogle drive(ドライブ)上のファイルの削除、訂正履歴を確認したりすることが可能になります。

また、その保存期間も設定できますので、例えば7年と設定をしておけば電子帳簿保存法に基づく書類の保存期間をクリアできると思います。

vault管理画面（https://vault.google.com）　＞　案件　

記録保持　＞　作成　を選択

 

「記録保持」のルールを作成します。

ここでは、名前に電子帳簿保存記録とつけてみました。サービスはドライブを選択します。

適用範囲は、キャプチャでは組織部門にしてしまっていますが、１．で設定した管理者権限のアカウントを選びましょう。

部門で選んだ時に、その部門で、だれか退職者が出た場合でも、vaultの対象だと、アカウントを削除することができなくなりますので。

もしくは、ここで経理や役員などの部門を設定して、共有フォルダの削除、訂正はその部門の人だけができるようにしておくという方法もあります。

 

 

4．検索要件の設定（2023年4月1日、不要になりました）

検索機能の確保については、2022年の税制改正大綱にて、整然とした形式及び明瞭な状態で出力され、取引年月日その他の日付及び取引先ごとに整理されたものがある場合不要になりました。

令和5年度税制改正大綱の電子帳簿保存、変更点をわかりやすく解説！⇒

詳しくは上記の記事を読んでいただければと思います。

ということで、ラベルを付ける必要はなく、以下の様なきちんとフォルダわけができていればＯＫです。

 

まとめ

電子帳簿保存法への対応は必須となります。今回はgoogleドライブで対応するための方法をご紹介しました。ただ、google workspaceのプランをbusiness plus以上に上げるとなると、かなりのコストアップになってしまいます。そもそも、セキュリティの関係で、valutを使いたいと思っていた企業以外は、別のサービスで対応したほうがコストは抑えられます。

もしくは、経理担当が1人で、普段google workspaceを使っていないなら、business plusの月2040円のライセンス１つで対応が可能になりますので、こういうケースではお得だと思います。

 

 

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