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OneNoteの共有方法をわかりやすく解説!

自分のアイデアをメモしたり、仕事上の記録を付けたりなど、いわゆる「デジタルノート」を利用する人が近年増えています。様々なデジタルノートがある中、「OneNote」は手軽に使えるデジタルノートとして人気を集めています。OneNoteは色々な使い方ができますが、他の人と手軽に共有できるのも特徴です。

本記事では、OneNoteの共有方法について詳しく解説します

OneNoteとは

 

OneNote 公式ページ画像

画像引用元:Microsoft OneNote

OneNoteとは、Microsoft社が提供しているデジタル版のノートのことです。Microsoftのアカウントがあれば誰でも無料で利用でき、WindowsやMac、Android、iOSなど様々な端末に対応しているのが特徴です。

OneNoteは、仕事・プライベートどちらのシーンでも、アイデアをノートにメモしておいたり、自分の考えをまとめたりなど、色々な形で利用できます。

また、OneNoteの「描画機能」を利用すれば、ペンを使用してイラストやメモなどを自由に書き込むことも可能です。本物のノートと近い感覚で自由にメモ書きでできる点がOneNoteの最大の魅力だと言えるでしょう。

OneNoteの詳細はこちらの記事で解説しております!

OneNoteの共有方法

OneNoteでは、「共有リンクを作成→相手方に送信する」という流れでファイル共有をスピーディーに行えます。

手順は以下の通りです。

①相手に共有したいファイルを開いた状態で、左上にある「ファイル」をクリックする

OneNote 共有方法 操作画面

②サイドにある「共有」をクリックする

OneNote 共有方法 操作画面

③「赤枠」をクリックする。

OneNote 共有方法 操作画面

 

④「編集可能」か「表示可能」のどちらかを選択する。

OneNote 共有方法 操作画面

 

※閲覧権限を付与する場合は「表示可能」をクリックして、編集権限を付与する場合は「編集可能」をクリックしてください。

⑤「リンクの設定」をクリック→「有効期限の日付設定」や「パスワード設定」など詳細な設定も可能です!

OneNote 共有方法 操作画面

⑥クリック後リンクが作成されます。リンクをコピーしてメールやチャットツールなどに張り付けて送信してください。

 

OneNoteの共有手順はこの通り非常にシンプルです。相手によって閲覧のみ許可するのか、編集も行えるようにするのかを選択でき、有効期限やパスワード設定など詳細な設定も可能です。

収集した情報を他のチームメンバーに即座に共有したり、資料を共有したり、活用方法は様々です。リモートワークと相性抜群の機能なので、ぜひ試してみてください。

Googleよりも便利なのが、パスワード設定や有効期限設定ですね。セキュリティを意識した素晴らしい機能かなと思いました!

 

OneNoteで作成したファイルをPDF化する方法

続いて、OneNoteで作成したファイルをPDF化する方法についても解説します。

PDFファイルで送らなければいけないシーンの例として、WindowsユーザーがOneNoteで作成したファイルをMacユーザーに送信するケースなどが挙げられます。
PDF化せずに送信してしまった場合、文字化けが起きる可能性があるので、相手方がWindowsユーザーなのか、Macユーザーなのか、事前に確認しておきましょう。

PDF化の手順は下記の通りです。

①PDF化したいファイルを開いた状態で、左上にある「ファイル」をクリックする。

OneNote PDF化 操作画面

 

②サイドにある「エクスポート」をクリックする。

OneNote PDF化 操作画面

 

③エクスポートしたい範囲を選択する。「ページ」「セクション」「ノートブック」の中から選択する

OneNote PDF化 操作画面

④「ページ」「セクション」「ノートブック」の中からエクスポートしたい範囲を選択したら、形式を「PDF」に設定して、「エクスポート」をクリックして完了です。

OneNote PDF化 操作画面

 

ビジネスツールのクラウド化が進んでいることもあり、仕事で使用するデバイスも多様化しています。

PDFファイルは基本的にどのデバイスでも中身を確認できます。相手方がWindowsユーザーなのか、Macユーザーなのか確認が難しい場合、PDFファイルで送信しておいた方が無難です。
仕事上でOneNoteを使う機会が多い方は、PDFにエクスポートする方法も覚えておきましょう。

まとめ

今回は、OneNoteの共有方法について解説しました

OneNoteでファイルを共有する流れは以下の通りです。

① 相手に共有したいファイルを開いた状態で左上にある「ファイル」をクリックする

② サイドにある「共有」をクリックする

③ 「編集可能」か「表示可能」のどちらかを選択する。

④「リンクの設定」をクリック→「有効期限の日付設定」や「パスワード設定」

OneNoteは、アイデアをノートにメモしておいたり、自分の考えをまとめたりなど、自分の好きな形で自由に利用できます。また、共有機能を利用して複数人でアイデアを共有することで、より良いアイデアが生まれる可能性も高まるでしょう。

実際のノートならではの良さも勿論ありますが、OneNoteでは表の作成や画像貼り付け等も手軽にできるのが魅力です。無料で利用できますので、本記事を読んで興味を持った人はぜひOneNoteを活用してみてください。

 

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