スプレッドシートの閲覧履歴で誰が見たかを確認する方法｜無料アカウントで見られない理由と管理者設定【2026年版】

「送った見積りのスプレッドシート、先方は見てくれたかな」「全社に共有した手順書、誰がまだ開いていないんだろう」。
Googleスプレッドシートには、誰がいつファイルを開いたかを確認できる「閲覧履歴（アクティビティ ダッシュボード）」があります。

ただし、この機能はどのアカウントでも見られるわけではありません。
無料のGoogleアカウントでは表示されず、会社のGoogle Workspaceでも条件を満たさないと空欄になります。
この記事では、中小企業の総務・情シス担当者向けに、閲覧履歴の見方と、見られない原因、管理者の設定、社内で運用するときの注意点までをまとめます。

スプレッドシートの閲覧履歴（アクティビティ ダッシュボード）とは？

アクティビティ ダッシュボードとは、Googleドキュメント・スプレッドシート・スライドに付いているファイルの閲覧状況を確認する画面です。
Googleの管理者向けヘルプでは、記録される内容を「ファイルを閲覧したユーザーの名前と閲覧日時」と説明しています。

よく似た機能に「変更履歴」がありますが、こちらは誰が何を書き換えたかの記録です。開いただけで何も編集していない人は、変更履歴には出てきません。
目的に合わせて見る場所を使い分けましょう。

機能の名前	分かること	開き方	見られる条件
閲覧履歴（アクティビティ ダッシュボード）	誰がいつファイルを開いたか	［ツール］→［アクティビティ ダッシュボード］	Workspaceアカウント・編集権限・同じ組織
変更履歴（版の履歴）	誰がいつどこを書き換えたか、前の版に戻す	［ファイル］→［変更履歴］→［変更履歴を表示］	編集権限があれば無料アカウントでも可
セルの編集履歴	そのセルに過去に入っていた値と編集者	セルを右クリック→［編集履歴を表示］	編集権限があれば無料アカウントでも可
監査ログ（管理コンソール）	閲覧・ダウンロード・共有変更などの操作記録	Google管理コンソール→［レポート］	管理者のみ。保存期間はおおむね6か月

「何が書き換えられたか」を調べたいなら変更履歴、「そもそも開いたか」を知りたいときだけ閲覧履歴、と覚えておくと迷いません。

閲覧履歴の見方は？（パソコン版の手順）

閲覧履歴はパソコンのブラウザで確認します。スプレッドシートを開いたら、次の順に進んでください。

手順	やること	所要の目安
1	パソコンのブラウザで、確認したいスプレッドシートを開く	1分
2	上部メニューの［ツール］→［アクティビティ ダッシュボード］をクリックする	1分
3	左側の［閲覧者］を選び、［すべての閲覧者］で組織内の閲覧者と最終閲覧日時を見る	2分
4	［共有相手］に切り替え、共有した相手のうち開いた人・まだ開いていない人を確認する	2分
5	［閲覧者のトレンド］で、日ごとの閲覧人数の推移を確認する	1分

中小企業でいちばん役に立つのは手順4の［共有相手］です。
全社に共有した規程や手順書について、まだ開いていない人だけに声をかけることができるので、「全員に再送する」手間がなくなります。

スマホのアプリでは見られない

アクティビティ ダッシュボードは、パソコンのブラウザで開く機能です。外出先で確認したい場合も、スマホのアプリではなくパソコンで開く前提で運用を組みましょう。

コメントの動きや共有の変更もまとめて見られる

ダッシュボードには、閲覧者のほかにコメントの推移や共有設定の変更を確認する項目もあります。
表示される項目はエディションや組織の設定で変わることがあるため、自社の画面で一度開いて確かめておくと安心です。

閲覧履歴が見られない・空欄になる原因は？

「ダッシュボードを開いても誰も出てこない」「そもそもメニューが見当たらない」という相談はとても多くあります。原因はほとんどがアカウントの種類と権限です。
上から順に確認してください。

起きていること	原因	確認する場所	対処
［アクティビティ ダッシュボード］がない・使えない	無料の個人アカウント（@gmail.com）で開いている	画面右上のアカウントのアイコン	会社のWorkspaceアカウントに切り替える
メニューはあるが中身が見えない	そのファイルの権限が「閲覧者」か「コメント可」	［共有］ボタンで自分の権限	オーナーに編集権限をもらう
社外の人が一覧に出てこない	オーナーと別の組織（ドメイン）のアカウント	相手のメールアドレスのドメイン	社外の閲覧は確認できない前提で運用する
特定の社員だけ出てこない	本人が自分の閲覧履歴をオフにしている	本人の［設定］→［アクティビティ ダッシュボード］	本人の設定なので無理に戻さない
社内の誰も出てこない	管理者が組織全体で閲覧履歴をオフにしている	Google管理コンソールの設定	管理者に設定方針を確認する
過去の閲覧が消えている	閲覧履歴をオフにしていた期間がある	本人の設定変更の時期	オフの間の閲覧は記録されず、後から戻らない

Googleの公式ヘルプでも、「職場や学校の Google アカウントに関連付けられていないファイルについては、誰も閲覧履歴を表示することはできません」と明記されています。
個人のGoogleアカウントで作ったスプレッドシートは、どれだけ待っても閲覧履歴は出てきません。

自分の閲覧履歴を相手に見せない設定はできる？

できます。閲覧履歴は本人が自分で非表示にできる仕組みです。ファイルごとに設定する方法と、すべてのファイルでまとめてオフにする方法があります。

範囲	設定の場所	結果
特定のファイルだけ	ファイルを開き［ツール］→［アクティビティ ダッシュボードのプライバシー］→「このドキュメントに関する私の閲覧履歴を表示」をオフ	そのファイルのダッシュボードに自分が出なくなる
すべてのファイル	左上のメニュー→［設定］→［アクティビティ ダッシュボード］で「閲覧履歴を表示」をオフ	どのファイルを開いてもダッシュボードに記録されなくなる
オフにした後の自分のファイル	設定は不要	自分がオーナーのファイルを他の人が見た履歴は、オフにしていても引き続き確認できる

公式ヘルプによると、閲覧履歴を再びオンにするとオフにする前の記録は再び表示されますが、オフにしていた期間の閲覧は履歴に表示されません。
また、自分がオーナーのファイルの閲覧履歴は、オフにしていても引き続き確認できます。

管理者は組織全体で閲覧履歴をどう設定する？

Google Workspaceの管理者は、組織全体で閲覧履歴を表示するかどうかを決められます。設定場所は次のとおりです。

Google管理コンソール →［アプリ］→［Google Workspace］→［ドライブとドキュメント］→［アクティビティ ダッシュボードの設定］
（操作には「ドライブとドキュメント」の管理者権限が必要です）

「ユーザーの閲覧履歴」の選択肢	社内での見え方	社外との関係	向いている会社
オン（推奨）	同じ組織の、編集権限がある人に表示される	社員が他社のファイルを開くと、相手側のダッシュボードに出る可能性がある	社外とのファイル共有が少ない会社
オン – 自社ドメイン内のみ	自社が所有するファイルでだけ表示される	社員が他社のファイルを開いても、相手側には表示されない	取引先とファイルをやり取りすることが多い会社
オフ	どのファイルのダッシュボードにも表示されない	社員の閲覧は外に出ないが、社内の共有確認にも使えない	閲覧の記録そのものを残したくない業種

管理者がオフにすると、社員は自分で閲覧履歴をオンに戻せません。一方、管理者がオンにしていても、社員は自分の分を非表示にできます。
つまり「管理者が上限を決め、その範囲で本人が選ぶ」仕組みです。

エディションによっては、ダッシュボードで［閲覧者］［閲覧者のトレンド］を見せるかどうかを別に設定する「閲覧履歴へのアクセス」の項目も表示されます。
部署ごとに設定を変える（組織部門ごとの設定）は、Business Standard以上など一部のエディションで使えます。

閲覧履歴で「できること・できないこと」は？

閲覧履歴は便利ですが、調査や証拠には向いていません。目的ごとに、閲覧履歴で足りるか、別の手段が必要かを整理しました。

自社に当てはまるもの	結論	そう言い切れる理由
全社に共有した資料を、まだ開いていない人に声をかけたい	閲覧履歴で十分	［共有相手］で未閲覧の人がすぐ分かる
取引先が見積りを開いたか知りたい	閲覧履歴では確認できない	別の組織の人の閲覧は表示されない
退職予定者が顧客リストを持ち出していないか調べたい	監査ログを使う	閲覧履歴は本人が非表示にでき、ダウンロードも記録しない
ファイルの中身を誰が書き換えたか知りたい	変更履歴を使う	閲覧履歴は開いた記録だけで、編集内容は分からない
見られて困るファイルを、そもそも開かせたくない	共有範囲とダウンロード禁止を見直す	閲覧履歴は見られたあとに分かる仕組みで、防ぐ機能ではない

特に3行目の持ち出し調査では、閲覧履歴を根拠にしないでください。本人が設定で隠せるうえ、ダウンロードや印刷は記録されません。
Google Workspaceの監査ログなら、閲覧・ダウンロード・共有設定の変更まで記録されます（保存期間はおおむね6か月）。

社内で閲覧履歴を使うときに気をつけることは？

閲覧履歴は、使い方を間違えると「監視されている」と社員に受け取られ、かえって情報共有が減ることがあります。導入前に次の点を決めておきましょう。

気をつけること	見落とすとどうなるか	先に決めておくこと
閲覧履歴が見えることを社員に知らせていない	後から知った社員の不信感につながる	社内ルールに「編集者には閲覧者の名前と日時が見える」と1行書く
閲覧の有無を人事評価に使う	設定で隠す人が増え、確認に使えなくなる	目的は「共有の確認」に限ると明記する
見られて困る情報を全社共有のファイルに置く	閲覧履歴が残っても、情報は既に見られている	人事・給与などは別ファイルに分け、共有範囲を絞る
全員に編集権限を配っている	全員が全員の閲覧履歴を見られる状態になる	編集権限は作成・更新する人だけに付ける

当社にいただくご相談では、「社員全員に編集権限を配っていたため、誰でも他の人の閲覧状況が見えていた」というケースがあります。
閲覧履歴を見られるのは編集者なので、権限を整理するとこの問題も同時に解決します。

なお、閲覧の記録は労務管理の観点でも扱いに注意が必要です。社内ルールに盛り込む際は、必要に応じて社会保険労務士にご相談ください。

今日からできる3ステップ

ステップ	やること	所要時間・費用
STEP1	全社に共有している資料を1つ開き、［ツール］→［アクティビティ ダッシュボード］で表示されるか確認する	5分・0円
STEP2	表示されない場合は、アカウントの種類と自分の権限を上の原因表で確かめる	10分・0円
STEP3	管理者が「ユーザーの閲覧履歴」の設定を確認し、取引先との共有が多ければ「自社ドメイン内のみ」に変える	5分・0円

3つ合わせて20分、費用はかかりません。
STEP1で個人のGoogleアカウントで作った業務ファイルが見つかった場合は、閲覧履歴以前に、会社の共有ドライブへ移すことを優先してください。

スプレッドシートの閲覧履歴でよくある質問は？

Q. 無料のGoogleアカウントで、誰が見たかを確認する方法はありますか？

A. アクティビティ ダッシュボードは表示されません。共有の確認が必要な業務ファイルは、会社のGoogle Workspaceアカウントで作り、共有ドライブで管理するのが確実です。

Q. 相手が閲覧したことは、相手に通知されますか？

A. 閲覧したことが相手に通知されることはありません。ただし編集権限のある同じ組織の人は、ダッシュボードを開けば名前と閲覧日時を確認できます。

Q. 閲覧履歴はいつまで残りますか？

A. ダッシュボードでは過去の閲覧をさかのぼって確認できますが、本人がオフにしていた期間の閲覧は記録されません。調査目的で期間を区切って残したい場合は、監査ログの書き出しを使ってください。

Q. Googleドキュメントやスライドでも同じように見られますか？

A. はい。ドキュメントとスライドにも同じアクティビティ ダッシュボードがあり、開き方も条件も共通です。［ツール］→［アクティビティ ダッシュボード］から確認できます。

まとめ：閲覧履歴は「共有の確認」に使い、調査には監査ログを使う

スプレッドシートの閲覧履歴は、パソコンの［ツール］→［アクティビティ ダッシュボード］で見られます。
見られるのはGoogle Workspaceのアカウントで、編集権限があり、オーナーと同じ組織の人だけ。社外の人や、閲覧履歴をオフにした人は表示されません。

全社資料の「未読の人への声かけ」には十分役立ちますが、持ち出しの調査には向きません。目的によって、変更履歴・監査ログ・共有設定の見直しと使い分けてください。

ICTオフィス相談室では、Google Workspaceの権限設計や共有ドライブへの移行、監査ログを使ったセキュリティ設定、デジタル化・AI導入補助金を使ったツール導入までご相談を承っています。
「自社の設定が今どうなっているか分からない」という段階でもお気軽にお問い合わせください。

Google公式ヘルプ「閲覧履歴を表示する」を見る ➡

Google管理者ヘルプ「ファイル アクティビティの設定」を見る ➡

アーデントのGoogle Workspace導入支援を見る ➡

お問合せはこちら ➡

GoogleWorkspaceで困っている、または新規導入予定の方へ

GoogleWorkspaceもしくはMicrosoft365の新規導入もしくは商流変更をお考えの方は、弊社ITの専門家が最適なプラン選定をアドバイス。また、初期のDNSレコード設定や各種メール設定も代行できます。

また、弊社からの導入で、以下のメリットがあります。

①GoogleWorkspace公式HPからだと14日間の無料利用期間⇒30日間に。

②支払いは請求書払い可

③1年間、GoogleWorkspaceのマニュアル動画を無料で視聴（2年目以降は年450円が必要）

④デジタル化・AI導入補助金を使って2年間半額でのご提案も可能

⑤弊社で作成したAppsheetアプリ（勤怠有給管理アプリ、備品発注管理、CRM商談管理、タスク管理、従業員同士感謝記録アプリ等）無料進呈　※数に関係なく設置サポート費用10万円別途有

⑥GeminiやnotebookLM、Antigravity（AIエージェント）などの活用研修も提供

お問い合わせは、電話もしくはフォームからご相談くださいませ。

電話でお問合せはこちら：03-5468-6097

　　　　 　　　　　　※「GoogleWorkspaceの記事を見た」とお伝え下さい。

GoogleWorkspaceお問い合わせフォーム

必要な項目のすべてをご入力いただき、「アーデントに問い合わせる」ボタンをクリックしてください。必須のついている項目は必須入力項目です。

会社名
性必須
名必須
メールアドレス必須
電話番号必須
コメント
アーデントに問い合わせる

関連記事

・GoogleWorkspaceはIT導入補助金の対象？どれくらいお得になる？

・GoogleWorkspace管理画面のセキュリティ設定完全解説

・AppSheetなら備品発注管理アプリを一瞬で作れる？!

・スプレッドシートとGASによる業務自動化の例を紹介

・Gmail（Google Workspace）でホワイトリストを設定するやり方

・2024年2月から！Gmailの送信ガイドラインの変更を徹底解説

・Google Workspaceのマニュアル動画が、社員教育に便利！

・OutlookからGoogle WorkspaceのGmailへメールデータを移行する方法

・企業でのApp Sheetの活用事例3選！利用するメリットも解説

・GoogleのAppSheetでできること、料金を徹底解説！

・完全無料！googleスプレッドシートの経費精算システムテンプレート

・無料のスプレッドシートで有給管理を効率化！テンプレートを配布します！

・従業員全員のGmailをバックアップする方法２選

・Gmailで部下のメールを上司がチェックできるようにする方法２選

・Googleスプレッドシートにパスワードを設定する方法

・googleドライブで電子帳簿保存に対応する方法をわかりやすく解説

・GoogleWorkspaceを初心者向けにわかりやすく解説

・Google Workspace料金プランの違いとプラン選定ポイントを徹底解説

株式会社アーデントは、デジタル化・AI導入補助金の支援事業者を行っております！

アーデントからデジタル化・AI導入補助金を使ってクラウドツールを導入するメリットは以下の通りです。

メリット①対象ツールを２年間、半額、もしくは１／４で利用可！

メリット②会計、経費精算、請求書処理、受発注ツール導入なら、PCやタブレットの購入も補助が受けられ半額！

メリット③補助期間終了後は、公式価格よりお値引き！

メリット④各種IT活用、DX、保守サポートでより貴社のIT化を促進、生産性を向上します！

【弊社取り扱いクラウドツール】

🔹オフィス・グループウェア: 　Google Workspace※、Microsoft365、desk'nets NEO※
🔹ノーコード業務改善：kintone、Zoho※、楽楽販売、JUST.DB※、サスケworks
🔹コミュニケーション: 　サイボウズオフィス、Garoon、Chatwork、LINE WORKS、zoom
🔹会計・経費管理: 　マネーフォワード、freee、楽楽精算、楽楽明細、楽楽請求、invox
🔹電子契約・文書管理:　 freeeサイン、クラウドサイン、GMOサイン、Adobe Acrobat、box
🔹セキュリティ対策: 　sophos、SentinelOne、ESET、トレンドマイクロ、CloudGate UNO
🔹バックアップ: 　syscloud、Avepoint、veeam
🔹RPA・自動化: 　RoboTANGO、DX-Suite、Yoom※、バクラクシリーズ
🔹勤怠・労務管理: 　勤革時、楽楽勤怠、マネーフォワード
🔹物流・在庫管理: 　ロジザードZERO
🔹教育・マニュアル作成管理:　 iTutor、NotePM、leaf
🔹PBX・電話システム: 　INNOVERAPBX※、MOTTEL※、ZoomPhone※
🔹端末管理：LANSCOPE、clomo、ISM Cloud One
🔹リモートデスクトップ：RemoteOperator在宅
🔹受付ipad：ラクネコ※
🔹タスク管理、その他：Adobe creative cloud、Notta、JOSYS、backlog※
など

※こちらのツールは補助期間終了後の値引不可

また、上記以外のツールも取り扱いできるものが多々ありますので、一度ご相談ください。

デジタル化・AI導入補助金2026の詳細、お問合せはお電話頂くか、以下の記事を御覧ください↓

デジタル化・AI導入補助金お問合せ：03-5468-6097

以下の動画では、採択のポイントや申請にあたっての注意点などを詳しく解説していますので、
あわせてご覧ください！