Gmailでメールを自動転送する設定をわかりやすく解説
パソコンやスマートフォンなどから無料で使えるGmailは、仕事用のメーラーとしても人気を集めています。仕事だけではなく、プライベートでも利用したことがある人も多いのではないでしょうか。
しかし、同じ宛先に何度も送らなければいけなかったり、複数人に送らなければいけなかったりする場合、自動転送の機能がおすすめです。自動転送を設定することで送り忘れなどを防止できます。
本記事では、Gmailでメールを自動転送する設定をわかりやすく解説していきます。
Gmailでメールを自動転送する設定方法
Gmailでメールを自動転送する設定は、パソコンでのみ行うことが可能です。Gmail アプリでは設定できないので、注意しましょう。
設定の手順は、下記のとおりです。
①Gmailを開いて右上の「設定マーク」をクリックする。
②「すべての設定を表示」をクリックする。
③「メール転送とPOP/IMAP」のタブをクリックする。
④「転送先アドレスを追加」をクリックする。
⑤転送したいメールアドレスを入力して「次へ」をクリックする。
⑥メールアドレスを確認して問題なかったら「続行」をクリックする。
以上で自動転送の設定は完了です！
Gmailのメリット
Gmailは多くの人が利用していますが、他のメールソフトよりもどの部分が優れているのか気になっている方も多いのではないでしょうか。
ここでは、Gmailのメリットについて解説します。
メリット①宛先をスムーズに入力できる
一つ目のメリットは、スムーズに宛先を入力できる点です。
Gmailでは、宛先を入力する際に一回でもメールを送ったことがある人であれば、宛先欄に名前を入力するだけでその人のメールアドレスが表示されます。また、アルファベットだけでなく、日本語を入力して表示させることも可能であり、一文字だけ入れれば、該当する数名のアドレスが表示される仕組みです。
メール送信の際は宛先欄にメールアドレスを手入力したり、コピペで張り付けたりなど、意外と手間が掛かります。Gmailの宛先候補を表示する機能によって、メールアドレスを入れる時間や探す時間などを大幅に短縮できるでしょう。
メリット②他のGoogleサービスと共有しやすい
二つ目のメリットは、他のGoogleサービスと共有しやすい点です。
Gmailは「Google Workspace」のサービスの一つであり、GoogleカレンダーやGoogleドキュメントなどのサービスとも共有して作業を行えるメリットがあります。
これらのサービスは基本的には無料で利用でき、自宅でGoogleドキュメントで資料を作成し、外出先や会社などからGmailで送信するといったやり方も可能です。
テレワークが普及し、オフィスや自宅など働く場所が日によって変わる企業の場合、「Google Workspace」の導入がおすすめです。
Google Workspaceの料金等は、下記の記事で詳しく解説しています。こちらをご覧ください。
メリット③複数アカウントでログインできる
三つ目のメリットは、複数アカウントでログインできる点になります。
Gmailには「マルチログイン」と呼ばれる複数アカウントでログインできるサービスがあります。仕事用とプライベート用でGmaiアカウントがあるケースにおいても、簡単な操作でアカウントを移動することが可能です。
通常であれば、管理画面からログアウトし、IDとパスワードを入力し、別アカウントの管理画面に入るといった流れになり、手間が掛かります。
Gmailでは、ボタン操作だけで簡単にアカウント移動ができるため、自身の仕事・プライベートの切り替えに応じて、スムーズにアカウントを移動することが可能です。
Gmailのデメリット
Gmailは、パソコンやスマートフォンなどデバイスを問わずどこからでも利用できますが、ネット環境がないとメールの確認や作成などは実施できません。安定した通信環境がないと利用できない点は、認識しておきましょう。
また、別のメールソフトを利用していた場合、Gmailの仕様や操作方法に馴染みにくいといったデメリットもあります。
Gmailのセキュリティレベルを高める設定
Gmailを業務で利用していくためには、従業員全員のメールをバックアップしたり、部下のメールをチェックしたりといった設定も必須です。
下記の記事で設定方法を詳しく解説していますので、こちらも参考にしてみてください。特にgoogle workspace利用企業では、今回の方法よりも、管理者が一括で設定できる「ルーティング設定」の方が便利だと思います。
まとめ
今回は、Gmailでメールを自動転送する設定について解説しました。
Gmailの自動転送機能は、同じ宛先に何度も送る必要がある人や、複数人に送らなければいけない人に特に適しています。
Gmail アプリでは設定できませんが、パソコンから設定することが可能です。自動転送機能を設定することで、メール送信の作業を効率化することができ、さらに送り忘れなども防止できます。
Gmailを業務やプライベートでよく活用しているという方は、本記事で紹介した手順を参考に設定を進めてみてください。
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