Google ドキュメントで見出し・目次を設定して見やすい文書にする方法を紹介！
「Googleドキュメント」は、Googleアカウントさえ持っていれば無料で利用できる文章作成ツールです。テレワークが普及した影響もあり、より多くの人が利用するようになりました。
なお、企業だと、google workspaceを契約しているところも多いかと思います。
google workspaceの詳細はこちら↓
実際にGoogleドキュメントで文書を作成する際に「読みやすくするために見出し・目次を設定したい」と考える方が多く見られます。
本記事では、Google ドキュメントで見出し・目次を設定して見やすい文書にする方法を紹介します。簡単な手順ですぐに設定できますので、ぜひ試してみてください。
Google ドキュメントで見出しを設定する方法
Google ドキュメントで見出しを設定するためには、下記の手順で操作していきます。
①見出しを設定したい文章の先頭にカーソルを合わせる。
②ツールバーの「標準テキスト」のプルダウンをクリックする。
③適切な見出しを選ぶ。
④クリックした後に選択した見出しの大きさに変わります。
また、見出しを設定する際には、下記のショートカットキーでも簡単に行えます。ショートカットキーを使いこなせれば、さらにスピーディーに見出しを設定できるでしょう。
| Windows | Mac | |
| 見出し1 | Ctrl + Alt + 1 | ⌘ ＋ option ＋ 1 |
| 見出し2 | Ctrl + Alt + 2 | ⌘ ＋ option ＋ 2 |
| 見出し3 | Ctrl + Alt + 3 | ⌘ ＋ option ＋ 3 |
| 見出し4 | Ctrl + Alt + 4 | ⌘ ＋ option ＋ 4 |
| 見出し5 | Ctrl + Alt + 5 | ⌘ ＋ option ＋ 5 |
| 見出し6 | Ctrl + Alt + 6 | ⌘ ＋ option ＋ 6 |
ドキュメントの概要を左側に表示させることも可能
Googleドキュメントでは、ドキュメントの概要を左側に表示させることも可能です。下記の手順で行います。
①ツールバーの「表示」を選択して「概要を表示」をクリックする。
②左側に概要が表示される。
見出しをクリックすれば、その場所に即座に移動できます。
Google ドキュメントで目次を設定する方法
Google ドキュメントで目次を設定するためには、下記の手順で操作していきます。
①目次を作成したい場所にカーソルを合わせておく。
②ツールバーから「挿入」を選択する。
③一番下にある「目次」をクリックして、左側の「ページ番号がついた目次」か右側の「リンク付きの目次」を選択する。
④選択後、下記のように目次が設定されます。
【ページ番号がついた目次の場合】
【リンク付きの目次の場合】
設定方法は、以上になります。
Google ドキュメントのメリット
ここでは、Google ドキュメントを利用するメリットについて解説していきます。
メリット①Googleアカウントがあれば無料で利用できる
Googleドキュメントは、Googleアカウントさえ持っていれば、無料で利用できます。音声入力や共有機能など便利な機能を数多く搭載していますが、これらの機能を追加料金等が掛からず無料で使えるのは大きなメリットだといえるでしょう。
メリット②共有や共同編集も可能
Googleドキュメントの「共有機能」は、Googleドキュメントの多彩な機能の中でもよく使われています。作成した文章を社内メンバーに対してスピーディーに共有し、共同編集するといった利用方法が可能です。また、メンバーごとに閲覧のみを許可したり、編集権限を付与したり、柔軟な権限設定も行えます。
また、PCやスマートフォン、タブレットなどデバイスを問わずに利用できる点もメリットの一つです。自宅や外出先などからでも作成した文書を確認できます。
また、リアルタイムで同時に複数人で編集できるのも魅力です。
メリット③編集履歴が自動保存
ワードファイルだと、保存し忘れたり、突然PCがフリーズして、データが消えてしまうなんてことも。。。
googleドキュメントは、編集するたびに自動保存。そのため、保存するという概念がありません。
また、編集した内容は、履歴をずっと閲覧が可能です。そのため、3日前に編集したのがだれで、編集前はどういう文章だったかが記録されており、こちらを確認することができます！
Google ドキュメントのデメリット
メリットが多いGoogle ドキュメントですが、デメリットもいくつかあります。
デメリット①安定した通信環境が必須
Google ドキュメントの最大のデメリットは、安定した通信環境がなければ動作しない点です。しかし、「オフライン編集」を事前に設定しておけば、ネット環境がない状態でも一時的な編集は可能になります。
デメリット②Wordと比べてフォントが少ない
Google ドキュメントは、Wordと比較してフォントが少ない点もデメリットの一つです。文書作成の際にフォントにこだわりがある方の場合、物足りなさを感じるかもしれません。
Google ドキュメントとWordは、それぞれメリット・デメリットがあります。それぞれの違いについて、下記の記事で比較しながら解説していますので、こちらも参考にしてみてください。
見出し・目次はなぜ重要なのか？
見出し・目次は装飾でなく、文書の可読性と検索性を決める構造そのものです。観点は次のとおりです。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 全体像 | 見出し階層で文書構造が一目で分かり、読み手が迷わない |
| 移動性 | 目次から目的箇所へ即移動でき、長文でも探しやすい |
| レビュー効率 | 構造が明確だと指摘・修正箇所の共有が速い |
| 統一 | 見出しスタイルで体裁が揃い、文書品質のばらつきを抑える |
ポイントは、長文ほど構造化の有無で読みやすさと作業効率が大きく変わる点です。見出しを使わない長文は、読み手も作成者も迷い手戻りが増えます。構造化を前提に作成することが、品質向上の出発点になります。なお最終的には、
評判や機能数でなく自社の現状と業務に優先順位を付け、無理なく続けられる体制に落とし込むことが、投資を成果へ結びつける近道になります。あわせて、導入後に運用と効果を定期的に見直し、現場で無理なく続けられる形へ調整していくことが、
定着と成果の双方を確実にする近道になります。
中小企業はどう運用すべき？
運用は、長文文書での標準化で効果を出すことが重要です。押さえる進め方は次のとおりです。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 対象特定 | マニュアル・提案書・規程など長文の対象文書を洗い出す |
| 標準ルール | 見出し階層の使い方と目次設置を標準として定める |
| テンプレ反映 | 共有テンプレートに見出しスタイルと目次を組み込む |
| 周知点検 | 作成・レビュー時に構造化されているかを確認する |
最大のつまずきは、長文を見出しなしで作り、読みにくく修正・共有に時間がかかることです。当社は中小企業の文書標準化・効率化を、対象選定から標準ルール・テンプレ整備まで伴走支援しています。長文文書の構造化を標準化することが、品質向上の要点になります。
なお最終的には、評判や機能数でなく自社の現状と業務に優先順位を付け、無理なく続けられる体制に落とし込むことが、投資を成果へ結びつける近道になります。
見出し・目次運用チェック
見出し・目次の設定とは、Googleドキュメントの見出し・目次設定で文書を読みやすくする方法のことで、装飾でなく文書の可読性と検索性を決める構造そのものです。
見出し階層で文書構造が一目で分かり読み手が迷わず、目次から目的箇所へ即移動でき長文でも探しやすく、構造が明確だと指摘・修正箇所の共有が速く、見出しスタイルで体裁が揃い文書品質のばらつきを抑えます。
長文ほど構造化の有無で読みやすさと作業効率が大きく変わり、見出しを使わない長文は読み手も作成者も迷い手戻りが増えます。
マニュアル・提案書・規程など長文の対象洗い出し、見出し階層の使い方と目次設置の標準化、共有テンプレートへの見出しスタイルと目次の組み込み、作成・レビュー時の構造化確認が要点で、長文を見出しなしで作り読みにくく修正・共有に時間がかかる失敗を避け、
長文文書の構造化を標準化することが要点となります。
以下に、押さえるべき要点とその内容を整理します。
| 項目 | ポイント | 解説 |
|---|---|---|
| 全体像 | 構造明示 | 階層で一目把握 |
| 移動 | 検索性 | 目次から即移動 |
| レビュー | 効率 | 指摘共有が速い |
| 統一 | 体裁 | スタイルで品質均一 |
| 標準 | テンプレ化 | 長文で構造化を標準 |
より詳しい一次情報は公式の解説もあわせてご確認ください。
この記事のよくある質問（FAQ）
本記事に関して、よく寄せられる質問をまとめました。
Q. 見出し・目次は何のために使いますか？
A. 文書構造を明確にし、目次から目的箇所へ素早く移動できるようにするためです。長文の可読性と検索性が大きく向上します。
Q. 設定は難しいですか？
A. 難しくありません。段落に見出しスタイルを適用し、目次を挿入するだけで自動生成され、見出し変更にも追従します。
Q. どんな効果がありますか？
A. 読み手が全体像と目的箇所を把握しやすくなり、レビューや共有の効率が上がります。体裁の統一にもつながります。
Q. 組織で活かす方法は？
A. マニュアルや提案書など長文文書で見出し・目次を標準化すると、読みやすさと品質のばらつき抑制が組織的に進みます。
関連情報・お問い合わせ
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クラウドサービスは安全？Microsoft 365・Google Workspaceのセキュリティ設定チェックリスト
法人向けセキュリティ比較サイト c-compe.com の関連解説で、背景・選び方・注意点の詳細が確認できます。
まとめ
今回は、Google ドキュメントで見出し・目次を設定して見やすい文書にする方法を紹介しました。見やすい文書を作成するためにも、今回ご紹介した方法で見出し・目次の設定を行ってみてください。
Google ドキュメントは、PCやスマートフォン、タブレットなど様々なデバイスで利用できる点が魅力です。また、クラウド上に作成した文書が自動保存される仕組みであるため、Wordでよくある保存のし忘れなども防止できます。企業内の文書作成をスムーズにできる機能を多く搭載していますので、ぜひ導入を検討してみてください。
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