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Google ドキュメントで見出し・目次を設定して見やすい文書にする方法を紹介!

「Googleドキュメント」は、Googleアカウントさえ持っていれば無料で利用できる文章作成ツールです。テレワークが普及した影響もあり、より多くの人が利用するようになりました。

なお、企業だと、google workspaceを契約しているところも多いかと思います。

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実際にGoogleドキュメントで文書を作成する際に「読みやすくするために見出し・目次を設定したい」と考える方が多く見られます。

本記事では、Google ドキュメントで見出し・目次を設定して見やすい文書にする方法を紹介します。簡単な手順ですぐに設定できますので、ぜひ試してみてください。

 

Google ドキュメントで見出しを設定する方法

Google ドキュメントで見出しを設定するためには、下記の手順で操作していきます。

①見出しを設定したい文章の先頭にカーソルを合わせる。

②ツールバーの「標準テキスト」のプルダウンをクリックする。

Google ドキュメント 操作画面

③適切な見出しを選ぶ。

Google ドキュメント 操作画面

④クリックした後に選択した見出しの大きさに変わります。

Google ドキュメント 操作画面

また、見出しを設定する際には、下記のショートカットキーでも簡単に行えます。ショートカットキーを使いこなせれば、さらにスピーディーに見出しを設定できるでしょう。

Windows Mac
見出し1 Ctrl + Alt + 1 ⌘ + option + 1
見出し2 Ctrl + Alt + 2 ⌘ + option + 2
見出し3 Ctrl + Alt + 3 ⌘ + option + 3
見出し4 Ctrl + Alt + 4 ⌘ + option + 4
見出し5 Ctrl + Alt + 5 ⌘ + option + 5
見出し6 Ctrl + Alt + 6 ⌘ + option + 6

 

ドキュメントの概要を左側に表示させることも可能

Googleドキュメントでは、ドキュメントの概要を左側に表示させることも可能です。下記の手順で行います。

①ツールバーの「表示」を選択して「概要を表示」をクリックする。

Google ドキュメント 操作画面

②左側に概要が表示される。

Google ドキュメント 操作画面

見出しをクリックすれば、その場所に即座に移動できます。

 

Google ドキュメントで目次を設定する方法

Google ドキュメントで目次を設定するためには、下記の手順で操作していきます。

①目次を作成したい場所にカーソルを合わせておく。

②ツールバーから「挿入」を選択する。

Google ドキュメント 操作画面

③一番下にある「目次」をクリックして、左側の「ページ番号がついた目次」か右側の「リンク付きの目次」を選択する。

Google ドキュメント 操作画面

④選択後、下記のように目次が設定されます。

【ページ番号がついた目次の場合】

Google ドキュメント 操作画面

【リンク付きの目次の場合】

Google ドキュメント 操作画面

設定方法は、以上になります。

Google ドキュメントのメリット

ここでは、Google ドキュメントを利用するメリットについて解説していきます。

メリット①Googleアカウントがあれば無料で利用できる

Googleドキュメントは、Googleアカウントさえ持っていれば、無料で利用できます。音声入力や共有機能など便利な機能を数多く搭載していますが、これらの機能を追加料金等が掛からず無料で使えるのは大きなメリットだといえるでしょう。

メリット②共有や共同編集も可能

Googleドキュメントの「共有機能」は、Googleドキュメントの多彩な機能の中でもよく使われています。作成した文章を社内メンバーに対してスピーディーに共有し、共同編集するといった利用方法が可能です。また、メンバーごとに閲覧のみを許可したり、編集権限を付与したり、柔軟な権限設定も行えます。

また、PCやスマートフォン、タブレットなどデバイスを問わずに利用できる点もメリットの一つです。自宅や外出先などからでも作成した文書を確認できます。

また、リアルタイムで同時に複数人で編集できるのも魅力です。

メリット③編集履歴が自動保存

ワードファイルだと、保存し忘れたり、突然PCがフリーズして、データが消えてしまうなんてことも。。。

googleドキュメントは、編集するたびに自動保存。そのため、保存するという概念がありません。

また、編集した内容は、履歴をずっと閲覧が可能です。そのため、3日前に編集したのがだれで、編集前はどういう文章だったかが記録されており、こちらを確認することができます!

 

Google ドキュメントのデメリット

メリットが多いGoogle ドキュメントですが、デメリットもいくつかあります。

デメリット①安定した通信環境が必須

Google ドキュメントの最大のデメリットは、安定した通信環境がなければ動作しない点です。しかし、「オフライン編集」を事前に設定しておけば、ネット環境がない状態でも一時的な編集は可能になります。

デメリット②Wordと比べてフォントが少ない

Google ドキュメントは、Wordと比較してフォントが少ない点もデメリットの一つです。文書作成の際にフォントにこだわりがある方の場合、物足りなさを感じるかもしれません。

Google ドキュメントとWordは、それぞれメリット・デメリットがあります。それぞれの違いについて、下記の記事で比較しながら解説していますので、こちらも参考にしてみてください。

 

 

 

まとめ

今回は、Google ドキュメントで見出し・目次を設定して見やすい文書にする方法を紹介しました。見やすい文書を作成するためにも、今回ご紹介した方法で見出し・目次の設定を行ってみてください。

Google ドキュメントは、PCやスマートフォン、タブレットなど様々なデバイスで利用できる点が魅力です。また、クラウド上に作成した文書が自動保存される仕組みであるため、Wordでよくある保存のし忘れなども防止できます。企業内の文書作成をスムーズにできる機能を多く搭載していますので、ぜひ導入を検討してみてください。

 

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