クラウドPBXのデメリットとは？デメリットを補う方法も併せて解説
スマホでも会社の代表番号を使って発着信が可能で便利なクラウドPBXですが、デメリットがないわけではありません。
導入を検討するにあたって、欠点も詳しく把握しておきたいですよね。
デメリットの回避方法を知っておけば、クラウドPBXは便利に活用できます。
クラウドPBXを快適に利用する環境を整え、効率よく仕事ができるように働きかけましょう。この記事では、クラウドPBXのデメリットとデメリットを補う方法を網羅的に解説します。
クラウドPBXについは以下をご覧ください↓
クラウドPBXのデメリット
クラウドPBXは便利な電話構築サービスですが、もちろんデメリットや欠点も存在します。
クラウドPBXの導入を考えたとき、デメリットやリスクもしっかり把握しておきたいですよね。そこで、まずはデメリットとして捉えられやすい7つの欠点を紹介します。
ランニングコストが発生する
クラウドPBXは従来のPBXと比べると、電話機や端末の設置工事なども必要なくなりランニングコストは抑えられています。
しかし、毎月サービス利用料はどうしてもかかってきます。メーカーによって月額基本料は異なりますが、内線1回線あたり2,000～2,500円程度が相場です。
初期費用が安い分、月額料金や通話料が高く設定されている会社もあります。さらに、クラウドPBXを利用する従業員数によって料金が変動する会社もあるので、複数社を見てランニングコストがいくらかかるのかしっかり比較しましょう。
ただ、ランニングコストを抑えすぎると通話品質や使い勝手の面で品質が低下することもあるため、価格とサービス内容のバランスを見て検討するのがおすすめです。
発信できる番号に一部制限がある
クラウドPBXには、電話番号が050から始まるIP電話タイプと03や04などの市外局番から始まるタイプがあります。
クラウドサーバーに番号を紐づけるフルクラウドタイプのクラウドPBXは、110や119などのエマージェンシーコールができません。
1人1台スマホを持つ時代なので、わざわざクラウドPBXでエマージェンシーコールを利用しようとする人は少ないかもしれませんが、エマージェンシーコールができない旨は社員へ周知しておきましょう。
スマホの持ち込みを禁止していて、かつフルクラウドタイプのコールセンターなどでは、緊急時は携帯で発信するなど対策が求められます。
通話品質がインターネット環境に左右される
クラウドPBXは、インターネット回線を利用します。
そのため、インターネット環境によって通話品質が左右されます。
社内のWi-Fi環境では通話品質が安定していても、地下鉄のホームなど外出先では劣ってしまったり、スマホが格安SIMだと通話品質が安定しなかったりといったデメリットがあります。
クラウドPBXは私用のスマホにアプリをインストールして使うこともできますが、格安SIMのスマホは推奨しないなどと周知をしておいた方が良いかもしれません。
とくに、クレーム対応や金融商品を扱う通話をする際はとくに気を付けましょう。電話業務の効率が悪くなる他、ビジネスチャンスを失ってしまう可能性もあります。
サービス提供会社によって品質にばらつきがある
クラウドPBXは、ベンダーの開発したアプリをスマホやPCにインストールすることで利用できます。
アプリによって音質や通話品質に差があるので、クラウドPBXを導入する際はしっかり比較検討しましょう。
音質の良くないクラウドPBXを導入すると、ノイズが入ったりハウリングしたり、音声が途切れたり声が聞こえにくいなどトラブルが発生しやすいです。
通話品質が悪いと、電話業務の効率悪化が懸念されるだけじゃなく、せっかくのビジネスチャンスを失うことにもなりかねません。電話業務の効率化とサービス品質の向上を目指してクラウドPBXを導入したのに元も子もなくなってしまいます。
場合によっては新規で電話番号を取得する必要がある
クラウドPBXは、フルクラウドタイプとIP電話連係のオンプレミスタイプがあります。
基本的には引越ししない場合、たいていの番号はそのままクラウドPBX化が可能です。
しかし、法人だと、NTT以外の特殊な電話会社で発番しているケースもあり、その場合、クラウドPBX化ができない場合もあります。電話会社によってかなり細かく異なりますので、詳しくはご相談ください。ソフトバンク、KDDIなどは対応ができる可能性が高いです。CATVで発番している場合などはかなり難しいです。
対応できない場合は、クラウドPBXで新規番号を取得し、そこに転送して受信する方法になります。
この場合、着信ごとに通話料がかかりますので、着信が少ないケースでおすすめです。
ネットワークが混雑する
クラウドPBXは、インターネット回線を利用しています。
そのため、社内LANと共有する場合、メール送信、HP閲覧、動画閲覧、ウェブミーティングなどと同じネットワークに音声パケットも流すようになります。音声パケット自体は非常に軽いものですが、それでも、社員数が30人以上ななど、電話の利用が多い場合には、ルーターにQOS設定をしたり、もしくは光ファイバーを分ける必要があると思います。
トラブル発生時の不安がある
クラウドPBXに何らかのトラブルが発生した場合、サービス提供会社でしか対処ができません。
サービス提供会社の中には、保守やメンテナンスに力を入れていない会社もあります。
そのような会社は、トラブル発生時の知識や技術を持ったスタッフが在籍しておらず、相談をしてもスムーズに対応してもらえないかもしれません。
サポートの電話窓口があるかどうかは、チェックしておくといいでしょう。メールサポートだと、状況を正確に伝えるのも大変ですし、解決までに時間がかかってしまいます。
もしトラブルが発生してしまった場合は、インターネット回線とクラウドPBX、端末のどこに問題が生じているのか見極める専門業者に依頼するのもひとつの手です。
クラウドPBXのデメリットを補う方法
クラウドPBXのデメリットを紹介してきましたが、それらの欠点を補う方法があります。デメリットをひとつひとつ解消し、クラウドPBXのサービスを最大限に活用しましょう。クラウドPBXのデメリットを補う方法を詳しく解説します。
自社に合ったサービス提供会社を探す
クラウドPBXは、サービスを利用するのに月額料金が発生するのは仕方がありません。
しかし、自社に合った料金形態の会社を選ぶことはできます。
クラウドPBXのサービスを提供する会社は複数あり、それぞれ料金形態も異なります。月額料金に加えて契約するID数の料金が発生したり、IDの数が多ければ安くなったりさまざまです。
また、初期費用が無料の会社もあります。自社に合った料金形態の会社を選ぶことで、ランニングコストを抑えることが可能です。クラウドPBXを導入する際は、必ず複数社の料金形態を比較して検討しましょう。
法人携帯を導入する
従業員のプライベートスマホにアプリをいれて、クラウドPBXを使う場合、従業員が格安SIMを使っていると、どうしても音質が低下してしまいます。テレワークであれば、自宅の光ファイバーをきいて、それがきちんとした光ファイバーであれば、WIFIでつないで使ってもらうなどの対策も有効です。
ただ、従業員全員のSIMを確認したり、自宅の光ファイバーを確認したりするのは、手間ですし、結局は法人携帯を導入しようという結論になることも多いです。
法人携帯はキャリアのショップで契約するよりも大幅に安くなることが多く、
また、かけ放題の法人携帯であれば、発信通話料がかかりません。会社の代表番号から発信する場合、都度通話料がかかりますので、実際にはそれほど負担が増えずに導入が可能です。
インターネット環境を十分に整える
クラウドPBXはインターネット環境で利用するサービスなので、インターネット環境によって通話品質が左右されます。そのため、自社や自宅のインターネット環境をこの機会に見直して、整えておくことが重要です。
WIFIルーターを見直す、古いLANケーブルは入れかえるなどの対策も有効です。
また、Wi-Fi環境でよく利用するスマホよりもLANケーブルでつなぐ固定IP電話やソフトフォン(パソコン電話)の方が通信の安定度は高いです。格安SIMのスマホも通信が安定しにくいので、注意しましょう。
詳細はこちらをご覧ください↓
トライアルを行う
クラウドPBXサービスを提供する会社は複数あり、通話品質や使いやすさもさまざまです。
FAX機能やビデオ通話、チャットなどのビジネスツールが付帯するサービスもあります。
これらは使ってみないとよくわからないと思われるかもしれませんが、クラウドPBX導入前にトライアルを行うことができます。
トライアルである程度の通話品質やアプリなどの使いやすさを体験できるので、試してみましょう。また、会社によって最短即日で開通できたりオプション機能が豊富だったり特徴は異なります。複数社を比較検討し、自社に合ったサービスを見つけましょう。
まとめ
ここまで、クラウドPBXのデメリットとデメリットを補う方法を網羅的に解説してきました。
クラウドPBXは、2010年からあるサービスですが、コロナ禍ということもあり、導入する会社も増えてきています。クラウドPBXは便利な電話構築サービスですが、デメリットもあります。
しかし、それぞれのデメリットを補う方法もあるのでそれらを試すことで安心して便利にサービスを利用することが可能です。クラウドPBXにどのようなデメリットがあり、どのように補うことができるのかをしっかり把握してください。自社に合ったクラウドPBX提供会社を見つけ、社員同士・顧客とのコミュニケーションを円滑に進めましょう。
なお、弊社では現在７社のクラウドＰＢＸサービスの代理店を行っておりまして、料金や評判、機能、音質などから最適なサービスをご提案可能です。また、クラウドPBXは社内のネットワーク環境によっては、音質が劣化してしまいますが、私たちは、音質を高めるために光ファイバーや携帯についてもトータルでアドバイスさせて頂きます。
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