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クラウドPBX導入で失敗するポイント6選とその回避方法を徹底解説!

<この記事を書いた人>

クラウドPBXとは

そもそもクラウドPBXとは、何かというと、インターネットを使って、会社の代表番号等を発着信する電話サービスです。旧来のビジネスホンだと、電話交換機(PBX)がオフィスにあって、それを経由して、電話の発着信をしていたため、基本はオフィスの中にいるときしか使えません。

クラウドPBXでは、その交換機(PBX)がクラウドサーバー上にあるため、インターネットを使って、自宅にいても、出張先でも、電話の発着信が可能となります。

詳細はこちらから↓

失敗するポイント

非常に便利なクラウドPBXですが、導入後にスタッフさんの不満につながってしまうケースがありますので、そちらの事例と、解決策をご紹介します。

1.音質が悪い、通話が途切れる

一番多いクレームが、導入後に音質が悪い、途切れる、上手く動作しないという問題です。クラウドPBXの音質を改善する方法はかなり多いです。

以下の方法で改善できますので、試してみてください。

 

また、一番音質低下につながりやすいのが、利用するユーザー側のネットワークの速度です。例えば、自宅でWIFIにつないで使う場合、WIFIのアクセスポイントとスマホやPCまでの間に壁があったり、距離がある場合、音質は一気に低下します。また、スマホの4G回線で使う場合も、格安SIMですと、速度が遅く、かなりクレームになっています。

解決策としては、3大キャリアの4G回線で使えるように、法人携帯を支給するという方法を取る事が多いです。

その他、環境によって異なりますので、今現在困っている場合は、弊社までご相談くださいませ。

 

2.電話の取り次ぎがやり辛い

今までのビジネスホンだと、電話機にパーク保留ボタンがいくつもついていて、それを押して保留するという方式だったと思います。

クラウドPBXでは、スマホだと、パーク保留ボタンがありません。 「*9」などの特定のパーク保留にするコードを打って、保留にします。この時点で、お客様の通話はクラウドサーバーに戻っていますので、その通話とつなぐコードを電話を受けた人は押さないといけません。

パーク保留がやりやすいサービスもありますので、事前にデモ環境で、電話取次ぎ(パーク保留)を試してみて、問題ないかを確認しておきましょう!

電話取次ぎがやりにくいアプリの事例 電話取次ぎがやりやすいアプリの事例
パーク保留ボタンがないため、毎回*9などの指定コードを打って、パーク保留。取次ぎ先には、「333番を押して、電話を取ってください」などと伝える。 画面上にパーク保留ボタンが出てくるので、旧来のビジネスホンに近い感覚で使える。取次ぎ先にも「1番に電話入ってます」と伝えればいい。

 

3.サポートの対応が悪い

クラウドPBXで不具合が出た場合、サポートに問い合わせる事になるのですが、サポートの対応が各社で様々です。まずは専用のサポート窓口の電話番号があるかどうかを確認しましょう。それと、実際の対応については、各社に「対応をいつまでにしてもらえるのか?目安の時間」を問い合わせをしておくといいです。

 

4.UTMやルーターのセキュリティ設定とぶつかって、うまく通話ができない

クラウドPBXはインターネットの電話になりますので、音声はUTMやルーターを経由して、相手先とやりとりします。セキュリティを強くしている場合、音声パケットがそこにひっかかって通話ができないケースがあります。UTMを導入していたり、セキュリティを強化している場合、簡単な解決策は音声通話専用の光ファイバーを引いて、音声パケットは、UTMや既存ルーターを通らないようにすることです。

ただし、費用もかかりますし、専用にLAN配線も必要となってしまいます。WIFIも切り分けが必要となってきますので、注意が必要です。

既存の社内ネットワークを通す場合で、セキュリティを強化している場合、事前にネットワーク管理者に確認をして、パケットがきちんと通るようにポートの開放をするのですが、事前に確認をしておきましょう!

 

5.導入までに時間がかかり、移転に間に合わない

これは、引越し時に導入するケースで多いです。引っ越しは2ヶ月後に迫っていて、でも、電話の構成を確定するのに時間がかかる場合や番号ポータビリティをする場合は、そもそも時間がかかるケースがあり、引越しに間に合わないケースがでてきます。

解決策としては、まずは早急に意思決定をし、移転前に導入してしまうのがベストです。クラウドPBXの場合、基本的には引越しで費用はかかりません。そのため、移転前の環境でいれてしまうようなスケジュールで導入してしまえば、移転に間に合わないという事が無くなります。

また、最悪どうしても、間に合わない場合は既存電話会社で転送オプションをつけて、移転先で一時的に050番号を取得し、そこに転送着信させて、電話を受けるという方法もあります。この場合、発信は050番号での発信になってしまいますので、どうしても間に合わない場合の方法です。

 

6.最初は良かったが、人が増えた時や追加したいオプションが、対応していないサービスだった

電話サービスの切り替えは、出来ないわけではありませんが、コストと手間がかかります。できるなら、そういったことがない方がベストです。今現状は使わないとしても、将来、通話録音が使いたい、IVRが使いたい、コールセンターも作るかもしれず、そういったACDなども使いたい、CRMと連携してCTI化もやるかもしれない。などの発生しそうな要望がカバーできる会社を最初から選んでおくことをお勧めします。

場合によっては、電話番号を変更することで、完全に切り替えることになれば、お客様に通知したりと、かなりの手間になってしまいますので。

 

まとめ

クラウドPBXは、旧来のビジネスホンとは異なり、音質、使い勝手が変わります。そのため、導入後にスタッフからクレームが入る事例もあります。そういった失敗を回避する為には、事前にデモで試して、使う人の意見も聞いてみる。ネットワークの専門家にもセキュリティ設定を強化して使えなくならないか確認しておく。また、テレワークの場合、各スタッフの自宅ネット環境を確認しておくなどの対応が必要となります。

この辺りは、かなり大変かつ複雑ですので、まずは弊社までご相談くださいませ。

 

弊社では現在7社のクラウドPBXサービスの代理店を行っておりまして、御社に料金や評判、機能などから最適なサービスをご提案可能です。また、音質を高めるために光ファイバーや携帯についてのトータルでアドバイスをさせて頂いておりますし、電話番号が今の番号そのままに導入できるかなどもその場で回答できす。

ご興味があれば、まずはお電話にてお問い合わせくださいませ。

電話:株式会社アーデント 03-5468-6097 ※「クラウドPBXの記事を見た」とお伝えください。

または、おすすめのクラウドPBX7社比較サービスの詳細はこちらから↓以下ご覧下さい!

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