クラウド電話とは？仕組みから導入方法まで徹底解説
一般的なオフィスに置かれるビジネスフォンは、内線・外線・保留機能を有する電話機のことです。近年、そのビジネスフォンの機能に加えて、インターネットを利用したさまざまな便利機能を有するクラウド電話が話題になっています。
この記事では、クラウド電話の仕組みと導入方法、メリットを解説します。記事の後半では、おすすめのクラウド電話3選も紹介しているため、クラウド電話の導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。
クラウド電話とは
クラウド電話という名前を聞くと、難しい技術なのではないかと思うかもしれませんが、簡単に言えば、ビジネスフォンよりも機能が増えて、コストが安く、利便性が非常に高い電話です。
そもそも家庭用の固定電話では、1つの番号からかかってきた電話しか対応できません。企業や個人といったさまざまな問い合わせが見込まれる企業の固定電話は、それでは業務が思ったように進まないのです。
そこで、1つの電話番号を複数の電話機で共有して、複数人で受けられるようにしたビジネスフォンという電話を使います。
ビジネスフォンは、内線取次、外線、保留、転送といった機能を有している、オフィスに必須のツールです。PBXという電話交換機を用いて、複数の固定電話に対し複雑な処理を行っています。
一方のクラウド電話は、従来オフィスに設置しなければならなかったPBXをクラウド（インターネット）上に置くことで、省スペース化、コストカットができると話題の電話です。ビジネスフォンと同様のことができますが、システムはまるで違うものになっています。
クラウド電話の仕組み
クラウド電話の仕組みを理解するには、ビジネスフォンの仕組みを知ることが重要です。従来のビジネスフォンは、PBX（電話交換機）を社内に設置し、各固定電話と電話回線で接続して利用します。
あくまで同じオフィス内でしか内線通話ができないため、電話回線がつながっていない他の支店には転送できないことになります。
一方のクラウド電話は、クラウド（インターネット）上にPBXを設置するのが特徴です。ビジネスフォンが物理的にPBXを設置するのに対して、クラウド電話は仮想的なPBXを構築します。PBXをオフィスに設置する必要がないため、導入費用の削減、省スペース化を図れます。
クラウド上に構築されたPBXに、固定電話やスマートフォン、タブレット、PCといったデバイスをインターネット回線経由で接続可能です。
従来のビジネスフォンと大きく異なるのは、使用する回線で、クラウドフォンはインターネット回線を使うため、ネット環境さえあれば、どこからでも電話の転送、保留といった機能が使えるようになります。
クラウド電話で得られるメリット
クラウド電話を使うと、コスト削減、通話の場所を選ばない、メンテナンス不要、短期間で導入といった4つのメリットがあります。
コストを削減できる
1つ目のメリットは、コストの削減です。PBXの設置には、規模によって数十万円〜数百万円 もの費用が発生するため、手が出づらい企業は多くいます。固定電話は、PBXに対応した純正の製品を用意しなければならず、社内全ての固定電話の買い替えが必要なケースもあるのです。
クラウド電話は、ビジネスフォンと違ってPBXをオフィスに設置する必要がありません。初期費用は約1万円〜5万円 となり、大幅にコストカットできます。スマートフォンやPCを固定電話代わりに使えるため、支店が増える際も、固定電話の購入は最低限で済みます。
また、従来のビジネスフォンと比べて、クラウド電話は、遠方へ外線通話をかける際の料金がお得です。外線通話にかかる料金は、市内の固定電話・市外の固定電話・携帯電話・国際電話の4種類があります。中でも、料金に大きな差があるのは市外の固定電話へ電話をかける際の料金です。ビジネスフォンから市外へかける場合、距離が離れているほど通話料金が高くなってしまいます。
一方のクラウド電話は、市内と同等の金額で外線通話が可能です。また、東京支社と大阪支社といった、拠点間の電話が内線通話になるため、違うオフィスでも同じ会社であれば通話料金が発生しなくなります。
外出先でも通話できる
2つ目のメリットは、どこからでも通話できる点です。従来のビジネスフォンは、電話回線でPBXに接続された固定電話のみ利用可能であるため、オフィスに出社する必要があります。一方のクラウド電話は、インターネット回線があれば、オフィス以外の場所でもスマートフォン、PCなどで内線、取次、保留といった機能が使えます。自宅、出張先といった場所からでも通話できるので、テレワークを導入したい企業や、出張が多くなかなか電話に出られない方に最適です。
これまでは電話機の前に自分の身を置かなければなりませんでしたが、会社代表や、案件の担当者の不在が原因でビジネスチャンスを逃す、業務が止まってしまうといったケースを防げるようになります。
また、営業で外出中の社員が、電話応対のために帰社する必要がなくなるため、社内のさまざまなところで、クラウド電話が役に立つようになります。
保守作業をサービス会社に任せられる
3つ目のメリットは、メンテナンスが不要という点です。従来のビジネスフォンのように、PBXを社内に設置する場合、メンテナンスや故障時の対応を自社で行わなければなりません。
PBXが止まると業務に支障が出るため、定期的なメンテナンスが必要になります。自社で対応できない場合は、その都度専門業者へ依頼することになります。維持費と突発的な修理費がかかってしまうため、経営に負担をかける要素の1つです。
クラウド電話は社内ではなく、サーバー上にPBXを置くため、メンテナンス、故障時の対応をサービス会社に一任できます。保守・点検以外にも、セキュリティ対策もサービス会社が行うため、自社でのリソースを割く必要がなく、業務だけに集中できます。
短い期間で導入できる
4つ目のメリットは、導入スピードの早さです。重ねての説明にはなりますが、クラウド電話は、PBXの設置工事が必要ありません。サービス会社がシステムを構築して、自社は納品を待つだけになるため、導入までのスピードを早められます。サービス会社によっては、最短即日納品が可能です。
PBXの工事、電話回線の開通工事、固定電話の購入・設置を待たなければならないビジネスフォンとは、スピード感が大きく異なります。
すぐにでもテレワーク導入の準備を進めたい、社員の負担を軽減するために、早急に業務効率化を図りたい企業にクラウド電話は最適です。
クラウド電話を導入する際の注意点
ここでは、クラウド電話を導入する際の4つの注意点を解説します。導入を検討している方は、最後まで確認することを推奨します。
インターネット環境は整っているか
大前提として、クラウド電話はインターネット環境がないと利用できません。テレワークの際や、出張時のホテルといった場所でインターネット環境が不安定になると、さまざまな不都合が発生します。
インターネット環境が不安定な場合、真っ先に発生する不都合は、音質の低下です。実生活で、家族や友人と通話をしている最中、どちらかが電波の悪いところにいると、音声が途切れ途切れになる場合があります。このケースと同じことがクラウド電話でも発生します。各社員の家の通信環境もチェックしなければなりませんが、オフィスのインターネット回線もどうなっているか確認しておきましょう。
ほかにも、通話の相手にネガティブなイメージを抱かれてしまうケースには注意が必要です。通話相手は、本社の電話番号にかけているため、本社に電話を受ける人がいると思っています。そこでクラウド電話を利用して、テレワーク中の社員が回線の弱い自宅からスマートフォンで応答すると、音質が悪く、音声に安定性のない企業だと思われてしまうのです。
現在利用中の電話番号を移行できるか
クラウド電話は、選ぶサービスによって電話番号を移行できるか、新規採番が必要か変わります。電話番号が変わってしまうと、取引先への周知や、ホームページの更新が必要になり、業務が増えるため、できるだけ避けましょう。
番号ポータビリティサービス（LNP）を使う、ゲートウェイを設置することで、電話番号をそのまま移行できる可能性が高まります。
電話番号を引き継げるケースと、できないケースで条件をまとめたものが下記の表です。
条件
電話番号継続 ・固定電話の番号をNTTで取得して、LNP利用で移行したことがある場合
・固定電話の番号をNTT東日本または、西日本で取得した場合
・固定電話の番号をNTT東日本または、西日本のひかり電話で取得した場合
電話番号新規採番 ・固定電話がIP電話に対応していない
・固定電話の契約がNTT東/西日本の範囲外
例外ケースがあるため、あくまで一例と考えておきましょう。電話番号を移行できるかどうかは、契約中のキャリアに問い合わせるのが最適です。
詳細はこちらの記事をご覧ください↓
ビジネスフォンをリースしていないか
ビジネスフォンからクラウド電話への乗り換えを検討している方は、現在のビジネスフォンの契約を注意しましょう。ビジネスフォンの契約形態には、買い切りとリースの2種類があり、リースの場合、契約期間内に解約すると違約金が発生してしまいます。その上、PBXや固定電話はサービス提供会社のもとへ返却しなければならないため、お得にクラウド電話へ乗り換えるはずが、高額な違約金と初期費用が予想外の出費になる可能性があります。
買い替えに最適なのは、リース終了のタイミングです。違約金がかからないため、負担はクラウド電話の初期費用分だけになります。ビジネスフォンのリース契約期間は5〜7年であるところが多いので、そのあたりが狙い目です。
リースを途中解約してクラウド電話に乗り換え、早急に業務を効率化したい企業は、途中解約分の金額が経営に致命的なダメージを与えないか慎重に判断してから導入しましょう。
社内で利用方法やルールを周知させられるか
クラウド電話はスマートフォンやPCから通話可能な利便性がありますが、盗難、紛失といったトラブルは大きな問題になります。サービスによっては、顧客の氏名や住所などの情報を確認できるため、場合によっては企業の信用力が低下しかねません。いかに社内ルールを徹底して、セキュリティ意識を高められるかが重要です。
また、ビジネスフォンと比較すると機能数は大幅に増えているため、利用方法を社員にどう落とし込むか検討しましょう。どんなに優れた機能が備わっていても、人間が使いこなせなければ意味がありません。
クラウド電話はビジネスチャンスを逃さないために、一本の電話に対して社員のスマートフォンが一斉に鳴りだす機能があります。効果的な機能ですが、昼休憩をはじめとした勤務時間外に鳴るとモチベーションの低下につながるため、詳細な設定をしておきましょう。
なお、費用は掛かりますが、導入時の利用の説明会をメーカーに依頼することもできます。
クラウド電話の導入方法
クラウド電話は、クラウドPBXサービスを提供している事業者と契約して導入します。導入の流れは下記のようになります。
①サービス提供事業者に問い合わせ
②企業の規模や欲しい機能から料金を見積もり
③契約成立後、システムの提供準備
④納品、利用開始
次の章でおすすめのクラウド電話を3つ紹介しているので、そちらもぜひ参考にしてください。
はじめに、問い合わせフォームやメールで企業の情報や、欲しい機能、質問事項を記入して送信します。その後、初期費用と月額費用の見積もり結果が送られてくるため、金額を確認し、その内容で納得した場合は、契約成立になります。納品されるまでに役員、管理職全員で使い方を覚えておきましょう。
納品後にわからないことがあれば、事業者のサポートチャットや問い合わせから質問できます。
おすすめのクラウド電話3選
ここでは、おすすめのクラウド電話として、ナイセンクラウド、MOTTEL、UNIVOICEの3つを紹介します。
ナイセンクラウド
ナイセンクラウドは、導入企業4,000社、20,000内線 という豊富な実績があり、10年間安定稼働し続けているという安心感が特徴です。東証一部上場企業や個人事業主、官公庁といった幅広い顧客が利用しています。1人〜数千人にまで柔軟に対応でき、最短1日で導入できるスピード感が特徴です。
着信があった際は、複数人の電話端末が一斉に鳴るため、ビジネスチャンスを逃すことなく即座に対応ができます。時間帯、曜日別、着信番号ごとに、詳細な着信ルール、アナウンス設定ができるので、それぞれの勤務時間に合わせた、自由度の高い設定が可能です。
スマートフォン、PCといった端末から、いつでも確認できるので、不在着信にも気が付きやすく、折り返し電話をスムーズにかけられます。また、Wi-Fi環境があれば古いスマートフォンやiPodを電話機代わりに使えるため、資源の再利用が可能です。
MOTTEL
MOTTEL（モッテル）は、業界最安級の定額制クラウドPBXサービスを提供する事業者です。20内線まで3,980円、20名〜40名で8,500円 という金額設定になっています。電話番号の継続利用が可能で、音質・安定性の高さと使いやすさがMOTTELの特徴です。
クラウドPBXの多くは、1つのデータセンターに接続が集中することで音質が悪化し、安定性にかけることがあります。途切れ途切れになってしまうと、顧客とオペレーター双方にストレスが溜まってしまいます。
一方、MOTTELでは、日本に7つ（東北、関東、東海、北陸、中国・四国、九州）専用のデータセンターが設置されているため、高音質かつ安定した通話の提供が可能です。
MOTTELはユーザビリティにも優れています。アプリ開発を自社で行っており、日本人にとって見やすい画面を設計しています。直感的な操作は、コスト、機能の豊富さに並ぶ重要なポイントであるため、非常におすすめのクラウド電話です。
UNIVOICE
UNIVOICEは、ベンチャー・スタートアップ企業の採用率ナンバーワンのクラウド電話サービスです。1.2万人 ・500社 への導入実績がありながら、充実したサポート体制によって、98% もの高い継続利用率を誇っています。最短1週間で納品されるスピード感と、電話番号を継続利用できる利便性を有しています。非常に豊富な通話機能が搭載されているため、コールセンターへの導入は、特に適しています。
基本機能は、全通話録音機能、自動音声案内機能、通話の振り分け機能、顧客情報表示機能、レポート機能といったものが含まれています。注目すべきなのは、モニタリングとチューターの2つの機能です。顧客とオペレーターのやり取りをリアルタイムで聞けるモニタリング機能と、通話に割り込んで、片方にだけ聞こえる音声を届けられるチューター機能を組み合わせると、新人教育に効果的です。オペレーターのやり取りを聞いた上で、即座にアドバイス・フィードバックができます。
まとめ
クラウド電話・クラウドPBXとは、インターネット回線を用いて、ビジネスフォンの機能をより便利にしたものです。ビジネスフォンとは違い、オフィスにPBXを設置する必要がないため、大幅なコストカット、導入スピードの向上、外出先・自宅での使用、修理・メンテナンスの手間と費用がかからないといったメリットがあります。早急にテレワークの導入準備を進めたい、業務効率化を図りたい企業に最適です。
クラウド電話サービスを選ぶ際は、インターネット環境は整っているか、電話番号を継続利用できるか、ビジネスフォンがリースの場合契約終了まであとどれくらいか、社内で利用方法やルールを周知させられるかの4点に着目しましょう。
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