PBX・ビジネスホンの耐用年数は？そのまま使い続けるリスクとは
ビジネスホンの耐用年数・寿命とは
ビジネスホンの耐用年数は、明確に決まりはありません。会計上の減価償却期間は6年ですが、実際にはそれよりも長く使えます。個人的には目安は基本10年と考えています。
その理由は、修理部品の保管期間が製造終了後７年となっているからです。新商品発売直前に、旧商品を購入すると、最悪、修理部品の保管期間は7年ということに。
もちろん、それほど故障する機械でもないので、もっと長く15年くらい使っている企業様もあるとは思います。
ですので、明確な決まりはありませんが、目安10年を過ぎると交換時期になると思います。
この記事では、耐用年数の過ぎたPBX・ビジネスホンをそのまま使い続けるリスクと、買い替えを検討すべきタイミングを解説します。記事の後半では、乗り換え先としておすすめのクラウド型PBXサービスを解説しているので、ぜひ参考にしてください。
PBX・ビジネスホンの耐用年数とは
国が定めている耐用年数とは、本来の用途用法により通常予定される効果をあげることができる年数のことです。耐用年数は、あくまで資産価値のある期間を指すため、実際には10年を超えて使用することも可能です。
耐用年数を過ぎると発生するリスク
ここでは、耐用年数を過ぎたPBXやビジネスホンを使用すると発生するリスクを３つ解説します。
①故障した際に修理ができない
これが一番大きいリスクになりますが、故障すると、部品の在庫がないため、修理することができなくなります。事業で電話を使えなくなることで、売上に影響する企業も多いと思います。
こうなってくると、ビジネスホンの入れ替えになりますが、数日で入れ替えできるものではないため、かなりの損害につながってしまう可能性もでてきます。
②最新のPBXより維持費が高い可能性がある
使用している機器が古くなると、システム維持のためのメンテナンス費用が必要になります。買い替えは初期費用が発生するため、保守費用を支払ってでも今の機種を使い続ける企業もあります。
しかし、購入してから6年も経つと、より高性能で月額費用の安いサービスが多く発売されるため、買い替えによって結果的に維持費用が安くなる可能性があります。
③新しいビジネスホンの機能でより便利になるのに、活用できない
様々な家電製品と一緒で、新しい機種ほど、機能が増え、便利になってきます。
例えば、最近のビジネスホンはLANケーブルでの配線接続が一般的に。これによりオフィスのレイアウトはかなりフレキシブルに変更しやすくなっています。
また、かかってきた電話をスマートフォンで発着信させるビジネスホンも現在発売されています。これがないビジネスホンだと、NTTの転送オプション（ボイスワープ）で携帯に転送することになるため、着信するたびに、通話料がかかってしまいます。
こういった最新機能を活用できないことが、小さいですが、コストになって、業務負荷になったり、多少のコストとしてかかってきたりします。
買い替えを検討すべきタイミング
耐用年数が過ぎたPBXやビジネスホンを使い続けると、コストパフォーマンスが悪化するため、適切なタイミングで買い替えを検討しましょう。ここでは、買い替えを検討すべきタイミングを3つ紹介します。
製造終了から６～7年が過ぎた場合
修理部品の保管期間が製造終了後７年となっているため、あまりにも年数が経つとパーツが不足してしまいます。また、購入から6年間は資産価値があるため、そういった意味でも6年間は使い続けましょう。製造終了してからしばらく経つと、パーツの供給力不足だけでなく、サポート期間の終了にも頭を悩ませることになります。製造終了から6〜7年経過したタイミングでの買い替えがおすすめです。
注意したいのは、「買ってから」６～７年ではなく、「製造終了してから」６～７年になります。購入して、翌年製造終了になれば、それは購入から8年後には買い替えを検討すべきタイミングと言えるでしょう。
長年使っていると、実費対応が必要になる故障や修理不可能な故障など、新しいものに買い替える必要性も出てきます。サポート期間がいつまでなのか確認して、計画的に入れ替えるようにしましょう。
修理後すぐに故障した場合
修理から戻ってきたものの、すぐ違う箇所が故障してしまった場合は、買い替えを検討する適切なタイミングです。
下記はよくある故障例です。
・通話中にノイズが発生する
・着信音が鳴らない
・液晶モニターが映らない
サポート期間外は、実費で修理費を支払う必要があるため、コストがかさんでしまいます。故障が頻発する、修理後に故障が発生する場合は、内部パーツが劣化している可能性があるので買い替えを検討しましょう。
既存のものでは対応できない業務がある場合
既存のPBXやビジネスホンの機能だけでは業務に対応できない場合も、買い替えに適切なタイミングです。
近年はテレワーク主体の企業が増加し、従来のPBXやビジネスホンで対応できないケースが多くなっています。時代の流れに沿って、必要な業務に対応できる最新技術を搭載したものへ買い替えましょう。
代替手段としてクラウドPBXが人気
ビジネスホン入れ替えの際に、最近人気があるのがクラウドPBXです。リースが切れるタイミングで、最近だとクラウドPBXの方に切り替える企業の方が多いように思います。
クラウドPBXの特徴として、主装置部分は、クラウドサーバーのソフトウェアが行う為、耐用年数という考え方が無くなります。都度ソフトをバージョンアップさせていくので、継続して利用が可能です。
また、昨今のテレワーク需要で、自宅で電話の発着信をさせる場合には、ビジネスホンではできないため、クラウドPBXが選ばれることが多いです。
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クラウド型PBXの特徴
クラウド型PBXの特徴を紹介します。従来のPBXと比較しながら解説するので、ぜひ参考にしてください。
コストを抑えられる
クラウド上でサービスの提供を受けるだけでよいため、ハードウェア（電話交換機）の購入費用・設置費用が不要になります。お手持ちのスマートフォンやPCをビジネスホンとして使用するので、導入に合わせて新しく電話機を買う必要はありません。従来のPBXを導入する場合は、電話機と電話交換機、高い工事費と工事時間を要します。
初期費用だけでなく運用コストも抑えられます。従来のPBXでは、同一オフィス内の固定電話にしか無料内線通話ができませんでしたが、クラウド型PBXは場所を問わず無料で内線通話が可能です。また、クラウド型PBXは電話回線を使わずインターネット回線を利用しているため、外線通話の料金が安くなります。
PBXと固定電話の組み合わせでは、市外、県外と距離が離れていくほどに通話料が高くなる傾向がありますが、クラウド型PBXは一定の価格帯に抑えられます。出張の多い会社や、テレワークを導入している企業にはとくにおすすめです。また、ハードウェアを設置するスペースも不要なので、狭いオフィスでも問題なく導入できるのも特徴です。
デバイスが限定されない
クラウド型PBXは、各自のスマートフォン、タブレット、PCを使用するため、固定電話機に縛られずに仕事ができます。デバイスが限定されないので、出張先やテレワークで自宅にいる際も、インターネット回線があれば場所を選ばず利用可能です。
複数のオフィスがある企業で従来のPBXを利用する場合、オフィスの数に応じた電話交換機と電話機を用意しなければなりません。しかし、クラウド型PBXであれば工事不要、専用のデバイスの購入・設置も不要なため、導入のしやすさも優れています。
番号の追加・変更が簡単
従来のPBX、つまり固定電話で電話番号を増やすには、電話交換装置などの専用機器を使って、一つの電話回線に複数の電話番号を割り当てるダイヤルインの設定が必要です。電話番号を変更する際も、面倒な手続きが必要になります。
一方、クラウド型PBXはWEB上のサービスであることから、電話番号の購入・変更をWEB上から簡単に管理変更を行えます。留守電を番号Aにだけ追加したり、番号Bは、営業時間外のアナウンスを流したりも可能です。
API連携が可能
APIとは、異なるアプリやソフトウェア同士をつなげる仕組みです。クラウド型PBXでAPI連携が可能になると、PBXと他のプログラムと連携してより利便性の高いサービスを利用できます。たとえばSMSや社内のチャットツールと連携して「〇〇さんは通話可能です」といったステータスを表示することも可能です。
乗り換え先としておすすめのクラウド型PBXサービス
ここでは、乗り換え先に選ぶべきおすすめのクラウド型PBXサービスを２つ紹介します。
UNIVOICE
UNIVOICEは、これまで500社への導入実績があり、ユーザー数は1.2万人に達しています。サポートチームによる24時間365日の受付対応などの充実したサポート体制により、継続利用率は98%を誇ります。
UNIVOICEは、既存の電話番号を継続利用でき、Wi-Fi・4G・5G などすべての通信手段で利用可能です。リモートワークに完全対応しており、サーバー証明書を利用したTSL/SRTP暗号化通信などセキュリティ面にも力を入れています。全通話の録音機能が備わっているため、時間・場所に縛られず通話内容の確認が可能です。
ナイセンクラウド
ナイセンクラウドは、4,000社以上で導入されている信頼と実績があるサービスです。運営開始から10年、東証一部上場企業から個人事業主、官公庁と幅広い顧客が利用しています。
ビジネス通話に適したチームでの運用に力を入れており、着信があった際は複数人の電話端末が一斉に鳴るため、即座に対応が可能です。ナイセンクラウドは、いつ、誰と誰が、どのくらいの時間通話したのかといった電話履歴をWEB上で確認できるため、業務の見える化に役立ちます。スマートフォン、PCといった端末から、いつでも確認できるので、不在着信にも気が付きやすく、折り返し電話をスムーズにかけられます。
また、内線通話であれば国内、海外問わず無料で、外線発信は3分8円〜というコストの低さが特徴です。
まとめ
PBX・ビジネスホンの耐用年数は6年とされています。耐用年数を過ぎても10年ほどは使用できますが、劣化による故障リスクの向上、パーツ不足による修理費高騰といったさまざまなデメリットがあるため、製造終了から6〜7年を目安に買い替えを検討しましょう。
リースが終わる、移転するなどの必要に迫られてもありですが、会社が黒字の期に入れ替えをしていくという発想も大事になってくると思います。
テレワークの導入や、情報技術が高度に発達している現代日本では、従来のPBXよりも、クラウド型PBXの方がおすすめです。専用ハードウェアの購入・設置が不要なため、コストパフォーマンスに優れているほか、電話回線ではなくインターネット回線を使っていることから、機能性が格段に向上しています。
PBXを乗り換える際は、クラウド型PBXを検討してみましょう。
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