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電話秘書、レンタルオフィス、バーチャルオフィス等電話番号をたくさん持つ業種にはクラウドPBXがベスト!

クラウドPBXとは

クラウドPBX(cloud pbx)とは、今までビジネスホンの主装置が提供していた機能をクラウド上のサーバーが提供するサービスのことを言います。

つまりオフィス内にPBXという機械を置く必要がなくないインターネットの電話サービスです。

仕組みとしては、クラウド上にPBX(主装置)があるクラウド型PBXビジネスホンだと思ってください。

それによって、たくさんのメリットを受けることができます!

 

電話秘書、レンタルオフィス、バーチャルオフィス等電話番号をたくさん持つ業種の課題

1.大量の番号を管理するのが大変

こういった業種の場合、電話番号数を100番号、200番号と通常よりも多くの番号を管理運用することになるのですが、NTTの場合、管理画面もなく、大量の番号の管理が大変です。別途エクセル等のシートで管理をされていると思いますが、そのエクセルをきちんと更新していないと、実態とずれたら大変なことになってしまいます。

 

2.番号ごとに、時間外アナウンス、留守番電話等の設定が困る

こちらも管理画面がないNTTの電話では、各お客様ごとにアナウンスを設定したりするのが、かなり大変です。

 

3.ch数に限界がある。ch料金が高い

光ファイバーのフレッツ光を契約し、光電話オフィスエースを使うケースが多いと思いますが、最大300chまでが限界となっています。また、光電話オフィスエースは1ch当たりの料金が1000円とかなり高額なため、同時通話数を増やす場合にはかなりコストがかかってしまいます。

 

クラウドPBXにする8つのメリット

1.大量の電話番号管理が簡単に!

一例ですが、こちらはINNOVERAPBXというクラウドPBXの管理画面です。現在、保有している電話番号をリストで見ることができます。また、各番号ごとに例えばA番号は土曜日は着信させる。B番号は土曜日、日曜日ともに鳴らさないなどの着信ルールを決めることも簡単にできます。

 

2.自宅からでもPC,スマホで操作、対応が可能

例えば、明日台風で出社するのは難しいかもしれない場合。実際には問題なく出社できる天気だったのに、電話対応しないと、お客様からクレームになるかもしれません。クラウドPBXであれば、スマートフォンもしくは、自宅のPCでも、同じように電話応対ができますので、事業継続性という部分でNTTの電話よりも大きな強みになります。

 

3.移転しても番号が変わらない。ビジネスホンの初期投資が少なくて済む

通常のビジネスホンですと、電話番号数が多いと少し上位機種のビジネスホンが必要で、100万円単位での初期投資が必要となりますが、クラウドPBXの場合、主装置のグレードなどは関係ありません。必要な電話番号数、必要なch数を契約いただくだけですので、初期導入コストを大幅に抑えられます。また、オフィス移転でも、移設工事は不要ですので、長期的にはかなりのコストを抑えることができます。

 

4.発着信レポートを出せる

月末に、先月のA番号で何回、着信があったか、通話時間は何分だったかなどのレポートを出すことができます。

 

5.代わりに受けた電話を、そのままお客様の携帯に転送して、電話をつなぐことも可能に!

こちらはビジネスホンでもできる機能ではありますが、クラウドPBXであれば、より簡単に受けた電話を、お客様の携帯にそのまま転送してつなぐことが可能です。

6.ch数をいくらでも増やせる

ひかり電話オフィスエースのようにch数の上限はありません。何chでも増やすことが可能です。ch数はクラウドPBX会社によりますが、1ch150円~1000円でこれはどの会社で契約するかで異なります。

 

7.通話録音、モニタリングもできる!

こちらも、ビジネスホンでもできる機能ではありますが、クラウドPBXでは非常に簡単に通話録音、モニタリングを行うことができます。

 

8.停電、障害時でも安定して利用できます!

例えば、停電してしまいますと、NTTの光電話は使えなくなってしまいます。クラウドPBXの場合もオフィスのインターネットは止まってしまうので、影響はあるのですが、スマートフォンがあれば、携帯電波を受信して継続して電話の発着信が可能です。もちろんPCソフトフォンも、携帯電波でテザリングして、ネットにつなげば、継続して利用ができます。クラウドPBXのいいところは、オフィスのインターネットでも使えますし、携帯電波でも使えるところです。どちらでも使えますので、事業を継続して利用が可能です。

また、たまにソフトバンクさん等で障害が起きて、電話が使えなくなってしまうことがありますが、クラウドPBXの場合、クラウドサーバーを複数のサーバーでミラーリングという設定を行っており、仮に東京で大地震が起きて、東京のサーバーがだめになっても、大阪のサーバーが継続してサービスを提供できる環境を整えています。

 

まとめ

番号を大量に契約する電話秘書、秘書代行、バーチャルオフィス、レンタルオフィス等の業種では、電話が事業の生命線ですよね。クラウドPBXであれば、よりお客様にサービスを安定的に提供しつつ、コストを下げることも可能です。

ただ、各クラウドPBXサービスごとに、ch数の料金、電話番号代が大きく異なりますして、御社の電話の利用状況に応じて、最適なサービスが変わってきます。

 

弊社では現在7社のクラウドPBXサービスの代理店を行っておりまして、料金や評判、機能、音質などから最適なサービスをご提案可能です。また、クラウドPBXは社内のネットワーク環境によっては、著しく音質が劣化してしまいますが、私たちは、音質を高めるために光ファイバーや携帯についてもトータルでアドバイスさせて頂きます。

そして、電話番号が今の番号そのままに導入できるかなどもその場で回答できます!

ご興味があれば、まずはお電話にてお問い合わせくださいませ。

電話:株式会社アーデント 03-5468-6097 ※「クラウドPBXの記事を見た」とお伝えください。

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