フリーアドレスの代表電話取次にはクラウドPBXが最適な理由7つ！

「フリーアドレスを導入したいけど、代表電話の取次はどうすればいい？」「席が毎日変わるとビジネスホンが使えなくなるのでは？」とお悩みのオフィス担当者向けに、本記事では フリーアドレス制と代表電話取次にクラウドPBXが最適な7つの理由を解説します。

結論を3行で言うと、フリーアドレス制はビジネスホン前提では運用できません。クラウドPBXに切り替えれば、席が変わっても・外出中でも代表番号で発着信ができ、内線・プレゼンス・電話会議・着信ルール変更も無料で柔軟に運用できます。法人携帯の全社支給も不要になりコスト削減効果も大きいです。

オフィスのフリーアドレス制とは？

フリーアドレス制とは、社員一人ひとりに固定の席がなく、その日の状況に応じて自由に席を選ぶオフィス形態です。カフェに近い印象で、デスクスペースの節約と社内コミュニケーションの活性化を目的に、企業での導入が進んでいます。

毎日違うスタッフと机を並べることで部門横断のコミュニケーションが生まれやすく、テレワークとセットで導入されるケースも増えています。一方、固定の席が存在しないため、従来のビジネスホン（席ごとに置く固定電話）の運用と相性が悪いのが課題です。

クラウドPBXの基本仕組みについてはこちら↓

フリーアドレス時の代表電話取次にクラウドPBXが最適な理由は？

フリーアドレス制と代表電話取次にクラウドPBXが向いている理由は、「席が変わっても電話を持ち歩ける」「プレゼンス・着信ルールが柔軟」「コスト削減効果が大きい」の3点に集約されます。以下、7つの観点で具体的に解説します。

理由① 席が離れていても、外にいても、電話がつなげられる

フリーアドレス制ではメンバーがどこにいるのか、毎日席が変わるため、固定の電話では電話の取次が難しくなります。クラウドPBXはスマホアプリ／PCソフトフォンで使うため、座席が移動しても関係ありません。外出先でも同じように電話の発着信ができ、お客様の電話の取次も可能です。

理由② 視界にいなくても、内線ですぐに会話ができる

外線でお客様と話すだけでなく、スタッフ同士の内線通話も便利です。電話帳から該当のスタッフ名を探して発信すれば、すぐに会話が可能です。SNSやチャットでは伝わりにくい話を内線で会話できるのは、フリーアドレス制では大きなメリットです。もちろん 内線通話は無料です。

理由③ プレゼンス機能で、会話可能かどうかが一目でわかる

フリーアドレスでは席が離れているため、現在会話ができる状態なのか、接客中なのか、食事中なのかが分かりづらくなります。クラウドPBXのプレゼンス機能を使えば、電話に出られる状態かどうかを他メンバーが即時確認できます。

※プレゼンス機能を搭載していないクラウドPBXもあるため、サービス選定時に必ず確認しましょう。

理由④ 複数人での電話会議も簡単に始められる

内線通話での1対1だけでなく、複数人での会話（電話会議）も簡単に開始できます。フリーアドレスでは席が離れているため、ちょっとした会議も席を移動せずに複数人で通話可能です。Zoom や Teams を立ち上げるほどでもない短い相談に最適です。

※複数人電話会議に対応していないクラウドPBXもあるため、導入前に確認しましょう。

理由⑤ FAXもクラウドFAXで、複合機のそばにいなくても受信確認できる

フリーアドレスでは席が自由になる反面、複合機から離れた場所で仕事をする日も出てきます。クラウドPBXのクラウドFAX機能を使えば、受信FAXがPDFになりメールに転送されるため、複合機まで取りに行く必要がありません。

理由⑥ 着信ルールで、より電話がとりやすい体制に

クラウドPBXでは 細かい着信ルールを複数組み合わせて運用できます。営業部宛と代表宛で番号を分け、それぞれ別グループを鳴らす、といった切り分けが可能です。フリーアドレス制との組み合わせ（月曜は経理部固定席・他は自由など）にも柔軟に対応できます。

フリーアドレスは導入後にルール変更が頻繁に発生します。ビジネスホンではルール変更ごとに設定工事費が発生しますが、クラウドPBXなら無料・Web管理画面から即時変更でき、他部署のコールピックアップも対応可能です。

理由⑦ 法人携帯の全社支給が不要でコスト削減

ドコモ等のキャリアは 携帯電話を内線化するサービスを提供しています。代表例は ドコモ オフィスリンク など。

これらのサービスは便利ですが、携帯料金（約3,000円）＋内線化料金（月額900円）が1台ごとにかかり、さらに仮想PBX基本料が月額3万円以上、その他オプションを加えると非常に高額になります。

一方クラウドPBXなら スマホアプリやPCソフトフォンで電話化できるため、法人携帯の全社支給が不要です。多くのクラウドPBXは アカウントあたり月額1,000円程度、基本料3,000〜6,000円で導入可能。フリーアドレスとセットで導入することで、通信費全体を大きく圧縮できます。

フリーアドレス×クラウドPBX導入時の注意点は？

クラウドPBX選定時には、フリーアドレス運用と相性の良い 機能の有無を必ず確認しましょう。具体的には以下の4点が要チェックポイントです。

• プレゼンス機能：席が離れているフリーアドレスでは状態の見える化が必須。未搭載のサービスは避ける。
• 複数人電話会議機能：3人以上の会話に対応しているか確認。フリーアドレスでは席を移動せず会議したい場面が多い。
• 着信ルールの柔軟性：部署別・時間帯別・曜日別の着信ルール設定ができるかを確認。Web管理画面でユーザー自身が変更できることが望ましい。
• クラウドFAX対応：FAX運用が残っている企業は、PDF転送機能の有無も確認。

フリーアドレス・テレワーク全般の制度設計については、厚生労働省の テレワーク総合ポータルサイト でも公式ガイドラインが参照できます。

フリーアドレス×クラウドPBXのよくある質問は？

フリーアドレス制を導入する際の電話運用について、よくある質問をまとめました。

Q. フリーアドレスとビジネスホンの組み合わせは何が問題ですか？

A. ビジネスホンは席に固定電話機を設置する前提のため、毎日席が変わるフリーアドレス制ではそもそも電話が鳴る席が固定されません。結果、誰が電話を取るのかが曖昧になり、取り逃しや内線取次の混乱が頻発します。フリーアドレス導入時はクラウドPBXへの切替が事実上必須です。

Q. プレゼンス機能とは何ですか？必須ですか？

A. プレゼンス機能は、各メンバーが「通話中・離席中・対応可」などの状態を表示できる機能です。フリーアドレスでは席が見えないため、これがないと「今話せるか」を判断できず内線取次が滞ります。クラウドPBXによっては未搭載のサービスもあるので、選定時に必ず確認しましょう。

Q. クラウドPBXのコストはどのくらい？

A. クラウドPBXは基本料3,000〜6,000円程度＋アカウント当たり月額1,000円程度が一般的です。法人携帯の内線化サービス（ドコモオフィスリンク等）と比べると半額以下のケースが多く、スマホアプリ／PCソフトフォンで動かせるため法人携帯の全社支給も不要になります。

Q. フリーアドレスのレイアウト変更時、電話の設定変更費用はかかりますか？

A. ビジネスホンでは席替え・部署移動のたびに設定工事費が発生しますが、クラウドPBXはWeb管理画面から無料でルール変更が可能です。「経理部の代表番号は固定席に着信、営業部は誰でも取れる」といった柔軟な着信ルールも簡単に組めます。

Q. オフィスのフリーアドレス制とは具体的に何ですか？

A. フリーアドレスとは、社員一人ひとりに固定席を割り当てず、その日の状況に応じて自由に席を選ぶオフィス形態です。デスクスペースの節約と部門横断のコミュニケーション活性化が目的で、近年テレワークとセットで導入する企業が増えています。

まとめ：フリーアドレス導入時の電話はクラウドPBX一択？

フリーアドレス制を導入するなら、電話は現在のビジネスホンから見直しが必須です。その際にぜひクラウドPBXを検討すべきです。

フリーアドレス時にクラウドPBXが向いている7つの理由

• 席が離れていても・外にいても、電話がつなげられる
• 視界にいなくても内線で会話できる
• プレゼンス機能で会話可能か一目でわかる
• 複数人での電話会議も簡単
• FAXもクラウドで受信確認
• 着信ルールが無料で柔軟変更可能
• 法人携帯の全社支給が不要でコスト削減

テレワーク連携やオフィスのワークスタイル変革については以下の記事もご参考ください。

当社（株式会社アーデント）では 7社のクラウドPBXサービスの代理店を行っており、料金・評判・機能・音質を踏まえて最適なサービスを提案できます。プレゼンス機能・電話会議・着信ルール柔軟性などの要件にマッチするサービス選定もサポートします。

アーデントのクラウドPBX 7社一括比較はこちら ➡

お問合せはこちら➡

株式会社アーデントは、デジタル化・AI導入補助金の支援事業者を行っております！

アーデントからデジタル化・AI導入補助金を使ってクラウドツールを導入するメリットは以下の通りです。

メリット①対象ツールを２年間、半額、もしくは１／４で利用可！

メリット②会計、経費精算、請求書処理、受発注ツール導入なら、PCやタブレットの購入も補助が受けられ半額！

メリット③補助期間終了後は、公式価格よりお値引き！

メリット④各種IT活用、DX、保守サポートでより貴社のIT化を促進、生産性を向上します！

【弊社取り扱いクラウドツール】

🔹オフィスソフト・グループウェア: 　Google Workspace※、Microsoft365、desk'nets NEO※
🔹ノーコード業務改善：kintone、Zoho※、楽楽販売、JUST.DB※、サスケworks
🔹コミュニケーション: 　サイボウズオフィス、Chatwork、LINE WORKS、zoom
🔹会計・経費管理: 　マネーフォワード、freee、楽楽精算、楽楽明細、楽楽請求、invox
🔹電子契約・文書管理:　 freeeサイン、クラウドサイン、GMOサイン、Adobe Acrobat
🔹セキュリティ対策: 　sophos、SentinelOne、ESET、ウイルスバスタークラウド
🔹バックアップ: 　syscloud、Avepoint
🔹RPA・自動化: 　RoboTANGO、DX-Suite、Yoom※、バクラクシリーズ
🔹勤怠・労務管理: 　勤革時、楽楽勤怠、マネーフォワード
🔹物流・在庫管理: 　ロジザードZERO
🔹教育・マニュアル作成管理:　 iTutor、NotePM、leaf
🔹PBX・電話システム: 　INNOVERAPBX※、MOTTEL※
🔹端末管理：LANSCOPE、clomo
🔹リモートデスクトップ：RemoteOperator在宅
🔹受付ipad：ラクネコ※
🔹タスク管理、その他：Adobe creative cloud、Noota、JOSYS、backlog※
など

※こちらのツールは補助期間終了後の値引不可

また、上記以外のツールも取り扱いできるものが多々ありますので、一度ご相談ください。

デジタル化・AI導入補助金2026の詳細、お問合せはお電話頂くか、以下の記事を御覧ください↓

デジタル化・AI導入補助金お問合せ：03-5468-6097

以下の動画では、採択のポイントや申請にあたっての注意点などを詳しく解説していますので、
あわせてご覧ください！