クラウドPBXの導入方法を詳しく解説！主な機能も紹介！
自宅や出先で快適なテレワーク環境が欲しいと感じたことはありませんか？とくに、出張先やテレワーク環境においては、データ速度の安定性や品質をはじめとした通信環境の良し悪しがとても重要になります。
このような問題に対して、快適に通話品質を向上できるのがクラウドPBXです。そこで今回は、クラウドPBXの導入方法やその機能について詳しく紹介します。
クラウドPBXを導入するメリットは？
クラウドPBXを導入するメリットはいくつかあります。代表的なものとしてクラウドPBXでは、電話機能を始めとした多くの機能を使用できる点が挙げられますが、通話面以外でもその導入することのメリットは多いです。
まず、導入にあたって工事や設定などの手続きが不要のため、多くの工事日数や工事費用をかけることなく使用できるという点です。簡単な初期設定のみで利用できるため、難しい操作や入力は必要ありません。
また、初期費用やランニングコストが安い点も魅力です。初期設定のみで利用できるクラウドPBXの初期費用は、設置費用や回線工事費のかかるビジネスフォンと比べてかなり安く抑えられます。さらに内線電話や拠点間での通話も無料なため、ランニングコストも安くすむのでおすすめです。
このほかにも、場所を選ばずに従来のビジネスフォンのように活用できるという点もメリットです。内線や出勤・退勤に関する勤怠管理、スケジュール管理など、社内でしか扱えないようなデータも自宅や出張先などから使用できるようになります。
テレワーク時や出張先でも気軽に管理できるため、仕事環境や業務効率の改善が期待できるでしょう。
クラウドPBXの導入方法
クラウドPBXは便利な機能がたくさんありますが、導入方法や使い方がわからず迷っている人も多いのではないでしょうか？クラウドPBXは、スマートフォンやタブレットにアプリをインストールするだけで簡単に導入できます。
では具体的に、どのようにクラウドPBXを導入して使い始めれば良いのでしょうか？ここでは、クラウドPBXの導入方法について紹介します。
クラウドPBXを導入する流れ
基本的には以下のような流れになります。
１．問い合わせ
クラウドPBXの代表的なツールであるOFFICE PHONEを例にして紹介します。まず、OFFICE PHONEを提供しているOFFICE110のお問い合わせフォームから申し込みしてください。
２．見積もり確認
その後、担当のスタッフからおすすめの料金プランや見積もりの提示があります。
３．申し込み
自社に最適なプランの申し込みを行います。
４．番号選択
候補番号を渡されますので、希望の番号を選びます。なお、今使っている電話番号をポータビリティする場合は、ポータビリティに約3週間ほどかかります。
５．利用開始
基本的には機器設置がない場合、スマホアプリをインストールし、そこにアカウント情報を入力すれば利用開始となります。
なお、ゲートウェイという機器を設置する場合は、技術者が訪問して設置をすることが多いです。
クラウドPBXの使用方法
まず、クラウドPBXの使用するために、電話番号をアプリ内の社員共通の電話帳に登録してください。電話番号を登録しておけば、いつでもかけたい番号を検索して発信できます。反対に受信する際には、応答のボタンをタップするだけで電話に出られます。
また、通話の保留や転送も可能です。通話の保留や転送をする場合は、通話中に保留ボタンをタップして保留状態にして、転送先の番号をタップします。その後、転送先の人が応答して転送する旨を伝えて転送実行ボタンをタップすることで転送できます。
クラウドPBXの主な機能
クラウドPBXには、通話機能以外にも便利に使用できる代表的な機能がいくつかあります。テレワーク時や出張先でも役立つ機能が豊富なので、積極的に活用するのがおすすめです。
ここでは、クラウドPBXの主な機能について紹介します。
スマホで代表番号の発着信
テレワーク時に、自宅でスマホで、代表番号の発着信が可能になります。もちろん、電話取り次ぎもできますので、自宅で出た電話を、会社にいる担当者に取り次ぐこともできます。
顧客情報表示
顧客情報表示の機能は、着信があった場合に個人情報や要望などの顧客情報を見ながら通話ができるというものです。顧客情報は、着信と同時にパソコン上に顧客情報が表示される仕組みになっているため、相手を待たせることもありません。
留守電、時間外音声
時間や曜日ごとに指定したルールで、留守番電話に切り替えたり、営業時間外のアナウンスを流すことができます。
まとめ
この記事では、クラウドPBXの導入方法やその機能について詳しく紹介しました。クラウドPBXは持っている電話番号をそのまま使用できるため、新たに番号を取得する必要がありません。
社員の業務管理や通話に関する煩わしさを解消させたい場合は、クラウドPBXを導入して業務の改善を検討しましょう。
弊社では現在７社のクラウドＰＢＸサービスの代理店を行っておりまして、料金や評判、機能、音質などから最適なサービスをご提案可能です。また、クラウドPBXは社内のネットワーク環境によっては、音質が劣化してしまいますが、私たちは、音質を高めるために光ファイバーや携帯についてもトータルでアドバイスさせて頂きます。
そして、電話番号が今の番号そのままに導入できるかなどもその場で回答できます！
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