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クラウドPBXの転送機能で何ができる?コストダウンや働き方改革にも

近年、さまざまな分野でクラウドサービスが登場してきています。ビジネスホン市場における代表例は、クラウドPBXです。

ビジネスに欠かせない機能が豊富に備わっていながら、安価に利用できることから、ニーズが拡大しています。なかでも注目されているのは、従来のビジネスホンの課題を解決するといわれる転送機能でしょう。

今回は、コストダウンや働き方改革も実現しうる、クラウドPBXの転送機能について解説します。

クラウドPBXとは

クラウドPBXとは、インターネット回線を介して、クラウド上にあるPBX(電話交換機)に接続し、複数のデバイスをつなげるサービスです。

一言で表すと「クラウド版オフィス向け電話」で、インターネット環境さえ整っていれば、内線・外線通話はもちろん、転送機能をはじめとするビジネスニースの高い機能を利用できます。

詳細は以下の記事で解説しています↓

工事不要で迅速な導入可能

インターネット回線を利用するクラウドPBXでは、電話回線工事が不要です。クラウド上で提供されるサーバーの初期設定が完了すれば、手持ちの電話機やスマートフォン、パソコンなどから、すぐに利用を開始できます。

従来のビジネスホンでは、電話回線や機器の設置工事が必要で、導入から利用開始までに時間や手間を要していました。一方、クラウドPBXであれば、手間なく迅速に導入可能です。

また、ビジネスホンでは主装置と呼ばれるハードウェアをオフィス内に設置しなければなりませんが、インターネット環境を通じて利用するクラウドPBXでは、サーバー等の設置も不要です。省スペースで、無駄な電力コストもなく導入できます。

通話料無料で利用可能

インターネット回線で端末同士をつなぐクラウドPBXでは、国内外を問わず、拠点が離れていても内線通話網を構築できます。通話は内線扱いになるため、通話料はかかりません。

従来のビジネスホンであれば、社内から社外にいる社員に電話をかける場合は、外線の通話料金が発生します。通話の長さや通話先によっては、料金が割高になることもあるでしょう。

外回りやリモートワークの社員が多く、通話頻度の高い企業の場合、通話料の有無によって運営コストは大きく左右されます。通話料のかからないクラウドPBXを導入することで、大幅な通信費の削減が実現します。

従来のビジネスホンとクラウドPBXの違い

クラウドPBXと従来のビジネスホンの間には、さまざまな違いがあります。ここでは、端末・機能・コスト・導入時、それぞれの場面における差を確認しておきましょう。

端末面

一般的に、ビジネスホンで利用する端末は、主に固定電話です。一方、クラウドPBXでは、SIP端末と呼ばれるIP電話機だけでなく、専用アプリをインストールしたスマートフォンやタブレット、パソコンなどでも利用できます。

つまり、現在すでに社員が所有しているデバイスをビジネスホンとして使用可能で、組織変更や社員の増減のたびに機器購入や工事を行う必要もありません。

機能面

従来のビジネスホンの基本機能は通話です。有料オプションとして用意される機能を追加することで、自社に合うようカスタマイズできます。

しかしクラウドPBXなら、従来のビジネスホンではオプション提供とされる機能まで幅広く網羅されています。加えて、API連携やCRM連携まで可能です。

現在使用している顧客管理システムと連携できるクラウドPBXを選択すれば、着信時に顧客情報が詳細に表示されるCTI機能も活用できるようになります。

コスト面

クラウドPBXを導入する際には、従来のビジネスホン導入時のような機器の設置や配線工事が不要です。新たな機器の導入が不要なため、コストの削減にもつながります。

ビジネスホンでは、運用開始後もアップデートやメンテナンスが欠かせませんでしたが、クラウドPBXでは不要です。社員間や拠点間の通話料も無料になる点も含めると、非常にコスト効率の高いシステムだといえます。

イニシャルコスト、ランニングコストの両面から、大幅なコストダウンが叶えられるでしょう。

導入面

導入時の設備、回線工事が不要で、機器の準備も必要ないクラウドPBXは、導入がスムーズでスピーディです。増設・減設にも迅速に応えられるため、ビジネスのスピードに合わせて柔軟に活用しやすいでしょう。

部署単位での導入や、リモートワーク対応時のみの一時利用といった活用も可能です。

クラウドPBX転送機能のメリット

クラウドPBXの機能のなかでも、もっとも特徴的で多くの企業から注目を集めているのが、転送機能でしょう。

転送機能とは、ある電話機で受けた通話を、あらかじめ設定しておいたほかの電話番号へ転送する機能です。主に、外回りの多い法人や、事務所に不在時間が生まれる個人事業主を中心に利用されてきました。

クラウドPBXの転送機能は、従来の仕組みの問題点を解決するともいわれています。ここで、機能の詳細や得られるメリットをしっかりとおさえておきましょう。

転送料金不要

クラウドPBXで転送機能を利用する際には、追加料金は不要です。従来のビジネスホンでは、月額の転送サービス利用料に加え、転送するたびに通話料が発生していました。

ビジネスホンにおける転送の扱いは、着信を受けた電話機から転送先への外線発信です。転送時の通話料は、固定電話同士の通常通話料金の相場よりも高額に設定されています。

転送通話料は、転送するたびに発生するうえ、転送先が応答できないケースでも請求されます。日常的に転送を利用する環境の場合、コストはどんどん積み重なってしまうのです。

インターネット回線を利用するクラウドPBXでは、内外線を問わず、もともと通話料無料です。転送も内線の一部という扱いで、月額の転送料金も必要ありません。あらかじめ転送機能が備わっており、ビジネスホンの転送機能と変わらない感覚で使えます。

場所を選ばず会社番号で発信可能

クラウドPBXではどんな機器から発信しても、着信先には会社の番号が表示されます。この点は、オフィス外から発信する社員にもっとも喜ばれているポイントです。

従来のビジネスホンの場合、出先や在宅勤務先から電話をかけたときには、個人の携帯番号や自宅の電話番号が表示されます。プライベートの連絡先を知られてしまった結果、勤務時間外にも連絡が入るようになってしまったというトラブルも少なくありません。

外回り担当の社員のなかには、電話を折り返すためにわざわざオフィスに戻って発信する人もいますが、非効率的で、残業にもつながりやすいでしょう。

クラウドPBXを導入し、どこからでも会社番号で発信できるようにすれば、社員の安全な就労環境を確立しやすくなります。より多様な働き方の積極的な採用も可能になるはずです。

取れないときに別の従業員に再度転送可能

多くのクラウドPBXには、着信に出られない場合には別の従業員に自動で転送される自動転送機能が搭載されています。自動転送をあらかじめ設定しておけば、電話取り次ぎのために人的リソースを確保する必要がありません。

ビジネスにおいて、顧客からの電話の取りこぼしは、大きな機会損失につながるおそれがあります。オフィスを不在にする場合にも、漏れなく顧客からの連絡に応答できれば、信頼も得られやすいでしょう。

クラウドPBXの自動転送機能では、着信から転送までの時間が細かく設定できたり、自動応答音声を流すあいだに転送したりするものがあります。転送先も1か所に限らず複数選べる場合には、社員全員の携帯に転送し対応できる人がとるといった、柔軟な対応も可能です。

オフィスに常駐する必要がなくなるため、従業員それぞれのスケジュールを尊重しながら、チーム全体で応答体制を維持しやすくなります。

転送先の選択可能

クラウドPBXでは、社員一人ひとりが随時自由に転送先を設定できます。受電内容に合わせて、本来電話を受けるべき社員へとスムーズに転送案内できるでしょう。

従来のビジネスホンの場合、転送先はひとつに限られます。すでに転送機能へ安くはないコストを支払っているのに、転送先に必ず受け手を配置しなければなりません。さらに、担当者が少し席を外したタイミングで転送され、受電できなかった場合でも、転送通話料が発生します。

クラウドPBXは、複数の転送先が設定可能です。特定の部署だけ、チーム全体、とシーンに合わせて柔軟に転送先を選べるうえ、なかには、営業時間外には自動音声案内へ切り替えられるサービスも存在します。

スマートフォンからスマートフォンへ転送できることから、固定電話すら必須ではありません。極端に言えば、必ずしも特定の拠点を構える必要がなくなるのです。

発信番号の確認可能

従来のビジネスホンで転送される受電については、最初に受電し、転送を行なっている電話機の番号が表示されます。つまり、会社番号に着信があり、転送されてきた場合には、元々の発信者である通話相手が誰なのか、電話に出てみるまでわからないのです。

クラウドPBXでは、転送を行なっている電話機の番号ではなく、電話をかけてきた相手の番号が直接表示されます。電話に出る前に発信者が確認できると、受電直後から適切な対応をとれるでしょう。

ビジネスの現場では、相手に応じたマナーや接し方が求められます。発信者が誰かわからなければ、失礼な対応をとってしまうおそれもあり、最悪の場合にはビジネスチャンスを失うことにもつながりかねません。

とくに、不特定多数の人からの受電が多い企業にとって、発信者番号が確認できる点は大きなメリットになりえます。

まとめ

インターネット回線を通じ、さまざまなデバイスをつなげるクラウドPBXには、従来のビジネスホンにはない魅力が数多く存在します。工事不要で迅速に導入でき、通話料も無料であることから、コスト削減を望む企業からの支持を集めています。

数あるクラウドPBXの機能のなかでも、働き方改革を推進する企業にとって強い味方となるのは転送機能でしょう。費用負担なく自動転送ができ、複数の転送先を選べるうえ、どこからでも会社番号で電話がかけられるようになります。

外回り担当社員を多く抱えていたり、複数の拠点を展開していたりする企業は、多くのメリットを受けられるはずですので、早めの導入をおすすめします。

 

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