クラウドPBXでよくある失敗事例と後悔しないためのポイント
クラウドPBXは、インターネット環境があればパソコンやスマートフォンなどをビジネスフォンとして利用できる便利なサービスです。
テレワークにおける通信環境の改善やコスト削減などの観点から「既存の電話環境を変えたい」と感じている管理者は多いのではないでしょうか。
そもそもクラウドPBXとは何かについては以下の記事で詳しく解説しています↓
しかし、クラウドPBXを導入した企業のなかには、導入において「失敗した」と感じてしまうケースもあります。クラウドPBXはコスト削減や業務効率化につながりますが、既存のシステムからの変更は労力もかかるため、絶対に失敗は避けたいですよね。
そこで、クラウドPBXでよくある失敗事例をご紹介するとともに、導入後に後悔しないためのポイントを解説します。
クラウドPBXでよくある失敗事例
クラウドPBXは一般的なビジネスフォンよりも、利便性やコストパフォーマンスの高さが魅力といえます。
しかし、必ずしもクラウドPBXの導入が企業にとって成功につながるわけではないようです。
クラウドPBXを導入したことで想定される失敗例としては、以下のようなことが挙げられます。
会社の電話番号が変わってしまった
クラウドPBXは、サービスによって使用できない電話番号があります。
基本的にフリーダイヤルの使用は可能ですが、一部の市外局番においては使用できない番号が多く存在するのです。
そのため「会社の電話番号がクラウドPBXに対応しておらず、結果として会社の電話番号が変わってしまった」ということが失敗例に挙げられます。
会社の電話番号が変わってしまうと、せっかく獲得してきた認知を失ってしまうことにもつながりかねません。
コストを削減できなかった
クラウドPBXはビジネスフォンを導入する際に発生する固定電話機や主装置代、また工事費といったコストがかからないため、初期投資が少ないのがメリットといえます。
しかし、必ずしもコスト削減ができるかといえば、なかには叶わないケースもあります。
その理由としては、「導入したクラウドPBXの基本機能に求める機能が少なく、オプションで機能を追加したことで割高になってしまった」「使用状況に対して月額料金が高く、ビジネスフォンの導入時にかかっていたコストと変わらない」などといったことが挙げられます。
クラウドPBXは初期費用の安さが魅力のサービスが多いものの、使用状況や備える機能によってはコスト削減ができないケースもあることを理解しておきましょう。
通話品質が悪かった
クラウドPBXの通話品質は選ぶ商品によってまちまちで、インターネット環境は整っているのに通話中の音声が聞こえにくい、通話中にノイズが聞こえるなどのトラブルが発生することがあります。
そのため、運用コストの低さに着目して選んだ結果、通話品質が悪く通話業務に支障が出てしまったというような失敗例も少なくありません。
セキュリティ上の問題が発生した
クラウドPBXの便利な点には、専用アプリケーションを用いることで社員が個人所有するスマートフォンをビジネスフォン化できることが挙げられます。
しかし、この便利な機能が仇となり、OSやアプリの弱点をついたサイバー攻撃や、社員によるスマートフォンの紛失や盗難などが原因で、企業情報を流出させてしまった失敗例もあります。
上手に活用しきれなかった
クラウドPBXはビジネスシーンにおいて便利な機能が多く備わっていますが、従来のビジネスフォンに慣れている中高年層にとっては上手く活用できず、使いにくいと不満の声があがることもしばしばです。
とくに通話業務が多い業種などにおいては、操作のしづらさによって顧客対応に遅れがでてしまうなど、業務に支障が出てしまうケースもあるようです。
クラウドPBXを導入して後悔しないためのポイント
クラウドPBXは社員の業務効率を上げるために便利な機能が多くありますが、その一方で導入後の失敗例もみられます。そこで、クラウドPBXを導入して後悔しないために着目したい4つのポイントをご紹介します。
今後クラウドPBXの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。
自社で必要な機能や最終的なコストを確認する
クラウドPBXを導入して後悔しないためには、自社にとってどのような機能が必要なのかを確認したうえで、求める機能を備えたクラウドPBXを選ぶようにしましょう。
そのうえで、初期費用や月々の利用料金やオプションにかかる料金などの最終的なコストを確認することが大事です。
クラウドPBXはビジネスフォンと比べて初期費用の安さに着目されがちですが、月額料金やその他オプション料金を足した最終的なコストを確認したときに、思ったよりもコストがかかっている場合もあります。
そのため、クラウドPBXを導入する際は複数のメーカーと比較したうえで、かかるコストと相談して決めるようにしましょう。
電話番号を引き継げるか確認する
クラウドPBXの導入失敗例にあったように、メーカーによっては引き継ぎができない電話番号があります。
継続使用できない電話番号は、主に03や06といった0から始まる9桁の電話番号です。市外局番は昔からある地域番号で、企業にとっては信頼性につながる電話番号といえます。
クラウドPBXを導入して後悔しないためには、必ず自社の電話番号が問題なく継続できるかを確認するようにしましょう。
無料トライアルを利用して通話品質や操作性を確認する
クラウドPBXは、契約を検討する際にお試しができる無料トライアルを実施していることが多いです。
無料トライアル期間中は、実際に一部またはすべてのサービスを利用できるため、この制度を活用して通話品質や操作性を確認するようにしましょう。
無料トライアルを活用し具体的なサービスを確認することで、失敗のない導入にすることができるはずです。
ベンダーの実績やサポート体制を確認する
クラウドPBXの提供元となるベンダーの実績や口コミ、サポート体制などは、安定した運用に欠かせない重要な情報です。
利用できる機能や料金はもちろんですが、セキュリティ対策や疑問点に対して適切・丁寧な回答があるかといった点も確認し、比較検討するようにしましょう。
まとめ
クラウドPBXはさまざまなメーカーから販売されていますが、提供しているサービス内容や料金体系などには違いがあります。
そのため、導入を失敗しないためには自社が求める機能とかかるコスト、電話番号の引き継ぎの有無、ベンダーの情報は必ず確認するようにしましょう。
また、無料トライアルを活用して、実際に利用してみて自社にとって便利なサービスかどうかを判断することも大事です。
クラウドPBXを導入したら数年は利用することになるはずですから、その間にトラブルなく安定した運用ができるよう、疑問点は契約前に解消しておくことが後悔のない導入につながるでしょう。
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