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Gmail:アドオン等の便利機能全まとめ 2021

<この記事を書いた人>

便利なGmailですが、実はいろいろな機能があって、全部使いこなせている方は少ないのではないでしょうか。今回は、Gmailで使いこなすと便利な機能をまとめて解説していきます!

 

標準でついているGmailの便利機能

画面分割

Gmailの受信トレイは、2分割することができます。上記のように、右半分にメールの内容。左半分に受信したメールのリストを並べることが可能です。慣れると、かなり快適ですよ!ぜひやってみてください。なお設定方法は以下の通りです。

歯車マーク > すべての設定を表示 > 受信トレイ > 閲覧ウィンドウを有効にするにチェック その後、閲覧ウィンドウの位置で「受信トレイの右」を選択。 最後に画面の一番下にある「変更を保存」で完了となります!

 

全員に返信をデフォルトに

受信メールの右上にこのように矢印が2つ重なったマークになるのですが、CCに入った人も含めて全員にまとめて返信する機能です。画面の一番下に移動して、「全員に返信」を選ぶのでもいいのですが、メールがすごく長文になっている場合に大変ですよね。そんな時に便利ですよ!

設定はこちらから

歯車マーク > すべての設定を表示 > 全般 > 返信時のデフォルトの動作 で 「全員に返信」にチェックを入れましょう。最後に画面の一番下にある「変更を保存」で完了となります!

 

送信&アーカイブボタンを表示する

送信した後は、受信トレイに残さなくていい場合に、このボタンを押せば、受信トレイから無くなり、アーカイブ(全てのメール)の残ります。受信トレイに残したい場合は、右隣りの「送信」ボタンを押せばいいので、使い分けが可能です。

受信トレイからアーカイブするひと手間が減るので便利ですね!

設定はこちら

歯車マーク > すべての設定を表示 > 全般 > 送信&アーカイブ で 返信に「送信&アーカイブ」ボタンを表示するにチェックを入れます。最後に画面の一番下にある「変更を保存」で完了となります!

 

送信取り消しが可能な秒数を変更する

メール送信完了後の画面で、そのメール送信を取り消す機能があります。こちらはデフォルトでオンになっているのですが、この取り消しが可能な秒数を選択が可能です。デフォルトの5秒だとすぐに消えてしまいますので、せめて10秒か20秒に設定を変更しておきましょう!

設定はこちら

歯車マーク > すべての設定を表示 > 全般 > 送信取り消し で取り消せる時間を希望の秒数に変更。

最後に画面の一番下にある「変更を保存」で完了となります!

 

複数署名の切り替え

Gmailでは、仕事用とプライベート用、仕事の業務ごとなど、複数のメール署名を使い分けることが可能です。メール作成画面で一番右側のペンのマークを押すと署名を選択できるようになります。

設定はこちら

歯車マーク > すべての設定を表示 > 全般 > 署名 にて新規作成から署名を作成しましょう。

複数の署名を作成すると、作成画面で選択ができるようになります。最後に画面の一番下にある「変更を保存」で完了となります!

 

不在通知

長期休暇など、連絡がとれなくなるときに、自動でメールを返信する機能です。

設定はこちら

歯車マーク > すべての設定を表示 > 全般 > 不在通知の欄で、設定を入力し、最後に画面の一番下にある「変更を保存」で完了となります!

送信日時を設定

少し先にメールを送りたい場合などに便利な機能です。送信ボタンの右側にある下向きの▽を押すと、送信時間を選ぶ画面になります。選択肢3つが提示されますが、「日付と時刻を選択」から自由に選ぶことも可能です!

 

画像を挿入

Gmailの画像を送る方法として、クリップマークから添付もできますが、本文中に画像を入れ込むことも可能です。やり方はマウスで、ドラッグ&ドロップするだけ!簡単ですよね。

画像についてコメントしたい場合にも、添付と違って、画像の上下に文字を書けるので便利です。

また、アップした画像はマウスでサイズ調整も可能です!

 

情報保護モード

情報漏洩を防ぎたい大事なメールには、この情報保護モードでの送信がおすすめです。こちらはメールが閲覧できる有効期限を設定できます。また、このモードで送信したメールは転送や印刷ができなくなります。

特に大事なメールには使っていきましょう!

使い方はメール作成画面の赤枠のアイコンを押すと、使えるようになります。

なお、パスコードを携帯のSMS経由で送信してさらにセキュリティを高める事も可能です。

 

メールテンプレート

メールテンプレートについては以下の記事にまとめましたのでこちらをご覧下さい!

 

google meet連携

電話をしている最中に今すぐ、ウェブミーティングをしましょう!となったときに便利です。このGmail左側のメニューから「会議を新規作成」を押して、会議用コードを発行。すぐにメールで送る事でビデオミーティングに移行できます!

 

アドオンを追加して使えるGmailの便利機能

Gmailにはアドオンというオプション機能を追加するものがあります。これは本当にたくさんのものがあるのですが、個人的におすすめのアドオンをご紹介します!

 

googleカレンダー(標準でついています)

 

Gmailの画面右側に自分のgoogleカレンダーを表示させる事が可能です。そのままカレンダーに予定を追加したりもできますので、便利です!

 

google keep(標準でついています)

メールを見ながら、電話で話をして、その内容をメモしたりしますよね。同じ画面内にメモがでてくるので、すごく便利です!

 

TODOリスト(標準でついています)

googleタスクを使っている場合、そのメール画面内でタスクを追加したり、完了のチェックをする事が可能です!これも便利ですね!

 

zoom(別途追加するアドオン)

こちらもmeetと同じですが、ウェブミーティングをする事になったときに便利です!今すぐzoom会議をする場合も、即会議用アドレスを発行し相手にメールを送信できます。また、先の予定もzoomのHPに移動して入力するよりも簡単です!

なおこちらはデフォルトではありませんので、以下の+マークから検索をして設定する必要があります。

 

まとめ

Gmailはかなり高機能で、出来ることがたくさんあります。今回紹介した機能を是非使いこなして、快適なGmailライフをお送りくださいませ!

また、他にもおすすめの機能があれば教えて頂ければ幸いです。どうぞ宜しくお願い致します。

 

 

 

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