Gmailでメールテンプレートを活用する3つの方法！共有、添付ファイルも！

＜この記事を書いた人＞

Gmailで、テンプレートを使う方法が、実は3つあるんです。

今回は、それぞれ、メリット・デメリットがありますので、その方法をご紹介します！

１．Gmailの標準機能のテンプレートを使う

Gmailには標準でテンプレート機能があります。こちらを設定すると、使う事が可能です。

メリット

非常に簡単につかえるのが、特徴です。使い方は簡単。

①テンプレートにしたい文章を本文に記載します。

②メール作成画面の右下点３つをクリック

③テンプレートを選びます。

④下書きをテンプレートとして保存を選択

⑤新しいテンプレートとして保存を選択

⑥名前を入力して完了。名前はその後テンプレートを挿入する際に、メールの件名に入りますので、

そのまま件名になる名前を入れると便利です。

 

デメリット

相手のメールアドレスを入れることができません。基本的には本文と件名のみです。また、同じ文面を複数の人に送る場合にも、それぞれの相手先名を入れ替えて挿入したりもできません。添付ファイルも入れられず、基本は本文のみです。

 

２．テンプレート機能のアドオンを使う

「Gorgias Templates」というアドオンを使うと、標準テンプレートの欠点を克服できます。

インストールはこちらから↓

Gorgias Templates／chrome webstore

Gorgias Templatesのメリット

標準テンプレートと異なり、TOやCC,BCCもテンプレートに入れる事ができます。また、添付ファイルも入れて置く事も可能です。HTMLメールで太字等の装飾も可能です。また、アドオンなので、設定が簡単。使い方は、ctrl+スペースキーで使う事が出来るのも便利です。なお、有料版では、複数人で共有も可能です。

Gorgias Templatesのデメリット

デメリットは同じ内容のメールを複数の人に送信する場合に、相手先名をそれぞれに入れ込むことはできません。テンプレートをその数分作成すればできますが、できても5名くらいが限度ではないでしょうか。

 

３．GASでプログラムを組む

google版javascriptをGASと言います。このGASでプログラムを組むことで、メールテンプレートとして使う事が可能です。

以下のgoogle スプレッドシートをご覧くださいませ。

 

簡単に宛先、件名、それと本文を入れるように作ってあります。また、本文欄の相手先名前部分は、入力規則で、選択式にしてあり、「設定」シートに入れてある名前を範囲しています。そのため、名前を選ぶと、メールアドレスも自動で変更するように関数でいれてあります。

以下はGASのプログラム文です。

以下はコピペ用です↓↓

function createDraft() {
var values = SpreadsheetApp.getActiveSheet().getDataRange().getValues();
const LastRow = values.filter(String).length;
const to = values[1][2];
const subject = values[2][2];

var body = ”;
body += values[4][2] + values[4][3] + ‘\n’;

for(var i = 5; i <= LastRow-1; i++) {
body += values[i][2] + ‘\n’;
}

GmailApp.createDraft(to,subject, body);
}

これを実行するとあら不思議、

メール本文がGmailの下書きに生成されました。

メリット

ちょっとプログラムを組む知識があれば、基本何でもできます。他の人と共有も可能です。費用もかかりません。

デメリット

プログラムを組めないと、使えませんので、そこが欠点です。

 

まとめ

Gmailでメールテンプレートを使う３つの方法をご紹介しました。どれも一長一短なところがありますので、ご自分のやりたいことで選んで頂くのがいいと思います。弊社でも、いろいろなお客様に見積もりを送る場合は、GASでプログラムを組んでまして、お客様名だけでなく、商品名も自動で挿入されるようにしているのと、

税理士や特定の取引際に毎回送るメールの場合は、Gorgias Templatesを使うなど、ものすごい短い簡易的なメールは、標準のテンプレート機能を使うなど、使い分けをしています。組み合わせて使ってみてくださいね！