Gmailでメールテンプレートを活用する3つの方法！共有、添付ファイルも！
Gmailで、テンプレートを使う方法が、実は3つあるんです。
今回は、それぞれ、メリット・デメリットがありますので、その方法をご紹介します！
１．Gmailの標準機能のテンプレートを使う
Gmailには標準でテンプレート機能があります。こちらを設定すると、使う事が可能です。
メリット
非常に簡単につかえるのが、特徴です。使い方は簡単。
①テンプレートにしたい文章を本文に記載します。
②メール作成画面の右下点３つをクリック
③テンプレートを選びます。
④下書きをテンプレートとして保存を選択
⑤新しいテンプレートとして保存を選択
⑥名前を入力して完了。名前はその後テンプレートを挿入する際に、メールの件名に入りますので、
そのまま件名になる名前を入れると便利です。
デメリット
相手のメールアドレスを入れることができません。基本的には本文と件名のみです。また、同じ文面を複数の人に送る場合にも、それぞれの相手先名を入れ替えて挿入したりもできません。添付ファイルも入れられず、基本は本文のみです。
２．テンプレート機能のアドオンを使う
「Gorgias Templates」というアドオンを使うと、標準テンプレートの欠点を克服できます。
インストールはこちらから↓
Gorgias Templates／chrome webstore
Gorgias Templatesのメリット
標準テンプレートと異なり、TOやCC,BCCもテンプレートに入れる事ができます。また、添付ファイルも入れて置く事も可能です。HTMLメールで太字等の装飾も可能です。また、アドオンなので、設定が簡単。使い方は、ctrl+スペースキーで使う事が出来るのも便利です。なお、有料版では、複数人で共有も可能です。
Gorgias Templatesのデメリット
デメリットは同じ内容のメールを複数の人に送信する場合に、相手先名をそれぞれに入れ込むことはできません。テンプレートをその数分作成すればできますが、できても5名くらいが限度ではないでしょうか。
３．GASでプログラムを組む
google版javascriptをGASと言います。このGASでプログラムを組むことで、メールテンプレートとして使う事が可能です。
以下のgoogle スプレッドシートをご覧くださいませ。
簡単に宛先、件名、それと本文を入れるように作ってあります。また、本文欄の相手先名前部分は、入力規則で、選択式にしてあり、「設定」シートに入れてある名前を範囲しています。そのため、名前を選ぶと、メールアドレスも自動で変更するように関数でいれてあります。
以下はGASのプログラム文です。
以下はコピペ用です↓↓
function createDraft() {
var values = SpreadsheetApp.getActiveSheet().getDataRange().getValues();
const LastRow = values.filter(String).length;
const to = values[1][2];
const subject = values[2][2];var body = ”;
body += values[4][2] + values[4][3] + ‘\n’;for(var i = 5; i <= LastRow-1; i++) {
body += values[i][2] + ‘\n’;
}GmailApp.createDraft(to,subject, body);
}
これを実行するとあら不思議、
メール本文がGmailの下書きに生成されました。
メリット
ちょっとプログラムを組む知識があれば、基本何でもできます。他の人と共有も可能です。費用もかかりません。
デメリット
プログラムを組めないと、使えませんので、そこが欠点です。
まとめ
Gmailでメールテンプレートを使う３つの方法をご紹介しました。どれも一長一短なところがありますので、ご自分のやりたいことで選んで頂くのがいいと思います。弊社でも、いろいろなお客様に見積もりを送る場合は、GASでプログラムを組んでまして、お客様名だけでなく、商品名も自動で挿入されるようにしているのと、
税理士や特定の取引際に毎回送るメールの場合は、Gorgias Templatesを使うなど、ものすごい短い簡易的なメールは、標準のテンプレート機能を使うなど、使い分けをしています。組み合わせて使ってみてくださいね！
