Gmailでメールテンプレートを活用する3つの方法！共有、添付ファイルも！

Gmailで、テンプレートを使う方法が、実は3つあるんです。

今回は、それぞれ、メリット・デメリットがありますので、その方法をご紹介します！

１．Gmailの標準機能のテンプレートを使う

Gmailには標準でテンプレート機能があります。こちらを設定すると、使う事が可能です。

メリット

非常に簡単につかえるのが、特徴です。使い方は簡単。

①テンプレートにしたい文章を本文に記載します。

②メール作成画面の右下点３つをクリック

③テンプレートを選びます。

④下書きをテンプレートとして保存を選択

⑤新しいテンプレートとして保存を選択

⑥名前を入力して完了。名前はその後テンプレートを挿入する際に、メールの件名に入りますので、

そのまま件名になる名前を入れると便利です。

 

デメリット

相手のメールアドレスを入れることができません。基本的には本文と件名のみです。また、同じ文面を複数の人に送る場合にも、それぞれの相手先名を入れ替えて挿入したりもできません。添付ファイルも入れられず、基本は本文のみです。

 

２．テンプレート機能のアドオンを使う

「Briskine: Email templates for Gmail」というアドオンを使うと、標準テンプレートの欠点を克服できます。

インストールはこちらから↓

Briskine: Email templates for Gmail／chrome webstore

Briskine: Email templates for Gmailのメリット

標準テンプレートと異なり、TOやCC,BCCもテンプレートに入れる事ができます。また、添付ファイルも入れて置く事も可能です。HTMLメールで太字等の装飾も可能です。また、アドオンなので、設定が簡単。使い方は、ctrl+スペースキーで使う事が出来るのも便利です。なお、有料版では、複数人で共有も可能です。

Briskine: Email templates for Gmailのデメリット

デメリットは同じ内容のメールを複数の人に送信する場合に、相手先名をそれぞれに入れ込むことはできません。テンプレートをその数分作成すればできますが、できても5名くらいが限度ではないでしょうか。

 

３．GASでプログラムを組む

google版javascriptをGASと言います。このGASでプログラムを組むことで、メールテンプレートとして使う事が可能です。

以下のgoogle スプレッドシートをご覧くださいませ。

 

簡単に宛先、件名、それと本文を入れるように作ってあります。また、本文欄の相手先名前部分は、入力規則で、選択式にしてあり、「設定」シートに入れてある名前を範囲しています。そのため、名前を選ぶと、メールアドレスも自動で変更するように関数でいれてあります。

以下はGASのプログラム文です。

以下はコピペ用です↓↓

function createDraft() {
var values = SpreadsheetApp.getActiveSheet().getDataRange().getValues();
const LastRow = values.filter(String).length;
const to = values[1][2];
const subject = values[2][2];

var body = ”;
body += values[4][2] + values[4][3] + ‘\n’;

for(var i = 5; i <= LastRow-1; i++) {
body += values[i][2] + ‘\n’;
}

GmailApp.createDraft(to,subject, body);
}

これを実行するとあら不思議、

メール本文がGmailの下書きに生成されました。

メリット

ちょっとプログラムを組む知識があれば、基本何でもできます。他の人と共有も可能です。費用もかかりません。

デメリット

プログラムを組めないと、使えませんので、そこが欠点です。

 

テンプレート3つの方法はどう使い分ける？

問い合わせ返信・見積送付・日程調整など、同じような文面を毎回手入力するのは時間の無駄であり、表現のばらつきや記載漏れの原因にもなります。Gmailで定型文を再利用する方法は主に3つあり、用途で使い分けます。

項目	内容
標準テンプレート機能	設定で有効化し、作成画面から定型文を呼び出す。最も汎用的で、複数パターンを管理しやすい
署名の流用	毎回ほぼ同一の案内文（営業時間・問い合わせ先等）は署名に組み込むと自動挿入できる
下書きの流用	頻繁に微修正する提案文などは、完成度の高い下書きを複製して使う

 ポイントは「編集頻度」で選ぶことです。ほぼ固定の文面は署名、パターンが複数ある定型は標準テンプレート、毎回手を入れる文面は下書き複製が向きます。自社の定型メールを洗い出し、それぞれに最適な方法を割り当てることが、無駄なく高速化する出発点になります。

組織で定型メールをどう標準化する？

テンプレートを個人だけで使うと、担当者ごとに文面の質や言い回しがばらつき、対外的な印象や正確性に差が出ます。組織で標準化すると、時短に加えて品質の均一化という効果が得られます。進め方は次のとおりです。

ポイント
よく使う定型メール（問い合わせ返信・見積・督促・日程調整等）を洗い出し、文面を組織で確定する
確定文面をテンプレート／共有ドラフト／文面集として全員が使える形にする
添付が必要な手続きは、文面とあわせて「添付の付け方・確認手順」もセットでルール化する（添付漏れ防止）
新人にはテンプレートを起点に対応させ、立ち上がりと品質を同時に担保する

 定型メールの標準化は、時短だけでなく「誰が出しても一定品質」という属人化解消の効果が大きい施策です。当社は中小企業の業務効率化・メール運用標準化を、文面整備から定着まで伴走支援しています。

テンプレ活用チェック

Gmailのメールテンプレートとは、問い合わせ返信や見積送付など、繰り返し使う定型文をGmailで再利用する仕組みのことです。

方法は主に、設定で有効化して作成画面から呼び出す標準テンプレート機能、ほぼ固定の案内文を自動挿入する署名の流用、頻繁に微修正する文面を複製して使う下書きの流用の3つで、編集頻度に応じて使い分けます。

ほぼ固定なら署名、複数パターンの定型なら標準テンプレート、毎回手を入れるなら下書き複製が向きます。

添付ファイルは都度付け直しが基本のため、文面と添付手順をセットでルール化すると添付漏れを防げます。

個人利用にとどめず組織で文面を確定・共有すると、時短に加えて誰が出しても一定品質という属人化解消の効果が得られます。

 以下に、押さえるべき要点とその内容を整理します。

項目	ポイント	解説
標準機能	設定で有効化	複数パターンの定型を管理しやすい
署名	固定文を自動挿入	ほぼ不変の案内文に向く
下書き	複製して微修正	毎回手を入れる文面に向く
添付	手順もルール化	文面と併せ添付漏れを防ぐ
組織	文面を共有確定	品質の均一化と属人化解消

この記事のよくある質問（FAQ）

本記事に関して、よく寄せられる質問をまとめました。

Q. Gmailのテンプレート機能はどこにありますか？

A. 設定で機能を有効化すると、作成画面からテンプレートの保存・挿入ができます。よく使う定型文の送信を効率化できます。

Q. 3つの方法の違いは？

A. 標準テンプレート、下書き流用、拡張機能などで、共有範囲・自由度・管理性が異なります。用途と運用に合う方法を選びます。

Q. 添付ファイルもテンプレ化できますか？

A. 標準機能では添付の自動化に制約があり、用途により拡張機能や運用での補完が必要です。要件に合うか事前確認が重要です。

Q. 組織で統一できますか？

A. 共有方法や拡張機能を用いれば、定型文を組織で統一できます。表記や対応品質のばらつきを抑え、教育負担も軽くなります。

関連情報・お問い合わせ

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まとめ

Gmailでメールテンプレートを使う３つの方法をご紹介しました。どれも一長一短なところがありますので、ご自分のやりたいことで選んで頂くのがいいと思います。弊社でも、いろいろなお客様に見積もりを送る場合は、GASでプログラムを組んでまして、お客様名だけでなく、商品名も自動で挿入されるようにしているのと、

税理士や特定の取引際に毎回送るメールの場合は、Gorgias Templatesを使うなど、ものすごい短い簡易的なメールは、標準のテンプレート機能を使うなど、使い分けをしています。組み合わせて使ってみてくださいね！

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