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Gmail(google workspace)で社員の送信メールを管理者にも配信する方法

よく相談いただくこととして、営業がお客様に送信するメールを営業のリーダーにも配信して、教育やトラブル防止ができないかというものがあります。

こんなとき、有料のgoogle worksapceを契約していると、簡単に設定ができますので、今回ご紹介したいと思います。

なお、そもそもgoogle workspaceについて、無料版と比べて何が違うかなどは以下の記事をご覧ください↓

 

従業員の送信メールを管理者にも配信する設定方法

まずは、Google Workspaceの管理画面で、左側のメニューから「アプリ > Google Workspace > Gmail」を選択します。

google workspace管理画面1

 

続いで、画面右側のメニューから下にスクロールして、「ルーディング」を選択します。

Google Workspace管理画面2

 

次の画面で、右側に「ルーティング」という項目を探し、右下にある「別のルールを追加」をクリックします。

Google Workspace管理画面3

次の画面では、設定するメールの種類を選びます。今回は送信メールをのルーティング変更なので、「送信」にチェックを入れます。なお、内部ー送信も選ぶと社内メンバー宛のメールにも同じ設定が可能です。外部とのやり取りだけを設定したい場合は、「送信」だけを選びましょう。

送信をチェック

 

下の方にスクロールすると、「受信者を追加」という項目がありますので、こちらにチェックを入れます。

そうすると、すぐ下に受信者欄がでてきますので、そこにある追加をクリックします。

設定変更

次の画面で、送信メールを受け取りたい管理者のメールアドレスを入力し、保存します。

管理者のアドレスを設定

 

その後、一番下にある「オプション」をクリックします。

オプションをクリック

 

次の画面で、B影響を受けるアカウントの種類で「ユーザー」を選択。その後、Cエンベロープフィルタで「特定のエンベロープ送信者にのみ適用する」を選択し、「一個のメールアドレス」で営業メンバーのメールアドレスを入力し、保存をすれば完了です。

 

 

営業が複数いて、一括設定するには?

営業メンバーが複数いる場合、google グループを使うと便利です。あらかじめ、googleグループで、営業メンバーが入ったグループを作っておきます。

Cエンベロープフィルタに、「特定のエンベロープ送信者にのみ適用する」を選択したあと、「グループメンバー(送信メールのみ)」を選択し、該当のgoogleグループを選ぶと、設定完了となります。

グループ設定も可

 

まとめ

有料版のgoogle workspaceのGmailですと、このようなメールのルーティングといいまして、細かい設定が可能です。今回は、送信メールの説明をしましたが、一番最初のところで、「受信」を選べば、受信するメールのルーティングも設定ができます。

 

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