google workspace（ドライブ）で顧客データ等の不正ダウンロードを検知する方法

google workspaceとは

google workspaceとは、google社が提供するオフィスソフトとコラボレーション機能がパックになったツールです。Gmailやgoogleドキュメント、スプレッドシートにgooglemeetなどを使ったことが多い方も多いと思います。Micorosoft365よりも、より複数メンバーで共同作業をするのに適したツールになっています。

料金やプランごとの機能比較等については以下の記事で解説しています↓

 

googleドライブにアップした大事なデータをダウンロードしてほしくない！

google workspaceにはgoogleドライブというクラウド上にデータを保管するオンラインストレージがついています。当然、バックアップもかねて、googleドライブに顧客データをアップしておくという使い方をしている企業も多いと思います。

しかし、このデータ、簡単に一括ダウンロードできてしまうんです。もちろんアクセス権限で、外部の人が見れなくなるように設定はできるのですが、悪意ある従業員を防ぐことができません。

このgoogleドライブ上のデータをダウンロードさせないようにできないかという相談をもらうのですが、これを防ぐ方法は現状ありません。

そこで、代替手段として、今回ご紹介するのが、ダウンロードする従業員がいたら検知する方法です。

 

ダウンロードを検知する方法（監査ログイベントからアラート作成）

ここからは、従業員や外部の人も含めて、特定のファイルをダウンロードされたら通知する方法をご紹介します。

１．基本のルール作成

まずは、管理画面ログイン後　左側のメニューから　「ルール」を選択。右側に出てきた、「ルールを作成」をクリックします。

次の画面では、ルールの名前を入力します。ここでは、「不正なダウンロードを検知」にしてみましたが、これはなんでも大丈夫です。入力が終わったら、「次へ：条件を表示」をクリックします。

次の画面では、「データソース」をクリックし、「ドライブのログイベント」を選択します。

その後、「フィルタを追加」をクリックし、「イベント」を選択。そうすると上のような画面になると思います。

最後に、次に一致の下の欄をダウンロードを選択し、最後に適用を押します。

また、右下の「次へ：操作を追加」をクリックします。

次の画面で、「メール通知を送信する」にチェックを入れます。デフォルトでは、特権管理者（社内に1人必ずいる最高権限）が入っています。特権管理者への通知でよければ、このまま「次へ：確認」をクリックしましょう。

もし、送信先を追加したい場合、「メールの受信者を追加」を押して、メールアドレスを入力して追加します。

次の画面で、「ルールを作成」ボタンをクリックすれば、ルールが作成されます。

２．特定のファイルダウンロードだけ通知

この状態だと、すべてのダウンロードが通知されるようになります。実際にルール作成が終わったら、googleドライブ上のファイルをダウンロードしてみてください。アラートが届くはずです。

ただ、何でもかんでもアラートが届いてしまうので、ここでは大事なファイルだけを指定してアラートが届く設定にしてみます。

まずは、ダウンロードしたら、アラートを流したいファイルをウェブ上のgoogleドライブで開きます。

その後、ブラウザのURLバーにある赤で塗った部分をコピーします。具体的には　/　と　/edit　の間ですね。

一度作ったルールは、条件部分の編集ができませんので、削除してしまいましょう。マウスカーソルを該当ルールの右側の方に持っていくと削除ボタンがでてきますので。

その後最初からルール作成をすすめます。

その後、条件欄で、「イベントを次に一致、ダウンロード」を入れ終わった後に　隣のスペースに「ドキュメントID」「次に一致」「先ほどコピーしたID」を入力し、適用を押します。

これでルール作成まですすめば完了です！

なお、IDではなく、タイトルで指定もできます。ただ、タイトル指定してしまうと、後でファイル名を修正してしまったときにルールが機能しなくなってしまいますので、個人的にはＩＤ指定のほうが確実でおすすめです。

 

３．特定ユーザーのダウンロードを通知

外注スタッフや、社内の特定の従業員のダウンロードを通知する場合、2つ目の条件で「アクター」「次に一致」「その相手のメールアドレス」を入力します。これで、そのユーザーのダウンロードを通知できます。

 

４．外部の方のダウンロードを通知

外部の顧客等に、URLで共有することがあると思います。そのケースで、相手先がダウンロードした場合は以下のようになります。

 

５．ダウンロードではなく、コピーを通知

コピーを通知する場合はこのような設定になります。

６．メールに添付して送信を通知

メールに添付して送信を通知する場合はこちらの設定です。

などなど、細かい通知設定を作ることができます。

７．特定ファイルの削除を通知する

大事なファイルで削除される困る場合は、こういうルール条件設定で機能します。

注意点

なお、これらの通知設定は、ブラウザ上のgoogleドライブでしか機能しません。社内で、googleドライブプログラムをインストールして、windowsのデスクトップから、以下のようなエクスプローラーでgoogleドライブ上のファイルを操作する場合は、通知ができませんので、ご注意ください。

 

 

不正ダウンロード検知はなぜ要る？

情報漏洩は外部攻撃だけでなく内部からの持ち出しでも起こるため、ダウンロードの可視化が重要です。押さえる観点は次のとおりです。

項目	内容
内部リスク	退職予定者や権限保有者による顧客データ等の大量持ち出しは、外部攻撃と並ぶ脅威である
兆候の可視化	誰がいつ何を大量／異常にダウンロード・共有したかを把握できないと、発見が遅れる
監査ログ活用	Google Workspaceのドライブ監査ログ等で操作を記録・確認できる
予防と検知の両輪	共有・ダウンロード権限の制御（予防）と、異常操作の検知をセットで設計する

 ポイントは、検知だけ入れても権限設計と対応手順がなければ意味がなく、予防・検知・対応を一体で考える点です。まず操作を見える化し、退職・異動などリスクの高い場面を重点的に監視することが、出発点になります。

中小企業はどう備えるべき？

内部不正対策は、権限・可視化・対応手順を組み合わせて運用に落とすことが重要です。押さえる進め方は次のとおりです。

項目	内容
権限の最小化	顧客データ等へのアクセス・共有・ダウンロード権限を必要範囲に絞る
可視化の整備	監査ログで大量／異常なダウンロード・外部共有を確認できる状態を作る
重点監視	退職・異動・契約終了など、持ち出しリスクが高まる時期を重点的に確認する
対応手順	兆候検知時の調査・アカウント停止・証跡保全の手順と担当を事前に決める

 最大のつまずきは、性善説で権限を広く与え、退職時に大量持ち出しされても気づけないことです。当社は中小企業のGoogle Workspace運用・情報漏洩対策を、権限設計から監査・対応運用まで伴走支援しています。

権限最小化と可視化・対応手順を一体で整えることが、内部不正対策の要点になります。

不正DL検知チェック

ドライブの不正ダウンロード検知とは、Google Workspaceのドライブで顧客データ等の不正ダウンロードを検知する考え方のことで、漏洩は外部攻撃だけでなく内部からの持ち出しでも起こるためダウンロードの可視化が重要です。

退職予定者や権限保有者による大量持ち出しは外部攻撃と並ぶ脅威で、誰がいつ何を大量／異常にダウンロード・共有したか把握できないと発見が遅れ、ドライブ監査ログ等で操作を記録・確認でき、共有・ダウンロード権限の制御と異常操作の検知をセットで設計します。

検知だけ入れても権限設計と対応手順がなければ意味がなく予防・検知・対応を一体で考え、操作を見える化し退職・異動などリスクの高い場面を重点監視します。

顧客データ等の権限の最小化、監査ログでの大量／異常操作の可視化、退職・異動・契約終了など高リスク時期の重点監視、検知時の調査・停止・証跡保全の手順と担当の事前決定が要点で、性善説で権限を広く与え退職時の大量持ち出しに気づけない失敗を避け、

権限最小化と可視化・対応手順を一体で整えることが要点となります。

 以下に、押さえるべき要点とその内容を整理します。

項目	ポイント	解説
権限	最小化	必要範囲に共有/DL制限
可視化	監査ログ	大量・異常操作を確認
重点	高リスク時期	退職・異動・契約終了
対応	手順事前化	調査・停止・証跡保全
設計	予防と一体	検知だけにしない

より詳しい一次情報は公式の解説もあわせてご確認ください。

Google Workspace 公式（一次情報） ➡

この記事のよくある質問（FAQ）

本記事に関して、よく寄せられる質問をまとめました。

Q. 不正DL検知とは？

A. 誰がいつ何を、大量または異常にダウンロード・共有したかを把握し、内部からの情報持ち出しの兆候を捉える仕組みです。退職者や権限保有者による持ち出し対策として重要になります。

Q. なぜ必要？

A. 情報漏洩は外部攻撃だけでなく、退職予定者や権限保有者による内部の持ち出しでも起こります。操作を可視化できないと発見が遅れるため、内部リスクへの備えとして検知が必要です。

Q. GWで何ができる？

A. Google Workspaceのドライブ監査ログ等で、ファイルのダウンロードや外部共有といった操作を記録・確認できます。これにより大量・異常な操作の把握や、退職時の重点確認が可能になります。

Q. 運用の注意点は？

A. 検知だけ入れても権限設計と対応手順がなければ機能しません。アクセス・共有・DL権限を最小化し、退職・異動など高リスク時期を重点監視し、検知時の調査・停止・証跡保全の手順を事前に決めます。

関連サービス

まとめ

googleドライブに大事なファイルをアップすることは当然あると思います。社内で通知ルールを作成し、すぐに把握し、対処することができるようになります。

ダウンロード等を防ぐことはできませんが、すぐに連絡し、ダウンロードしたことを把握していることを伝え、外部流出を防ぐことは可能になります。

 

GoogleWorkspaceで困っている、または新規導入予定の方へ

GoogleWorkspaceもしくはMicrosoft365の新規導入もしくは商流変更をお考えの方は、弊社ITの専門家が最適なプラン選定をアドバイス。また、初期のDNSレコード設定や各種メール設定も代行できます。

また、弊社からの導入で、以下のメリットがあります。

①GoogleWorkspace公式HPからだと14日間の無料利用期間⇒30日間に。

②支払いは請求書払い可

③1年間、GoogleWorkspaceのマニュアル動画を無料で視聴（2年目以降は年450円が必要）

④デジタル化・AI導入補助金を使って2年間半額でのご提案も可能

⑤弊社で作成したAppsheetアプリ（勤怠有給管理アプリ、備品発注管理、CRM商談管理、タスク管理、従業員同士感謝記録アプリ等）無料進呈　※数に関係なく設置サポート費用10万円別途有

⑥GeminiやnotebookLM、Antigravity（AIエージェント）などの活用研修も提供

お問い合わせは、電話もしくはフォームからご相談くださいませ。

電話でお問合せはこちら：03-5468-6097

　　　　 　　　　　　※「GoogleWorkspaceの記事を見た」とお伝え下さい。

GoogleWorkspaceお問い合わせフォーム

必要な項目のすべてをご入力いただき、「アーデントに問い合わせる」ボタンをクリックしてください。必須のついている項目は必須入力項目です。

会社名
性必須
名必須
メールアドレス必須
電話番号必須
コメント
アーデントに問い合わせる

関連記事

・GoogleWorkspaceはIT導入補助金の対象？どれくらいお得になる？

・GoogleWorkspace管理画面のセキュリティ設定完全解説

・AppSheetなら備品発注管理アプリを一瞬で作れる？!

・スプレッドシートとGASによる業務自動化の例を紹介

・Gmail（Google Workspace）でホワイトリストを設定するやり方

・2024年2月から！Gmailの送信ガイドラインの変更を徹底解説

・Google Workspaceのマニュアル動画が、社員教育に便利！

・OutlookからGoogle WorkspaceのGmailへメールデータを移行する方法

・企業でのApp Sheetの活用事例3選！利用するメリットも解説

・GoogleのAppSheetでできること、料金を徹底解説！

・完全無料！googleスプレッドシートの経費精算システムテンプレート

・無料のスプレッドシートで有給管理を効率化！テンプレートを配布します！

・従業員全員のGmailをバックアップする方法２選

・Gmailで部下のメールを上司がチェックできるようにする方法２選

・Googleスプレッドシートにパスワードを設定する方法

・googleドライブで電子帳簿保存に対応する方法をわかりやすく解説

・GoogleWorkspaceを初心者向けにわかりやすく解説

・Google Workspace料金プランの違いとプラン選定ポイントを徹底解説

株式会社アーデントは、デジタル化・AI導入補助金の支援事業者を行っております！

アーデントからデジタル化・AI導入補助金を使ってクラウドツールを導入するメリットは以下の通りです。

メリット①対象ツールを２年間、半額、もしくは１／４で利用可！

メリット②会計、経費精算、請求書処理、受発注ツール導入なら、PCやタブレットの購入も補助が受けられ半額！

メリット③補助期間終了後は、公式価格よりお値引き！

メリット④各種IT活用、DX、保守サポートでより貴社のIT化を促進、生産性を向上します！

【弊社取り扱いクラウドツール】

🔹オフィスソフト・グループウェア: 　Google Workspace※、Microsoft365、desk'nets NEO※
🔹ノーコード業務改善：kintone、Zoho※、楽楽販売、JUST.DB※、サスケworks
🔹コミュニケーション: 　サイボウズオフィス、Chatwork、LINE WORKS、zoom
🔹会計・経費管理: 　マネーフォワード、freee、楽楽精算、楽楽明細、楽楽請求、invox
🔹電子契約・文書管理:　 freeeサイン、クラウドサイン、GMOサイン、Adobe Acrobat
🔹セキュリティ対策: 　sophos、SentinelOne、ESET、ウイルスバスタークラウド
🔹バックアップ: 　syscloud、Avepoint
🔹RPA・自動化: 　RoboTANGO、DX-Suite、Yoom※、バクラクシリーズ
🔹勤怠・労務管理: 　勤革時、楽楽勤怠、マネーフォワード
🔹物流・在庫管理: 　ロジザードZERO
🔹教育・マニュアル作成管理:　 iTutor、NotePM、leaf
🔹PBX・電話システム: 　INNOVERAPBX※、MOTTEL※
🔹端末管理：LANSCOPE、clomo
🔹リモートデスクトップ：RemoteOperator在宅
🔹受付ipad：ラクネコ※
🔹タスク管理、その他：Adobe creative cloud、Noota、JOSYS、backlog※
など

※こちらのツールは補助期間終了後の値引不可

また、上記以外のツールも取り扱いできるものが多々ありますので、一度ご相談ください。

デジタル化・AI導入補助金2026の詳細、お問合せはお電話頂くか、以下の記事を御覧ください↓

デジタル化・AI導入補助金お問合せ：03-5468-6097

以下の動画では、採択のポイントや申請にあたっての注意点などを詳しく解説していますので、
あわせてご覧ください！