GoogleWorkspaceを初心者向けにわかりやすく解説
Google Workspaceとは、Googleが提供している様々なサービスをパッケージ化したグループウェアのことです。
テレワークの普及に伴い、便利なクラウドサービスが年々増えていますが、Google Workspaceの特徴、利用するメリットについてはあまり知らないと言う方も多いのではないでしょうか。
本記事では、Google Workspaceの特徴やメリットについて、わかりやすく解説していきます。
Google Workspaceとは
Google Workspaceとは、Google社が提供しているクラウド型のグループウェアを指します。
Google Workspaceは、業務でよく使うメールやカレンダー、ビデオ会議などの機能が一通り揃っています。Google Workspaceは、元々は「G Suite」という名称でしたが、2020年10月から「Google Workspace」と名称を変更しました。
Google Workspaceは、ユーザー数に応じて料金プラン・使える機能が異なります。詳しい料金体系については、下記の記事で詳しく解説していますので、こちらを参考にしてみてください。
Google Workspaceで使える機能
Google Workspaceの一番の魅力は、Googleの様々なサービスをまとめて使える点です。
ここでは、業務で使うことが多い代表的なサービスを5つご紹介します。
①Gmail
Gmailとは、Googleの電子メールサービスのことです。無制限のメーリングリストの作成、検索スピードの速さなどがGmailの特徴となります。
「ユーザー名@gmail.com」という形で誰でも無料でメールアドレスの作成が可能ですが、Google Workspaceのアカウントで利用する場合、「ユーザー名@会社名.co.jp」という独自ドメインの利用もできます。
独自ドメインの設定方法については、下記の記事で詳しく解説しています。
②Googleドライブ
Googleドライブとは、Google Workspaceのオンラインストレージのことです。WordやExcelなどのファイルや画像、動画などをクラウド上に保存できます。
Googleドライブには、マイドライブと共有ドライブの2つの保存領域があります。
マイドライブとは、個人に与えられている保存領域のことを指します。他のユーザーと共有する際には、ファイルやフォルダ毎の共有設定が可能です。
一方の共有ドライブとは、組織単位で管理する保存領域のことを指します。共有したいメンバーを事前に登録することで、保存したファイルやデータを自動で共有できるようになります。
③Googleカレンダー
Googleカレンダーとは、その名前の通りGoogleのカレンダー機能のことです。仕事のスケジュール管理を目的として利用されています。
Googleカレンダーは、リマインド機能やタスク管理機能も搭載しているため、自身の予定を把握しやすくなるメリットがあります。また、組織内のイベントやミーティングの予定を共有することで、スムーズに日程調整を行えるようになるでしょう。
さらに、パソコンやスマートフォン、タブレットなど様々なデバイスからアクセスできる点もGoogleカレンダーの魅力です。
④Google Meet
Google Meetとは、ビデオ会議を行うためのサービスです。Google Workspaceを普段利用していない社外の方でもミーティングに参加でき、画面の共有などもスムーズに行えます。場所を問わずにミーティングが行えますし、スマートフォンからの参加も可能です。
Google Meetの使い方については、下記の記事で詳しく解説しています。
⑤Google Chat
Google Chatとは、チーム内のコミュニケーションを促進させるチャットツールのことです。チャットでのやり取りはもちろん、GoogleドライブやGoogle Meetともスムーズに連携できるため、チーム内のコミュニケーションや作業を円滑に進められるメリットがあります。
Google Chatについては、下記の記事で詳しく解説しています。
ここまでご紹介した通り、Google Workspaceは様々な機能を搭載している分、色々な利用方法が可能です。便利な活用方法について下記の記事で詳しく解説しています。こちらも参考にしてみてください！
Google Workspaceを利用するメリット
Google Workspaceを利用すれば、企業は様々なメリットを得られます。
主なメリットは下記の3点です。
①共同作業を効率良く行える
Google Workspaceの機能・サービスは、オンライン上で他のメンバーとファイルを共有しながら、どこからでも閲覧や編集を行える点が大きなメリットです。
また、GmailやGoogleカレンダーなど、他のメンバーとのコミュニケーションも非常に取りやすくなるため、チーム全体の生産性を高めることができるでしょう。
②サービス管理の工数を削減できる
Google Workspaceはアップデート作業が自動で行われるのも特徴です。そのため、サービスを管理するための工数を削減できるメリットがあります。
また、ユーザーにとっては最新状態にアップデートされた機能をいち早く利用できるという点もメリットの一つです。
③場所・時間などを問わずに利用できる
Google Workspaceのサービスはパソコンだけではなく、スマートフォンやタブレットなどからでも利用できるため、場所・時間を気にせずサービスを利用できるメリットもあります。インターネット環境さえあれば、どこからでもサービスの利用が可能です。
そのため、近年普及したテレワークの働き方にも非常にマッチしているといえるでしょう。
導入にあたっての注意点
google workspaceの導入には、独自ドメインが必ず必要となります。
弊社であれば、〇〇〇〇@ardent.jp というこの、＠マークの後ろを独自ドメインといいます。
@gmail.comでは、googlworkspaceはご利用頂けません。
そのため、独自ドメインの費用がかかるのと、ドメインネームサーバーへ設定も必要となります。
独自ドメインの取得や費用はこちらの記事をご覧ください↓
まとめ
今回は、Google Workspaceの特徴やメリットについて詳しく解説しました。
Google Workspaceは、様々なGoogleのサービスを利用でき、チーム内の共同作業やコミュニケーションを円滑にできるメリットがあります。
企業の生産性の向上にも直結するため、ぜひ導入を検討してみてください！
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