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Google スプレッドシートでチェックボックスを挿入する方法

Googleスプレッドシートとは、Googleが提供しているデータの入力・管理や表計算などを行えるツールのことです。ビジネス・プライベートどちらのシーンでも多くのユーザーに利用されています。

企業だと、google workspaceを契約しているところも多いかと思います。

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Googleスプレッドシートを利用する上で、是非とも活用したい機能の一つが「チェックボックス」です。例えば、持ち物や企業内の備品リスト等を作成するときに、レ点などのチェックを入れられるように「チェックボックス」を作成しておけば作業がしやすくなります。

本記事では、Google スプレッドシートでチェックボックスを挿入する方法をご紹介します

Google スプレッドシートでチェックボックスを挿入する方法

チェックボックスを挿入する方法は、「挿入」からチェックボックスを挿入する方法と「データの入力規則」からチェックボックスを挿入する方法の2つがあります。

まずは、「挿入」タブからチェックボックスを挿入する方法を紹介します。

「挿入」タブからチェックボックスを挿入する方法

 

①チェックボックスを挿入したい箇所のセルを選択する。

Google スプレッドシート 操作画面

②ツールバーにある「挿入」からチェックボックスをクリックする。

Google スプレッドシート 操作画面

③選択したセルにチェックボックスが挿入されます。

Google スプレッドシート 操作画面

④作成したチェックボックスをクリックすれば、チェックが入ります。

スプレッドシート 操作画面

 

 

「データの入力規則」からチェックボックスを挿入する方法

次に「データの入力規則」からチェックボックスを挿入する方法を紹介します。

①チェックボックスを挿入したいセルを選択する。

Google スプレッドシート 操作画面

②ツールバーの「データ」から「データの入力規則」をクリックします。

スプレッドシート 操作画面

③「ルールを追加」をクリックする。

スプレッドシート 操作画面

 

④条件を「チェックボックス」に変更して「保存」をクリックします。

スプレッドシート 操作画面

 

⑤チェックボックスが挿入されます。

スプレッドシート 操作画面

チェックボックスの挿入はどちらの方法でも可能ですが、「挿入」からチェックボックスを作成する手順の方が少しだけ早く作成できます

また、作成したチェックボックスを削除したい場合は、削除したいチェックボックスを選択して「delete」か「back space」をクリックすれば削除できます。

Google スプレッドシートの魅力

ここでは、Google スプレッドシートの魅力について詳しく解説します。

作業履歴が自動保存される

Googleスプレッドシートは、作業履歴が自動保存される仕組みになっています。そのため、手動でバックアップをとっておくなどの手間が掛かりません。また、過去の編集履歴を遡って復元することも可能です。

複数のユーザーでの共有・編集ができる

Googleスプレッドシートは、複数のユーザーでの共有・編集なども簡単に行えます。ユーザーごとの編集はリアルタイムで反映されるため、メールやExcelでのファイルのやり取りなどよりも、スムーズに作業を進められる点がメリットです。

スマートフォンでも編集できる

Googleスプレッドシートは、スマートフォン用のアプリも提供されています。アプリを利用すれば、スマートフォンからもファイルの閲覧や編集が可能です。例えば、外出先や移動先などで社内で作成したファイルの確認等が行えるようになります。

閲覧・編集等の権限設定も可能

スプレッドシートでは、アクセスするユーザーを制限できます。ユーザーによって編集可能・閲覧のみなど、柔軟な権限変更が可能です

アクセスを社内のメンバーだけに限定することによって、社外秘の作業も安心して行えるようになります。

Google スプレッドシートを利用する際の注意点

Google スプレッドシートを利用する際の注意点は下記の2点です。

基本的にオフラインでは利用できない

一つ目の注意点は、Google スプレッドシートは基本的にオフラインでは利用できない点です。例えば、通信障害でインターネットが一時的に利用できないケースや、インターネット環境がない場所ではGoogleスプレッドシードにアクセスすること自体できません。

通信環境に依存するため、動作が不安定になるときもある

Googleスプレッドシードの動作・パフォーマンスは、通信環境に依存している点も注意点の一つです。低速な回線を利用する場合、スプレッドシードの動作が不安定になるケースもあります。ただし、一般的な速度であれば、利用の際に動作スピードの面でストレスを感じたり、不便に感じたりすることはありません。

まとめ

今回は、Google スプレッドシートでチェックボックスを挿入する方法をご紹介しました

シート内にチェックボックスを作成しておけば、持ち物リスト等を作成するときにより使いやすくなります。今回ご紹介した方法を参考にした上で設定してみてください。

Google スプレッドシートは、複数のユーザーでの共有・編集なども簡単に行えるため、Excelと比較してファイル共有をよりスピーディーに行える点が魅力です。ぜひ導入を検討してみてください。

また、Google スプレッドシートとよく似ているExcelとの違いについては下記の記事で詳しく解説しています。こちらも参考にしてみてください。

 

 

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