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仮想オフィスとは?メリット・デメリット・料金を比較解説!

<この記事を書いた人>

仮想オフィスツール・バーチャルオフィスツールとは?

仮想オフィスとは、テレワーク環境下でのコミュニケーションがとりづらいという課題を解決するものとして、2020年くらいから始まってきたサービスになります。仮想空間上にバーチャルなオフィスを構築し、そこにアバターやアイコンのあるなしで、出社の有無が判別できたり、会話やチャット、ビデオミーティング、画面共有などができるコミュニケーションツールとなります。

テレワークでの孤独感を減らし、雑談を増やしたり、いちいちメールでやりとりする手間を削減が可能でして、仮想オフィスツールには、2Dで平面上にオフィスを再現するツールと、3Dでレンダリングするツールの2種類があります。

種類 2Dのバーチャルオフィスツール 3Dのバーチャルオフィスツール
画面例
メリット ・軽いのでスペックの低いPCでも快適に使えます。

・1つの画面上で、誰がどこにいるのか、簡単に判別できます。

・自分の顔を出すことができます。

・バーチャル空間上を歩いたり、走ったり、アクションをしたり、様々なコミュニケーションが可能になります。

・外部のお客様を呼んだときのインパクトはすごいです。

デメリット ・社内のコミュニケーションではなく、交流会やイベント、教育関係で、同時に授業をするなどでは使いづらいです。 ・PCのメモリやCPUを多く消費しますので、商品にもよりますが、8GB以上のメモリを積んだPCをおすすめします。

・自分の顔は基本出せません。アバターでの表示になります。

主な商品 Remotty、sococo、Walkaround Workspace等 vribela、RISA等

 

仮想オフィスのメリット

メリット① コミュニケーション活性化

テレワーク中で、一日中誰とも雑談せずに、仕事をする日があると、精神的に孤独感でダメージを受けてしまう事があると思います。弊社でも導入して実感しましたが、周囲の仕事の会話が遠くから聞こえてきたり、画面上で会話をしているのが分かるので、ちょっと参加してみたりということが促進されまして、コミュニケーションが活性化されます。

雑談も増えましたね。かなり。

 

メリット② 生産性向上

ちょっとした、いちいち電話するほどでもない連絡は、今までチャットをしていたのですが、それもアバターで話しかける事に変わり、文字を打つ手間が減り、生産性も上がります。雑談から創造的な会話やアイデアが飛び出すことも。

また、上司に少し相談したい、質問したいとき、リアルオフィスでは気軽にできた質問が、テレワークだとかなりしづらいですよね。いちいちzoomミーティングを設定したりするのは、手間ですし、すぐミーティングは難しいので、後日の確認になってしまいます。

そんなとき、仮想オフィスツールなら、気軽に、すぐ質問、相談ができますので、仕事のスピードアップにつながります。特に、意思決定権がない、部下、新人の人には効果が高いです。

 

メリット③ セミナーや交流会等のイベントで活用できる

最近はウェビナーも増えましたよね。zoom等でも、もちろんできるとは思うのですが、仮想オフィスツールだと、例えば、2人ずつ組になってもらって、10組で作業してもらうとか、そういったことがいくらでもできます。また、一方的に講師が話をするセミナーではなく、交流会などの場合、いたるところで、コミュニケーションを偶発的に起きると思うのですが、zoomでは難しいですよね。仮想オフィスであれば、画面上を参加者が自由に動き回って、交流できますので、リアル交流会と同じ雰囲気でイベントを行う事が出来ます。

こちらの記事でもまとめておりますので、御覧下さいませ↓

 

メリット④ 外部のお客様を呼んでのブランディングに

すごく新しいツールですので、導入して使っているところをお客様に見せると、かなりびっくりされます。新しいITツールを使いこなしているということで、ブランディングにもなります。ツールによっては代理店にもなれますので、ご興味ある方はご相談くださいませ。

 

メリット⑤ 研修、教育での活用も

テレワーク中ですと、新人が、お客様にどういった電話をしているか、全く分からなくなりますよね。仮想オフィス上で声が聞こえてくる設定にしておけば、実際のリアルオフィスで席が隣にあるように、声が聞こえてきます。お客様と重要な話しになった場合は、チャットでアドバイスを送ったりすることも可能。

また、研修授業等も同じ画面内の会議室でできます。zoom等と違って、今、研修授業をやっているということが、回りからわかります。

 

メリット⑥ ステータス管理で、話しかけていいかがすぐわかる

今、お昼休憩中なのか、外出中なのか、それとも話しかければ会話ができるのかのステータス管理機能が付いています。話しかけたのに、返事がないと悲しくなりますが、ステータス管理機能があるので、周りの人に状況を伝えることができます。google work spaceをメインにしていると、こういったステータス管理機能がないので、おすすめです!

 

仮想オフィスのデメリット

①PCのスペックに影響される

音と、3D系は映像も見せる為に、CPUやメモリを消費します。ちなみにネットワークはそれほど使いません。重い3D系のサービスだと、700~800Mくらいメモリを消費するときもあります。

②運用ルールを決めないと、活用しきれない

かなりできる事が多いツールのため、例えば、朝礼や会議はどこで行うのか。自室にこもっていると、声が聞こえないので、会話が全然促進されないなどが弊社でもありました。きちんと運用のルールを決める必要があると思います。ステータス管理機能も自動でなるわけではないので、お昼にいくときに、ステータスを必ず変えるというルールを決めて、きちんと浸透するまで、少し時間がかかると思います。

 

仮想オフィスツールの主な機能

この辺はツールごとに多少異なりますが、以下のような機能があります。

機能 説明
①音声での気軽な会話 常時つなぎっぱなしで、話しかけるツールになります。気軽な音声での会話を促進します。
②会議室でのプライベートな会話 大事な商談やミーティングでは、会議室や個室で行う事で、周りに聞こえなくすることができます。もちろん入室もブロックする事も可能です。
③画面共有 パソコンのデスクトップ上を共有しながらの、話し合いが可能です。
④ビデオミーティング 顔を出しながらの会議も可能です。
⑤チャット 文字でのチャット機能も各サービス付いています。
⑥ステータス管理 こちらも紹介しましたが、現在の状態を周りに伝える機能があります。
⑦多彩な動作(3D系ツールのみ) 笑ったり、怒ったり、拍手したり、握手したり、ダンスしたりと多彩な動きで、コミュニケーションを促進できます。
⑧通知機能 話しかけても返事がない時に、画面上で通知をする機能があります。これにより、気づかなかったをなくします。

 

仮想オフィスツールの料金

サービス名 vribela OASIS sococo Remotty Walkaround Workspace 
料金 月100ドル/10人~ 月額8,500円/30人まで~ 月2500円/1人 月20000円/10人~ 月2500円/1人
最低利用期間 なし 3か月 1か月 6ヶ月以上 1年

相場として、一人当たり、月1000円~2500円くらいですね。

 

まとめ

テレワークで、今後も注目があつまっていく仮想オフィスツール・バーチャルオフィスツール。メリットは、コミュニケーションの促進だけでなく、生産性向上やブランディング、イベントや研修でも活用ができます。要注意なのはスペックの低いPCを使っている場合に、動作が重くなって使いづらくなったりすることと、運用ルールの取り決めをしっかりする必要があるというところです。

価格は、一人当たり、月1000円~2500円になります。

なお、弊社では現在virbela、OASIS、sococo、Remotty、Walkaround Workspaceの5つのサービスを取り扱っております。細かい機能差もお伝えできますし、実際の画面にてご案内も可能です。ご興味ある方は、無料で仮想オフィスツアーやデモも行っておりますので、以下のフォームよりお問い合わせくださいませ。

 

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