Microsoft Listsとは？Excelとの違いと使い方｜Plannerとの使い分け・テンプレート・5,000件の壁【2026年版】

社内の備品台帳、問い合わせ一覧、案件の進み具合。こうした「行が増えていく一覧」を、共有フォルダのExcelで管理している会社は多いはずです。
そして多くの会社で、誰かがファイルを開いていて保存できない、どれが最新か分からない、という小さなトラブルが毎週のように起きています。

この記事では、Microsoft 365に含まれるMicrosoft Lists（リスト）について、Excelとの違い、Plannerとの使い分け、作り方、
そして中小企業がつまずきやすい上限や権限の落とし穴までを、Microsoft公式の情報をもとに整理します。

Microsoft Listsとは？Excelと何が違う？

Microsoft Listsは、情報を行（アイテム）と列で管理する、Microsoft 365のアプリです。
見た目はExcelの表に似ていますが、1行ごとに担当者・状態・期限・添付ファイルを持ち、変更があると担当者に通知を送れるなど、業務の台帳として使うことを前提に作られています。

Microsoft公式の説明では、リストは課題の追跡、資産の管理、イベントの計画、問い合わせの管理などに使えるとされており、Microsoft 365 Listsアプリのほか、SharePointやTeamsからも作成・表示できます。
中身の保存先はSharePointのサイトです。

比べるところ	Excel（共有フォルダ）	Microsoft Lists
同時に書き込めるか	同時編集は可能だが、共有フォルダのファイルだと開いている人がいて保存できないことがある	前提が同時入力。1行ずつ保存されるので上書き事故が起きにくい
誰がいつ変えたか	ファイル単位の履歴。どのセルを誰が変えたかは追いにくい	アイテムごとにバージョン履歴が残り、前の状態に戻せる
入力のブレ	自由に打てるので「済」「完了」「OK」が混在しがち	選択肢・日付・担当者などの列の種類で入力値をそろえられる
通知	標準ではなし	「状態が変わったら担当者にメール」などのルールを設定できる
集計・計算	関数・ピボット・グラフが強い	集計値列やビューのグループ化はあるが、複雑な計算はExcelに出して行う

つまり、計算や分析はExcel、日々の入力と記録はListsという分担が基本です。
Listsのデータは［Excelにエクスポート］で取り出せるので、月末の集計だけExcelで行う運用もできます。

Plannerとどう使い分ける？迷ったらどれを選ぶ？

Microsoft 365には、似た役割のアプリがいくつかあります。よく迷うのがPlannerとの違いです。
見分け方はシンプルで、終わったら役目を終えるものはPlanner、終わってもずっと残しておくものはListsです。

自社に当てはまるもの	結論	そう言い切れる理由
プロジェクトの作業を担当と期限で割り振り、終わったら消していきたい	Planner	かんばん形式で進み具合を見るのが得意。完了したタスクは役目を終える
備品・契約・顧客などを1行ずつ登録し、何年も参照する台帳が欲しい	Lists	列を自由に設計でき、検索・絞り込み・履歴が残る
社外や他部署から受け付けた問い合わせを記録し、対応状況を追いたい	Lists（受付はForms）	Formsで集めた内容をListsに台帳として残し、状態列で追える
売上や原価を集計し、グラフで経営会議に出したい	Excel	計算と分析はExcelのほうが圧倒的に強い
自分ひとりのやることを管理したい	To Do	個人用。Listsにする必要はない

Microsoft Listsの作り方は？どこから作ればいい？

リストは次のどこからでも作れます。会社で使うなら、部署やチームのSharePointサイト（またはTeamsのチーム）に作るのがおすすめです。
個人の［マイリスト］に作ると、作った人しか管理できない台帳になってしまうからです。

作る場所	向いている使い方	注意すること
Microsoft 365のListsアプリ	まず試しに作ってみたいとき	保存先で「マイリスト」を選ぶと個人用になる。業務用はサイトを選ぶ
SharePointサイト（［新規］→［リスト］）	部署の台帳として長く使う	サイトのメンバー＝リストを見られる人になる
Teamsのチャネル（タブ追加）	チームの会話のすぐ横で一覧を見たい	保存先はそのチームのSharePointサイト
既存リストのコピー	支店ごとに同じ形式の台帳を作る	列やビューの設定だけ引き継げる

新しく作るときの4つの始め方

［新しいリスト］を選ぶと、空白のリスト／Excelから／CSVから／既存のリストから／テンプレートの中から始め方を選べます。
初めての場合は、テンプレートを開いて列の作り方を見てから自社用に直すと、設計の迷いが減ります。

既存のExcelを取り込むときの手順

いま使っているExcelをそのままリストにできます。ただし、Excel側で「テーブル」に変換しておく必要があります。

手順	やること	所要の目安
1	Excelで表の範囲を選び、［ホーム］→［テーブルとして書式設定］でテーブルにする	3分
2	1行目が列の名前になっているか確認する（空白の列名や結合セルは直す）	5〜10分
3	Listsで［新しいリスト］→［Excelから］→ファイルを選ぶ	1分
4	取り込み画面で列ごとの種類（テキスト・数値・日付・選択肢など）を確認して作成	5分

Microsoft公式「スプレッドシートに基づいてリストを作成する」を見る ➡

中小企業ではどんな業務に使える？テンプレートはある？

Listsには、資産管理（備品台帳）、問題の追跡、イベントの計画、新入社員のオンボーディングなど、業務別のテンプレートが用意されています。
テンプレートには列・色分け・入力フォームがあらかじめ設定されているので、項目名を自社の言葉に直すだけで使い始められます。

業務	主な列の例	Excelからの改善点
備品・PC台帳	管理番号／状態（利用可能・使用中・修理中・廃止）／使用者（担当者列）／購入日／購入価格	使用者を担当者列で持つので、退職・異動時の回収漏れが一覧で分かる
問い合わせ・クレーム管理	受付日／会社名／内容／担当者／対応状況／完了日	状態が「対応中」のまま3日たったものをビューで絞り込める
契約・更新管理	契約先／契約内容／開始日／更新日／担当者／契約書（添付）	更新日の前に担当者へ通知するルールを作れる
社内申請の受付	申請者／申請日／種類／金額／承認状況	承認が必要なものはPower Automateの承認フローにつなげられる
採用・面接の管理	応募日／応募職種／面接日／評価／結果	閲覧できる人を人事だけに絞ったサイトに置ける

列の種類は何を選べばいい？入力のブレを防ぐには？

Listsの使いやすさは、ほぼ列の設計で決まります。Excelのように何でも自由に入力できる列ばかりにすると、結局あとで集計できなくなります。

列の種類	こんなときに使う	選ばないとどうなるか
選択肢	状態・区分・部署など、決まった値から選ばせたい	「済」「完了」「OK」が混在し、絞り込みで漏れる
担当者（ユーザー）	担当者・使用者・申請者	名前の表記がばらつき、通知の宛先にも使えない
日付と時刻	受付日・期限・更新日	「10/1」「令和8年10月1日」が混在し、並べ替えできない
はい/いいえ	対応済みか、確認済みか	空欄の意味（未対応か不明か）があいまいになる
参照	別のリスト（顧客一覧など）から値を選ぶ	同じ顧客名を何度も手入力し、表記ゆれが増える
集計値	単価×数量、期限までの日数などの計算	Excelに出さないと計算できない

列ごとに「必須」にしたり、既定値を設定したりもできます。最初の設計で状態と担当者だけは必ず選択式にすると決めておくと、後の運用がかなり楽になります。

ビューとルールで何ができる？通知はどう設定する？

ビュー：同じリストを見る人ごとに切り替える

ビューは、同じデータの「見せ方」を保存しておく機能です。
リスト形式・ギャラリー（カード）・カレンダー・ボード（かんばん）で表示でき、「自分が担当のものだけ」「対応中のものだけ」といった絞り込みや並べ替え、グループ化の条件を保存できます。

ルール：変更があったら担当者にメールを送る

［統合］→［ルール］から、「状態が『対応中』に変わったら担当者に通知する」「新しいアイテムが作られたら管理者に知らせる」といった自動通知を、プログラムなしで作れます。

知っておくこと	内容の詳細	実務での対処
日付が近づいたときのルール	1つのリストにつき2個まで作れる	更新日・期限など本当に必要な2つに絞る
条件に使えない列	複数行テキストの列はルールの条件にできない	判定に使う項目は選択肢列で作っておく
通知の宛先	個人や担当者列の人には送れるが、グループのメールアドレスには送れない	部署全員に知らせたい場合はPower Automateを使う
ルールを作れる人	そのリストに書き込める（投稿）権限が必要	閲覧だけの人にルール作成を頼まない
送信元	通知メールは no-reply@sharepointonline.com から届く	迷惑メール扱いにならないよう、社内に事前に周知する

より複雑な処理（承認の依頼、Teamsへの投稿、別のリストへの転記など）は、Power Automateで作ります。
ルールで足りるうちはルール、足りなくなったらPower Automate、という順番がおすすめです。

何件まで入る？「5,000件の壁」とは？

Listsで最も誤解されやすいのが件数の上限です。リストに保存できる件数と、ビューに一度に表示できる件数は別物です。

上限の項目	数値	影響が出る場面
1つのリストに保存できるアイテム数	3,000万件	中小企業の台帳で困ることはまずない
ビューで一度に扱える件数（リストビューのしきい値）	5,000件	絞り込みのないビューや、インデックスのない列での並べ替えが遅くなる・エラーになる
Excelから取り込めるテーブルの行数	5,000行	大きな表は分割してから取り込む
日付が近づいたときのルール	1リストにつき2個	期限通知を何種類も作れない

5,000件のしきい値はSharePoint Onlineでは変更できません。
件数が増えそうな台帳は、最初から年度や状態で絞り込んだビューを既定にし、絞り込みや並べ替えに使う列にはインデックスを設定しておくと、件数が増えても表示が止まりにくくなります。

情シスがつまずきやすい落とし穴は？

起きがちなこと	原因	防ぎ方
作った人が退職したら、誰も列や通知を直せない	個人の［マイリスト］に作っていた、または所有者が1人だけ	部署のSharePointサイトに作り、サイトの所有者を2名以上にする
見せたくない人にまで顧客情報が見える	リストはサイトの権限を引き継ぐので、サイトのメンバー全員が見られる	見せる範囲が違う台帳は別のサイトに置く。アイテムごとの権限設定は乱用しない
取り込みに使った元のExcelが残っている	取り込んだファイルは［サイトのアセット］に保存される	取り込み後に元ファイルを削除する。個人情報の列は取り込む前に消す
部署ごとに似たリストが乱立する	誰でも自由に作れる状態	全社で使う台帳（備品・契約など）は情シスが雛形を作り、コピーして配る
Excelに戻して編集し始める	Excelのほうが慣れているので	入力はリスト、集計だけExcelに書き出す、とルールを1行で決める
通知メールが多すぎて誰も見なくなる	ルールを作りすぎた	通知は「自分が動く必要があるもの」だけに絞る

権限の考え方は、SharePointの権限設計と同じです。「誰に見せるか」でサイトを分けるのが、中小企業では最も事故が少ない方法です。

FormsやPower Appsと組み合わせると何ができる？

組み合わせ	できること	向いている業務
Forms → Lists	フォームで受け付けた内容を、Power Automate経由でリストに1行ずつ追加する	社外からの問い合わせ受付、社内アンケート、備品の申請
Lists → Power Automate	承認の依頼、Teamsへの投稿、期限前のリマインド	経費や購入の申請、契約更新の管理
Lists → Power Apps	リストを元に、スマホで入力しやすい画面を作る	現場の点検記録、外出先からの日報
Lists → Excel	［Excelにエクスポート］で最新データを取り出して集計する	月次の集計、経営会議の資料

どれも、すでにMicrosoft 365を契約している会社なら基本的な範囲は追加費用なしで試せます（Power Appsで使える範囲や、Power Automateで使えるコネクタはライセンスによって異なります）。

料金はかかる？どのプランで使える？

Microsoft Listsは単体で購入する製品ではなく、SharePointを含むMicrosoft 365のプランに含まれています。
Business Basic・Business Standard・Business Premiumなどを契約していれば、追加費用なしで使えます。

一方、Microsoft 365 Apps for businessのようにSharePointが含まれないプランでは使えません。
自社の契約がどれか分からない場合は、Microsoft 365管理センターの［課金］→［お使いの製品］で確認してください。

Listsでは足りなくなるのはどんなとき？

こうなったら	次の選択肢	目安
複雑な承認フローや、顧客ごとの売上管理まで一つで行いたい	kintone・AppSheetなどのノーコードツール	台帳が5つ以上あり、互いに参照し合うようになったら
社外の取引先にも入力してもらいたい	取引先が使えるフォームやポータル	社外ユーザーにサイト権限を配る運用が負担になったら
在庫・販売・請求まで一連で管理したい	販売管理システムなど業務専用のツール	Listsとの転記作業が毎月10時間を超えたら

ツールの切り替えでは、条件を満たせばデジタル化・AI導入補助金を活用できる場合があります。
対象となるツールや補助率は年度ごとに変わり、交付決定前に発注したものは対象外になるため、公募要領で最新の条件を確認するか、専門家にご相談ください。

今日からできる3ステップ

ステップ	やること	所要時間・費用
STEP1	共有フォルダにある「行が増えていくExcel」を1つ選び、テーブルに変換する	10分・0円
STEP2	部署のSharePointサイト（またはTeamsのチーム）で［新しいリスト］→［Excelから］で取り込む	15分・0円
STEP3	状態と担当者の列を選択式に直し、「自分の担当」ビューを1つ作って部署に共有する	20分・0円

3つ合わせて約45分、追加費用はかかりません。最初から全社の台帳を移すのではなく、一番トラブルの多い1つから始めるのが定着のコツです。

Microsoft Listsでよくある質問は？

Q. SharePointのリストとMicrosoft Listsは別のものですか？

A. 同じものです。
Microsoft ListsはSharePointのリストを使いやすくしたアプリで、SharePointサイトに作ったリストはListsアプリからも、Listsで作ったリストはSharePointからも開けます。

Q. スマホからも入力できますか？

A. できます。iPhone・Android向けのMicrosoft Listsアプリがあり、アイテムの追加や編集、写真の添付ができます。
現場での入力が多い場合は、Power Appsで入力画面を作るとさらに使いやすくなります。

Q. Excelで作った関数やマクロも一緒に移せますか？

A. 関数やマクロはそのままでは移りません。単純な計算は集計値列で置き換えられますが、複雑な計算はExcelにエクスポートしてから行う運用にするのが現実的です。

Q. 10名程度の会社でも使う意味はありますか？

A. あります。人数が少ないほど「あの台帳は誰が持っているか」が属人化しやすいためです。Microsoft 365を契約済みなら追加費用はかからないので、まず1つの台帳から試してください。

まとめ：計算はExcel、日々の記録はListsに分ける

Microsoft Listsは、みんなで同時に書き込む台帳を作るためのアプリです。Excelより入力のブレと上書き事故に強く、Plannerより長く残す記録に向いています。
既存のExcelはテーブルにすれば取り込め、SharePointを含むMicrosoft 365のプランなら追加費用もかかりません。

ただし、ビューの5,000件の壁、作った人が退職したときの管理者不在、サイトのメンバー全員に見えるという権限の仕組みは、最初に押さえておく必要があります。
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