Exchange Onlineとは？機能、メリット・デメリットを徹底解説
近年、様々なメールシステムが続々と登場しています。コスト削減を目的によりコスパが良いメールシステムを利用したいと考えている人は多いのではないでしょうか。
Microsoft社が提供している「Exchange Online 」 は、メールサーバーを自社で構築しなくても、メールはもちろんスケジュール管理やセキュリティの強化なども併せて行えます。
本記事では、Exchange Onlineの機能、メリット・デメリットについて解説します。
なお、Exchangeが使えるMicorosoft３６５のプランはこちらでご確認いただけます！
Exchange Onlineとは
Exchange Onlineとは、Microsoft社が提供しているクラウド型のサービスです。Microsoft社が提供している「Microsoft Exchange Server」のクラウド版になります。
メールアプリケーションのOutlookとの違いは、メールサーバーかメールクライアントソフトかの違いです。例えば、Outlookにはメールサーバー機能はないため、Outlookのみでメールの送受信は行えません。
逆に、Exchangeはメールサーバーなので、実際メールを作成する画面や受信したメールを読むための画面がありません。
つまり、「Exchange」というメールサーバーと「Outlook」というメールソフトの2つがそろって初めて、
メール送受信が可能となるんです。
これまで、メールを利用するためにはプロバイダーと契約して、プロバイダーのメールサービスを使うケースがほとんどであり、自社でメールサーバーの管理を行うには多大な手間とコストがかかっていました。
しかし、Microsoft Exchange Serverではメールサーバー機能が無いため、管理コストを下げることが可能となります。
Exchange Onlineの主な搭載機能・特徴
Exchange Onlineの主な搭載機能は下記の通りです。
①スケジュールを共有できる
オンライン上のOutlookでは、他のメンバーとのスケジュールの共有・確認が可能です。また、組織外のメンバーと共有したい場合は、スケジュール範囲を事前に指定できます。
②様々なデバイスからアクセスできる
オンラインOutlookは、様々なデバイスからアクセスできる点も特徴です。例えば、下記のデバイスからアクセスできます。
- Windows Phone
- Windows 8 タブレット
- Android
- iOS デバイス (iPhone および iPad)
また、クラウドサービスであるため、場所を問わずどこからでもアクセスできます。外での作業やテレワークに非常に最適だと言えるでしょう。
③ウイルス・スパム対策
Exchange Onlineでは「Exchange Online Protection (EOP)」と呼ばれるクラウド型のフィルターサービスを搭載しています。
受信メールは、接続フィルター→マルウェア検査→ポリシーフィルター処理→コンテンツフィルター (スパム対策・スプーフィング対策)という流れでメールボックスに到達します。スパムメールやウイルスをメールを開封する前に検知・削除できるようになるでしょう。
Exchange Onlineのメリット
Exchange Onlineは、通常のメールサービスよりも様々なメリットがあります。
例えば、下記のようなメリットがあります。
メリット①サイズが大きいファイルでも添付できる
Exchange Onlineでは、最大150MBまでの添付ファイルの送信が可能です。
※同じクラウド型のメールサービスであるGmailの場合、添付ファイルの大きさは最大25MBとなっています。
Exchange Onlineは、サイズの大きい画像や画像や表が多く含まれているPowerPointなどの資料であっても、制限を受けることなく送信できるでしょう。
メリット②保存容量が大きい
メールの保存容量が大きい点もExchange Onlineのメリットです。一番安価なプランでも、50GBの保存容量が保証されています。
仮に50GBで足りない場合は、100GBや1.5TBにグレートアップすることも可能です。
メリット③セキュリティレベルが高い
Exchange Onlineでは、「Exchange Online Protection」というマルウェア・スパム対策の保護機能を利用できるため、セキュリティレベルも非常に高いです。
また、監視ログやセキュリティレポートも取得できるため、管理者の負担も軽減できるでしょう。
メリット④メールサーバーのコストがかからない
メールサーバーの運用には、オンプレミス・クラウド問わず導入費用や運用費用、人件費など多くのコストが発生します。
Exchange Onlineはクラウドメールサービスであるため、メールサーバーを運用する必要がありません。したがって、メールサーバーの運用にかかっていたコストを削減できます。
Exchange Onlineのデメリット
Exchange Onlineのデメリットは下記の通りです。
デメリット①障害発生時はMicrosoft社の対応に依存することになる
前述した通り、Exchange OnlineはMicrosoft社が提供しているサービスです。障害が発生した際にはMicrosoft社の対応を待たなければなりません。
自分たちで速やかに復旧対応を行えない点は、いち早く復旧させたい時にはデメリットになるでしょう。
デメリット②突発的なアップデートや仕様変更に対応する必要がある
Exchange Onlineはクラウドサービスということもあり、突発的なアップデートや仕様変更が発生する可能性があります。そのため、利用できた機能が急に利用できなくなると言う可能性もあるので、注意しなければいけません。
Exchange Onlineの利点と注意点は？
メール基盤は機能比較でなく、保守負担と業務継続性まで含めて評価することが重要です。観点は次のとおりです。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 保守不要 | 自前サーバの構築・更改・障害対応が不要で、運用負荷を下げられる |
| 可用性・安全 | 可用性・迷惑メール対策・セキュリティを基盤側に任せられる |
| 統制 | 独自ドメイン運用、共有予定/連絡先、管理者によるアカウント統制ができる |
| 注意点 | クラウド/契約・ネット依存、移行作業、要件に合うプラン選定が必要 |
ポイントは、メールは止まると業務に直結するため、機能だけでなく『保守を任せられるか・移行で止めないか』で評価する点です。安易な移行はメール停止事故になります。保守負担と移行設計まで含めて判断することが、出発点になります。なお料金・条件は改定されるため、
必ず公式の一次情報で確認することが前提です。
中小企業はどう判断すべきか？
導入是非は、要件整理と移行設計を踏まえて判断することが重要です。押さえる進め方は次のとおりです。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 要件整理 | 利用人数・必要容量・共有/統制要件・既存メール環境を洗い出す |
| プラン確認 | 要件に合うプランと価格・条件を公式の一次情報で確認する |
| 移行設計 | DNS/MX切替の順序とタイミング、旧環境の並行受信でメールを止めない |
| 運用整備 | アカウント発行/失効、迷惑メール・共有設定、退職時処理を運用に組み込む |
最大のつまずきは、移行設計を欠いてメールが停止・欠落することです。当社は中小企業のメール基盤の選定・移行を、要件整理から移行設計・運用整備まで伴走支援しています。要件と公式の最新条件を起点に、メールを止めない移行で判断することが、失敗しない要点になります。
なお最終的には、評判や機能数でなく自社の現状と業務に優先順位を付け、無理なく続けられる体制に落とし込むことが、投資を成果へ結びつける近道になります。
Exchange Online判断チェック
Exchange Onlineの機能とメリット・デメリットとは、Microsoftのクラウド型メール基盤Exchange Onlineの機能とメリット・デメリットのことで、機能比較でなく保守負担と業務継続性まで含めて評価することが重要です。
自前サーバの構築・更改・障害対応が不要で運用負荷を下げられ、可用性・迷惑メール対策・セキュリティを基盤側に任せられ、独自ドメイン運用や共有予定/連絡先・管理者によるアカウント統制ができる一方、クラウド/契約・ネット依存、移行作業、
要件に合うプラン選定が必要です。
メールは止まると業務に直結するため機能だけでなく保守を任せられるか・移行で止めないかで評価し、安易な移行はメール停止事故になります。
利用人数・容量・共有/統制要件・既存環境の洗い出し、要件に合うプランと価格・条件の公式確認、DNS/MX切替の順序とタイミング・旧環境並行受信でメールを止めない移行設計、アカウント発行/失効・迷惑メール/共有設定・退職時処理の運用整備が要点で、
移行設計を欠いてメールが停止・欠落する失敗を避け、要件と公式条件を起点にメールを止めない移行で判断することが要点となります。
以下に、押さえるべき要点とその内容を整理します。
| 項目 | ポイント | 解説 |
|---|---|---|
| 保守 | 負担軽減 | サーバ構築・障害対応不要 |
| 安全 | 基盤任せ | 可用性・迷惑メール対策 |
| 統制 | 管理可能 | 独自ドメイン・アカウント |
| 価格 | 公式で最新 | 要件に合うプラン確認 |
| 移行 | 止めない | MX切替・並行受信 |
より詳しい一次情報は公式の解説もあわせてご確認ください。
この記事のよくある質問（FAQ）
本記事に関して、よく寄せられる質問をまとめました。
Q. Exchange Onlineとは何ですか？
A. Microsoftのクラウド型メール基盤です。独自ドメインのメール、予定表・連絡先共有、迷惑メール対策、管理者統制を備え、サーバ運用なしで利用できます。
Q. メリットは何ですか？
A. 自前メールサーバの構築・保守が不要で、可用性・セキュリティ・管理を任せられます。容量や統制も業務向けで、運用負荷を下げられます。
Q. デメリットや注意点は？
A. クラウド/契約への依存、ネット前提、移行作業の負担があります。要件に合うプラン選定と、メールを止めない移行設計が前提になります。
Q. 中小企業に向きますか？
A. メールサーバの保守負担を避け、独自ドメインで安定運用したい中小企業に向きます。最新の料金・条件は公式の一次情報で確認することが前提です。
関連情報・お問い合わせ
まとめ
今回は、Exchange Onlineの機能、メリット・デメリットについて解説しました。
Exchange Onlineはメール機能も非常に優れていますが、セキュリティの強化や管理コストの削減にも繋がります。Exchange Onlineの搭載機能を使いこなして、業務効率化に繋げていきましょう！
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