Sharepointとは？機能、メリット・デメリットを徹底解説
企業で働いている方は、日常的にPCを使用し、様々なシステムやソフトウェアを活用しながら業務を行なっていると思います。その中でも、「Microsoft365」のツールを利用されている方は多いのではないでしょうか。
Microsoft365の中でもWordやExcel、PowerPointなどは使われる頻度が高いですが、「SharePoint」という組織向けのファイル共有サービスもあります。
本記事では、SharePointの特徴や搭載機能、メリット・デメリットについて解説します。
Microsoft365については以下の記事で解説しています！
SharePointとは
SharePointは、Microsoft社が提供している組織内でファイルやデータを共有・管理できるサービスのことです。
Microsoft365(Office365)に含まれているサービスとなります。
同じファイルをクラウドに保管するサービスとして「OneDrive」がありますが、OneDriveは共有には向いておらず、そのユーザー個人向けのサービス、SharePointは組織みんなで使うサービスといった違いがあります。
SharePointは、Microsoft EdgeやGoogle Chromeなどのブラウザ上でも動作が可能な点が特徴です。そのため、オフィスの外からでも自由にアクセスできるので、テレワークとも非常に相性が良いと言えるでしょう。
SharePointの主な機能
SharePointは「share」という名前の通り社内のデータ共有がメインですが、他にも多くの機能を搭載しています。
ここでは、SharePointの主な機能を3つ紹介します。
ポータルサイト作成機能
SharePointでは、社内や組織内限定で公開する「ポータルサイト」を作成できます。
ポータルサイトとは、情報にアクセスするための入口となるサイトのことです。
企業が社内ポータルサイトを作ることで、全社員用の社内情報共有の場を設けられます。一点に情報を集約し共有できるので、運営面でも一元管理を行えるメリットがあります。
利用する社員は、1つの入口からファイルの確認や、様々な社内情報へアクセスできるため、業務を円滑に行えるようになるでしょう。
また、社内全体とは別に部署・チームごとにポータルサイトも作成できます。部署ごとにサイトへの入口が分かれるため、自分の部署内だけでの情報共有、共同作業も可能です。
ファイル共有機能
SharePointは、ドキュメントや画像データなどの「ファイル共有」を簡単に行えます。
ポータルサイト作成を行って決められたメンバーに共有することで、ファイルの閲覧や、複数人で同時に作業することが可能です。また、アップロードされたファイルはデータベースとして保管され、必要な時に必要な情報を確認できるようになります。
ワークフロー機能
業務の一連の流れを自動化できる「ワークフロー機能」も搭載しています。
例えば、申請→承認→決済という流れは、紙媒体や手動で行われることが多く、「申請書類の紛失リスク」「承認の進捗状況が分かりにくい」「1つ1つのフローが手動で円滑に進まない」などの問題が起きやすい状態でした。
SharePointを使用すれば、申請から承認までのワークフローをオンラインシステム上で構築できます。承認の進捗はその都度問い合わせることなく、状況確認を簡単に行えます。
日々の業務をワークフローで自動化し、明確にすることで、業務効率化に繋げられるでしょう。
SharePointのメリット
ここでは、SharePointの代表的なメリットを紹介します。
メリット①Microsoft365と連携できる
SharePointを利用する最大のメリットはMicrosoft365の他ツールと連携できることです。
SharePointを活用すれば、SharePoint上でWordやExcelファイルを共有できますし、複数人で同時に編集することも可能です。共有後の追記や修正は、SharePoint上でスムーズに対応することができます。
他にもOutlookやTeamsなども連携が可能で、Microsoft365のサービスとの親和性が高い点が一番のメリットだと言えるでしょう。
メリット②セキュリティ面で安全性が高い
SharePointは、セキュリティ面での安全性も強みです。
情報共有を行うツールとして、情報漏洩に対するセキュリティ対策は必須です。SharePointはMicrosoft社のセキュリティ管理のもと、外部からの不正アクセスやサイバー攻撃に対して、万全の対策が施されています。また、社内でもユーザー毎に適したアクセス制限をかけることで、内部的なセキュリティ対策もコントロールできます。
SharePointのデメリット
SharePointのデメリットは下記の通りです。
デメリット①構築に少し知識が必要
一番初め、sharepointのページに入ったときに、何をしていいか全くわからず、固まってしまうと思います。
そこまでITに詳しい方でなくても、問題なく作りこみができますが、sharepoint独特の設定のやり方がありますので、
全く何もわからない方だと、使いづらいと思います。
デメリット②サイトのデザイン性が低い
SharePointでは、ポータルサイトを作成する際に、標準でテンプレートが用意されています。
テンプレートで作るサイトはシンプルになりやすく、もしデザイン性を求めるのであれば、デメリットになる可能性があります。
しかし、テンプレートには多くのレイアウトが備わっています。デザインに関する専門的な知識がなくても簡単にサイトを作成できるのはメリットとも言えます。
SharePointの利用事例
会議議事録として
会議の議事録を全てsharepointにすることで、すべての会議時の議事録を、全社員が閲覧できるようになります。もちろん、閲覧権限を分けることも可能です。「あの会議の議事録どこいったっけ？」はなくなりますね。
ワークフローを利用して、各種申請に活用
ワークフロー機能を使って、有給や稟議などの各種申請をsharepointで作ることができます。
社内SNSとして活用
sharepoint上にyammerやteamsを表示させることもできますので、SNSとして使うことも可能です。
SharePointの利点と注意点は？
SharePointは導入すれば効果が出るのでなく、設計と運用が成否を分けます。観点は次のとおりです。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 利点・集約 | 部署/案件サイトに情報を集約し、散在と属人化を解消できる |
| 利点・統制 | 権限管理と版管理で、見せる範囲の制御と上書き事故の防止ができる |
| 注意・乱立 | 設計なくサイトを増やすと、かえって情報が散在し検索性が下がる |
| 注意・権限事故 | 権限設計の不備は、情報漏えいや過剰共有の原因になる |
ポイントは、メリットは『構成と権限を設計してこそ』現れ、設計を怠るとデメリットが前面に出る点です。ファイルサーバの置き換え感覚で乱立させると失敗します。利点と注意点を踏まえ、設計前提で導入することが、出発点になります。なお最終的には、
評判や機能数でなく自社の現状と業務に優先順位を付け、無理なく続けられる体制に落とし込むことが、投資を成果へ結びつける近道になります。
中小企業はどう導入すべきか？
導入は、構成・権限・運用ルールを先に固めてから展開することが重要です。押さえる進め方は次のとおりです。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 目的整理 | 何の情報を、誰に、どう共有したいかを明確にする |
| サイト設計 | 部署・案件などの作成単位と命名規則・粒度を統一する |
| 権限設計 | 最小権限と外部共有可否、機密区分ごとのアクセス制御を定める |
| 運用ルール | 更新担当、棚卸し・廃止、利用者教育を運用に組み込む |
最大のつまずきは、設計なく各自がサイトを作り、散在・権限事故で逆に使いにくくなることです。当社は中小企業の情報共有基盤の設計・運用を、目的整理からサイト・権限・運用ルール整備まで伴走支援しています。設計前提で導入し運用ルールを整えることが、
失敗しない要点になります。なお最終的には、評判や機能数でなく自社の現状と業務に優先順位を付け、無理なく続けられる体制に落とし込むことが、投資を成果へ結びつける近道になります。
SharePoint導入チェック
SharePointの機能とメリット・デメリットとは、SharePointの機能とメリット・デメリットのことで、導入すれば効果が出るのでなく設計と運用が成否を分けます。
部署/案件サイトに情報を集約し散在と属人化を解消でき、権限管理と版管理で見せる範囲の制御と上書き事故防止ができる一方、設計なくサイトを増やすとかえって情報が散在し検索性が下がり、権限設計の不備は情報漏えいや過剰共有の原因になります。
メリットは構成と権限を設計してこそ現れ、設計を怠るとデメリットが前面に出て、ファイルサーバの置き換え感覚で乱立させると失敗します。
何の情報を誰にどう共有したいかの目的整理、部署・案件などの作成単位と命名規則・粒度の統一、最小権限と外部共有可否・機密区分ごとのアクセス制御、更新担当・棚卸し/廃止・利用者教育の運用ルールが要点で、
設計なく各自がサイトを作り散在・権限事故で使いにくくなる失敗を避け、設計前提で導入し運用ルールを整えることが要点となります。
以下に、押さえるべき要点とその内容を整理します。
| 項目 | ポイント | 解説 |
|---|---|---|
| 集約 | 属人化解消 | 案件・部署サイト |
| 統制 | 事故防止 | 権限管理・版管理 |
| 乱立 | 散在注意 | 命名・粒度を統一 |
| 権限 | 漏えい防止 | 最小権限・外部共有 |
| 運用 | 定着 | 棚卸し・教育 |
より詳しい一次情報は公式の解説もあわせてご確認ください。
この記事のよくある質問（FAQ）
本記事に関して、よく寄せられる質問をまとめました。
Q. SharePointの主な機能は？
A. サイト単位の文書管理・共有、権限管理、共同編集とバージョン管理、横断検索、Teams等との連携が主な機能です。組織の情報基盤になります。
Q. メリットは何ですか？
A. 情報の集約と属人化解消、権限による安全な共有、版管理による事故防止、検索・連携による業務効率化が主なメリットです。
Q. デメリットや注意点は？
A. 設計なく使うとサイト乱立や権限事故で情報散在・漏えいが起こります。構成・権限・運用ルールの設計と、利用者の習熟が前提になります。
Q. 中小企業に向きますか？
A. M365利用企業なら追加導入なく情報基盤を整えられ向きます。ただし設計と運用ルールを欠くと定着せず逆効果になる点に注意します。
関連情報・お問い合わせ
まとめ
今回は、SharePointの特徴や搭載機能、メリット・デメリットについて解説しました。
SharePointの最大の強みは、ファイルやデータの情報共有です。他にもポータルサイトの作成、ワークフローの活用など、多くの業務で活用できます。
また、SharePointは、オンライン上での情報共有、社内のコミュニケーションが図れるツールとして、テレワークとも相性が良いです。Microsoft365を導入されている企業では、他サービスとのシームレスな連携も行えます。
業務効率化を図るツールとして、社内のニーズに合わせてSharePointの活用を検討してみてはいかがでしょうか。
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