Sharepointとは？機能、メリット・デメリットを徹底解説
企業で働いている方は、日常的にPCを使用し、様々なシステムやソフトウェアを活用しながら業務を行なっていると思います。その中でも、「Microsoft365」のツールを利用されている方は多いのではないでしょうか。
Microsoft365の中でもWordやExcel、PowerPointなどは使われる頻度が高いですが、「SharePoint」という組織向けのファイル共有サービスもあります。
本記事では、SharePointの特徴や搭載機能、メリット・デメリットについて解説します。
Microsoft365については以下の記事で解説しています！
SharePointとは
SharePointは、Microsoft社が提供している組織内でファイルやデータを共有・管理できるサービスのことです。
Microsoft365(Office365)に含まれているサービスとなります。
同じファイルをクラウドに保管するサービスとして「OneDrive」がありますが、OneDriveは共有には向いておらず、そのユーザー個人向けのサービス、SharePointは組織みんなで使うサービスといった違いがあります。
SharePointは、Microsoft EdgeやGoogle Chromeなどのブラウザ上でも動作が可能な点が特徴です。そのため、オフィスの外からでも自由にアクセスできるので、テレワークとも非常に相性が良いと言えるでしょう。
SharePointの主な機能
SharePointは「share」という名前の通り社内のデータ共有がメインですが、他にも多くの機能を搭載しています。
ここでは、SharePointの主な機能を3つ紹介します。
ポータルサイト作成機能
SharePointでは、社内や組織内限定で公開する「ポータルサイト」を作成できます。
ポータルサイトとは、情報にアクセスするための入口となるサイトのことです。
企業が社内ポータルサイトを作ることで、全社員用の社内情報共有の場を設けられます。一点に情報を集約し共有できるので、運営面でも一元管理を行えるメリットがあります。
利用する社員は、1つの入口からファイルの確認や、様々な社内情報へアクセスできるため、業務を円滑に行えるようになるでしょう。
また、社内全体とは別に部署・チームごとにポータルサイトも作成できます。部署ごとにサイトへの入口が分かれるため、自分の部署内だけでの情報共有、共同作業も可能です。
ファイル共有機能
SharePointは、ドキュメントや画像データなどの「ファイル共有」を簡単に行えます。
ポータルサイト作成を行って決められたメンバーに共有することで、ファイルの閲覧や、複数人で同時に作業することが可能です。また、アップロードされたファイルはデータベースとして保管され、必要な時に必要な情報を確認できるようになります。
ワークフロー機能
業務の一連の流れを自動化できる「ワークフロー機能」も搭載しています。
例えば、申請→承認→決済という流れは、紙媒体や手動で行われることが多く、「申請書類の紛失リスク」「承認の進捗状況が分かりにくい」「1つ1つのフローが手動で円滑に進まない」などの問題が起きやすい状態でした。
SharePointを使用すれば、申請から承認までのワークフローをオンラインシステム上で構築できます。承認の進捗はその都度問い合わせることなく、状況確認を簡単に行えます。
日々の業務をワークフローで自動化し、明確にすることで、業務効率化に繋げられるでしょう。
SharePointのメリット
ここでは、SharePointの代表的なメリットを紹介します。
メリット①Microsoft365と連携できる
SharePointを利用する最大のメリットはMicrosoft365の他ツールと連携できることです。
SharePointを活用すれば、SharePoint上でWordやExcelファイルを共有できますし、複数人で同時に編集することも可能です。共有後の追記や修正は、SharePoint上でスムーズに対応することができます。
他にもOutlookやTeamsなども連携が可能で、Microsoft365のサービスとの親和性が高い点が一番のメリットだと言えるでしょう。
メリット②セキュリティ面で安全性が高い
SharePointは、セキュリティ面での安全性も強みです。
情報共有を行うツールとして、情報漏洩に対するセキュリティ対策は必須です。SharePointはMicrosoft社のセキュリティ管理のもと、外部からの不正アクセスやサイバー攻撃に対して、万全の対策が施されています。また、社内でもユーザー毎に適したアクセス制限をかけることで、内部的なセキュリティ対策もコントロールできます。
SharePointのデメリット
SharePointのデメリットは下記の通りです。
デメリット①構築に少し知識が必要
一番初め、sharepointのページに入ったときに、何をしていいか全くわからず、固まってしまうと思います。
そこまでITに詳しい方でなくても、問題なく作りこみができますが、sharepoint独特の設定のやり方がありますので、
全く何もわからない方だと、使いづらいと思います。
デメリット②サイトのデザイン性が低い
SharePointでは、ポータルサイトを作成する際に、標準でテンプレートが用意されています。
テンプレートで作るサイトはシンプルになりやすく、もしデザイン性を求めるのであれば、デメリットになる可能性があります。
しかし、テンプレートには多くのレイアウトが備わっています。デザインに関する専門的な知識がなくても簡単にサイトを作成できるのはメリットとも言えます。
SharePointの利用事例
会議議事録として
会議の議事録を全てsharepointにすることで、すべての会議時の議事録を、全社員が閲覧できるようになります。もちろん、閲覧権限を分けることも可能です。「あの会議の議事録どこいったっけ？」はなくなりますね。
ワークフローを利用して、各種申請に活用
ワークフロー機能を使って、有給や稟議などの各種申請をsharepointで作ることができます。
社内SNSとして活用
sharepoint上にyammerやteamsを表示させることもできますので、SNSとして使うことも可能です。
まとめ
今回は、SharePointの特徴や搭載機能、メリット・デメリットについて解説しました。
SharePointの最大の強みは、ファイルやデータの情報共有です。他にもポータルサイトの作成、ワークフローの活用など、多くの業務で活用できます。
また、SharePointは、オンライン上での情報共有、社内のコミュニケーションが図れるツールとして、テレワークとも相性が良いです。Microsoft365を導入されている企業では、他サービスとのシームレスな連携も行えます。
業務効率化を図るツールとして、社内のニーズに合わせてSharePointの活用を検討してみてはいかがでしょうか。
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