SharePointの機能、使い方をわかりやすく解説

最終更新日：2026年5月20日（水）

GoogleWorkspace、Microsoft365

「SharePoint」は、Microsoft社が提供している組織向けのファイル共有サービスです。SharePointはファイル共有や情報共有を行えるサービスとして有名ですが、実は他にも様々な機能を搭載しています。

本記事では、SharePointの機能と使い方について詳しく解説していきます。

SharePointとは

SharePointは、Microsoft社が提供している組織内でファイルやデータを共有・管理できるサービスのことです。

同じファイル共有サービスとして「OneDrive」がありますが、OneDriveは個人向けのサービス、SharePointは組織向けのサービスといった違いがあります。

また、Microsoft EdgeやGoogle Chromeなどのブラウザ上でも動かせるので、デバイスや場所を問わずに利用できます。そのため、テレワークの働き方とも非常に相性が良いサービスだと言えるでしょう。

SharePointはMicrosoft365に付帯するサービスと言ってしまってもいいと思います。

Microsoft365については以下の記事で解説しています↓

2022.04.06

Microsoft365とは？初心者向けに分かりやすく徹底解説

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SharePointの料金プラン

SharePointの単体プランは2種類あります。料金と主な搭載機能は下記の通りです。

プラン名	SharePoint Online プラン1	SharePoint Online プラン2
料金(年契約での月額料金)	540円(税抜)	1,090円(税抜)
チームサイトの作成	〇	〇
ワークフロー	〇	〇
コンテンツ管理	〇	〇
エンタープライズ検索	–	〇
コンプライアンス対応	–	〇

基本的な搭載機能はほぼ同じですが、プラン2の方がエンタープライズ検索やコンプライアンス対応など、高度な機能を搭載しています。

しかし、SharePointは「Microsoft365」にも含まれています。普段の業務で他のMicrosoft365のツールも使う場合、SharePointを単体で購入するよりも「Microsoft365」から利用した方がお得です。

プラン名	Microsoft 365 Business Premium	Microsoft 365 E3
料金(年契約での月額料金)	2,390円(税抜)	3,910円(税抜)
Officeアプリ	〇	〇
OneDrive for Business	〇	〇
SharePoint Online	〇	〇
エンタープライズ検索	–	〇
フィルター検索	–	〇
コンプライアンス対応	–	〇
電子情報開示のエクスポート	–	〇

Microsoft365の料金プランは、下記の記事で詳しく解説しています。こちらも参考にしてみてください！

2022.10.04

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SharePointの主な機能

SharePointは社内のデータ共有以外にも多くの機能を搭載しています。

ここでは、SharePointの主な機能の使い方を解説します。

ポータルサイトの作成

SharePointでは、社内や組織内限定で公開する「ポータルサイト」を作成できます。

ポータルサイトの作成方法は下記の通りです。

①SharePoint Onlineのトップから「＋サイト作成」をクリックする。

SharePoint 操作画面

②「チームサイト」「コミュニケーションサイト」を選択する。

③任意のサイト名を入力する。

④新しいサイトが追加される。

以上となります！

また、右上にある「共有」からでも簡単にリンクを送信できます。

①SharePoint Onlineのトップ画面右上の「共有」をクリックする。

②送りたい相手のメールアドレスを入力する。

③「送信」をクリックする。

社内ポータルサイトを作ることで、情報を一点に集約し共有でき、一元管理できるようになります。

また、社員は1つの入口からファイルの確認や様々な社内情報へアクセスできるようになるので、業務を円滑に行えるようになるでしょう。

また、ポータルサイトは部署・チームごとにも作成できます。部署ごとにサイトへの入口が分かれるため、部署内だけでの情報共有、共同作業も可能です。

ファイルの共有

SharePointは、ドキュメントや画像データなどの「ファイル共有」を簡単に行えます。

ファイルの共有方法は、下記の通りです。

①共有するファイルのリンクを選択して「リンクのコピー」をクリックする。

②リンクをメールやチャットで送信する。

「ファイル共有」ではファイルの閲覧や複数人での同時作業が可能です。また、アップロードされたファイルはデータベースとして保管され、必要な時に必要な情報を確認できるようになります。

ワークフロー機能

業務の一連の流れを自動化できる「ワークフロー機能」も搭載しています。

SharePointを使用すれば、申請から承認までのワークフローをオンラインシステム上で構築できます。承認の進捗はその都度問い合わせることなく、状況確認を簡単に行えます。

日々の業務をワークフローで自動化することで、業務効率化に繋げられるでしょう。

SharePointの使い方の例

ここまで紹介したSharePointの機能を活かすやり方はたくさんあります。

ここでは、SharePointの使い方の例を紹介します。

情報漏洩のリスクを軽減させる

SharePointでは、アクセス制限を自由に設定できます。アクセスできる社員を詳細に設定しておくことで、情報漏洩などのリスクを軽減させることが可能となります。

また、アクセス権限に加えて、機密情報などの重要なファイルを暗号化しておく方法も有効です。

企業内にあるファイルを一括検索する

SharePointの「エンタープライズ検索」を利用すれば、企業内にある全ファイルを一括で検索できます。一括検索することで、目的のファイルやデータを即座に見つけられるようになるでしょう。

Microsoft製品と連携して使う

SharePointはMicrosoft社の製品ということもあり、他の製品と簡単に連携できるのが特徴です。例えば、WordやExcelのファイルを確認したり、Outlookのスケジュールと連携させたり、色々な活用方法があります。

SharePointは何に使うのか？

SharePointは単なる共有フォルダでなく、情報共有と統制の基盤として捉えることが重要です。観点は次のとおりです。

項目	内容
集約	部署・案件単位のサイトに文書や情報をまとめ、散在を防ぐ
権限管理	サイト/ライブラリ単位でアクセス権を制御し、見せる範囲を統制できる
共同編集と版管理	同時編集やバージョン管理で、最新版の混乱や上書き事故を防ぐ
検索・連携	横断検索やTeams等との連携で、必要情報に早く到達できる

ポイントは、ファイル置き場でなく『誰に何を見せ、どう探せるか』を設計してこそ価値が出る点です。設計なくサイトを乱立させると逆に散在・漏えいします。サイト構成と権限の設計が、活用の出発点になります。なお最終的には、

評判や機能数でなく自社の現状と業務に優先順位を付け、無理なく続けられる体制に落とし込むことが、投資を成果へ結びつける近道になります。

中小企業はどう運用すべき？

SharePointは、構成と権限・運用ルールを決めてから展開することが重要です。押さえる進め方は次のとおりです。

項目	内容
サイト設計	部署・案件など、どの単位でサイトを作るか方針を決める
権限設計	アクセス権の付与単位と最小権限、外部共有の可否を定める
命名・粒度	命名規則と粒度を統一し、似たサイトの乱立を防ぐ
ライフサイクル	作成・棚卸し・廃止のルールと担当を決め、情報の陳腐化を防ぐ

最大のつまずきは、設計なく各自がサイト/フォルダを作り、情報散在と権限事故を招くことです。当社は中小企業の情報共有基盤の設計・運用を、サイト設計から権限・運用ルール整備まで伴走支援しています。構成と権限を先に設計することが、定着の要点になります。

なお最終的には、評判や機能数でなく自社の現状と業務に優先順位を付け、無理なく続けられる体制に落とし込むことが、投資を成果へ結びつける近道になります。

SharePoint活用チェック

SharePointの機能と使い方とは、Microsoft 365の情報共有・文書管理基盤であるSharePointの機能と使い方のことで、単なる共有フォルダでなく情報共有と統制の基盤として捉えることが重要です。

部署・案件単位のサイトに文書や情報をまとめ散在を防ぎ、サイト/ライブラリ単位でアクセス権を制御し見せる範囲を統制でき、同時編集やバージョン管理で最新版の混乱や上書き事故を防ぎ、横断検索やTeams等との連携で必要情報に早く到達できます。

ファイル置き場でなく誰に何を見せどう探せるかを設計してこそ価値が出て、設計なくサイトを乱立させると逆に散在・漏えいします。

部署・案件など作る単位の方針決定、アクセス権の付与単位と最小権限・外部共有可否の権限設計、命名規則と粒度の統一、作成・棚卸し・廃止のルールと担当のライフサイクル管理が要点で、設計なく各自がサイト/フォルダを作り情報散在と権限事故を招く失敗を避け、

構成と権限を先に設計することが要点となります。

以下に、押さえるべき要点とその内容を整理します。

項目	ポイント	解説
集約	散在防止	案件・部署単位サイト
権限	範囲統制	最小権限・外部共有可否
版管理	事故防止	同時編集・バージョン
構成	乱立防止	命名・粒度を統一
運用	陳腐化防止	棚卸し・廃止ルール

より詳しい一次情報は公式の解説もあわせてご確認ください。

Microsoft 365 公式（一次情報） ➡

この記事のよくある質問（FAQ）

本記事に関して、よく寄せられる質問をまとめました。

Q. SharePointとは何ですか？

A. Microsoft 365の情報共有・文書管理基盤です。サイト単位でファイルや情報を集約し、権限管理・検索・共同編集を行えます。

Q. OneDriveと何が違いますか？

A. OneDriveは主に個人のファイル領域、SharePointはチーム・組織でサイト単位に情報を集約・共有する基盤です。用途と共有範囲が異なります。

Q. 中小企業に役立ちますか？

A. 部署・案件ごとに情報を集約し属人化や散在を解消できます。M365利用企業なら追加導入なく活かせ、権限設計と運用ルールが定着の鍵です。

Q. 活用の注意点は？

A. サイト乱立や権限設計の不備で情報が散在・漏えいします。サイト構成・命名・権限・ライフサイクルのルールを決めることが前提です。

まとめ

今回は、SharePointの機能、使い方について解説しました。

SharePointは、オンライン上での情報共有が主な機能ですが、Microsoftの他サービスとの連携することで様々な業務を効率的に行えるようになります。

業務効率化を図るツールとして、SharePointの導入を検討してみてくたさい！

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