googleドキュメント　社員で共有できるカスタムテンプレートを格納する方法

最終更新日：2026年5月20日（水）

GoogleWorkspace、Microsoft365

みなさん、こんにちは！

googleドキュメントやスライドで社員で共有できるカスタムテンプレートを格納する方法、みなさんご存じですか？

こちらはGoogleWorkspaceのbusiness standard以上のプランで利用できる機能です。

短めの手順動画を作成したので、気になる方はぜひ参照ください↓

まずテンプレートを格納する場所ですが、ドキュメントを開いたら

右上の「テンプレートギャラリー」をクリック！

テンプレートが沢山でてくると思いますが

管理コンソール上で組織でカスタムテンプレートを有効　にしてあれば、

このように、会社用のカスタムテンプレートを格納する場所のタブが使えるので、

そちらをクリックしましょう。

クリックした先に社内共有するカスタムテンプレートを格納します。

まず「テンプレートを送信」から「ドキュメントを選択」をクリックして

格納したいテンプレートを選び「開く」で進むとカテゴリーを選択する画面になります。

会社ごとにカテゴリーを設定してあると思いますので、テンプレートに適したカテゴリーを選択し

「送信」をクリックすればOK、データが格納されます！

※表示がされない時はF5でページ更新をしてください

社員で共有できるカスタムテンプレートをGoogleドキュメントに格納しておくと、

ロゴやテイストなどを調整した資料をゼロから作る手間なく、

イメージも共有した精度の高い資料を簡単に作成できるので、

ぜひ活用してみてください！

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共有テンプレートはなぜ効くのか？

テンプレ運用は体裁統一だけでなく、作成効率と品質の標準化として捉えることが重要です。観点は次のとおりです。

項目	内容
時間短縮	一から作らず雛形から始められ、作成時間を削減できる
体裁統一	書式・ロゴ・必須項目を揃え、対外文書の品質を保てる
抜け防止	必須項目を雛形に組み込み、記載漏れを防げる
標準化	属人的な書式作成をなくし、誰でも一定品質で作れる

ポイントは、個人が各自で書式を作るより、共有テンプレで標準化する方が効率と品質を両立できる点です。ただし格納場所・更新が曖昧だと古い雛形が乱立します。管理ルールとセットで運用することが、出発点になります。なお最終的には、

評判や機能数でなく自社の現状と業務に優先順位を付け、無理なく続けられる体制に落とし込むことが、投資を成果へ結びつける近道になります。結果として、現場が迷わず運用でき、業務全体の生産性向上に着実につながっていきます。

中小企業はどう運用すべき？

運用は、格納場所と管理ルールを決めて定着させることが重要です。押さえる進め方は次のとおりです。

項目	内容
対象選定	頻度の高い文書（見積・議事・申請等）からテンプレ化する
格納設計	組織テンプレートや共有ドライブなど、誰でも迷わない場所に集約する
権限・版管理	編集権限と版管理を定め、最新版だけ使われる状態にする
周知更新	利用方法を周知し、更新担当と陳腐化時の差し替えを運用に組み込む

最大のつまずきは、雛形が各所に散在し古い版が使われ、体裁が不統一になることです。当社は中小企業の文書標準化・運用整備を、対象選定から格納・管理ルールまで伴走支援しています。格納場所と管理ルールを先に決めることが、定着の要点になります。なお最終的には、

評判や機能数でなく自社の現状と業務に優先順位を付け、無理なく続けられる体制に落とし込むことが、投資を成果へ結びつける近道になります。

共有テンプレ運用チェック

共有カスタムテンプレートの運用とは、Googleドキュメントの社内共有カスタムテンプレート運用のことで、体裁統一だけでなく作成効率と品質の標準化として捉えることが重要です。

一から作らず雛形から始められ作成時間を削減でき、書式・ロゴ・必須項目を揃え対外文書の品質を保て、必須項目を雛形に組み込み記載漏れを防げ、属人的な書式作成をなくし誰でも一定品質で作れます。

個人が各自で書式を作るより共有テンプレで標準化する方が効率と品質を両立でき、格納場所・更新が曖昧だと古い雛形が乱立します。

頻度の高い文書からのテンプレ化、組織テンプレートや共有ドライブなど迷わない場所への集約、編集権限と版管理で最新版だけ使われる状態、利用方法の周知と更新担当・陳腐化時の差し替えが要点で、雛形が散在し古い版が使われ体裁が不統一になる失敗を避け、

格納場所と管理ルールを先に決めることが要点となります。

以下に、押さえるべき要点とその内容を整理します。

項目	ポイント	解説
時間	短縮	雛形から開始
体裁	統一	書式・必須項目を揃える
抜け	防止	必須項目を雛形に
格納	集約	迷わない場所に
版管理	最新のみ	更新担当・差し替え

より詳しい一次情報は公式の解説もあわせてご確認ください。

Google Workspace 公式（一次情報） ➡

この記事のよくある質問（FAQ）

本記事に関して、よく寄せられる質問をまとめました。

Q. カスタムテンプレートとは？

A. 自社書式を雛形として保存し、社員が呼び出して使えるようにする仕組みです。体裁の統一と作成時間の短縮につながります。

Q. 社内で共有するには？

A. テンプレートギャラリー（組織のテンプレート）への格納や、共有ドライブでの雛形管理など、利用しやすい場所に集約して権限を整えます。

Q. どんな効果がありますか？

A. 書式のばらつきや一から作る手間を減らし、体裁・必須項目の抜けを防げます。属人化した書式作成を標準化できます。

Q. 運用の注意点は？

A. 格納場所・更新担当・版管理を決めないと、古い雛形が乱立します。テンプレの管理ルールと周知が定着の前提になります。

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