Googleドライブでの共有方法をわかりやすく徹底解説！

最終更新日：2026年5月20日（水）

GoogleWorkspace、Microsoft365

共有方法、メール添付に頼ってませんか？

みなさんデータ共有に自信、ありますか？
私は以前Googleドライブのデータは
共有できることは知っていてもやり方や内容がよくわからず
結局はデータをメールに添付したりして共有していました。

ですがやっぱりメールでのデータ共有は
データをダウンロードして添付して、添付したあとはデータを処理して・・などの
一連の流れが手間ですし、セキュリティ面でも心配ですよね。

それが、Googleドライブから直接データ共有するようにしたところ
作業効率化になることはもちろん
セキュリティ面もあとからでも調整がきくので
安心して共有ができるようになりました。

そうはいってもどう共有されるかよく分からないまま
共有機能は使いたくないですよね。

ですが安心してください！
今回、共有への不安がなくなるよう、
共有の基本知識がかんたんに身につく動画を用意しました。

データを共有したらどのようになるのかはもちろん、
Googleアカウントがある人・ない人それぞれに
実際に共有した画面も紹介してます。
内容もできるだけわかりやすくしてあります。

これをみればどんな人も今後は安心して
Googleドライブのデータ共有ができるようになると思いますので、ぜひご覧ください↓

動画を見れない方は、最低限の知識ではありますが
Googleドライブ共有の基礎知識をまとめた
以下の記事をご覧ください↓

Googleドライブ共有でできる「方法」「役割」の選択肢とは

Googleドライブでの共有は
「方法」と「役割」の設定ができ、
それぞれ３の選択肢があることを知っていれば
この共有設定画面は怖くなくなります。

その３つとはこちらです↓

【３つの共有方法】

①リンクを知っている全員に共有
リンクを知っている人ならどんな人でもアクセスが可能な方法

②社内メンバーに共有（GoogleWorkspace限定機能）
社員ならだれでもアクセスが可能な方法

③メールアドレスを指定して共有
リンクを知っているだけでなく、指定されたメールアドレスからでないとアクセスできない方法。
共有先がGoogleアカウントでない時は共有する際に条件があります。
・相手にPIN確認をしてもらう必要がある
・送信側がGoogleWorkspaceユーザーの必要がある（共有フォルダ利用など一部限定）
・共有に期限がある（7日間。再共有により延長は可能）
・共有できるデータには種類に制限がある
＜共有できるデータとは＞
・Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド、サイト、
・画像、PDF、Office ファイル
・共有ドライブ内のフォルダまたはサブフォルダ

これらの３つの共有方法の選択場所は、共有設定画面でいうとこの3か所になります↓↓

共有方法を解説

具体的にどのように相手先に共有されるのか、
閲覧履歴や編集履歴はどう残るのかなどの詳細は
動画をご覧ください。

【割り振れる３つの役割】

(A)閲覧者
閲覧することしかできない
(B)コメント者
閲覧とコメントが可能
(c)編集者
データの編集も可能。
フォルダ共有の場合はデータの削除や追加も可能。

これらの３つの役割の選択場所は、共有設定画面でいうとこの3か所になります↓↓

役割は共有方法に比べると割とわかりやすいですね。

編集についても、共有先の相手が編集すると
共有元にはどのように見えるのかなどを
動画では説明してますので気になる方はチェックしてみてください↓

Googleドライブ共有での基礎となる３つの「方法」と「役割」、いかがでしたか？

利用していても、わかっているようでわからないことの多いGoogleドライブでの共有。
利用している方もこれを機会にぜひ、共有機能をおさらいしてみてください。

そして今の時期知っておきたいGoogleドライブの情報をもうひとつ。
みなさん、Googleドライブでの電子帳簿保存への対応準備はもうされましたか？
まだの方はこの記事にもご注目ください↓

2023.02.14

googleドライブで電子帳簿保存に対応する方法をわかりやすく解説

Googleドライブで電子帳簿保存法に対応する方法と限界を整理し、中小企業が要件を満たして運用する判断基準をまとめました。...

最後までご覧くださり、ありがとうございました！

ファイル共有はなぜ設計が要るのか？

共有は『リンクを送る』作業でなく、誰にどこまで見せるかの設計です。観点は次のとおりです。

項目	内容
共有方法	特定ユーザー指定とリンク共有では拡散リスクが大きく異なる
権限	閲覧/コメント/編集を用途で分け、最小権限にする
機密度	機密度に応じ社内限定・特定者限定など範囲を変える
外部共有	外部に出す可否と範囲を組織として統制する

ポイントは、共有設計を誤ると機密情報が想定外に広がる点です。安易なリンク共有や編集権限の付与過多は漏えい・改ざんの原因になります。共有方法と権限・範囲を設計してから共有することが、出発点になります。なお最終的には、

評判や機能数でなく自社の現状と業務に優先順位を付け、無理なく続けられる体制に落とし込むことが、投資を成果へ結びつける近道になります。あわせて、導入後に運用と効果を定期的に見直し、現場で無理なく続けられる形へ調整していくことが、

定着と成果の双方を確実にする近道になります。

中小企業はどう運用すべき？

運用は、共有ルールを定めて個人任せにしないことが重要です。押さえる進め方は次のとおりです。

項目	内容
方針策定	機密度別の共有範囲と権限基準を定める
方法統一	原則は特定ユーザー指定、安易なリンク共有を避ける
一元管理	共有ドライブで管理し、個人所有ファイルの散在を防ぐ
棚卸し	共有先・権限の定期点検と、退職・異動時の見直しを組み込む

最大のつまずきは、各自が無計画にリンク共有・編集権限付与し、機密が想定外に広がることです。当社は中小企業の情報共有・権限運用の整備を伴走支援しています。共有方法・権限・範囲のルール化と棚卸しが、失敗しない要点になります。なお最終的には、

定着と成果の双方を確実にする近道になります。

ドライブ共有チェック

Googleドライブの共有方法とは、Googleドライブの共有方法のことで、リンクを送る作業でなく誰にどこまで見せるかの設計です。

特定ユーザー指定とリンク共有では拡散リスクが大きく異なり、閲覧/コメント/編集を用途で分け最小権限にし、機密度に応じ社内限定・特定者限定など範囲を変え、外部に出す可否と範囲を組織として統制します。

共有設計を誤ると機密情報が想定外に広がり、安易なリンク共有や編集権限の付与過多は漏えい・改ざんの原因になります。

機密度別の共有範囲と権限基準の策定、原則は特定ユーザー指定で安易なリンク共有を避ける運用、共有ドライブでの一元管理と個人所有ファイルの散在防止、共有先・権限の定期点検と退職・異動時の見直しが要点で、

各自が無計画にリンク共有・編集権限付与し機密が広がる失敗を避け、共有方法・権限・範囲のルール化と棚卸しが要点となります。

以下に、押さえるべき要点とその内容を整理します。

項目	ポイント	解説
方法	拡散注意	特定指定>リンク共有
権限	最小化	閲覧基本/編集は限定
機密度	範囲調整	社内限定など使い分け
外部	統制	可否・範囲を組織で
棚卸し	定期点検	退職時に権限見直し

より詳しい一次情報は公式の解説もあわせてご確認ください。

Google Workspace 公式（一次情報） ➡

この記事のよくある質問（FAQ）

本記事に関して、よく寄せられる質問をまとめました。

Q. どんな共有方法がありますか？

A. 特定ユーザー指定の共有、リンク共有、共有ドライブでの一元管理があり、閲覧/コメント/編集の権限を分けられます。

Q. リンク共有は安全ですか？

A. リンクを知る全員に広がる恐れがあり機密には不向きです。特定ユーザー指定や社内限定にし、機密度で使い分けることが重要です。

Q. 権限はどう決めますか？

A. 原則は閲覧、必要な人だけ編集、と最小権限で付与します。外部共有の可否は組織方針として統制することが重要です。

Q. 運用の注意点は？

A. 個人任せだと共有範囲が拡大し漏えいの原因になります。共有方針・権限・棚卸し・退職時見直しのルールが必要です。

GoogleWorkspaceで困っている、または新規導入予定の方へ

GoogleWorkspaceもしくはMicrosoft365の新規導入もしくは商流変更をお考えの方は、弊社ITの専門家が最適なプラン選定をアドバイス。また、初期のDNSレコード設定や各種メール設定も代行できます。

また、弊社からの導入で、以下のメリットがあります。

①GoogleWorkspace公式HPからだと14日間の無料利用期間⇒30日間に。

②支払いは請求書払い可

③1年間、GoogleWorkspaceのマニュアル動画を無料で視聴（2年目以降は年450円が必要）

④デジタル化・AI導入補助金を使って2年間半額でのご提案も可能

⑤弊社で作成したAppsheetアプリ（勤怠有給管理アプリ、備品発注管理、CRM商談管理、タスク管理、従業員同士感謝記録アプリ等）無料進呈　※数に関係なく設置サポート費用10万円別途有

⑥GeminiやnotebookLM、Antigravity（AIエージェント）などの活用研修も提供

お問い合わせは、電話もしくはフォームからご相談くださいませ。

電話でお問合せはこちら：03-5468-6097

　　　　　　　　　　※「GoogleWorkspaceの記事を見た」とお伝え下さい。

GoogleWorkspaceお問い合わせフォーム

必要な項目のすべてをご入力いただき、「アーデントに問い合わせる」ボタンをクリックしてください。必須のついている項目は必須入力項目です。

・GoogleWorkspaceはIT導入補助金の対象？どれくらいお得になる？

・GoogleWorkspace管理画面のセキュリティ設定完全解説

・AppSheetなら備品発注管理アプリを一瞬で作れる？!

・スプレッドシートとGASによる業務自動化の例を紹介

・Gmail（Google Workspace）でホワイトリストを設定するやり方

・2024年2月から！Gmailの送信ガイドラインの変更を徹底解説

・Google Workspaceのマニュアル動画が、社員教育に便利！

・OutlookからGoogle WorkspaceのGmailへメールデータを移行する方法

・企業でのApp Sheetの活用事例3選！利用するメリットも解説

・GoogleのAppSheetでできること、料金を徹底解説！

・完全無料！googleスプレッドシートの経費精算システムテンプレート

・無料のスプレッドシートで有給管理を効率化！テンプレートを配布します！

・従業員全員のGmailをバックアップする方法２選

・Gmailで部下のメールを上司がチェックできるようにする方法２選

・Googleスプレッドシートにパスワードを設定する方法

・googleドライブで電子帳簿保存に対応する方法をわかりやすく解説

・GoogleWorkspaceを初心者向けにわかりやすく解説

・Google Workspace料金プランの違いとプラン選定ポイントを徹底解説

株式会社アーデントは、デジタル化・AI導入補助金の支援事業者を行っております！

アーデントからデジタル化・AI導入補助金を使ってクラウドツールを導入するメリットは以下の通りです。

メリット①対象ツールを２年間、半額、もしくは１／４で利用可！

メリット②会計、経費精算、請求書処理、受発注ツール導入なら、PCやタブレットの購入も補助が受けられ半額！

メリット③補助期間終了後は、公式価格よりお値引き！

メリット④各種IT活用、DX、保守サポートでより貴社のIT化を促進、生産性を向上します！

【弊社取り扱いクラウドツール】

🔹オフィスソフト・グループウェア: 　Google Workspace※、Microsoft365、desk'nets NEO※
🔹ノーコード業務改善：kintone、Zoho※、楽楽販売、JUST.DB※、サスケworks
🔹コミュニケーション: 　サイボウズオフィス、Chatwork、LINE WORKS、zoom
🔹会計・経費管理: 　マネーフォワード、freee、楽楽精算、楽楽明細、楽楽請求、invox
🔹電子契約・文書管理:　 freeeサイン、クラウドサイン、GMOサイン、Adobe Acrobat
🔹セキュリティ対策: 　sophos、SentinelOne、ESET、ウイルスバスタークラウド
🔹バックアップ: 　syscloud、Avepoint
🔹RPA・自動化: 　RoboTANGO、DX-Suite、Yoom※、バクラクシリーズ
🔹勤怠・労務管理: 　勤革時、楽楽勤怠、マネーフォワード
🔹物流・在庫管理: 　ロジザードZERO
🔹教育・マニュアル作成管理:　 iTutor、NotePM、leaf
🔹PBX・電話システム: 　INNOVERAPBX※、MOTTEL※
🔹端末管理：LANSCOPE、clomo
🔹リモートデスクトップ：RemoteOperator在宅
🔹受付ipad：ラクネコ※
🔹タスク管理、その他：Adobe creative cloud、Noota、JOSYS、backlog※
など

※こちらのツールは補助期間終了後の値引不可

また、上記以外のツールも取り扱いできるものが多々ありますので、一度ご相談ください。