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Googleドライブでの共有方法をわかりやすく徹底解説!

共有方法、メール添付に頼ってませんか?

みなさんデータ共有に自信、ありますか?
私は以前Googleドライブのデータは
共有できることは知っていてもやり方や内容がよくわからず
結局はデータをメールに添付したりして共有していました。

ですがやっぱりメールでのデータ共有は
データをダウンロードして添付して、添付したあとはデータを処理して・・などの
一連の流れが手間ですし、セキュリティ面でも心配ですよね。

それが、Googleドライブから直接データ共有するようにしたところ
作業効率化になることはもちろん
セキュリティ面もあとからでも調整がきくので
安心して共有ができるようになりました。

そうはいってもどう共有されるかよく分からないまま
共有機能は使いたくないですよね。

ですが安心してください!
今回、共有への不安がなくなるよう、
共有の基本知識がかんたんに身につく動画を用意しました。

データを共有したらどのようになるのかはもちろん、
Googleアカウントがある人・ない人それぞれに
実際に共有した画面も紹介してます。
内容もできるだけわかりやすくしてあります。

これをみればどんな人も今後は安心して
Googleドライブのデータ共有ができるようになると思いますので、ぜひご覧ください↓

 

動画を見れない方は、最低限の知識ではありますが
Googleドライブ共有の基礎知識をまとめた
以下の記事をご覧ください↓

Googleドライブ共有でできる「方法」「役割」の選択肢とは

Googleドライブでの共有は
「方法」「役割」の設定ができ、
それぞれ3の選択肢があることを知っていれば
この共有設定画面は怖くなくなります。

その3つとはこちらです↓

【3つの共有方法】

①リンクを知っている全員に共有
リンクを知っている人ならどんな人でもアクセスが可能な方法

②社内メンバーに共有(GoogleWorkspace限定機能)
社員ならだれでもアクセスが可能な方法

③メールアドレスを指定して共有
リンクを知っているだけでなく、指定されたメールアドレスからでないとアクセスできない方法。
共有先がGoogleアカウントでない時は共有する際に条件があります。
・相手にPIN確認をしてもらう必要がある
・送信側がGoogleWorkspaceユーザーの必要がある(共有フォルダ利用など一部限定)
・共有に期限がある(7日間。再共有により延長は可能)
・共有できるデータには種類に制限がある
<共有できるデータとは>
・Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド、サイト、
・画像、PDF、Office ファイル
・共有ドライブ内のフォルダまたはサブフォルダ

これらの3つの共有方法の選択場所は、共有設定画面でいうとこの3か所になります↓↓

具体的にどのように相手先に共有されるのか、
閲覧履歴や編集履歴はどう残るのかなどの詳細は
動画をご覧ください。

 

【割り振れる3つの役割】

(A)閲覧者
閲覧することしかできない
(B)コメント者
閲覧とコメントが可能
(c)編集者
データの編集も可能。
フォルダ共有の場合はデータの削除や追加も可能。

これらの3つの役割の選択場所は、共有設定画面でいうとこの3か所になります↓↓

役割は共有方法に比べると割とわかりやすいですね。

編集についても、共有先の相手が編集すると
共有元にはどのように見えるのかなどを
動画では説明してますので気になる方はチェックしてみてください↓

Googleドライブ共有での基礎となる3つの「方法」と「役割」、いかがでしたか?

利用していても、わかっているようでわからないことの多いGoogleドライブでの共有。
利用している方もこれを機会にぜひ、共有機能をおさらいしてみてください。

 

そして今の時期知っておきたいGoogleドライブの情報をもうひとつ。
みなさん、Googleドライブでの電子帳簿保存への対応準備はもうされましたか?
まだの方はこの記事にもご注目ください↓

 

最後までご覧くださり、ありがとうございました!

 

 

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