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Googleスプレッドシート、ドキュメント等の共有方法を分かりやすく解説!

Googleスプレッドシートやgoogleドキュメント、googleスライドとは、Googleが提供しているオフィスソフトのことを言います。

例えば、googleスプレッドシートは、データの入力・管理や表計算などを行えるツールのことで、複数人でシートを共有したり、同時に編集したりすることが可能であり、社外メンバーとのファイルのやり取りもスムーズに行えます。

スプレッドシートの最大の強みは、何と言ってもこの「ファイルを共有できる機能」です。スムーズなファイルのやり取りや共同作業を行いためにも、まずは共有の手順を正確に理解していきましょう。

なお、企業だと、エクセルやワードの代わりとして、google workspaceを契約しているところも多いかと思います。

google workspaceの詳細はこちら↓

本記事では、Google スプレッドシート、ドキュメント、スライド等に共通する共有方法をご紹介します

Googleの共有方法

Googleの共有方法は、「メールアドレスで共有する方法」と「リンクを送って共有する方法」の2つがあります。

(1)メールアドレスで特定の人、グループに共有する方法

はじめに、メールアドレスで共有する方法をご紹介します。

①右上の「共有」をクリックします。

 

②共有したいユーザーのメールアドレス・グループを入力します。

・特定の個人メールアドレス⇒その個人に共有されます。

・googleグループアドレス⇒グループ参加者全員に共有されます。

googleグループの詳細、活用については以下の記事で詳しく解説しています↓

スプレッドシートの共有方法

③次に権限を選択します。権限は「閲覧者」「閲覧者(コメント可)」「編集者」の中から選択できます。

スプレッドシートの共有方法

 

スプレッドシートの共有方法

各権限によって行える作業は下記の通りです。

編集者 コメント可 閲覧者
記入・削除など
コメント
シートの閲覧

 

④「メッセージ」を入力して「送信」をクリックします。これで完了です。

スプレッドシートの共有方法

そうすると、相手にはメッセージ付きで共有されたリンクがメールで届きます。

 

 

(2)共有リンクを作って、共有する方法

続いて、リンクを送って共有する方法を紹介します。

①右上の「共有」をクリックします。

 

②「制限付き」を「リンクを知っている全員」に変更します。

スプレッドシート操作画面

 

③「閲覧者」「閲覧者(コメント可)」「編集者」の中から権限を選択します。

スプレッドシート操作画面

④「リンクをコピー」をクリックします。URLをそのまま共有したいユーザー宛に、別メールで送って完了です。

スプレッドシート 操作画面

この方法では、リンクを知っていれば、だれでもアクセスが可能になります。そのため、(1)のメールアドレス共有よりも、URLを知っていれば誰でも見れるため、若干セキュリティが低下します。

個人情報等が入っているような、特に重要なファイルについては、(1)の方法をおすすめします

有料のgoogle workspaceの共有機能

有料版のgoogle workspaceでは、共有方法にさらに機能が増えます。

(1)リンク共有:社内一括共有

会社メンバー共有

リンク共有の方法で、google workspaceでは、制限付き、リンクを知っている全員以外に、もう1つ、「会社名」という選択肢が出てきます。ここを選択すると、会社内の全メンバーに共有することができます。

(2)リンク共有、社内一括共有:検索結果に出すかどうか

検索結果に出すかどうか

(1)の会社共有では、さらにgoogleドライブ上で検索した場合に、検索結果に表示するかどうかを選べます。会社全員に共有はしたいが、検索結果には出てほしくない。リンクを知っている人だけがアクセスできるようにしたい場合には、「アクセスするにはリンクが必要」を選びましょう!

いちいち、共有設定で、会社全員のアドレスを入れたりするのは大変ですよね。こういうときに会社名共有をすべきですが、全員に共有したくないファイルに使います。

(3)メールアドレス共有:有効期限設定

共有:有効期限設定方法

有料版のgoogle workspaceでは、メールアドレス共有で、有効期限を設定することができます。

有効期限設定事例

こちらの事例では、有効期限を2月8日の23時59分までと設定しています。この時間を過ぎると、自動的に共有が外れるようになります。

 

Googleオフィスソフト(スプレッドシート、ドキュメント、スライド)の主なメリット

Googleで作ったファイルは、Googleアカウントを持っていれば誰でも簡単に使えます。また、普段Excelを利用している人であれば、比較的スムーズに操作できます。

Google スプレッドシートとExcelの違いについては、下記の記事で詳しく解説しています。

 

 

ここでは、Googleオフィスソフト(スプレッドシート、ドキュメント、スライド等)の主なメリットについて解説します。

メリット①編集履歴を遡れば簡単に復元できる

一つ目のメリットは、編集履歴を遡れば行った作業を簡単に復元できる点です。シート上部の「最終編集」にカーソルを合わせると「変更履歴を開く」と表示されるので、そこから変更履歴を確認できます。

Googleスプレッドシートは、作業履歴が自動で保存される仕組みになっているため、手動で保存する手間は掛からない点も大きな魅力です。

メリット②スピーディーにファイルを共有できる

二つ目のメリットは、スピーディーにファイルを共有できる点です。前述したやり方でスプレッドシートのリンクを送ることで、すぐに相手にファイルを共有できます。例えば、Excelでファイルを共有する場合、メールを作成したり、ファイルを添付したりなど、手間が掛かるケースが多いです。

また、共同作業もスムーズにできる点も大きな魅力です。スプレッドシートでは、ユーザーごとの編集はリアルタイムで反映されるため、作業をスピーディーに進められます。

メリット③閲覧・編集等の権限設定も可能

三つ目のメリットは、閲覧・編集等の権限設定も可能な点です。スプレッドシートでは、アクセスするユーザーによって編集作業を可能にしたり、閲覧だけに制限したりなど、柔軟に権限を変更できます。

アクセス制限を設定すれば、企業のセキュリティ強化や情報漏洩の防止にもつながるでしょう。

Googleオフィスソフトを利用する際の注意点

メリットが多いGoogleオフィスソフトですが、利用する際の注意点もあります。

Googleオフィスソフトは、基本的にオフラインでは利用できません。仮に通信障害等の影響でインターネットが一時的に利用できなかったり、インターネット環境がない場所にいたりする場合、Googleスプレッドシード、ドキュメント、スライドにアクセスすること自体が難しくなります。アクセスできなければ当然ファイルの閲覧・編集ができなくなるため、利用する場所の通信環境は特に注意する必要があるでしょう。

そのため、通信環境によって動作が不安定になるときがある点も認識しておく必要があります。通信環境が不安定だと、ファイルを開くのに時間が掛かったり、動作が不安定になったりするケースもあるため、できる限り通信環境が良い場所で利用するようにしましょう。

オフラインでの閲覧、編集も事前に設定しておけば可能です!

あらかじめ、通信環境が悪い場所に行くことがわかっている場合は、オフライン設定をしておきましょう!

まとめ

今回は、Google スプレッドシートの共有方法を紹介しました

スムーズなファイルのやり取り・共同作業を行うためにも、今回ご紹介した共有の手順はぜひ身に付けておきましょう。

Google スプレッドシートは、複数のユーザーでの共有・編集なども簡単に行える点が大きな魅力です。Excelよりもファイル共有をよりスピーディーに行えるため、ぜひ導入を検討してみてください。

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