無料で使えるGoogleのリモートワークツール6個の活用方法を解説！

Googleといえば『検索エンジン』をイメージされる方が多いかと思いますが、リモートワークでつかえる便利なツールも数多く提供しています。

本記事では、筆者が実際に利用したことがある『Googleのリモートワークツール』を5個厳選して紹介していきます。

それぞれのツールの活用方法、優れている点についても解説していますので、是非参考にしてください。

①Googleドライブ

まず最初に紹介するのは、Googleドライブです。

画像引用元：Googleドライブ

 

Googleドライブとは

Googleドライブとは、文書ファイル、写真、音楽、動画などのデータをクラウドに保存するサービスです。

共有機能があり、複数人でのデータのやり取りや更新等の作業を行うことができる点がメリットです。またPC、スマホ、タブレットなど様々なデバイスから同じドライブにアクセスすることが可能です。

Googleドライブの優れている点

Googleドライブの優れている点は、「Googleドキュメント」、「Googleスプレッドシート」、「Googleスライド」など互換性のあるアプリが充実している点です。

※イメージとして、普段業務で利用する機会が多いWordに相当するものが「Googleドキュメント」、Excelに相当するものが「Googleスプレッドシート」、PowerPointに相当するものが「Googleスライド」になります。

Googleドライブ上で、複数人でファイルを共有して同時に編集することも可能ですし、作業完了後にファイルのURLを発行して、Web上に公開したり、外部の方に共有することもできます。リモートワークでの作業をスムーズにする機能を多く搭載しています。

また、googleドライブのプログラムをインストールすると、windowsのデスクトップから、普通にハードディスクを開いているかのように、ファイルの操作が可能になり、編集・保存した内容はすぐにクラウド上にバックアップされます！

こんな感じで、普通にハードディスクのドライブを開いているように見えますが、実際にはクラウド上のファイル操作になっています。

万が一を考えてのバックアップにもなるのが、嬉しいですね。

②Google Meet

2つ目にご紹介するのは、Google Meetです。

 

画像引用元：Google Meet

Google Meetとは

Google Meetは、Googleアカウントがあれば誰でも利用ができるWeb会議ツールです。

無料版と有料版があり、Googleアカウントを持っていれば即座に利用が可能です。特別にアプリをインストールする手間が発生しないので、スムーズな導入ができる点がメリットです。

また無料版でも100名までのビデオ会議が可能で、同じGoogleサービスのGoogleドキュメント、Googleスプレッドシートなどで作った資料を共有できるといったメリットがあります。

Google Meetの優れている点

Google Meetの優れている点は、ブラウザ上ですべての機能を利用できる点です。

本来であれば専用のアプリケーションをダウンロードする必要がありますが、Google Meetはブラウザ上ですべての機能を利用できます。(スマホからの利用の場合、モバイルアプリが必要です)他のWeb会議ツールのように、URLのリンクでの会議への参加ができないため、Googleアカウントの保持が利用条件としてあることによって、セキュリティを高められるといったメリットもあります。

また、他のGoogleサービスで作った資料と連携ができるというメリットがあります。たとえば、Googleドキュメント、Googleスプレッドシートで作った資料をWeb会議の最中に相手方に共有したり、共有した状態のままお互いで編集作業を行いながら、作業を進めていくこともできます。

お互いがGoogleドキュメント、Googleスプレッドシートを普段の業務で利用している場合は、オンライン会議中でもスムーズな資料の連携、やり取りを行うことが可能です。

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③Googleドキュメント

3つ目は、Googleドキュメントです。

画像引用元：Google ドキュメント

Googleドキュメントとは

Googleドキュメントは、共有・同時編集が可能な文章作成ツールです。

インターネットを経由して利用するアプリケーションの一種で、こちらもGoogleアカウントのみで即座に利用が可能です。そのためダウンロードやインストール等の作業をする必要がなく、無料で利用を開始できます。

Wordと比較すると、入力したときの読み込みが遅くなったり、データ処理のスピードが遅くなる時もありますが、この点に関しては、Google Chromeの機能を利用することによって、オフラインでもスムーズに作業することが可能となります。

Googleドキュメントの優れている点

Googleドキュメントの優れている点は、インターネットに接続してブラウザから操作を行うため、インストール作業が不要で即座に利用できる点です。

Google Keep、Google カレンダーなどの他サービスとも気軽に連携ができるので、パソコンだけではなくスマホからでも連携が可能です。外出先でも様々なデバイスを利用して文書の作成を進められますし、文書作成後の連携作業もスムーズに行うことができます。しかし無料で利用ができるという反面、サポート体制がまだ十分に整っていないというデメリットもあります。仮に複雑な問題が発生した場合、英語のみでの対応しかできないというケースもありえます。

またGoogleドキュメントは、音声入力機能の利用できる点も優れています。タイピングで体が疲れてしまっているときや空き時間、移動時間などに少しでも執筆活動を進めておきたい時に特に重宝する機能となります。この機能を利用すれば、非常に手間がかかる会議の議事録作成、テープ起こしなどの作業もスムーズに行うことが可能です。

さらに複数人で一つのファイルを同時編集できる点も大きなメリットです。複数人での編集作業の際に特にその性能が活かされるので、作業効率を大幅に上げることが可能ですし、リモートワーク、同じオフィス内での作業、どちらの場合においてもメリットがあります。この共有の設定、権限の変更作業は簡単に行うことができ、ファイルを閲覧できないようにしたり、コメントのみしかできないようにするなど業務に合わせて臨機応変に変更が可能です。

④Googleスプレッドシート

4つ目は、Googeleスプレッドシートです。

画像引用元：Google スプレッドシート

Googleスプレッドシートとは

Googleスプレッドシートは、共有機能、自動保存機能に優れている表計算ソフトです。

複数人で同時に編集作業を行うことができるのが特徴で、リモートワーク、同じオフィス内での作業、どちらのケースでも活用することができます。Googleスプレッドシートも、インターネットを経由して利用するアプリケーションなので、ダウンロードやインストール等の作業をする必要がなく、無料で利用を開始できます。

Googleスプレッドシートの優れている点

Googleスプレッドシートは、ダウンロードの時にExcel形式やPDFなど多様なファイル形式での保存が可能です。また、PCで作成したExcelファイルをGoogleドライブ上にアップロードし、複数人でExcel形式のファイルの編集を行うやり方も可能となります。コメント機能も搭載しているので、自分が執筆した箇所後に他メンバー向けに修正依頼を出すことも可能です。テレワークで共同作業を行う上で、便利な機能を多く搭載しています。

また、編集操作をすると、自動的に保存され、過去のバージョン管理も行われます。エクセル操作で、急にプログラムが動かなくなって一からやり直しになった事ありますよね。。。googleスプレッドシートではそういうことはありません。また、一部のセルを上書きして消してしまったとしても、元に戻せますので、そういう意味でも、安心ですね。

 

⑤Googleスライド

5つ目は、Googleスライドです。

画像引用元：Google スライド

Googleスライドとは

Googleスライドは、プレゼンテーション資料の作成ツールです。

Googleスライドもこれまでにご紹介したツールと同様に、Webブラウザ上で他の作業者と共同で作成、編集することができます。同時に共同を行うことができるため、作業者全員が常に最新版の状態で作業を行うことができます。

Googleスライドの優れている点

Googleスライドの優れている点は、PowerPointと互換性を持っている点です。

PowerPointで作成した資料をGoogleスライド上で編集することもできますし、逆にGoogleスライド上で作成した資料をPowerPointで編集することも可能です。パソコン、スマホ、どちらでも作業を行うことによって、効率よくプレゼンテーション資料の作成を進めることができます。

また作成した資料はPDFとして保存、ダウンロードすることも可能となります。

外部の方にプレゼン資料を共有するときも、共有リンクを渡すだけですので、ほんとに簡単便利です。

⑥googleリモートデスクトップ

離れた場所から、会社のデスクトップにアクセスする機能です。通常こういったリモートデスクトップツールは有料なのですが、

なんと、googleは無料で提供しています！

ちなみに、別の人のPCを操作するリモートサポートも無料で行えます。これが無料って、すごいですね！

 

Googleの無料ツールは何に使える？

Googleの無料ツールは「個人用」というイメージがありますが、組み合わせるとコストをかけずにリモートワークの基盤を整えられます。中小企業で効果が出やすい使い方は次のとおりです。

項目	内容
ファイル共有	Googleドライブで最新版を一元管理し、版の混乱と探す手間をなくす
同時編集	ドキュメント・スプレッドシートで複数人が同時に作業し、往復のやり取りを減らす
Web会議	Meetでブラウザだけで会議を行い、対面の代替にする
予定調整	カレンダーで空き時間を共有し、調整の手間を自動化する

 ポイントは、個々のツールの機能より「業務領域を網羅して連携させる」ことです。無料枠でも情報共有・共同編集・会議・調整という土台は十分カバーでき、まず使う領域を絞って定着させることが、コストをかけない基盤づくりの出発点になります。多機能を全部使う必要はなく、

自社の業務で繰り返す手間に効くものから取り入れるのが現実的です。

無料活用で中小企業は何に注意すべき？

無料ツールは便利な反面、運用とセキュリティを設計しないと情報漏えいや混乱の温床になります。中小企業が押さえる注意点は次のとおりです。

項目	内容
権限設計	共有フォルダ・ファイルの閲覧/編集権限を整理し、誰が何を見られるかを管理する
アカウント管理	個人アカウント乱立を避け、退職・異動時に確実に権限を外せる体制にする
無料枠の限界	容量・管理機能・サポートの制約を把握し、業務常用なら有料移行も検討する
定着支援	操作ルールと研修を用意し、使われない・自己流で散在する状態を防ぐ

 最大のつまずきは、個人任せで導入し権限管理が不在になり、情報が散在・漏えいすることです。無料でも組織として権限とアカウントを設計すれば安全に活用できます。当社は中小企業のGoogleツール活用を、権限設計・アカウント管理から運用定着まで伴走支援しています。

コストゼロで始めつつ、運用設計だけは省かないことが安全な活用の要点です。

無料Googleツール活用チェック

Googleの無料リモートワークツールとは、Gmail・Googleドライブ・ドキュメント・スプレッドシート・Meet・カレンダーなど、無料枠で利用できるGoogleの業務ツール群のことです。

個人用のイメージがありますが、組み合わせれば情報共有・同時編集・Web会議・予定調整というリモートワークの土台をコストをかけずに整えられ、中小企業でも主要業務を概ねカバーできます。

個々の機能より業務領域を網羅して連携させることが重要で、まず使う領域を絞って定着させるのが現実的です。

一方、容量・管理機能・サポートには無料枠の制約があり業務常用は有料(Workspace)移行も検討が必要で、共有権限の設計、個人アカウント乱立の回避と退職時の権限解除、操作ルールと研修による定着支援を整えないと情報の散在・漏えいを招きます。

コストゼロで始めつつ運用設計だけは省かないことが安全な活用の要点となります。

 以下に、押さえるべき要点とその内容を整理します。

項目	ポイント	解説
共有	Driveで一元管理	最新版の混乱と探す手間をなくす
編集	同時編集	往復のやり取りを減らす
会議/調整	Meet・カレンダー	会議と予定調整を効率化
権限	設計と棚卸し	誰が何を見られるか管理する
限界	無料枠の制約	常用は有料移行も検討する

この記事のよくある質問（FAQ）

本記事に関して、よく寄せられる質問をまとめました。

Q. Googleの無料ツールでリモートワークは回りますか？

A. 小規模・短期なら一定回りますが、容量・管理・サポートに制限があります。業務で安定運用するなら、管理機能やセキュリティの整った有料プランが前提になります。

Q. 無料と有料の違いは？

A. 有料は組織管理・セキュリティ・容量・サポートが充実し、業務利用に必要な統制ができます。無料は機能・容量・管理が限定的で、常用にはリスクが残ります。

Q. どんな業務に効きますか？

A. 資料共有・同時編集・オンライン会議・社内連絡など、場所を選ばない協働業務に効きます。属人的な作業の見える化や情報集約にも効果があります。

Q. 導入の注意点は？

A. 無料の制限で業務が止まらないか、情報管理・退職時処理ができるかを確認します。ツール導入だけでなく、運用ルールを決めて定着させることが重要です。

関連情報・お問い合わせ

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まとめ：どのツールも色々なデバイスで利用できるのでリモートワークに最適！

今回は、筆者が実際に利用した経験がある『Googleのリモートワークツール』を5個紹介しました。

今回ご紹介したツールは下記の通りになります。

①Googleドライブ(クラウドにデータを保存するサービス)

②Google Meet(Web会議ツール)

③Googleドキュメント(文章作成ツール)

④Googleスプレッドシート(表計算ソフト)

⑤Google スライド(プレゼンテーション資料の作成ツール)

⑥googleリモートデスクトップ（リモートデスクトップツール）

これらのツールはパソコン、スマホ、タブレットなどデバイスを問わずに利用できますので、リモートワークに最適です。

各々の仕事環境に合わせて柔軟に利用することができますし、仕事のスピード、生産性も間違いなく上がります。ぜひ導入を検討してみてください。

 

 

株式会社アーデントは、デジタル化・AI導入補助金の支援事業者を行っております！

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メリット①対象ツールを２年間、半額、もしくは１／４で利用可！

メリット②会計、経費精算、請求書処理、受発注ツール導入なら、PCやタブレットの購入も補助が受けられ半額！

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🔹ノーコード業務改善：kintone、Zoho※、楽楽販売、JUST.DB※、サスケworks
🔹コミュニケーション: 　サイボウズオフィス、Chatwork、LINE WORKS、zoom
🔹会計・経費管理: 　マネーフォワード、freee、楽楽精算、楽楽明細、楽楽請求、invox
🔹電子契約・文書管理:　 freeeサイン、クラウドサイン、GMOサイン、Adobe Acrobat
🔹セキュリティ対策: 　sophos、SentinelOne、ESET、ウイルスバスタークラウド
🔹バックアップ: 　syscloud、Avepoint
🔹RPA・自動化: 　RoboTANGO、DX-Suite、Yoom※、バクラクシリーズ
🔹勤怠・労務管理: 　勤革時、楽楽勤怠、マネーフォワード
🔹物流・在庫管理: 　ロジザードZERO
🔹教育・マニュアル作成管理:　 iTutor、NotePM、leaf
🔹PBX・電話システム: 　INNOVERAPBX※、MOTTEL※
🔹端末管理：LANSCOPE、clomo
🔹リモートデスクトップ：RemoteOperator在宅
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🔹タスク管理、その他：Adobe creative cloud、Noota、JOSYS、backlog※
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以下の動画では、採択のポイントや申請にあたっての注意点などを詳しく解説していますので、
あわせてご覧ください！