Google ドキュメントで文字数をカウントする方法を紹介！
Googleドキュメントとは、Googleが提供している文章作成ツールのことです。Googleアカウントさえ持っていれば無料で利用でき、パソコンだけではなくタブレットやスマートフォンなど、様々なデバイスで利用できる点が大きな魅力です。
企業だと、google workspaceを契約しているところも多いかと思います。
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Googleドキュメントで文書を作成する際には「現在どれくらいの文字数を入力したのか」気になる方も多いのではないでしょうか。本記事では、Google ドキュメントで文字数をカウントする方法を紹介します。非常にシンプルかつ簡単な手順で設定できますので、ぜひ参考にしてみてください。
Google ドキュメントで文字数をカウントする方法
早速ですが、Google ドキュメントで文字数をカウントする方法をご紹介します。
下記の手順で行っていきます。
①上部のメニューバーにある「ツール」から「文字カウント」を選択する。
※文字のカウントはショートカットキーの「Ctrlキー + Shiftキー + C」を同時押しするやり方でも可能です。
②ドキュメントのページとワード数、文字数が表示されます。
以上になります。
常に文字数を表示したい場合は？
実際に文書を作成しているときに、常に現在の文字数を表示したいときは下記の手順で設定します。
①「ツール」から「文字カウント」を選択する。
②「入力中に文字数を表示」にチェックを入れて「OK」をクリックする。
③画面左下に現在開いているドキュメントの文字数が表示されます。
この表示は、テキストを入力する度にリアルタイムで文字数が更新されていきます。この方法で設定すれば、現在の文字数を一目で把握できるようになるでしょう。
ただし、再読み込みなどを行った場合、この文字数を表示する設定はリセットされます。もう一度文字数を表示させたい場合は再度同じ手順で設定していきましょう。
また、Wordの場合はこのような設定を行わなくても、デフォルトで左下に文字数が表示されています。
GoogleドキュメントとWordはどちらも文書作成を行える便利なツールですが、細かい点で違いが見られます。GoogleドキュメントとWordの違いについて詳しく知りたい方は、下記の記事をご覧ください。
Google ドキュメントを利用するメリット
テレワークが普及した影響もあり、Google ドキュメントは多くの企業で利用されています。
ここでは、Google ドキュメントを利用するメリットについて詳しく解説します。
メリット①無料で利用できる
一つ目のメリットは、無料で利用できる点です。
Googleドキュメントは、音声入力や共有機能など便利な機能を数多く搭載しており、Googleアカウントさえ持っていれば無料で利用できます。インストールの手間や追加費用なども一切かかりません。
Googleドキュメントの便利な機能の中でも「共有機能」を利用して業務を行うケースが非常に多く見られます。共有機能を使えば、オンラインで作成した文章を社内メンバーにスムーズに共有し、共同編集することが可能です。また、メンバーごとに閲覧のみを許可したり、編集権限を付与したり、柔軟な権限設定も簡単に行えます。
ただし、Wordと違ってネット環境に接続していないと利用できない点は注意する必要があります。Googleドキュメントを利用する際には、安定した通信環境が必須です。
メリット②PCやスマートフォン、タブレットなどデバイスを問わずに利用できる
二つ目のメリットは、デバイスを問わずに利用できる点です。
Googleドキュメントは、ブラウザを開けるデバイスであれば、どんな環境でも利用できます。自宅や外出先などでも、作成した文書をスマートフォンで確認するといった利用方法も可能です。
メリット③クラウド上に自動保存されるためデータ消失の心配がない
三つ目のメリットは、クラウド上に自動保存されるためデータ消失の心配がない点です。
Googleドキュメントで作成した文書やデータは、自動的にGoogleドライブに保存されます。例えば、Wordの場合はPC自体が何らかのアクシデントで壊れてしまって、ファイルが保存できなかったり、文書作成に夢中になりすぎて保存していなかったりなど、様々な要因でデータ消失や保存が上手くできないケースが見られます。
Googleドキュメントの場合、一定間隔で自動保存されるため、そのようなリスク・心配はなくなるでしょう。
文字数カウントはなぜ効率に効くのか？
小さな機能ですが、文字数制限のある文書では手戻り防止に直結します。観点は次のとおりです。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 事前把握 | 作成中に分量を把握でき、超過・不足の手戻りを防げる |
| 部分計測 | 選択範囲のみ計測でき、章・項目単位の調整がしやすい |
| 品質均一 | 分量基準を満たし、申請書等の規定逸脱を防げる |
| 短縮 | 完成後の削減・追記の手戻りを減らし、作成時間を短縮できる |
ポイントは、完成後に超過が判明して作り直す無駄を、作成中の計測で防げる点です。文字数制限のある業務文書ほど効果が大きくなります。小さな機能を運用に組み込むことが、効率化の出発点になります。なお最終的には、評判や機能数でなく自社の現状と業務に優先順位を付け、
無理なく続けられる体制に落とし込むことが、投資を成果へ結びつける近道になります。あわせて、導入後に運用と効果を定期的に見直し、現場で無理なく続けられる形へ調整していくことが、定着と成果の双方を確実にする近道になります。
中小企業はどう活用すべき？
活用は、基準の共有と運用化で効果を出すことが重要です。押さえる進め方は次のとおりです。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 対象特定 | 文字数制限のある申請書・原稿・要約など対象文書を洗い出す |
| 基準共有 | 文書ごとの目安文字数を定め、社内で共有する |
| 手順周知 | 計測方法（メニュー/ショートカット/選択範囲）を簡潔に周知する |
| チェック化 | 提出前の文字数確認を、点検手順に組み込む |
最大のつまずきは、提出直前に超過が判明し差し戻し・作り直しになることです。当社は中小企業の文書作成の標準化・効率化を、対象選定から基準共有・点検手順まで伴走支援しています。基準共有と提出前チェックを運用化することが、効率化の要点になります。なお最終的には、
評判や機能数でなく自社の現状と業務に優先順位を付け、無理なく続けられる体制に落とし込むことが、投資を成果へ結びつける近道になります。
文字数カウント活用チェック
Googleドキュメントの文字数カウントとは、Googleドキュメントの文字数カウント活用のことで、小さな機能だが文字数制限のある文書では手戻り防止に直結します。
作成中に分量を把握でき超過・不足の手戻りを防げ、選択範囲のみ計測でき章・項目単位の調整がしやすく、分量基準を満たし申請書等の規定逸脱を防げ、完成後の削減・追記の手戻りを減らし作成時間を短縮できます。
完成後に超過が判明して作り直す無駄を作成中の計測で防げ、文字数制限のある業務文書ほど効果が大きくなります。
文字数制限のある申請書・原稿・要約など対象文書の洗い出し、文書ごとの目安文字数の社内共有、計測方法の簡潔な周知、提出前の文字数確認の点検手順への組み込みが要点で、提出直前に超過が判明し差し戻し・作り直しになる失敗を避け、
基準共有と提出前チェックを運用化することが要点となります。
以下に、押さえるべき要点とその内容を整理します。
| 項目 | ポイント | 解説 |
|---|---|---|
| 事前把握 | 手戻り防止 | 作成中に分量確認 |
| 部分計測 | 章調整 | 選択範囲のみ計測 |
| 品質 | 均一 | 規定逸脱を防ぐ |
| 基準 | 共有 | 目安文字数を統一 |
| 点検 | 提出前 | チェック手順に組込 |
より詳しい一次情報は公式の解説もあわせてご確認ください。
この記事のよくある質問（FAQ）
本記事に関して、よく寄せられる質問をまとめました。
Q. 文字数カウントはどこで使えますか？
A. ツールメニューやショートカットから文字数を確認でき、選択範囲のみの計測も可能です。入力中の表示にも切り替えられます。
Q. どんな場面で役立ちますか？
A. 文字数制限のある申請書・原稿・要約や、分量を揃えたい資料作成で役立ちます。過不足を即把握でき手戻りを減らせます。
Q. 効率にどう効きますか？
A. 完成後に超過・不足が判明する手戻りを防ぎ、規定内に収める作業を短縮できます。選択範囲計測で部分調整も容易です。
Q. 組織で活かす方法は？
A. 申請書や定型文書の文字数基準を共有し、計測を運用ルール化すると、品質のばらつきと差し戻しを減らせます。
関連情報・お問い合わせ
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クラウドサービスは安全？Microsoft 365・Google Workspaceのセキュリティ設定チェックリスト
法人向けセキュリティ比較サイト c-compe.com の関連解説で、背景・選び方・注意点の詳細が確認できます。
まとめ
今回は、Google ドキュメントで文字数をカウントする方法を紹介しました。
紹介した手順通りに操作を進めれば、文書作成の際に「どれくらいの文字数を入力したのか」を確認できるようになります。再読み込みした場合、文字数表示の設定はリセットされるため、その場合は再度設定するようにしましょう。
Google ドキュメントは、Googeleアカウントを持っていれば無料で利用でき、PCやスマートフォンなど様々なデバイスで利用できる点が大きな魅力です。また、クラウド上に作成した文書が自動保存されるため、データ消失などのリスクも発生しません。
社内メンバーで文書を共同編集することもできる便利なツールなので、ぜひ導入を検討してみてください。
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